Faktura - ofte stillede spørgsmål

12-08-2015

Her kan du finde en liste over de mest stillede spørgsmål og svar relateret til fakturering.

Genfakturering/ abonnement

Spørgsmål: Jeg har kunder, som skal faktureres igen og igen. Hvordan kan jeg organisere dette?

Svar: Du skal kopiere den eksisterende ordre/ faktura. Dette gøres ved at oprette den nye ordre som en kopi af en eksisterende. Højre klik på et eksisterende bilag og vælg Kopier til ny..

Regelmæssig genfakturering

Hvis det er regelmæssigt (abonnementer, kontingenter o.l.), kan du eksempelvis placere dine debitorer i grupper i kartoteket efter, hvornår de skal faktureres.

Uregelmæssig genfakturering

Hvis det ikke er regelmæssigt, kan du i stedet oprette ordrer på den/de datoer, hvor kunden skal faktureres næste gang. Du kan så i sin ordreoversigt sortere ordrerne efter dato, så du hurtigt kan se, hvilke der skal faktureres dags dato.

Der mangler felter/ plads på faktura til fritekst

Spørgsmål: Jeg mangler felter til specielle oplysninger (fx. rekvisitionsnummer) og noter eller anden information( fritekst.

Svar: Fakturaen er forsynet med 6 brugerfelter, som kan anvendes efter eget ønske. Felterne kan også sættes til at hente data fra debitorens kartotekskort.

Du kan bruge tekstfeltet på fakturaens vareliste. Tilføj ny linje (CTRL+L) og udfyld KUN tekstfeltet. Tip! Du kan indsætte standardtekster på fakturaen med F9. Tip! Du kan også indsætte tomme linjer imellem for at få et pænere layout.

Du kan bruge feltet Leveringsadresse, hvis du altså ikke bruger det til leveringsadresse. Se i hjælpefilen under Formulardesigner -> Rediger etiketter, hvordan du kan ændre leveringsadresse til noget andet.

Købers CVR-nummer m.v.

Spørgsmål: Jeg vil gerne automatisk have overført debitoroplysninger som fx. CVR-nummer på mine bilag (faktura o.l.).

Svar: Fakturaen er forsynet med to brugerfelter. Du kan sætte dem til automatisk at hente oplysninger fra debitorens kartotekskort så som købers CVR-nummer, som du kan angive i et af de to brugerfelter på kartotekskortet. Vælg hvilket felt oplysningerne skal hentes fra i Funktioner -> Indstillinger -> Brugerfelter.

Bemærk! Oplysningerne hentes ind sammen med adresse mv., når debitoren indsættes på bilaget. Hvis oplysningen først indsættes på kartotekskortet eller bilaget er oprettet, skal den indsættes manuelt i fakturabrugerfeltet, før bilaget udskrivelse (og før det bogføres). Efter bogføring kan der ikke rettes i brugerfeltet.

Du kan bruge feltet Leveringsadresse på en af følgende to måder:

Hvis du normalt ikke har brug for angivelse af leveringsadresse, kan du bruge det til fx. CVR-nummer i stedet. I Enterprise udgaven er der indbygget en editor til at redigere feltetiketterne. Så kan du ændre etiketten fra Leveringsadresse til CVR-nummer eller hvad du vil. Du kan også slette etiketten helt og angive den i feltet på kartotekskortet. Denne fremgangsmåde giver dig mulighed for at tilføje et ubegrænset antal felter (inkl. leveringsadresse, hvis du har brug for den).
Hvis du bruger feltet til leveringsadresse, kan du tilføje CVR-nummeret øverst eller nederst i feltet på kartotekskortet, så det automatisk kommer med på fakturaen.

Øreafrunding ved momsberegning

Spørgsmål: Ved indtastning af en købsfaktura afviger SummaSummarums momsberegning - og dermed fakturasaldoen - fra originalfakturaen.

Svar: Hvis du allerede opdager differencen under oprettelsen af købsfakturaen, har du to muligheder:

Differencen kan opstå pga. forskellige afrundingstidspunkter og er typisk på nogle få øre. Man kan vælge mellem to afrundingstidspunkter i SummaSummarum - enten på linjen eller på totalen. Indstillingen ændres under Filer -> Egenskaber for regnskab, på fanebladet Moms.
Du kan også vælge at rette den ved at lave en ekstra linje på fakturaen, hvor du posterer øredifferencen på købsmomskontoen.

Hvis du først opdager differencen ved bogføring af fakturabetalingen i kassekladden, udligner man fakturaen med dens pålydende værdi og posterer øredifferencen i en selvstændig linje.

Undgå afrundingsdifferencer i egne varepriser:

Vil du undgå afrundingsfejlen på dine egne varepriser, kan du tilrette/ afrunde dine priser, så der kan beregnes 25 % moms uden at det er nødvendigt at afrunde, dvs. således at prisen på en vareenhed inkl. moms er et antal hele ører. I Enterprise-udgaven kan du afrunde dine priser automatisk i menuen Funktioner, Juster priser. Hvis du f.eks. afrunder til nærmeste 0,04 (eller produkter heraf), vil du altid få en rund pris, når du tillægger 25 % moms.

Hvor er fakturanummeret?

Spørgsmål: I en ældre version af SummaSummarum kunne man se fakturanummeret i et felt i fakturavinduet, før fakturaen blev bogført. Hvor er dette nummer henne?

Svar; Feltet blev fjernet for at gøre plads til to nye brugerfelter og oplysningen blev flyttet op i fakturavinduets titellinje. Nu vises det forventerede fakturanummer markeret med en stjerne før bogføringen i fakturavinduets titellinje.

Fakturadato på genudskrevet faktura

Spørgsmål: Ved udskift af gammel faktura sættes dags dato på i stedet for fakturadatoen, hvordan ændres dette?

Svar: I Formulardesigneren findes der to felter til indsættelse af dato:

Dato: Indsætter dags dato
Bilagsdato: Indsætter bilagets oprettelses-/ udstedelsesdato

Du skal altså udskifte Dato-feltet med Bilagsdato-feltet på det fakturadesign du anvender til at udskrive fakturaen. Du kan se en beskrivelse af alle felter i Formulardesigneren i den indbyggede hjælpefil under Hvordan gør man? -> Formulardesigner -> Feltoversigt.