Mine områder

Sign in Du mangler at tilføje dine favoritområder. Dem kan du let tilføje ved at trykke på knappen "Administrer Mine områder" herunder.
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
(updated by Mads Torp VISMA ‎22-05-2018 08:51 )
Jesper Thomsen
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 437 Visninger

OBS: Vejledningen er også vedhæftet som PDF i bunden af siden.

 

Generelt

Med efterreguleringen i Visma Løn kan du regulere løn eller øvrige satser tilbage i tid.  

Det er muligt at efterregulere for indeværende år. Rettelser til tidligere år skal foretages i eIndkomst.

 

Forudsætninger

  • der skal være kørt og godkendt mindst én lønkørsel før det er muligt at efterregulere,
  • det er ikke muligt at starte en efterregulering, hvis en lønkørsel er kørt frem uden at være godkendt eller annulleret,
  • kun godkendte lønkørsler indgår i efterregulering: hvis du springer en lønkørsel over og godkender den efterfølgende lønkørsel, så vil systemet ikke kunne efterregulere lønkørslen, der er sprunget over,
  • når en lønkørsel er kørt frem og en eller flere medarbejdere er afvist, er det kun muligt at efterregulere, hvis der er tale om ændringer på specifikke medarbejdere; dvs. ikke opsætningsændringer.

eIndkomst

  • ændringer dokumenteres og indberettes til eIndkomst sammen med lønkørslen, hvor efterreguleringen foretages.
  • Bemærk: ved ændring i timer kan det være nødvendigt at flytte indberettede timer til korrekt måned. Dette skal ske direkte i eIndkomst.

Sådan bruger du efterregulering

Vigtigt

Når du foretager en ændring på et ansættelsesforhold eller i en resultattabel i Visma Løn skal du ALTID forholde dig til, om der er tale om en opdatering eller en periodisering:

 

  • Med opdatering vil ændringen få virkning fra periode startdatoen på det aktuelle ansættelsesforhold eller gyldig startdatoen på den aktuelle resultattabel.
  • Hvis du derimod ønsker at ændringen skal have virkning fra en bestemt dato, så skal du benytte periodisering.

Fælles for begge er, at efterreguleringen vil sørge for eventulle rettelser tilbage i tid.

 

Efterregulering

Du finder funktionen Efterregulering under Lønadministration og består af følgende punkter:

 

  • Medarbejdere med efterregulering
  • Opsætning med efterregulering
  • Start efterregulering
  • Godkend/slet/annuller

Medarbejdere med efterregulering

I skærmbilledet Medarbejdere med efterregulering kan du se, hvilke medarbejdere der eventuelt vil blive efterreguleret. Derudover vises hvilken dato efterreguleringen vil være gældende fra.

 

Der er forskel på, hvornår en medarbejder vises i skærmbilledet:

  • Medarbejdere, hvor der er foretaget en rettelse direkte på medarbejderen, f.eks. ændret en personlig sats, vil medarbejderen blive vist med det samme.
  • Medarbejdere, der er berørt af ændringer i opsætning, f.eks. en resultattabel, vil først blive vist på listen, når der er kørt en efterregulering, og efterreguleringen er annulleret.

Ændring af efterreguleringsdato

Det er muligt at ændre efterreguleringsdatoen.

Det gøres ved at dobbeltklikke på medarbejderen, rette datoen i feltet Dato og klikke på OK.

 

Bemærk: hvis der findes opsætning med efterregulering, som endnu ikke er behandlet i en efterregulering jf. afsnit 3.2.1, vil det være datoen for opsætning med efterregulering, der vil blive efterreguleret tilbage til.

 

Derfor anbefales det, at køre en efterregulering inden du ændrer datoen.

 

Sletning af efterregulering på en medarbejder

Det er muligt at slette en efterreguleringsdato, hvis en medarbejder ikke skal indgå i efterreguleringen. Det gøres ved at dobbeltklikke på medarbejderen og herefter slette datoen i feltet Dato og klikke på OK.

 

Medarbejderen vil herefter forsvinde fra skærmbilledet og vil ikke blive efterreguleret under forudsætning af, at der ikke findes opsætning med efterregulering. 

Opsætning med efterregulering

I skærmbilledet Opsætning med efterregulering kan du se, hvilke resultattabeller, stillingskategorier eller generel satser, der er markeret til at blive efterreguleret. Derudover vises hvilken dato efterreguleringen vil ske fra, samt hvem der har opdateret en rettelse.

 

Er der en * markering efter tabellens navn betyder det, at der endnu ikke har været kørt en efterregulering, hvor den pågældende tabel har været med. Er tabellen IKKE markeret med * markering har en efterregulering været annulleret, og evt. berørte medarbejdere er nu også vist i skærmbilledet ’Medarbejder med efterregulering’.

 

Fjern efterregulering på opsætning

Det er muligt at fjerne en efterreguleringsdato på en opsætningstabel, der er forsynet med * markering efter tabellens navn (- betyder at tabellen ikke har været med i en efterregulering jf. afsnit 4.)

 

Det gøres ved at dobbeltklikke på tabellen og herefter klikke på Fjern.

Når der herefter køres en efterregulering, vil der ikke dannes efterregulering på denne tabel.

 

Bemærk: hvis du fjerner en tabel UDEN * markering efter tabellens navn vil de berørte medarbejdere allerede fremgå af skærmbilledet Medarbejdere med efterregulering jf. afsnit 4.  

 

Hvis du er i tvivl om dette, så check skærmbilledet Medarbejdere med efterregulering. Hvis medarbejdere, der er omfattet af den ændrede tabel, bliver vist i skærmbilledet, vil de indgå i efterreguleringen. Ønsker du at rette dette, så se afsnit 3.2.1.1 og 3.2.1.2.

 

Slet udvalgte medarbejdere fra en tabel med efterregulering

Hvis en opsætningstabel er markeret til efterregulering med en * markering i skærmbilledet Opsætning med efterregulering, så efterreguleres alle medarbejdere, der er berørt.

 

Ønskes enkelte medarbejdere fravalgt, skal efterregulering afvikles og derefter annulleres.

 

Opsætningstabellen er nu ikke længere markeret med * og fjernes fra oversigten i skærmbilledet Opsætning med efterregulering.

 

Alle de berørte medarbejdere er synlige i skærmbilledet Medarbejdere med efterregulering, og de ønskede medarbejdere kan herefter fjernes. Se afsnit Sletning af efterregulering på en medarbejder

 

Start efterregulering

Det er muligt at vælge efterregulering for alle arbejdsgivere, eller for et interval af arbejdsgivere.

 

Start efterregulering ved at klikke OK.

 

Efter at der er klikket OK, starter efterregulering. Der dannes en efterreguleringsspecifikation.

 

Efterreguleringsspecifikationen viser, hvilke medarbejdere der efterreguleres, og hvad der efterreguleres. Der vises tidligere værdi og ny værdi.

 

Kontroller efterreguleringsspecifikationen, som bliver dannet automatisk når en efterregulering køres. Det er vigtigt at forstå, hvad der står på efterreguleringsspecifikationen, da det kan påvirke lønnen på den enkelte lønmodtager i enten en positiv eller en negativ retning. 

Godkend/slet/annuller efterregulering

Efter at du har kontrolleret din efterreguleringsspecifikation har du flere valgmuligheder:

 

Annuller efterreguleringen

Er din efterreguleringsspecifikation ikke, som du har forventet, har du mulighed for at annullere efterreguleringen. Når du har annulleret efterreguleringen, kan du tilrette i lønsystemet og igen køre en efterregulering.

 

Annulleres en efterregulering der indeholder opsætning med efterregulering, vil tabellen ikke længere være markeret med * og alle medarbejdere berørt af efterreguleringen vil nu også blive vist i skærmbilledet ’Medarbejder med efterregulering’.

 

Godkend efterreguleringen

Kan du acceptere resultatet på efterreguleringsspecifikationen, kan du godkende din efterregulering.

 

Slet efterreguleringen

Ønsker du ikke at gennemføre en efterregulering, har du mulighed for at slette efterreguleringen.

Sletningen fjerner efterreguleringsmarkeringen på alle medarbejdere og tabeller.

 

Vær opmærksom på at når efterregulering slettes på en medarbejder, er det ikke en permanent sletning, men alene en sletning fra den aktuelle efterregulering.

 

Hvis medarbejderen senere markeres til efterregulering af en anden grund, vil den oprindelige efterregulering stadig blive gennemført.

 

ViI du fjerne efterreguleringer permanent, skal du tilrette tabeller og medarbejdere, så det svarer til det tidspunkt hvor medarbejdere og tabeller var med i lønkørslen. 

Sådan virker efterregulering i Visma Løn

Processen omkring efterregulering kan deles op i 4 dele:

  • Udvælg medarbejdere, der skal efterreguleres – håndteres af systemet
  • Gennemgang af løntransaktioner i efterreguleringsperioden – håndteres af systemet
  • Sammenlign løntransaktioner for oprindelig lønkørsel med løntransaktioner fra den efterregulerede lønkørsel og dan efterreguleringstransaktioner – håndteres af systemet
  • Godkend/Annuller/Slet – håndteres af bruger

Udvælg medarbejdere

Ud fra anvendt datoen på sidst kørte lønkørsel opsætter systemet automatisk tidligste startdato for efterregulering: indeværende år.

  

Hvis der er opsætningsændringer, flyttes markeringen fra den ændrede Resultattabel / Stillingskategori til en opsamlingstabel, som efterreguleringen efterregulerer ud fra.

 

Herefter finder systemet alle medarbejdere, som kunne være berørt af ændringen – dvs. alle medarbejdere med den/de ændrede stillingskategori og/eller alle medarbejdere, som har  tilknyttet lønarter, der refererer til den/de ændrede resultattabel(ler).

Endvidere opsættes for hver medarbejder hvilke lønkørsler, der skal efterreguleres.

 

Gennemgang af løntransaktioner

For hver lønkørsel, der skal efterreguleres, gennemser systemet lønkørslen for ændrede data, og ændrede data dokumenteres på efterreguleringsspecifikationen.

 

Sammenlign løntransaktioner

For hver lønkørsel,  der er efterreguleret, sammenligner systemet alle transaktioner på lønarter, som må efterreguleres:

  • identiske transaktioner bibeholdes
  • ændrede og nye transaktioner opdateres
  • slettede transaktioner fjernes

Ændringer dokumenteres på Efterreguleringsspecifikationen, der vises i joboversigten.

På specifikationen vises alle transaktioner, der er

  • fjernet (tilbageført)
  • ændret og oprettet (fremført)

 

Identiske transaktioner vil som udgangspunkt ikke blive vist. I nogen tilfælde vil man se, at den samme lønart bliver tilbageført og fremført med samme beløb, men det skyldes, at et af mellemresultaterne har ændret sig, selvom slutresultatet er det samme.

 

Først ved godkendelse dannes transaktioner, der vises på lønsedlen.