Lav dine egne dokumentskabeloner & gør bilagsregistrering nemmere

[#1]

Du kender det! - Hverdagens bilag såsom huslejeopkrævninger, leasingkontrakter, el-afregninger, mobilabonnementer etc. som hver især, ligner hinanden med leverandører, tekster, kontering, beløb og som kun har minimum af forskellighed i form af forskellige datoer, fakturanumre kan være en tidsrøver og indtaste manuel!

Vi har fundet en måde, hvorpå du  kan gøre det nemt ved at gemme disse bilagstyper som skabeloner, og som efterfølgende kan hentes frem og blot tilpasses med de ting, som gør det enkelte bilag unikt.

Det betyder du sparer tid og samtidig er konsekvent i din registrering. Herunder viser vi dig hvordan du i 3 trin kan benytte dokumentskabeloner i dit daglige indtastningsarbejde

1. Tag udgangspunkt i et bilag du allerede har registreret eller lav et nyt.

2. Gem denne som en skabelon

3. Hent skabelonen frem, inddater de nødvendige felter som er specifikke for netop dette bilag og bogfør!

Vi viser dig hvordan!

Sådan opretter du en dokumentskabelon

I nedenstående eksempel tager vi udgangspunkt i en situation, hvor du er i gang med at registrere en huslejeopkrævning,

Denne type af dokumenter kommer typisk hver måned, fra samme leverandør / kreditor, og indeholder næsten de samme informationer. 

Hvis du ikke allerede på nuværende har en tidligere oprettet Leverandørfaktura og tage udgangspunkt, opretter du en ny leverandørfaktura med udgangspunkt i ordretype Leverandørfaktura.

Gå via Leverandør - Leverandørfaktura(ScreenId=AP301000) og klik på + for at oprette en ny og udfyld de nødvendige felter, herefter kommer til at danne grundlag for en skabelon.

I eksemplet herunder ønsker vi at gemme dette dokumentet som en skabelon, således vi næste gang, vi har en huslejeopkrævning fra Ejendomsadministrationen, kun skal ændre Dato, Periode samt leverandørref, fakturadato og forfaldsdato

Sådan gemmer du en leverandørfaktura som en skabelon

1. Klik på Udklipsholderen

2. Vælg Gem som skabelon

Nu får du mulighed for at tilpasse skabelonen, således den passer til dig arbejde.

3. Navngiv skabelonen i feltet Beskrivelse eks. Husleje

4. Deaktiver de felter, som skal være dynamiske og som skiller sig ud fra gang til gang. Eks.  Dato, Periode samt leverandørref, fakturadato og forfaldsdato

5. Gem Skabelonen

Sådan benytter du din nye dokumentskabelon

Gå via Leverandør - Leverandørfaktura klik på + for at oprette et nyt dokument.(ScreenId=AP301000)

6. Klik på Udklipsholderen, hvorefter du får flere muligheder, herunder indsæt fra [...]

7. Vælg den skabelon du ønsker at benytte eks. Husleje

Herunder vises et nyt dokument, præudfyldt med de gemte værdier fra skabelonen Husleje

8. Inddater Dato, Periode, Leverandørref.  hvorefter du nu er klar til at frigive dokumentet.

Det vil sige ved brug af dokumentskabelon, behøver du kun at udfylde de felter, som du gjorde inaktive i din skabelon, men har mulighed for evt. at tilpasse yderligere, ved behov.

Tip!

Ovenstående tager udgangspunkt i leverandørfaktura, men kan benyttes i rigtig mange dokumenttyper. Fremgangsmåden er den samme.

Rigtig god fornøjelse