Mine områder

Sign in Du mangler at tilføje dine favoritområder. Dem kan du let tilføje ved at trykke på knappen "Administrer Mine områder" herunder.
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
(updated by Vicky Sørensen VISMA ‎05-01-2018 11:08 )
Vicky Sørensen
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 140 Visninger

Indledning

I MultiLøn Erhverv findes et standard bogføringsbilag, som indeholder følgende kolonner:

  • Kontotekst, afdeling, kontonummer, debet- og kreditbeløb.

Alle kontonumre er oprettet i en standard kontoplan, kaldet 'SD'. Kontonumrene kan ikke ændres på denne kontoplan, men for at oprette dine egne kontonumre og tekst skal du kopiere kontoplanen SD og give den et nyt navn, f.eks. 'A1' og en sigende tekst, f.eks. 'egen kontoplan'.

 

I lønkørslen dannes et bogføringsbilag som en HTML-fil. Denne fil udskrives og sendes med det øvrige lønmateriale. Derudover dannes også en csv-fil. Csv-filen kan hentes i menuen ’Lønadministration/Udskrifter fra lønkørsel’. Det er også muligt at få et bogføringsbilag med specifikationer, dette kan dannes i menuen ’Rapporter/Rapporter’ og i højremenuen vælge Bogføringsbilag med spec. for den aktuelle kørsel, eller ved at tilmelde rapporten, så den afvikles sammen med lønkørslen og kan hentes i menuen ’Lønadministration/Udskrifter fra lønkørsel’.

 

For kunder der får bogført løndata hos en bogføringscentral, dannes data til bogføringscentralen samtidig med at godkendelse af lønkørslen sker.

 

Når en lønkørsel er godkendt kan et bogføringsbilag ikke umiddelbart ændres. Der kan ændres i opsætningen og opsætningen kan kontrolleres ved at danne opsætningsrapporten ’Kontrol af bogføring’. Det er ikke muligt at danne et bogføringsbilag eller bogføringsbilag med specifikationer i menuen ’Rapporter/Rapporter’ med andet indhold end det der oprindelig blev dannet i lønkørslen.

 

Ønsker du mulighed for at kunne danne et bogføringsbilag efter, at du har tilrettet din kontoplan, kan der bestilles en omkørsel af bogføringen. Denne omkørsel kan bestilles ved henvendelse til MultiLøn Erhverv hotline.

 

Nedenfor er beskrevet, hvorledes du kan ændre kontonumre – og hvordan du opretter nye bogføringsbilag.

 

Menupunkter til bogføring

 

I MultiLøn Erhverv har du flere muligheder for tilpasning af bogføringsbilaget:

 

  • Opsætning kontoplan
  • Opsætning kontoplanfelt
  • Opsætning sorteringskode
  • Kontrol af bogføring
  • Arbejdsgiver stamoplysninger – Kontoplan og Sorteringskode
  • Medarbejder ansættelsesforhold – Afv. kontoplan og seks felter.
  • Fordeling af lønudgifter – opsætning af fast omkontering

Kontoplan

Her tilknyttes dine egne finanskonti til de enkelte lønarter. Køres bogføringen igennem en bogføringscentral, skal tilknytning af finanskonti svare til de konti der modtages hos bogføringscentralen.

 

Kontoplanfelt

 

Kontoplanfeltet viser de kolonner, du har mulighed for at udvælge til dit bogføringsbilag.

Menupunktet vælges under ’Opsætning’/’Kontoplan’/’Kontoplanfelt’. Her er det muligt at omdøbe kontoplanfeltet til egen tekst. På den måde kommer dine egne tekster som kolonneoverskrifter på bogføringsbilagene.

 

Hvis du omdøber kontoplanfelterne

 

  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

vil den omdøbte tekst fremgå på medarbejderens ansættelsesforhold og på rapporten medarbejderstamkort, ud over at stå som kolonneoverskrifter på rapporterne vedr. bogføringen.

 

Sorteringskode

 

I denne menu angives hvilke kontoplanfelter, der ønskes udskrevet på bogføringsbilaget, og i hvilken rækkefølge de skal vises. Kolonnen ’Kontotekst’ vil altid ligge først i bogføringsbilaget, ligesom debet- og kreditkolonnerne vil ligge til sidst i bogføringsbilag, og disse felter kan derfor ikke vælges.

 

For hvert kontoplanfelt – undtagen det sidste – vil der blive lavet en sammentælling på bogføringsbilaget – en subtotal.

 

Når der anvendes bogføringscentral er rækkefølgen af felterne i sorteringskoden bestemt af den enkelte centrals record-format:

 

Bankdata

  • Omkostningssted/reg.nr.
  • Kontonr.

Omkostningssted/reg.nr. kan lægges i et af felterne på medarbejderens ansættelesforhold, og sorteringskoden opsættes herefter.

 

Kontrol af bogføring

Dette menupunkt danner rapporten ’Kontrol af bogføring’, hvor der anvendes sorteringskode og kontoplan, der ligger på arbejdsgiver. Rapporten kan dannes, både som HTML-rapport og som csv-fil, tilbage til den 1. januar 2008.

 

Kundeforhold stamoplysninger

Kunder der kører bogføring hos Bankdata skal udfylde felterne

 

  • Bruger ID
  • Kunde ID

Arbejdsgiver stamoplysninger

 

Her angives i feltet ’Kontoplan’, hvilken kontoplan, der ønskes bogført efter. I feltet ’Sorteringskode’ angives, hvilken sorteringskode bogføringsbilaget sorteres efter. Nye kunder er sat op med standardkontoplanen SD, og standard sorteringskoden SD. Sorteringskoden SD sorteres med

 

  • Afdeling
  • Kontonummer

For Bankdata kunder udfyldes felterne

 

  • Banknr.
  • H-reg

Medarbejder ansættelsesforhold

I feltet ’Afv. kontoplan’ angives en kontoplan, såfremt den aktuelle medarbejder skal bogføres efter en anden kontoplan end den, der er angivet på arbejdsgiver stamoplysninger.

 

Felterne Aflønning, Stillingskategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingssted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvendes i bogføringen.

 

Opsætning kontoplan

Som udgangspunkt skal alle lønarter, som benyttes i MultiLøn Erhverv, oprettes med et finanskontonummer, til brug for bogføringen.

 

Oprettelse af kontoplan

Det er ikke muligt at rette i standardkontoplanen. Der skal derfor oprettes en ny kontoplan, og dette gøres f.eks. ved danne en rapport som csv-fil med kontoplan SD, tilrette filen og indlæse den, eller ved at kopiere standardkontoplanen i skærmbilledet.

 

Navnet på en kontoplan kan indeholde 2 karakterer og kan bestå af både tal og bogstaver. Teksten til en kontoplan kan bestå af 30 karakterer.

 

Sådan oprettes en kontoplan som en kopi af standardkontoplan:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Kontoplan / Kontoplan
  2. Vælg SD – standardkontoplan, klik på Find
  3. Kopier ved at trykke ALT+C (kopier)
  4. Angiv en ny betegnelse for kontoplanen, f.eks. 'A1' samt et sigende kontoplannavn
  5. Angiv en gyldighedsdato
  6. Klik på

 

Du har nu oprettet din egen kontoplan, hvor det er muligt at ændre kontonumre, så de passer til din egen finanskontoplan.

  

Sådan oprettes en kontoplan via decentral registrering:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Opsætningsrapporter
  2. I højremenuen vælges ’Kontoplaner’
  3. Angiv den kontoplan der skal tilrettes f.eks. SD

 

Åben filen. Gem filen under et andet navn og tilret kolonnerne i henhold til recordformat MLE-17-KOPL, som kan ses i Guide til Decentral registrering. Derefter tilrettes filen med følgende:

 

  1. Ret betegnelse og navn til det ønskede f.eks. ’A1’ og ’Egen kontoplan’.
  2. Ret kontonumre så de svarer til din egen finanskontoplan
  3. Angiv hvilket kontoplanfelt, der skal anvendes til en evt. gruppekontering (se afsnit 3.4)
  4. Tilret indhold af de forskellige felter på kontoplanlinierne (se afsnit 3.3 for indhold)
  5. Slet første linie med kolonne overskrifter
  6. Lav søg og erstat, og ret alle , (komma) til . (punktum)
  7. Indlæs filen i MLE som beskrevet i Guide til Decentral registrering.

 

OBS!!! Husk at rette koden i feltet ’Ny kontoplan’ i menupunktet Arbejdsgiver – Stamoplysninger, hvis du skal anvende den nye kontoplan med det samme.

 

Gruppekontering (kontoplanfelt)

I kontoplanen kan der opsættes individuelle afvigelser ud fra en valgt gruppe som f.eks. Afdeling. Ved brug af gruppekontering anvendes et kontoplanfelt som en nøgle til den valgte kontering på den enkelte lønart. Indholdet i feltet Gruppe bestemmer konteringen.

 

Er der f.eks. opsat forskellig kontering for to gruppeværdier på en lønart, vil MultiLøn Erhverv kunne kontere lønarten på to forskellige linier afhængig af gruppeværdien.

 

Følgende felter kan anvendes til gruppekontering:

 

  1. Afdeling
  2. Udbetalingssted
  3. Stillingskategori
  4. Løngruppe
  5. Valgfri 1 til Valgfri 6

 

På feltet Gruppe og Lønart på kontoplanlinien er det muligt at udvælge et interval, der skal gruppekonteres for (se afsnit 3.5).

 

Sådan tilrettes kontonumrene

 

  1. Klik på Opsætning / Kontoplan / Kontoplan
  2. Vælg den kontoplan, hvor kontonumre skal ændres
  3. I højremenuen vælges kontoplanlinie
  4. Dobbeltklik på den lønart, du ønsker at ændre kontonummeret på
  5. Klik på

 

Linier i kontoplanen kan også rettes med decentral registrering.

 

Følgende felter kan tilpasses i kontoplanlinien:

 

  • Gruppe/afdeling - her angives den værdi for en gruppe, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” (se afsnit 3.5), såfremt flere værdier skal være omfattet af kontoplanlinien.
  • Lønart - her angives den lønart, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” (se afsnit 3.5), såfremt flere lønarter skal være omfattet af kontoplanlinien.
  • Lbnr - løbenummer. Starter med 1. Såfremt du ønsker at bogføre samme lønart flere gange, skal hver kontoplanlinie have et nyt løbenummer. Hvis der anvendes gruppekontering, skal benyttes samme løbenummer for alle kontoplanlinier, der er omfattet af gruppekonteringen.
  • D/K – skal lønarten debiteres eller krediteres, angives et ’D’ = Debet eller ’K’ = Kredit
  • Kontonr. – finanskontonummeret kan max være 20 karakterer.
  • 'Tekst' – tekst, som skal vises på bogføringsbilaget, værdien kan være blank, så anvendes teksten fra Lønartstekst.
  • kode – værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra ansættelsesforholdet, så angives ’ANS’, eller der kan indsættes en konstant på max 6 karakterer
  • kode – værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra ansættelsesforholdet, så angives ’ANS’, eller der kan indsættes en konstant på max 6 karakterer
  • kode – værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra lønarterne 1106,1107,1250,1251 så angives ’LØNOPL’, eller der kan indsættes en konstant på max 10 karakterer
  • Valgfri1 til Valgfri6 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra ansættelsesforholdet, så angives ’ANS’, eller der kan indsættes en konstant på max 10 karakterer
  • Medarb.nr. – Såfremt medarbejdernummeret skal med i bogføringen og vises ud for den pågældende lønart, vælges ’Ja’.
  • Afregnes via – Markering af om lønart afregnes og bogføres via bogføringscentral eller afregning sker med OS og kontering opsættes på kontoplanlinjen. OBS: Vær særligt opmærksom på, at bogføring kan fejle, hvis det ikke angives korrekt om det er via BC eller ej.
  • Modulus – Her kan vælges Bankdata, hvis bogføringscentralen skal tilføje ciffer iht. modulus kontrol til kontonummeret.
  • Anvend kode – Her vælges om kontoplanlinjen skal vises i alle filer og rapporter vedr. bogføringen. Se afsnit xx


OBS! Det er kun er de kontoplanfelter, der er med i ’Sorteringskoden’, der bliver vist og bogført på bogføringsbilaget. Det enkelte felt vil kun blive vist, hvis det er sat op på både ’Sorteringskode’ og ’Kontoplanlinie’.

 

Anvendkode:

Anvendkoden angiver, hvordan lønarten skal vises i output. De enkelte poster vil altid indgå i rapporten ’Bogføring med spec’.

 

Du kan bruge følgende anvendkoder:

 

  • Bilag / central          Danner datasæt til bogføringscentral, html-fil samt Excel-fil
  • Bilag                       Danner html-fil og Excel-fil
  • Central                    Danner datasæt til bogføringscentral og Excel-fil
  • Excel                       Kun Excel-fil – intet bilag og intet datasæt

 

Såfremt du ikke ønsker at oprette en kopi af standardkontoplanen, opretter du en ny kontoplan på følgende måde:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Kontoplan / Kontoplan
  2. Tryk ALT+N (Ny)
  3. Angiv en ny betegnelse for kontoplanen, f.eks. 'A1' samt et kontoplannavn
  4. Angiv en gyldighedsdato
  5. Klik på OK
  6. Vælg Kontoplanlinier i højremenuen
  7. Tryk Alt+N (Ny)
  8. Angiv lønart og udfyld de resterende felter med de oplysninger, du ønsker (se ovenfor). Kontonummer skal altid udfyldes.
  9. Tryk ALT+G (Godkend).

 

Gentag punkt 6. – 9. for hver enkelt lønart, der skal bogføres.

 

Husk at rette koden i feltet ’Ny kontoplan’ i menupunktet Arbejdsgiver – Stamoplysninger, hvis du skal anvende den nye kontoplan med det samme.

 

Samme lønart kan bogføres flere gange

 

En lønart kan bogføres flere gange ved at tildele den forskellige løbenumre.

Sådan bogføres en lønart flere gange:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Kontoplan / Kontoplan
  2. Angiv kontoplankode og klik på Find
  3. Vælg Kontoplanlinier i højremenuen
  4. Dobbeltklik på lønarten og tryk ALT+C (kopier)
  5. Tilret feltet ’Lbnr’ med værdien ’2’
  6. Indsæt ny finanskonto etc.
  7. Tryk ALT+G

 

For bogføring af samme lønart flere gange gentages punkt 4-7 med det antal gange, du ønsker lønarten bogført, hvor du i punkt 5 giver et nyt løbenummer for hver linie.

 

Ved bogføring af samme lønart flere gange er det vigtigt, at den både debiteres og krediteres, da det ellers vil give en difference.

 

Opsætning i intervaller

Det er muligt at anvende ”*” i felterne Gruppe og Lønart som erstatning for en hvilken som helst værdi i feltet. * der indsættes, skal altid angives fra højre, f.eks. 91**. Det muliggør, at en kompleks opsætning kan forenkles på eksempelvis intervallerne af afdelinger og lønarter.

 

F.eks. hvis en kontoplan er opsat med gruppekontering på Afdeling. En kontoplanlinie, der opsættes med 10** i Gruppe-feltet og 13** i lønart vil være et udtryk for, at afdelinger i intervallet 1000 til 1099 og lønarterne i intervallet 1300 til 1399 vil blive bogført iht. resten af kontoplanlinien. Er der enkelte lønarter eller grupper i intervallet der ikke ønskes bogført på samme måde, kan disse lønarter oprettes i kontoplanen og vil blive bogført forskelligt i forhold til lønarterne i intervallet.

 

OBS! Anvendes * skal antallet af * og karakterer samlet stemme overens. Afdeling 311 findes ikke ved opsætningen 3*, her skal skrives 3**.

 

Lønafregning/Lønfordeling

Lønafregning / Lønfordeling kan fravælges ved at slette de tilknyttede kontoplanlinier.

 

Der kan være ønsker til opsætningen af kontoplanen omkring lønafregning og lønfordeling, hvor lønarterne, som standard, er posteret i grupper, der udligner hinanden. Såfremt lønfordeling/lønafregning ønskes slettet fra kontoplanen, slettes kontoplanlinien med lønarten.

 

Følgende lønarter indgår i lønfordeling/lønafregning:

 

Lønafregning / lønfordeling

Lønart

Løbenr.

Debet /
Kredit

Kontonr.

Kontonavn

 

8651

1

D

0000000080

Skattefri del jub./fratrædelsesg.

 

9796

1

D

0000000020

A-indkomst uden AM-bidrag

 

9800

1

D

0000000010

A-indkomst kontant
m/AM-bidrag

 

9807

1

D

0000000030

Pension medarbejder

 

9809

1

D

0000000040

AM-bidrag medarbejder

 

9810

1

D

0000000050

SP-bidrag

 

9811

1

D

0000000020

A-indkomst uden AM-bidrag

 

9812

1

D

0000000070

ATP medarbejder

 

9813

1

D

0000000090

AM bidrag særlig indkomst

 

9814

1

D

0000000100

SP bidrag særlig indkomst

 

9823

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

9820

1

K

0000000170

Lønfordeling

modpost

 

Personalegoder til beskatning, lønfordeling

Lønart

Løbenr.

Debet / Kredit

Kontonr.

Kontonavn

 

3000

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

3001

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

3002

1

K

0000001330

Fri bil egenbetaling

 

3003

1

K

0000001330

Fri bil egenbetaling

 

3004

1

D

0000000190

Miljøtillæg

 

3017

1

D

0000000140

Værdi af gruppeliv

 

3018

1

D

0000000140

Værdi af gruppeliv

 

3019

1

D

0000000140

Værdi af gruppeliv regulering

 

3020

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3021

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3025

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3026

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3030

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3031

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3032

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3033

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3034

1

D

0000000150

Værdi af ulykkesforsikring

 

3035

1

D

0000000150

Værdi af ulykkesforsikring

 

3036

1

D

0000000150

Værdi af ulykkesforsikr. regul.

 

3039

1

 

0000000190

Husleje

 

3040

1

D

0000000160

Værdi af fri kost

 

3041

1

D

0000000160

Værdi af fri kost

 

3045

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3046

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3050

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3051

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3052

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3053

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3054

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3055

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3056

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3057

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3058

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3060

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3061

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3062

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3063

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3064

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3065

1

D

0000000190

Værdi af sundhedsforsikring

 

3095

1

D

0000000135

Værdi af benzin

 

9821

1

K

0000000180

Personalegoder, ej KONTANT

modpost

 

 Jubilæumsgratiale-Fratrædelsesgodtgørelse

Lønart

Løbenr.

Debet / Kredit

Kontonr.

Kontonavn

5500

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5501

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5510

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5511

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5520

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5521

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5530

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5531

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5540

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5541

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5550

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5551

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5560

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5561

1

D

0000000470

Skattefri Beløb Jubi/Fratr.

5562

1

D

0000000460

Fratrædelsesgodtgørelse

5565

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

9815

1

K

0000001270

Pension Skyldig

9815

1

D

0000000110

Pension af Jub/Fratrædelsesg.

8619

1

D

0000001180

Skyldig AM Bidrag

8649

1

D

0000000095

AM Bidrag Særlig indkomst

8649

1

K

0000000170

Lønfordeling

9813

1

D

0000000090

AM Bidrag Særlig Indkomst

8651

1

D

0000000080

Skattefri del jub/fratr.Godtg

9820

1

K

0000000170

Lønfordeling

 

Bogføring af skyldige poster i et beløb

Hvis du ønsker, at bestemte lønarter, som f.eks. skyldige beløb, bogføres samlet - og ikke under forskellige enheder - skal der enten være 'blank' eller indsat en konstant i det/de felter, der fordeles omkostninger efter. Ved 'blank' i nedennævnte felter vil hver lønart blive bogført som et beløb og vises øverst på bogføringsbilaget.

 

  • kode
  • kode
  • kode
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

Bogføring af skyldige feriepenge for funktionærer

Den nye bogføring giver mulighed for at bogføre de løbende opsparede feriepenge på funktionærer, samt feriepenge der udbetales kontant eller afregnes til 3. part.

 

Det gøres ved at opsætte kontonummer på følgende lønarter:

 

  • Lønart 9840 – kontering ferie med løn: Debet på driftskonto / kredit på feriepengehensættelse
  • Lønart 14048 – Reduktion af feriepenge hensættelse (timer): Kredit på driftskonto / debet på feriepengehensættelse)
  • Lønart 14049 – Reduktion af feriepenge hensættelse (dage): Kredit på driftskonto / debet på feriepengehensættelse.

 

Lønarterne skal både debiteres og krediteres for, at bogføringen stemmer.

 

Ønskes forskellige lønarter bogført på en samlet linie, skal tekst, kontonummer og resten af opsætningen på kontoplanlinierne være ens for alle lønarter.

 

OBS!! Hvis evt. ferie fra forrige år nulstilles, eller der laves manuelle korrektioner til feriepengeopsparingen, skal bogføringen af feriepengeforpligtigelsen håndteres manuelt.

 

Difference

Såfremt der benyttes en eller flere lønarter, der ikke er oprettet i kontoplanen, vil bogføringsbilaget udvise en difference. De lønarter som ikke er med i kontoplanen, skal oprettes på en konteringslinie i den aktuelle kontoplan.

 

Såfremt en lønkørsel har været godkendt med differencen kan der ikke umiddelbart dannes et nyt bogføringsbilag med den nye kontoplan. Ønskes et nyt bogføringsbilag er det muligt at bestille en omkørsel af bogføringen hos Multiløn Erhverv Hotline, hvor der bliver dannet et nyt bogføringsbilag til den nye kontoplan.

 

Er der difference på et bogføringsbilag kan du evt. danne ’Bogføringsbilag med spec’ og se hvilke medarbejdere der ikke stemmer. Find medarbejdernes lønseddel og kontrollere om de anvendte beløb og lønarter er med i kontoplanen..

 

Sådan finder du ud af, hvad der gemmer sig bag differencen i din bogføring

Under Lønadministration / Udskrifter fra lønkørsel henter du rapporten ’Bogføringsbilag med spec. RE). Rapporten åbnes automatisk i Excel. Sørg for at du ikke har markeret nogen celler.

  • Vælg fanebladet ’Data’
  • Klik på ikonet ’Filtrer’ – filter aktiveres
  • Klik på ikonet ’Sorter’ og vælg følgende rækkefølge:
    • Arbejdsgiver
    • Medarbejder
    • Klik OK
  • Klik på ikonet ’Subtotal’ og vælg følgende opsætning:
    • Ved hver ændring i: Medarbejder
    • Anvendt funktionen: Sum
    • Føj subtotal til (sæt flueben udfor): DEBET og KREDIT – fjern andre flueben
    • Sum under data skal være markeret med fluebej
    • Klik OK
  • Yderst til venstre kommer en grå kolonne med 1-2-3 foroven K
  • Klik på 2-tallet


Filen er nu foldet sammen pr. lønnummer, og hvert lønnummer vises med total for debet/kredit.
Du finder differencen ved at trække værdien i KREDIT-kolonnen fra værdien i DEBET-kolonnen.
Når du har fundet ud af hvilke medarbejdere differencen vedrører, kan du med fordel kigge på lønsedler for at finde den eller de lønarter, der mangler i kontoplanen.
Der kan foldes en enkelt medarbejder ud af gangen ved at klikke på de små ’+ tegn’ i venstre side af skærmbilledet under 2-tallet.

 

For at få rapporten dannet automatisk fremover skal du gøre følgende:

 

  • Vælg Arbejdsgiver / Arbejdsgiver stamoplysninger
  • I højremenuen vælger du Rapportbestilling
  • I menuen klikker du på Bogføringsbilag med spec. REGNEARK
  • Udfyld rubrikken Bestilt fra med ’dd-mm-åååå’ – og tryk på OK

 

Oprettelse af sorteringskode

Bluegarden har oprettet en standardsorteringskode kaldet 'SD'. Denne kan ikke ændres, men kan kopieres over i egen sorteringskode, eller der kan oprettes en ny sorteringskode.

 

En sorteringskode kan navngives med 2 karakterer, der kan bestå af både tal og bogstaver. Teksten til en sorteringskode kan bestå af 30 karakterer.

 

Der kan sorteres på følgende 11 kontoplanfelter:

 

  • Afdeling
  • Aflønning
  • Kode – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
  • Kontonr – kontonummer fra kontoplan
  • Løngruppe
  • - Medarbejdernummer
  • kat. - Stillingskategori
  • Udbetsted – Udbetalingssted
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

Sådan oprettes en sorteringskode:

 

  1. Vælg menupunktet Opsætning / Kontoplan / Sorteringskode
  2. Tryk ALT+N (Ny)
  3. Skriv en kode og angiv en tekst
  4. Klik på OK

 

  1. Vælg Kontoplan feltopbygning i højremenuen
  2. Tryk ALT+N (Ny)
  3. Angiv i feltet ’Placering’ ’1’ og find det kontoplanfelt, du ønsker som placering nr. 1, f.eks. Afdeling.
  4. Tryk ALT+G.

 

Gentag punkt 5 til 8 for flere kontoplanfelter.

 

Såfremt du ønsker, at medarbejdernummer skal fremgå af bogføringen, er det kun muligt at oprette dette kontoplanfelt til sidst i kontoplan feltopbygning.

 

Det anbefales, at kontoplanfeltet ’Kontonummer’ placeres sidst eller næstsidst i sorteringskoden.

 

I ’Sorteringskoden’ er det også muligt at vælge 'ja' eller 'nej' til sideskift for hver gang, der sker en ændring i det første kontoplanfelt.

Husk at rette koden i feltet ’Sorteringskode’ i menupunktet Arbejdsgiver – Stamoplysninger, hvis du skal anvende den nye sorteringskode med det samme.


Ændring af tekst på kontoplanfelt

Der kan ændres tekst på følgende kontoplanfelter til bogføringsbilaget:

 

  • 'Afdeling'
  • 'Aflønning'
  • 'Input.Kode' – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
  • 'Kontonr' – kontonummer fra kontoplan
  • 'Løngruppe'
  • 'Medarb.' - Medarbejdernummer
  • 'Still.kat.' - Stillingskategori
  • 'Udbetsted' – Udbetalingssted
  • 'Valgfri1'
  • 'Valgfri2'
  • 'Valgfri3'
  • 'Valgfri4'
  • 'Valgfri5'
  • 'Valgfri6'

 

Sådan ændres teksten:

 

  1. Vælg Opsætning / Kontoplan / Kontoplanfelt
  2. Dobbeltklik på det kontoplanfelt, du ønsker at ændre teksten på
  3. Angiv en ny beskrivelse
  4. Klik på OK.

 

Den tekst, der er angivet, vil optræde både på bogføringsbilaget og bogføringsfilens kolonneoverskrifter.

 

Og for felterne 'Valgfri1' til 'Valgfri6' vil den tekst, der er angivet, være den tekst der vises, systemet igennem, bl.a. på ansættelsesforholdet og i kontoplanen

 

Periode på kontoplan

Det er muligt at vælge, hvornår en kontoplan skal være gyldig fra. Denne funktion bør kun anvendes ved skift i dato for anvendelse. Evt. nye lønarter oprettes med startdato fra kontoplanens oprettelse.

 

Dette gøres således:

 

  1. Vælg menuen Arbejdsgiver / Arbejdsgiver stamoplysninger
  2. Tryk ALT+P, for ny periode
  3. Angiv en ny periode startdato
  4. Angiv en ny kontoplan
  5. Klik på OK.

 

MultiLøn Erhverv vil herefter anvende den kontoplan, hvor lønperiodeslut fra disp.datotype har den ældste dato. Dvs. at for lønkørsler, hvor der er forudlønnede og bagudlønnede i samme kørsel, vil den bagudlønnede bestemme kontoplanen.

 

F.eks. Lønperioden for bagudlønnede er:                     1.10.XX – 31.10.XX

           Lønperioden for forudlønnede er:                       1.11.XX – 30.11.XX.

 

Kontoplanen er periodiseret til at gælde fra 1.10.XX. Da de bagudlønnede har den laveste dato, vil det være de bagudlønnede, der bestemmer, hvilken kontoplan der skal benyttes.

 

Oprettelse af flere kontoplaner

Der er muligt at have forskellige kontoplaner på forskellige arbejdsgivere. Du kan også have forskellige kontoplaner på udvalgte medarbejdere, eller fordi der køres løn for yderligere et selskab.

 

I disse tilfælde oprettes så mange kontoplaner, som der er behov for, og kontoplanerne tilknyttes de forskellige arbejdsgivere eller medarbejdere.

 

Ved mindre afvigelser på afdeling eller lign. anbefales at anvende gruppe-kontering (se afsnit 3.4)

 

Tildeling af afvigende kontoplan til medarbejder

Det er muligt at have en afvigende kontoplan for en enkelt medarbejder eller for en gruppe af medarbejdere. Tag en kopi af firmaets normale kontoplan således:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Kontoplan / Kontoplan
  2. Klik på 'Lok-up' knappen og vælg kontoplan
  3. Kopier ved at trykke ALT+C
  4. Angiv en ny kontoplankode, f.eks. 'A2' samt et kontoplannavn
  5. Angiv en gyldighedsdato
  6. Klik på

 

Ret kontoplanlinierne som beskrevet i punkt 3.1.1 for de lønarter, hvor konteringen skal ændres.

 

Indsæt afvigende konteringskode på 'Medarbejder-/Ansættelsesforhold'.

 

I bogføringen vil konteringen for arbejdsgiver fremkomme samlet, som bestemt i sorteringskoden, mens de medarbejdere, der har afvigende kontering, vil stå på en selvstændig bogføringslinie, hvor de afviger fra resten.

 

Det er på denne måde muligt at lave en afvigende kontering for en enkelt konto eller for en hel kontoplan.

 

På rapporten ’Bogføringsbilag med specifikationer vises hvilken kontoplan der er anvendt på den enkelte medarbejder, så det altid er muligt at få et overblik over, om der er medarbejdere der har tilknyttet en afvigende kontoplan.

 

Fordeling af lønudgifter

Ønskes udvalgte lønarter fordelt med et fast beløb eller en procentdel, kan dette opsættes på udvalgte medarbejdere.

 

Under menupunktet ’Ansættelsesforhold’ findes ’Fordeling af lønudgifter’ i højremenuen. Her registreres fordelingen i procent eller beløb pr. lønart for en given periode.

 

Der kan fordeles lønudgifter pr. lønart på følgende kontoplanfelter:

 

  • Afdeling
  • Udbetalingssted
  • Valgfri 1
  • Valgfri 2
  • Valgfri 3
  • Valgfri 4
  • Valgfri 5
  • Valgfri 6

 

For at kontoplanfelterne kan vælges til fordeling af lønudgifter, skal kontoplanfelterne indgå i arbejdsgivers sorteringskode.

 

 

Fordeling af lønudgifter oprettes på følgende måde:

 

  1. Klik på Medarbejder/Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Fordeling af lønudgifter’
  3. Angiv lønarten der ønskes fordelt
  4. Angiv fradato
  5. Angiv tildato (såfremt der ikke angives tildato indsættes 31.12.9999)
  6. Vælg hvilket kontoplantelt der ønskes fordelt til f.eks. Afdeling
  7. Angiv værdi for kontoplanfelt f.eks. Afdelingsnummer
  8. Vælg procent eller beløb og angiv værdi
  9. Klik på OK
  10. Gentag ovenstående såfremt du skal fordele på flere lønarter

 

Der kan oprettes lønfordeling på de lønarter der findes i bogføringsbilag med specifikationer når du skal sætte fordelingen op på medarbejderen, Det betyder at lønarterne under Personlig satser ikke kan anvendes til fordeling af lønudgifterne.

 

Omkørsel af fordelte lønudgifter

Det er muligt at få fordeling af lønudgifter med i en omkørsel af bogføring eller i rapporten ’Kontrol af bogføring’ på tidligere lønkørsler.

 

Inputkontering på udvalgte lønarter

Såfremt enkelte posteringer ønskes bogført på en anden konto er der mulighed for at indsætte en anden konto ved registrering af lønarten.

 

Der er mulighed for at anvende inputkontering på følgende kontoplanfelter

 

  • Afdeling
  • Udbetalingssted
  • Kontonummer
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

For at kunne anvende inputkontering skal kontoplanfeltet være med i sorteringskoden. Der vil herefter blive åbnet for felterne ved indtastning i følgende:

 

  • Variable lønoplysninger
  • Faste lønoplysninger
  • Fællesregistering, variable lønoplysninger
  • Fællesregistering, faste lønoplysninger

 

Inputkontering overstyrer en evt. fordeling der er sat op på en lønart hos medarbejderen.

 

Kontrol af ny opsætning af kontoplan og sorteringskode

For at kunne se de ændringer, du har foretaget på dit bogføringsbilag, det kan f.eks. være ændring af kontonummer eller en anden sortering, er der forskellige muligheder.

 

I menuen ’Opsætning’/’Kontoplan’ kan anvendes rapporten:

 

  • Kontrol af bogføring.

 

Denne funktion udskriver et bogføringsbilag fra tidligere lønkørsler med den nye opsætning. Dog ikke tidligere end gyldighedsdatoen på kontoplanen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der står på arbejdsgiver og en. evt. afvigende kontoplan på relevante medarbejdere.

 

Således udskrives Kontrol af bogføring:

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Kontoplan / Kontrol bogføring
  2. Angiv ’Kørselsordre’
  3. Angiv ’Arbejdsgivernummer’, såfremt der kun ønskes bogføringsbilag på en bestemt arbejdsgiver
  4. Angiv ’Ja’ i datafil output, hvis du ønsker en excelfil
  5. Klik på

 

 

I menuen ’Opsætning’/Opsætningsrapporter’ kan anvendes rapporten:

 

  • Kontoplaner

 Denne rapport giver et samlet overblik over kontoplanopsætningen.

 

  1. Vælg menuen Opsætning / Opsætningsrapporter
  2. I højremenuen vælges Kontoplaner
  3. Angiv ’kontoplan’ brug evt. ’Look up’ Ønskes en rapport over alle kontoplaner, skal feltet være blankt.
  4. Angiv evt. ’gyldig pr.’
  5. Klik 

Udskrivning af bogføringsbilag

Sammen med lønkørslen dannes rapporten Bogføringsbilag som både html og csv fil. Bogføringsbilaget i den enkelte lønkørsel kan findes ved at se i menupunktet Lønkørsel / Udskrifter fra lønkørsel, og vælge den relevante kørsel.

 

Rapporten kan også dannes ad hoc ved at gå ind i menupunktet Rapporter / Rapporter og vælge Bogføringsbilag. Resultatet af denne rapport vil vise det bogføringsbilag der blev dannet i lønkørslen med mindre der er afviklet en omkørsel.

 

Rapportens udseende vil afhænge af opsætningen på sorteringskoden og kontoplanen samt evt. inputkontering.

 

Bogføringsbilag med specifikationer

Denne rapport kan afvikles sammen med lønkørslen, men er frivillig og skal tilmeldes under menupunktet Arbejdsgiver / Stamoplysninger, vælge punktet Rapporter i drop-down menuen øverst i højre side, og bestille rapporten til at køre med i fremtidige kørsler.

 

Den kan også afvikles ad hoc i ved at gå ind i menupunktet Rapporter / Rapporter og vælge Bogføringsbilag med specifikationer.

 

Rapporten har en fast rækkefølge af kolonner, indholdet af kolonnerne bestemmes af opsætningen på kontoplanen på arbejdsgiver/medarbejder.

 

F.eks. findes kolonner med hhv. KTO-afdeling og Afdeling. Den første viser evt. inputkontering/konstant i bogføringen, den anden kolonne viser registreringen på medarbejder.  Indholdet i kolonnerne Valgfri 1 – 6 (eller defineret navn fra Kontoplanfelter) vises kun med resultatet fra konteringen.

 

Kontonummeroversigt fra kontoplan SD

Standardkontoplanen SD ændrer sig løbende i MultiLøn Ervhverv, når der kommer nye lønarter i Lønartskataloget. For at se en oversigt over kontoplan SD, skal du i menuen vælge:

 

  1. Opsætning / Opsætningsrapporter / Kontoplaner
  2. Angiv kontoplan
  3. Angiv Gyldig pr.
  4. Klik

 

Der dannes nu en fil, med den aktuelle SD-kontoplan.

Bidragydere