EFB modul (Elektronisk fakturering og betaling)

[#1]

Her giver vi dig generel information om elektronisk fakturering og guider dig gennem opsætningen af modulet.

Hvis du ikke allerede har EFB-modulet, skal du læse denne information først.

Generel information

Elektroniske fakturaer i OIOBL-format

EFB-modulet kan generere fakturaer i OIOUBL-formatet, som er det format, det offentlige skal modtage fakturaer i. Modulet understøtter de grundlæggende faktura-faciliteter herunder betaling via bankoverførsel eller indbetalingskort med generering af betalings-ID. (Der er også muligt at sende fakturaer via Visma NemHandel).

VANS-formidling/ NemHandel

Elektroniske fakturaer til det offentlige kan formidles via en VANS-operatør eller NemHandel (www.nemhandel.dk). Forsendelse af fakturaen kan ske via e-mail eller FTP til udvalgte VANS-formidlere, men det er også muligt selv at sætte det op mod andre VANS-formidlere eller eksempelvis NemHandelklienten, denne sættes dog op af brugeren selv.

Opsætning af EFB-modulet

1. Sæt brugerfelter
   Når du laver en elektronisk faktura til det offentlige, skal der nogle ekstra felter med på fakturaen. Fakturaen indeholder en række brugerfelter, som du kan sætte op til dette brug: Vælg Funktioner - Indstillinger og gå til fanebladet Brugerfelter.
   
   
   
   I boksen ”Bilag” giver du felterne de navne, du skal bruge.
   Nogle af oplysningerne går muligvis igen på alle fakturaer til en bestemt debitor, fx CVR-nr., EAN-nr. eller Intern konto. Du kan angive, at oplysningerne skal indsættes på fakturaen fra debitorens kartotekskort, hvis de findes der.
   
   
2. Feltmapping
   
   Når du har sat brugerfelterne op, skal du fortælle SummaSummarum, i hvilke felter de forskellige oplysninger ligger:
   Vælg Funktioner - Indstillinger og gå til fanebladet "Elektronisk fakturering".
   Angiv det rigtige brugerfelt til fakturaen ud for hver oplysning. 
   
   
3. Forsendelse
   
   Hvis modtageren er en offentlig instans, skal fakturaen formidles gennem en VANS-operatør eller NemHandel. Du kan f.eks. anvende en af de VANS-formidlere, der understøttes af SummaSummarum. Vælg den ønskede formidler i menuen Funktioner -> Indstillingerpå fanebladet ”Elektronisk fakturering”. Desuden angiver du dit kontonummer hos VANS-formidleren, hvis dette skal indgå i forsendelsen.
   
   
4. Betalingsoplysninger
   
   Hvis modtageren af den elektroniske faktura skal betale via et indbetalingskort (Giro/FI-kort), skal du angive betalingsoplysninger, vælg Filer - Egenskaber og gå til fanebladet "Firmaoplysninger".
   - Angiv om betalingskontoen skal være girokontoen eller det angivne kreditornummer
   - Angiv hvilken art indbetalingskort, der er tale om. 
   
   
   
   Hvis korttypen indeholder betalings-ID, skal du angive, hvilke oplysninger betalings-ID'et skal indeholde samt hvor mange cifre der er på.  
5. Opret en ny faktura ved at højreklikke på en kunde i Kartoteket og væld Ordre/salgsfaktura.
   
   
   
   Klik på "Brugerfelter" i toppen af faktura-vinduet for at udfylde de manglende felter. Når du er færdig med at udfylde fakturaen, går du ned i boksen "Handlinger" og klikker på Lav elektronisk.
   
   Du kan også lave en elektronisk udgave af en allerede bogført faktura ved at højreklikke på fakturaen i Bilagsoversigten og vælge ”Lav elektronisk bilag…”.
   
   Bemærk! Felterne skal være udfyldt, før fakturaen bogføres - også felter med data, der hentes fra kartoteket! 
    
6. Lav elektronisk faktura
   
   Når du har valgt at lave en elektronisk faktura, vises dialogboksen ”Lav elektronisk bilag”.
   Her kan du angive, hvordan modtageren skal betale fakturaen. Du kan vælge mellem "Kontooverførsel", "Indbetalingskort" eller ”NemKonto”. De relevante oplysninger om konto, OCR-linje mm. hentes fra dine Firmaoplysninger. 
   
   
   
   Du kan endvidere angive i hvilken mappe, den elektroniske faktura skal placeres samt i hvilket format, den skal laves (pt. understøttes OIOUBL og OIOXML).
   
   Endelig kan du angive, om SummaSummarum skal sende bilaget videre via en af de VANS-formidlere, SummaSummarum understøtter eller en du selv har sat op. Du skal være oprettet som kunde hos VANS-formidleren, for at få ekspederet fakturaen. 

Elektronisk betaling i SummaSummarum

Med elektronisk betaling kan du overføre fakturaer fra SummaSummarum til betaling i din netbank.

Sådan gør du!

1. Dan oplysninger
   
   Gå til bilagsoversigten i SummaSummarums hovedvindue. Højreklik på de bogførte købs fakturaer i bilagsoversigten, du ønsker at betale elektronisk, og vælg Elektronisk betaling…
   
   Vælg en af de understøttede banker og angiv det kontonummer, betalingen skal overføres fra. Kontonummeret skal indeholde både det 4-cifrede registreringsnummer og selve kontonummeret på max. 10 cifre. Vælg OK. Angiv hvor filen med de elektroniske oplysninger skal gemmes. 
   
   
   
   
2. Overfør til bank
   
   Filen skal nu overføres til dit pengeinstitut. Det afhænger af pengeinstituttet, hvordan det gøres. Kontakt banken for nærmere oplysninger. 
   
   
3. Import af XML fakturaer
   
   Mange private virksomheder, specielt grossister, kan sende fakturaer i XML format. Typisk er det fakturaer med mange varelinjer, hvorfor man kan spare rigtig meget tid på bogføringen ved direkte indlæsning i SummaSummarum.
   
   Du importerer fakturaer under Filer - Importer og vælg Ordrer/fakturaer. Sæt Bilagstype til Købsordrer/-fakturaer og find kildefilen (XML-filen). Herefter sættes importen op på samme måde som andre importer i SummaSummarum. Du kan gemme importen så indstillingerne huskes næste gang du importerer en XML fil fra samme leverandør.