E-mail modtagere på dokumenter

[#1]

Kunde:

På kunden sættes standard mail adresse i fanen “Generel Information”

Denne adresse bliver automatisk kopieret til “Fakturerings- og Leverings indstillinger”

På “Fakturerings- og Leverings indstillinger” er det muligt at tilføje andre e-mail adresser ved at fjerne flueben i “Samme som hovedadresse” og tilføje en anden e-mail adresse i feltet

Salgsordre/Ordrebekræftelse uden brug af kontakter:

Når man benytter funktionen “Handlinger - Send via e-mail” vælger Visma.net adressen fra “Leveringsindstillinger” som e-mail adresse, at sende ordren til.

Udgående Mail:

Når man benytter funktionen “Rapporter - Udskriv salgsordre/tilbud” og efterfølgende “Send” vælger Visma.net også adressen fra “Leveringsindstillinger” som vist nedenfor:

Klik “Gem og luk” og mailen ligger som udkast og afventer forsendelse af e-mails:

Plukkeliste:

Når man benytter funktionen “Handling- Opret forsendelse - Udskriv Plukkeliste - Send”.

Visma.net vælger at sende Plukkelisten til e-mail adressen registreret under “Faktureringsindstillinger”.

Klik “Gem og luk” og mailen ligger som udkast og afventer forsendelse af e-mails.

Bemærk “sammendrag beskrivelse skriver “Faktura fra….” Og Til-adressen er ligeledes faktura adressen:

Følgeseddel:

Når man benytter funktionen: “Forsendelse - Rapporter - Udskriv følgeseddel - Send”.

Visma.net vælger at sende Følgeseddel-Pakkeseddel til e-mail adressen registreret under “Leveringsindstillinger”

Klik “Gem og luk” og mailen ligger som udkast og afventer forsendelse af e-mails:

Proforma faktura:

Når man vælger funktionen “Forsendelse - Rapporter - Udskriv proformafaktura  - Send”.

Visma.net udfylder ingen e-mail adresse automatisk. Det skal man selv indtaste.

Faktura:

Når forsendelsen er godkendt og handlingen “Klargør faktura - Frigiv” er kørt, er næste step at fakturere. I Menuen Faktura kør funktionen “Handlinger -  E-mail faktura”.

Visma.net vælger at sende Faktura til e-mail adressen registreret under “Faktureringsindstillinger”

Når man vælger funktionen “Håndter Faktura - Faktura - Rapporter - Udskriv faktura - Send”

Visma.net vælger at sende Faktura til e-mail adressen registreret under “Faktureringsindstillinger”

Klik “Gem og luk” og mailen ligger som udkast og afventer forsendelse af e-mails:

Kontoudtog:

Når man vælger funktionen “Udskriv kontoudtog” vælger handlingen “e-mail udtog” vælger Visma.net som standard den mail adresse der er registreret under “fakturaindstillinger”, som for alle andre dokumenter beskrevet ovenfor.

Samme e-mail adresse benyttes når man udskriver kontoudtog som vist her nedenfor:

Klik “Gem og luk” og mailen ligger som udkast og afventer forsendelse af e-mails:

Brug af Kontaktpersoner og E-mailindstillinger:

Ved at oprette Kontaktpersoner og tilføje disse i E-mailindstillinger kan man overwrite de standard selektioner Visma.net benytter til forsendelse af dokumenter på e-mail. 

På kunden under “Kontaktpersoner” har vi som et eksempel oprettet e-mail adressen “kontakt.salg@mail.com”

Således ser kontaktperson kortet ud:

På kunden under “E-mailindstillinger” vælger man en Dokumenttype, her i eksemplet har vi valgt “Sales Order”. På dette dokument har vi tilføjet den kontaktperson vi lige har oprettet. Husk at sætte flueben i “Til” som vist nedenfor og klik “Gem og Luk”

Salgsordre/Ordrebekræftelse med oprettet kontakt på Dokumentet:

Når man benytter funktionen “Handlinger - Send via e-mail” vælger Visma.net adressen fra “Leveringsindstillinger” som e-mail adresse, at sende ordren til.

Udgående E-mail adresse er nu til den nye kontaktperson i stedet for Visma.net standard som i det tidligere eksempel blev sendt til adressen registreret under leveringsindstillinger. På denne måde kan man pr. Dokument præcisere og overwrite Visma.net standard.

NB! Benyttes funktionen “Rapporter - Udskriv salgsordre/tilbud” og derefter “Send” som e-mail vælger Visma.net som standard IKKE adressen fra kontakten, men Visma.net standard mail adressen fra “Leveringsindstillinger” 

Den alternative e-mail adresse vælges kun ved handlingen “e-mail dokument”

Kontoudtog med oprettet kontakt på Dokumentet

På kunden under “Kontaktpersoner” har vi som et eksempel oprettet e-mail adressen “kontoudt.salg@gmail.com” og tildelt den dokumentet “STATEMENTMC” 

Klargør Kontoudtog og Udskriv kontoudtog. Vælg E-mail.

Kontoudtog sende til e-mail adressen sat på kontakten og dokumentet.

NB! Vælger man handlingen “udskriv kontoudtog” og vælger “Send” vælges Visma.net standard mail adressen sat på “Fakturaindstilling”.