Visma Løn & HR-administration
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
Sortér efter:
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎07-09-2018 13:50
  1. Indledning Det er muligt at give jeres medarbejdere adgang til Visma HR via det såkaldte leder-medarbejdermodul, så de kan registrere eget fravær og variable lønregistreringer, for eksempel KM-godtgørelse, overarbejde og diæter.   Det er også muligt at give medarbejderen adgang til blandt andet egne stamdata, ansættelses- og lønoplysninger samt ferie- og fraværssaldi. Modulet er procesunderstøttet, hvorved ledere automatisk får vist løn- og fraværsregistreringer, der ligger klar til godkendelse. Så snart registreringerne er godkendt, kan de overføres til Visma Løn.   Der vil være adgang til siderne i Visma HR for medarbejder, leder og HR/administrator i organisationen. Denne vejledning er hovedsagligt rettet mod virksomhedens administrator med beskrivelse af de enkelte menupunkter og adgange hertil.   2. Ikoner Ved registrering af lønarter og fravær bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   3. Bluegardens sikkerhedsløsning – login modul Alle brugere, der skal have adgang til Visma HR, skal først være oprettet som bruger i Vismas login modul, som er den sikkerhedsløsning, der bruges til alle Bluegardens produkter.   Så snart brugeren er oprettet her, modtager han eller hun en mail med teksten: Du er den 21-10-2015 oprettet som bruger af Bluegardens produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxx Brugernavn: demotest1 Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxx@firma.dk   Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Visma produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via community.visma.com og finde dit produkt under "Links". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support   Brugeren skal som minimum have mailadresse, han eller hun kan blive oprettet og får tilsendt en engangskode. Brugere, som ikke er oprettet med mobiltelefonnummer, har kun 72 timer til at lave en adgangskode.   4. Log på Visma HR Med ovennævnte oplysninger + adgangskode kan brugeren nu logge på de sider i Visma HR, som han eller hun har fået adgang til. Gå ind på   https://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR og find links-menuen i højre side af billedet. Klik på "Log på Visma HR"    Her indtastes nu den engangspinkode, som tilsendes pr. sms eller e-mail.   5. Medarbejderadgang til Visma HR Medarbejder har som standard adgang til følgende menupunkter: Medarbejder Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Lønregistrering Rapporter Indstillinger Derudover kan du give medarbejderen adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 5.1. Stamoplysninger Alle medarbejdere har adgang til at se - men ikke rette - egne stamoplysninger.   Systemet kan dog sættes op, så du kan give medarbejderen adgang til at redigere visse felter, hvis I ønsker det. Der er følgende muligheder for redigering: Alle felter Adresse Telefonnummer og e-mail Reg./kontonr.   5.2. Fravær og lønregistreringer I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der oprettet statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er: Afventer – registrering venter på ledergodkendelse Godkendt - registrering er godkendt af Leder Afvist - registrering er afvist af Leder Overført – overført til lønbehandling i Visma Løn. Det betyder, at registreringen kun kan slettes eller ændres af administrator. Godkendt fravær kan sendes som mødebooking til medarbejderens elektroniske kalender, hvis dette er valgt på virksomhedsniveau.   5.2.1. Fravær I menupunktet ’Fravær’ opretter medarbejderen sit eget fravær, der automatisk får tildelt status som ’Afventer’.  Medarbejder kan rette eller slette registreret fravær, så længe fraværet ikke er overført til Visma Løn. Hvis leder godkender fraværet, overføres dett til lønbehandling. Registreringen figurerer nu med status som ’Overført’. Hverken medarbejder eller leder kan herefter rette eller slette fraværet.   Hvis leder afviser fraværet, bliver det vist hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette det afviste fravær. Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Fravær får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Fravær kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejder kan vælge at oprette nyt fravær. I øverste højre hjørne af fraværsbilledet er der et filter til visning af fravær. Filteret bruges til at vælge en specifik fraværstype og/eller periode. Som standard vises indeværende ferieår i periode og alle fraværstyper.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte fraværsregistrering, kan det kun sker, hvis dette er sat på på virksomhedsniveau.   5.2.2. Lønregistreringer I menupunktet ’Lønregistrering’ opretter medarbejderen egne lønregistreringer (variabel lønoplysninger), der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. Medarbejderen kan rette eller slette lønregistreringen, så længe denne ikke er overført til Visma Løn.   Når lederen godkender lønregistreringen, kommer den til lønbehandling. Hverken medarbejder eller leder kan rette eller slette en overført lønregistrering.   Hvis lederen afviser lønregistreringen, vises den hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejderen kan nu rette eller slette den afviste lønregistreringen.   Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Lønregistrering får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Lønregistrering kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejderen kan vælge at oprette ny registrering. Uanset lønregistreringstype er det muligt for medarbejderen at uploade et dokument eller skrive en kommentar i tilknytning til registreringen. Det kan for eksempel være en hel uges timeregistrering, der er gemt som Excel-fil.   Det totale antal timer tastes på én lønregistrering, og filen uploades som dokumentation. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk at udfylde feltet ’Bemærkning’. Der er ingen validring på, hvordan feltet udfyldes. Også her er det muligt at uploade et dokument, der viser specificerede kørsler i en given måned.   Dermed skal der kun ske én registrering med det samlede antal kilometer. I øverste højre hjørne af skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer. Filteret bruges til at vælge en bestemt lønart eller periode, der ønskes vist.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte lønregistrering, kan det kun ske, hvis dette er sat op på virksomhedsniveau.   5.3. Arbejdskalender Arbejdskalenderen giver et overblik over: fravær (eget fravær) ekstra fridage (ekstra firmafridage) helligdage arbejdsplan (enten vises firmaets arbejdsplan eller medarbejderens personlige arbejdsplan) 5.4. Saldi I menupunktet ’Saldi sidste lønkørsel’ er det muligt at få vist forskellige ferie-/fraværssaldi fra lønsystemet. Her vises kun se de saldi, som HR afdelingen har valgt at gøre tilgængelige.   5.5. Rapporter Medarbejder har adgang til fraværsrapporter og en lønregistreringsrapport.   5.6. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan vælges andet sprog. Dansk er standardsprog, men medarbejderen kan også vælge engelsk som sprog.   Øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   6. Leder Leder har kun adgang til oplysninger om medarbejdere i sin egen afdeling(er). Dette styres i opsætning af bruger/adgange.   6.1. Medarbejder Leder har via menupunktet ’Medarbejder’ adgang til følgende menupunkter: Medarbejderoversigt Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Dokumenter Lønregistrering Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Indstillinger Der kan gives yderligere adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 6.1.1. Medarbejderoversigt Under ’Medarbejderoversigt’ kan leder kun se medarbejdere i sin egen afdeling. Når lederen klikker på den ønskede medarbejder, vises dennes stamoplysninger.   6.1.2. Stamoplysninger Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes stamoplysninger. Dette er standardopsætning for lederrollen i Visma HR. Der er muligt at åbne op for, at lederen kan vedligeholde adresse, e-mail og - hvis lederen får adgang til at rette, slette og opdatere - stamoplysninger. Se skærmbillede i afsnit 6.1.   6.1.3. Ansættelse Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes ansættelsesoplysninger. 6.1.4. Fravær Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders fravær. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende fravær.   Godkend fravær på en enkelt medarbejder Fravær, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.   Leder kan vælge at: godkende fravær ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte fraværsregistrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fravær afvises. I skærmbilledets øverste del vises totaler på registreret fravær, og der kan søges på en specifik periode og på fraværstypen.   6.1.5. Lønregistrering Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders lønregistrering. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende lønregistreringer.   Godkend lønregistrering på en enkelt medarbejder Lønregistrering, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.     Leder kan vælge at:  godkende lønregistrering ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte registrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistrering afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik periode og på lønart. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler.   6.1.6. Godkend fravær og lønregistreringer Dette skærmbillede består af fanerne fravær lønregistrering. Det er her, leder kan se alle registreringer, der har status som ’Afventer’ og dermed er klar til godkendelse. Registreringerne kan godkendes enkeltvis eller samlet ved at bruge fluebensmarkeringen.   Nedenfor ses godkendelsesmenuen for fravær – tilsvarende findes på lønregistreringer. Leder kan vælge at: godkende fravær ved at sætte flueben ud for den enkelte fraværsregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fraværet afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, fraværstype og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises fraværstotaler.     Leder kan vælge at godkende fravær ved at: sætte flueben ud for den enkelte lønregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistreringen afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, lønart og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler. Ved klik på kolonneoverskrifterne sorteres der på kolonnens indhold.   6.1.7. Leders eget fravær og lønregistrering Leder kan som standard ikke godkende egne fraværs- og lønregistreringer.   6.2. Rapporter Leder har adgang til forskellige standardrapporter for medarbejdernes ansættelse, løn og pension samt fravær.   6.3. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan der skiftes sprog fra dansk til engelsk. Det er også her, leder vælger, om han eller hun vil have tilsendt en mail, når der ligger en løneller fraværsregistrering til godkendelse. De øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   7. Administrator Virksomheden skal altid have en eller flere personer, der har administratorrettigheder i Orkidé. Typisk er det medarbejdere i HR eller økonomiafdelingen. Administrator har adgang til menupunkterne: Firma Medarbejder Kurser og uddannelse Rapporter Multifunktion Indstillinger Import/Eksport Hvis du som virksomhed allerede bruger Visma HR og tilkøber muligheden for, at medarbejderne selv kan registrere i systemet, får du også adgang til menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’.   7.1. Medarbejder Alle menupunkter under menuen ’Medarbejder’ er beskrevet i Afsnit 6 – Leder. I forhold til leder har administrator adgang til at se samtlige medarbejdere og har derudover lidt flere beføjelser. Disse er beskrevet nedenfor.   7.2. Ret godkendt fravær og lønregistrering Der er kun administrator – og medarbejder selv – der kan rette eller slette registreret fravær eller lønregistrering (med status som ’Afventer’ eller ’Godkendt’).   7.2.1. Ret overført fravær En fraværsregistrering, der er overført til Visma Løn, kan stadig rettes af administrator. Følgende felter i fraværsregistreringen kan rettes: Fraværstype Start- og slutdato Antal fraværsenheder Fraværssats Hvis administrator retter efter lønkørsel, skal lønbogholderen huske at starte en efterregulering i MultiLøn Erhverv, når registreringen er overført.   7.2.2. Ret overført lønregistrering Hvis en lønregistrering er overført til Visma Løn, kan den ikke rettes. Registreringen kan kun slettes, hvorefter medarbejderen kan lave en korrekt registrering.   7.3. Rapporter Administrator har adgang til alle standardrapporter for ansættelse, løn og pension samt fravær og uddannelse for alle medarbejdere og afdelinger.     7.4. Indstillinger I menupunktet ’Indstillinger’ har administrator har adgang til følgende: Mine indstillinger (se afsnit 6.3) Organisation Opslagstabeller Opslagskoder Specielle oplysningskategorier Specielle felter Fraværskalender Kategorier til dokumenter Projektnummer Bruger/adgang Løndele/fraværskoder Arbejdsplan Stillingskategori, koder Fravær via e-mail Opsætning af koder Realtidssaldi (Finanskunder) Der kan være virksomheder, der ikke har adgang til alle menupunkter under ’Indstillinger’.   Nedenfor er nogle af emnerne beskrevet. 7.4.1. Opslagstabeller og opslagskoder Her kan opslagstabeller og opslagskoder oprettes og vedligeholdes.   7.4.2. Brug/adgang Her tildeles øvrige brugere adgang til systemet. Detaljeret beskrivelse af bruger/adgang findes i ’Vejledning i brugeradgang til Visma HR.   7.4.3. Løndele/fraværskoder Under ’Løndele/fraværskoder’ kan administrator tilføje nye lønarter. Det er kun lønarter og fraværskoder, der allerede eksisterer i Visma Løn, der bliver overført til Visma Løn.   7.4.4. Stillingskategori, koder Lønarter og fraværstyper kan tildeles til alle eller til nogle stillingskategorier. Det betyder, at for eksempel funktionærer med stillingskategori 1001 eller 1002 kan have adgang til forskellige lønarter og fraværstyper.   7.4.5. Opsætning af koder Under dette menupunkt kan administrator vælge de fravær- og lønregistreringer, der kræver godkendelse, og om disse skal skjules for medarbejder og leder.   7.5. Import/Eksport Her kan administrator starte integration til Visma Løn og se integrationsrapporter. En detaljeret beskrivelse af integrationen findes i vejledning ´Visma HR integration til Visma Løn’. Det er også her, det er muligt at eksportere data fra Visma HR til Excel. Se beskrivelse i vejledningen ’Eksport af data fra Visma HR’.
Vis hele artiklen
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎07-09-2018 13:27
1. Indledning Menupunktet ’Fravær via Excel’ bruges til masseindlæsning af fraværsregistreringer og kan eksempelvis bruges til at indlæse fravær fra et tidsregistreringssystem eller fra andre registreringssystemer.   Med ’Fravær via Excel’ kan du indlæse både standard-fraværskoder og de fraværskoder, du selv har oprettet. Hvis de indlæste fraværsregistreringer ikke kræver godkendelse, vil de få status som godkendte og kan umiddelbart integreres til lønbehandling. Fraværsregistrering, som kræver godkendelse, vil få status som ’Afventer’.   2. Beskrivelse af fil-format Når du indlæser fravær i Vma HR, skal det være i Excel-format. Nedenfor kan du se de felter, du kan indlæse i Visma HR. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk og nøjagtigt som vist nedenfor, så filen kan indlæses uden valideringsfejl.   Danske feltnavn Engelske feltnavne Felt/kolonne i Excel-fil Personalenr. EmployeeNumber Obligatorisk Fraværskode AbsenceTypeCode Obligatorisk Fraværsenheder AbsenceNumber Obligatorisk Kalender AbsenceCalendarName Er ikke obligatorisk Startdato StartDate Obligatorisk Slutdato EndDate Obligatorisk Beløb Amount Er ikke obligatorisk Bemærkninger Remark Er ikke obligatorisk   3. Eksempel på fraværsfil Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen i Visma HR, så længe kolonnerne har de rigtige engelske overskrifter.   3.1. Formatering af kolonnerne ’Startdato’ og ’Slutdato’ Understøttede datoformater er følgende: dd-mm-åååå dd-mm-åå ddmmåå ddmmåååå. Dog skal du være opmærksom på, at datokolonner skal formateres som tekst ved talformaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan du skrive klokkeslæt sammen med datoformatet.   3.2. Formatering af kolonnerne ’Personalenummer’ og ’Fraværsenhed’ Personalenummer og fraværsenhed er alfanumeriske felter i Visma HR. Derfor skal disse kolonner også formateres som tekst i Excel-filen, hvis du vil sikre dig, at for eksempel foranstillede nuller ikke fjernes. Du formatere kolonnerne på følgende måde: Marker kolonnen Vælg ’Formater celler’ (kan vælges ved højreklik på musen) Vælg ’Tekst’ Klik ’OK’ for at gemme formatering   Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Det vil sige, at decimalseparatoren som udgangspunkt skal være ’komma’. Modulet kan dog håndtere punktum som decimalseparator på visse betingelser. Hvis programmet afvikles med internationale indstillinger, er talformatet #.##. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparatorer.   4. Indlæsning af Excel-fil Log på Orkidé og vælg ’Fravær via Excel’. Se afsnit 4.1, hvis virksomheden består af flere firmaer. Klik på upload-ikonet Klik på "åbn fil med fraværsregistreringer" Hvis filen er uden fejl, vil data blive indlæst, og du får en kvittering for indlæsningen, som ser ud som følgende: I dette billede kan du rette eller slette fravær. Indlæst fravær kan også ses under den enkelte medarbejder eller i menupunktet ’Fælles rapportering fravær’.   Hvis der er fejl i filen   som for eksempel overlap på startdato, fravær over årsskifte eller ugyldig fraværskode, vil der komme en validering som vist nedenfor:   Du kan sætte markering/flueben ved ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ og indlæs fraværslinjer uden fejl. Du kan også manuelt fjerne nogle af fluebenene ud for fraværslinjerne, hvorefter disse linjer ikke vil blive indlæst i Visma HR.   Fraværslinjer med fejl kan rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.   4.1. Flere firmaer i virksomheden Hvis der er flere firmaer i virksomheden, vil du se en dropdown menu, hvor du kan vælge det aktuelle firma. Fravær vil kun blive indlæst på medarbejdere, der er ansat i det valgte firma. Du kan ikke indlæse fravær på medarbejdere i forskellige firmaer på én gang. Årsagen er, at der kan være sammenfaldne medarbejdernumre i flere firmaer, og du derfor skal lave én Excel-fil pr. firma.   Ellers vil alt fravær, der er registreret på medarbejdere med sammenfaldne medarbejdernumre, blive indlæst i det først valgte firma.
Vis hele artiklen
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎06-09-2018 14:41
1. Introduction It is possible to give your employees access to Visma HR through the “Leader- employee module”, so they can record their own absence and variable salary registrations. Ex. Mileage, over time, absence and subsistence allowances.   Among other things, it is also possible to give the employees access to, their own personal data, employment record and vacation and absence balances. The module is process supported which means that the leaders automatically will be able to view salary- and absence recordings that are ready for approval. As soon as the leader approves the recordings they will be transferred to the payroll system (Visma Løn)   There will be access to the pages in Visma HR for the employee, leader and HR/Administrator in the organisation. This guide is mainly aimed at the administrator of the company and contains a description of the individual menu items and the access for these.   2. Icons When you record wage types and absence the following icons will be used for editing, deleting, updating and regret recording.     3. Visma’s security solution – Login module All users who need access to Visma HR need to be setup as users in Visma’s login-module, which is a security solution which are used for all Visma’s products.   As soon as the user has been setup in the login-module he/she will receive an e-mail with the text   “Du er den dd-mm-yyyy oprettet som burger af Vismas produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxxxx Brugernavn: xxxxxxxxx Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com. Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Bluegarden produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via mitbluegarden.dk og finde dit produkt under "System genveje". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support” (You have been setup as a user of Visma’s products with the following informations: CVR-number: xxxxxxxxxx User name: xxxxxxxxx Phone number: xxxxxxxx E-mail: xxxxx@xxxx.com). If you have any changes to your information please contact your user administrator. Before you can login to a Visma product you need to create a password. Click on the link below. Please note that the link below will be active for 30 days from you receive this e-mail. If you do not click on the link within the 30 days you need to login through Visma community, click on the Danish flag, select “Visma Løn & HR-administration” and then select your Visma Product in the Link menu on the right. When you have selected your product select “Glemt adgangskode?”. Link to Login-module. Please note that this e-mail. If you have any questions you are welcome to contact our technical support.)   To be setup and get a one-time-password, users must as a minimum provide his/hers e-mail address. Users who are not setup with phone number only has 72 hours to create a new password.   4. Log on Visma HR Using the above-mentioned information plus password the user can now log on to the pages he/she has been given access to in Visma HR. Go to http://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR and find the Links menu to the right. Click on “Log på Visma HR”     Fill in your company CVR-number, Username and the one-time-password which have been sent by sms or e-mail.   5. Employee access to Visma HR Employees will as a standard have access the following menu items: Employee            - Employee            - Relatives            - Employment            - Employment development            - Absence            - Salary registrations Reports Settings  In addition to this you can give an employee access to the following menu items:   Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Documents Work calendar Vacation-/Absence balance 5.1 Employee All employees have access to view but not edit their own employee information.   However, the system can be setup so you can give the employee access to edit certain cells if you want it to. The following options can be edited: All cells, address, Phone number, e-mail and reg./AccountNo.   5.2 Absence and Salary registrations In connection to absence and salary registrations some “status codes” have been setup. These shows where in the process the individual recording is now. Pending – registrations is pending for Leader approval Approved – registrations are approved by the Leader Redjected – registrations have been rejected by the Leader Processed – registrations have been processed in the payroll system “Visma Løn”. The registrations can only be changed or edited by the administrator. Approved absence can be sent as a meeting booking for the employees electronically calendar if this is setup on company level.   5.2.1 Absence In the menu item Absence, the employees can record their own absence which will automatically get the status Pending.     The employee can edit or delete the recorded absence as long as the absence has not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     If the leader approves the absence it will be transferred to payroll. The recording will now get the status Processed. Neither the employee nor the Leader can edit or delete approved absence.   If a leader declines the absence it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected absence. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status “Pending” and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific absence type or period. As a standard, the image will show all absence for the current vacation year.   If the absence need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.2.2 Salary registrations In the menu item Salary registrations, the employee can create his/her own variable salary registrations. These will automatically get the status Pending. The employee can edit and delete their own recordings as long as they have not been processed and transferred to the payroll system Visma Løn.     When the Lader approves the salary registrations it will be transferred to the payroll system. Neither the Leader nor the employee can edit or delete absence that has been processed and transferred to the payroll system.   If a Leader declines the salary registrations it will be shown to the employee with the status Rejected together with a reject comment. The employee can now edit or delete the rejected salary registrations. The employees should click on Edit (Ret) and on update when the absence have been edited. The absence will now get the status Pending and will be re-sent to the Leader for approval. The employee should click on Delete. The absence will not be submitted for approval or payroll. The employee can choose to create a new absence recording.     Regardless of the salary registration type it is possible for the employee to upload a document or write a comment connected to the registration. As an example, this could be a week’s recording of hours saved as an Excel-file.   The total amount of hours is recorded as one joint salary registrations and the file will be uploaded as support. When recording mileage, it is mandatory to fill out the cell “remark”. There is no validation on how the “remark” cell is filled out. It is also possible to attach a document that shows more details for the mileage recording. This means that it is only necessary to record one total recording for mileage. In the top right corner of the absence image a filter for showing absence can be selected. The filter is used to choose a specific wage type or period. If the wage types need to be recorded on a project, it can only be done if it has been setup on company level.   5.3 Work calendar The work calendar gives you an overview of: Own absence Additional vacation days Public holidays Work schedule - either the companys work schedule or the employees individual work schedule 5.4 Balances last payroll In the menu item “Balances last payroll” it is possible to have the different vacation- and absence balances shown from the payroll system. Only the balances made available by the HR department will be shown.   5.5 Reports The employees have access to the absence reports and a salary registrations report.     5.6 Settings (Indstillinger) In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the employee can choose English as language.   All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   6. Leader   The Leaders only has access to information about the employees in their own department. This is determined in the setup of users and accesses.   6.1 Employee The Leader will through the menu item “Employee” have access to the following menu items:  Employee          - Employee          - Relatives          - Employment          - Employment development          - Absence          - Salary registrations          - Approve absence and salary registrations Reports Settings   In addition to this you can give a Leader access to the following menu items: Salary and pension Salary development Benefits Education Special information Work calendar Vacation-/Absence balance    6.1.1 Employee overview In the menu item “All employees” the Leaders can only view the employees in their own department. When the Leader clicks on the individual employee the personal data for this employee will appear.     6.1.2 Personal data The Leader can only view, not edit, the employee’s personal data. This is a standard setup for the Leader role in Visma HR. It is possible to give access so the Leader can maintain address, e-mail, and if he Leader is given permission, edit, delete and update the employee’s personal information. See screen image in section 6.1.   6.1.3 Employment The Leader can view, not edit, the employee’s employment record.     6.1.4 Absence The Leader can view, approve or reject the employee’s absence. As a rule, it is the menu item “Approve absence and salary registrations” which is used to approved absence.   Approve the absence on a single employee Absence that needs approval has the status “Pending”.     The Leader can choose to: Approve the absence by clicking the “Edit” button on the individual absence recording and change the status to “Approved” Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the absence is rejected.   In the top part of the screen image totals for recorded absence are shown and you can search on a specific period and type of absence.   6.1.5 Salary registrations The Leader can view, approve or reject the salary registrations for the employees. The menu item “Approve absence and salary registrations” is as a rule used to approve Salary registrations.   Approve Salary registrations on a single employee   Salary registrations that needs approval has the status “Pending”.    The Leader can choose to: Approve the salary registrations by clicking the “Edit” button on the individual salary registration recording and change the status to “Approved” Reject the salary registrations by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific period and wage type. On the bottom of the screen image totals are shown for each recorded wage type.   6.1.6 Approve absence ans salary registrations This screen image consists of the tab “Absence” and “salary registrations”. This is where the Leader can view all registrations with the status “Pending” which are ready for approval. The registrations can be approved individually or all together by using the tick mark.   Below you can see the approval menu for absence – equivalent can be found for salary registrations.     The Leader can choose to: Approve the absence by tick marking the individual absence recording or all the recordings and clicking the “Approve marked” button. Reject the absence by clicking the “Edit” button and then choosing the status “Rejected”. “Reject comment” always needs to be filled out when the salary registrations are rejected. In the top part of the screen image the Leader can search on a specific employee, period, absence type and department. On the bottom of the screen image totals per wage type. By clicking the column headers, you can sort the contents of the columns.   6.1.7 Leaders own absence and salary registrations A Leader can as a standard not approve his/her own absence and salary registrations.   6.2 Reports The Leader had access to different standard reports for the employee’s employment, salary and pension including absence.   Please see the “Guide for reports in Visma HR” for a detailed description of the menu item reports.   6.3 Settings In “My settings” you can choose another language. Danish is the standard language but the Leader can choose English as language.   This is also where the Leader can choose whether he or she wants to receive an e-mail when there are salary or absence recordings ready for approval. All other cells in “My settings” should as a rule not be used or changed.   7. Administrator The company always need to have one or more people who has administrator rights in Visma HR. Typically, it will be the employees in HR or in the finance department. The administrator has access to the menu items: Company Employee Courses and education Reports Multifunction Settings Import/Export If you as a company which already uses Visma HR and you also buy the module that allows the employees to register in the system themselves you will also get access to the menu item “Approve absence and salary registrations”.   7.1 Employee All the items in the menu item “Employee” is described in section 6 – Leader. Compared to the leaders the administrator will have access to view all employees and also have a few more powers. These are described below.   7.2 Edit approved absence and salary registrations It is only the administrator and the employees themselves who can edit or delete absence or salary registrations (with the status “Pending” or “approved”).   7.2.1 Edit processed absence An absence recording that has been processed and transferred to the payroll system (Visma Løn - MultiLøn Erhverv) can still be edited by an administrator. The following cells in the absence recordings can be edited: Absence type, start or end date Amount/number of absence Absence rate If the administrator edits the absence after a payroll the payroll consultant needs to remember to make an adjustment in the payroll system Visma Løn, after which the employee can make the correct recording.   7.3 Reports The administrator has access to all standard reports for employment, salary and pension including absence and education for all employees and departments.   7.4 Settings In the menu item “Settings” the administrator has access to the following: My settings - See section 6.3 Organisation Lookup fields Lookup codes Special info. Categories Special Fields Absence calendar Document categories Project number User/Roles Salary types/ absence codes Codes to occupation Work plan Absence by e-mail Code setup Cost center Payment location Real time balances – Finance customers Some companies might not have access to all menu items in the menu item “settings”. Below some of these items are described.   7.4.1 Lookup fields and lookup codes This is where lookup fields and lookup codes can be created and maintained.   7.4.2 Users/Roles This is where other users can be setup and given access to the system. Detailed description of “User/roles” can be found in “Guide for standard roles in Visma HR”.   7.4.3 Salary types/Absence codes In the menu item “Salary types/Absence codes” the administrator can add new salary types. It is only salary types and absence codes that already exist in the payroll system Visma Løn. which will be transferred to the payroll system Visma Løn.   7.4.4 Code to occupation Salary types and absence codes can be added to all or some job categories. This means that ex. salaried employees with the job category 1001 or 1002 can have access to different salary types and absence codes.   7.4.5 Code setup In this menu item, the administrator can choose the absence and salary registrations which needs approval and choose it these should be hidden for the employees and Leaders.   7.4.6 Cost center In this menu item, the administrator can setup new cost centers. New cost centers will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   7.4.7 Payment location In this menu item, the administrator can setup new payment locations. New payment locations will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   Please see the separate “Guide for settings in Visma HR” where you will find a detailed description on how to setup all settings in Visma HR.        
Vis hele artiklen
Af Karina Baisgaard VISMA
  Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær. Setup Visma HR App kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administrator kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR. Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link: https://play.google.com/store/apps/details?id=dk.bluegarden.orkideapp   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR. Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation.   Medarbejder skal udfylde CVR-nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær. Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistre- ringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistre- ring og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn. Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer   Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og medarbejders rolle/rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til      
Vis hele artiklen
Af Karina Baisgaard VISMA
Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær.   Setup Visma HR mobile kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administra- tor kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR.   Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link:   https://itunes.apple.com/dk/app/visma-hr/id1334004291   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR.   Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation: Medarbejder skal udfylde CVR nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms-kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær.   Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistreringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistrering og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn.   Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App, før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og med- arbejders rolle rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til   Hvis medarbejder opretter en fraværskode som i mellemtiden er blevet fjernet af administrator, vil medarbejder få en fejlbesked om at fraværskoden ikke kan anvendes.   Fokus på den grønne knap når man tilføjer fraværskoder er på hele rækken, så man kan åbne fraværsdetaljen i stedet for at åbne fraværskoden til registrering  
Vis hele artiklen
Af Karina Baisgaard VISMA
1. Rapporter Rapporterne vises som udgangspunkt vises i Excel. Enkelte rapporter kan dog også vises i pdf, her vises udvalgte felter, da pdf-formatet har pladsbegrænsninger i forhold til Excel.   Rapportoversigt Når du går ind under ’Rapporter’, kommer du til ’Rapportoversigt’. Som standard vises rapporterne som ikoner, men du kan øverst i højre hjørne skifte mellem visning af ikoner eller på liste.   Rapporter med standardopsætning: Fraværsliste Jubilæer Fødselsdage Medarbejderliste Ansættelser og fratrædelser Lønregistreringsrapport Anciennitet Rapporter med mulighed for at ændre opsætning: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Du kan vælge hvilken typer rapporter du ønsker at få vist i oversigten, ved at bruge denne dropdownmenu i toppen:     Under hver rapport, kan du se et eller flere små ikoner.     Vær opmærksom på, at alle med rettigheder kan slette virksomhedens egne rapporter. Sådan kan et fuldt overblik se ud:   1.1. Adgang til rapporter Adgangen til rapporter styres på roller og afhængig af adgang til afdelinger. For at have adgang skal man som minimum via rollen have læseadgang på ’Ansættelse’ og ’Medarbejder stamdata’ samt have adgang til den eller de afdelinger, man skal kunne se data for.   Skal der være adgang til rapporterne ’Lønregistreringer’ og ’Fraværsliste’, så skal der også være læseadgang til Fravær og Variable. Kontakt dit kundecenter, hvis du har behov for at ændre på en eller flere roller.   2. Standard eller egen definition Alle rapporterne findes i en standardvisning. Nogle rapporter giver mulighed for at definere, hvordan den skal se ud. Det er: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Når du klikker på en rapport, får du muligheden for at definere det, du ønsker at se. Det gør du ved at klikke på ’Til/fravælg kolonner’ og derefter klikke de informationer af, du vil have med i rapporten. Udover til/fravalg af bestemte informationer, kan du også sætte filter på.   Herunder er et eksempel fra rapporten ’Ansættelse’, hvor du kan vælge hvilke afdelinger, rapporten skal gælde for. Hvis du ikke vælger nogen, så vil alle afdelinger være med i rapporten. Når du er færdig kan du klikke på ’Hent Excel’ for at se rapporten. Er det en rapport I skal bruge ofte, kan du nederst under ’Gem opsætning’ give den et navn og derefter gemme den. Herefter vil den kunne ses i rapportoversigten.   Vær opmærksom på, at man ikke kan navngive flere rapporter med samme navn. Hvis du vælger et navn til en rapport, der allerede eksisterer, vil der ske én af følgende ting: Hvis det samme navn som en af standardopsætningerne, vil du ikke kunne vælge det. Du vil få en fejlbesked og skal vælge et andet navn. Hvis det er samme navn som en af jeres egne definerede rapporter, vil du få muligheden for at overskrive. Hvis du vælger dette, så vil den gamle rapport blive erstattet af den du er i gang med at gemme. Skal I beholde begge rapporter, skal du vælge et andet navn.      
Vis hele artiklen
Links
Visma Shop