Visma Løn & HR-administration
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
Sortér efter:
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎07-09-2018 13:25
1. Indledning Adgang til Visma HR er blevet væsentlig udvidet, således at det nu er muligt at give adgang til systemet på en mere fleksibel måde. Dette betyder, at Visma HR kan ’åbnes’ for medarbejdere, der skal have mere eller mindre begrænset adgang til systemet.   Vi imødekommer dermed behovet for at kunne give adgang til andre arbejdsfunktioner, end dem vi allerede har I systemet i dag. Nu kan der opsættes roller, der får adgang til Visma HR på lige netop det niveau, som disse arbejdsfunktioner kræver. Det kan f.eks. være adgang for medarbejdere i en IT afdeling.   Ligeledes kan der gives udvidet adgang til allerede eksisterende brugerroller, f.eks. fraværsregistrator. Denne vejledning beskriver i detaljer, hvorledes opsætning af brugerroller foregår. Endvidere har vi udvidet muligheden for at kunne registrere organisationens afdelingsledere, herunder om lederen har adgang til Visma HR eller ej. Beskrivelse findes i afsnit 6 længere nede.   1.1. Fleksible roller Fremover skelner vi mellem standardroller (brugerrettigheder), som hele tiden har eksisteret, og fleksible roller, som er den nye fleksible måde at få adgang til systemet på. Opsætning af en ny fleksibel rolle kan kun foretages af Visma. Ved opsætning skal adgang til følgende punkter afklares: Menupunkter (moduler) Firma og afdelinger Sikkerhedsfunktioner (adgangsrettigheder)   1.1.1. Adgang til menupunkter Adgang til menupunkterne – modulerne, som vi også kalder dem – kan der efter behov åbnes og lukkes for. I nogle tilfælde er menupunkterne afhængige af hinanden, således at der skal gives adgang til mere end et menupunkt for at opnå den ønskede brugeradgang.   1.1.2. Adgang til firmaer og afdelinger Der kan gives adgang til et eller flere firmaer inkl. underfirmaer, afdelinger og underafdelinger, eller der kan gives adgang til én enkelt afdeling.   1.1.3. Adgang via sikkerhedsfunktioner Vi har indført noget, der hedder sikkerhedsfunktioner (se eksempel i 3.2). Disse bruges kun af Bluegarden til opsætning eller ændring af fleksible roller. Det er via sikkerhedsfunktionen at adgangsrettigheder til menupunkterne tildeles, dvs. de handlinger (Opret, Læs, Ret eller Slet) brugeren må benytte i et bestemt menupunkt.   Med udvikling af sikkerhedsfunktioner kan vi nu give differentieret adgang til Visma HR, der kan kombineres den adgang, der gives via modulerne.   1.2. Bruger / adgang Menupunktet ’Indstillinger’ er udvidet til brug for administration af brugere og brugerrettigheder, herunder adgang til specielle oplysninger. Under ’Bruger/adgang’ er der følgende fire undermenuer: Brugere - Her oprettes nye brugere Specielle opl. adgang - Her defineres, hvem der skal have adgang til hvilke specielle oplysninger Roller - Her vises et overblik over de roller – inkl. fleksible roller – som I har adgang til Bruger/adgang - Her tildeles eller ændres brugerrettigheder til systemet   2. Sådan oprettes en ny bruger I dette afsnit beskrives hvorledes nye brugere får adgang til Visma HR.   2.1. Bruger i Login-modul Inden en ny bruger kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Visma Login-modul. Gå på https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Virksomheder, der anvender vores løsninger, har allerede fået oprettet en Administrator i Login-modulet. Det er denne administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i systemet. Det er det bruger-id, der bliver tildelt i dette system, som skal bruges ved oprettelse af nye brugere i Visma HR. Brugeren modtager en mail med oplysning om adgangskode.   Skærmbillede til oprettelse af ny bruger i Login-modul: 2.2. Bruger i Visma HR Sådan oprettes ny bruger i Visma HR: Vælg menupunktet 'Indstillinger' Vælg undermenuen ’Bruger/adgang' og herefter ’Brugere’ Klik på Ny og opret bruger med Brugernavn og Bruger id fra Login-modulet Vælg evt. også personalenummer og navn på brugeren i Medarbejder dropdown listen. Klik på Gem Efterfølgende er det muligt at rette Brugernavn, Bruger id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver dog, at den pågældende brugers adgangsrettigheder er slettet. Hvis en bruger har oprettet og gemt et Udvalg, rapporter eller lønsimuleringer, kan brugeren heller ikke slettes.   Bruger id skal være identisk med Bruger id i Login-modulet. Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   3. Bruger / adgang (Brugerrettigheder) Brugerrettigheder tildeles i menupunktet, der nu hedder ’Bruger / adgang’. I dette skærmbillede vises medarbejdere med adgang til Visma HR, herunder hvilke rettigheder (roller) de er tildelt, og de firmaer og/eller afdelinger de har adgang til. Der kan foretages søgning på Bruger, Rolle, Personalenr. eller Medarbejder navn.   Ved klik på en medarbejder i kolonnen ’Brugernavn’ vises i nederste del af skærmbilledet de firmaer/afdelingen, den pågældende medarbejder har adgang til.   3.1. Tildel brugerrettighed til en bruger Klik på Ny I dropdown menuen ’Bruger’ vælges den netop oprettede bruger I dropdown menuen ’Rolle’ vælges der mellem standardrollerne eller eventuelle fleksible roller, der er oprettet af Bluegarden  Yderst til højre markeres de firmaer og afdelinger, brugeren skal have adgang til Klik på Gem Flere brugere kan tilknyttes den samme rolle.   3.2. Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres organisation har til rådighed. Pt. indeholder Visma HR følgende elleve standardroller: Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursusadministrator Løn I skærmbilledet nedenfor ses de elleve standardroller samt én fleksibel rolle, Specielle oplysninger. Medarbejdere med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Administrator, firma’ kan klikke på Ret Slet under ’Aktion’, hvorved opsætningen (rolle detaljer) af den enkelte rolle vises - se skærmbilledet på næste side. Du har ikke mulighed for at ændre i denne opsætning, bortset fra navnet på rollen.   Eksempel på opsætning af en rolle: HUSK: Nye fleksible roller kan kun oprettes af Visma   4. Adgang til Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle opl. Adgang’ er udviklet med det formål, at kunne give visse medarbejdere adgang til én eller flere specielle oplysninger. F.eks. vil medarbejderne i en Itafdeling kunne få adgang til den specielle oplysningskategori (fane), der viser registreret it udstyr.   4.1. Opret ny ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Specielle oplysningskategorier’ Klik på Ny Skriv kategori navn Klik på Opdater Når det oprettes en ny ’Speciel oplysningskategori’ får rollen ’Administrator, organisation’ automatisk adgang til oplysningskategorien.   4.2. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Bruger / adgang’ Vælg Specielle opl. adgang’ (se skærmbilledet nedenfor) Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, f.eks. IT Udstyr Tilføj rollen, der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på Gem   Nu er det kun medarbejdere, der har adgang til Visma HR med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Specielle oplysninger, der har adgang til at se og registrere udleveret IT udstyr.   I dette eksempel er rollen ’Specielle oplysninger’ oprettet som en fleksibel rolle. Bemærk, alle brugere, der har adgang til Specielle oplysninger, har også adgang til Oplysningskategorien ’Diverse’. Derfor bør der ikke registreres fortrolige oplysninger i ’Diverse’. 5. Afdelingsleder med eller uden adgang til Visma HR I menuen ’Afdelingsleder’ under ’Firma’ har vi tilføjet en ny kolonne, med det formål at kunne skelne mellem ’Leder med adgang til Visma HR og ’Leder uden adgang til Visma HR.   Den nye kolonne hedder ’Afd. Leder med brugeradgang’. Kolonnen bliver automatisk opdateret, hver gang en bruger får tildelt adgang til en eller flere afdelinger, samt bliver oprettet med en af følgende roller: Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger   5.1. Opret afdelingsleder uden brugeradgang Vælg menupunktet ’Firma’ Vælg ’Afdelingsledere’ Klik på knappen ’Ret’ ud for den ønskede afdeling Klik på dropdown-menuen og vælg en medarbejder fra listen Klik på ’Opdater’ Bemærk   at kun personer, der er oprettet i Visma HR, kan oprettes som afdelingsleder uden brugeradgang.   5.2. Opret afdelingsleder med brugeradgang Afdelingsleder med brugeradgang oprettes som beskrevet i afsnit 3 og 3.1. Flere ledere kan have brugeradgang til den samme afdeling. Når en leder er oprettet med brugeradgang, betyder det, at den pågældende leder har adgang til Visma HR, hvor lederen kan se medarbejdere i relevante afdelinger.   Afdelingslederne blevet automatisk opdateret i følgende to skærmbilleder: Organisationsoversigten   Klik på en afdeling, hvorefter billedet nedenfor vises i højre side   Firma og afdelinger   Klik på Vælg ud for en afdeling, hvorefter afdelingen vises    
Vis hele artiklen
Af Karina Baisgaard VISMA
1. Introduction Access to Visma HR has been significantly extended so that it is now possible to give access to the system in a more flexible way. This means that Visma HR can be opened for employees who needs limited access to the system.   We thereby meet the need to give access to other job functions than the ones the system had before. Now it is possible to setup roles which gives access to precisely the level which these job functions require. This could ex. be accesses for employees in the IT department.   Likewise, extended accesses can be given to existing user roles ex. “absence recording”. This guide describes in detail how to create and setup user roles. Further we have extended the possibility to register the organisation’s department leaders including whether the leaders have access to Visma HR or not. Description can be found below in section 6.    1.1 Flexible roles Going forward we will distinguish between user roles which has always existed and flexible roles which is the new flexible way to get access to the system. The setup of a new flexible role can only be done by Visma. When you need a new access/flexible role you need to make decisions about:   Menu items Company and departments Safety rights / access rights 1.1.1 Access to menu items Access to menu items can be opened and closed as you see fit. Under some circumstances the access for the menu items depend on each other, which means that access for more than one menu item might be required to give the needed access.   1.1.2 Access to company and departments Access can be given to one or more companies including employers, departments, and sub-departments or you can give access to one single department.   1.1.3 Access to safety rights / Access rights We have introduced something called safety rights (See example in section 3.2). These are only used by Visma to setup or change of flexible roles. Accesses for the menu items are given through safety rights, in other words, which actions the user can use in each menu item (Create, Read, Edit or Delete).   With the introduction of safety rights, we can now give differentiated access to Visma HR which can be combined with the access that are given through the menu items.   1.2 Users/Roles The menu item “Settings” have been extended for the use of the administration of users and user rights, including access to “special information”. In the menu item “Users/Roles” you will find the following four sub-menu items:   Users (This is where you setup users) Special info. Roles (This is where you define who should have access to which special information) Flexible roles view (This is an overview of roles, including flexible roles, which you have accesso) User roles (This is where you give or change user rights for the system) 2. Create a new user In this section we will describe how a new user will get access to Visma HR.    2.1 User in the login-module Before a user can get access to Visma HR the user needs to be setup in the Visma login-module. Go to https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Companies who uses our solutions has already had an administrator setup in the login-module. It is this administrator who has access to creating new users in the system. It is the user-id that has been given in this system which you need to use when you create a new user in Visma HR. The user will receive an e-mail with information about their password. 2.2 User in Visma HR This is how to create a new user in Visma HR:   Select the menu item “Settings” Choose “Users/Roles” and then “Users” Click on “New” and create the user with the username and user id from the login-module Choose an employee number and name in the dropdown-list. Click on “Save” Afterwards it is possible to edit the username, user id or delete the user all together. If you want to delete the user you however also need to delete the user rights that the user has been given. The user cannot be deleted if the user has created and saved a selection, reports or salary simulations.   User id must be identical in the login-module and Visma HR. The cell “Last log on” is not activated in the current version of Visma HR.   3. Users/Roles The user rights are given in the menu item “Users/Roles”. In this menu item all employees with access to Visma HR will be shown including the rights that they have been given and the company’s and/or departments that they have access for. You can search for user, role, employee number or employee name.     By clicking an employee in the column “User name” you can see which company’s/departments the selected user has access to.   3.1 Assign user rights to a user  Click on “New” Select the newly created user in the dropdown-menu “User” Select the role (Standard role or flexible role) you want to assign in the dropdown-menu “Role” Mark the company’s and departments that the user should have access to, on the right side of the page   More users can be assigned to the same role.   3.2 Flexible roles In the menu item “Flexible roles” you can see all available standard and flexible roles for your organisation. At the moment there are seven standard roles in Visma HR.   Administrator, Company Admiinistrator, Organisation Department leader, Read Department leader, Edit Absence enrolment HR (Without multifunction) Course administrator   Employees who has the user role “Administrator, Organisation” and “Administrator, Company” can click on a role to see the setup (role details) for each individual role.  No changes can be made to this setup except the name of the role.   Example of setup for a role:   Remember! New flexible roles can only be setup by Visma.   4. Access to special info. roles The menu item “Special info. roles” with the purpose to grant certain employees access to one or more special info. roles. As an example, an employee in the IT department can get access to the special information (tab) which shows the registered IT equipment.   4.1 Create a new “Special info. category”  Select “Settings” Select “Special info. categories” Click on “New” Write the name of the category Click “Update” When a new “Special info. category” is created the role “Administrator, organisation” will automatically get access to the special info. category.   4.2 Assign access to “Special info. category”  Select “Settings” Select “Users/Roles” Select “Special info. role” Click on the category in the column “Special information category name” Ex. “IT Equipment” (IT udstyr) Add the role which needs access to the info. category Click on “Save” Now only the employees with the user role “Administrator, Organisation” and “Special information” will have access to see and register the handed-out IT equipment (IT udstyr).   In this example the role “Special information” is created and setup as a flexible role. Please note that all users who has access to “Special information” also has access to the special info. category “miscellaneous”. For this reason, confidential information should not be registered in the “miscellaneous” category.   5. Department Manager (With or without access to Visma HR) In the menu item “Company” you will find the sub-menu item “Department manager”. Here we have added a new column with the purpose to distinguish between “Dept. manager with user access” and “Dept. manager” (Without access to Visma HR).   The new column is called “Dept. manager with user access”. This column will automatically be updated every time a user gets access to one or more departments including when a user is created with one of the following rights   Department leader, Read Department leader, Edit     5.1 Create a department manager without access to Visma HR  Select the menu item “Company” Select “Department manager” Click the button “Edit” on the wanted line, at the right Click on the dropdown-menu and choose an employee form the list Click “Update”   Please note that only users that have been created in Visma HR can be created as department manager without user access.   5.2 Create a department manager with user access Department managers with user access can be setup as describes in section 3 and 3.1. More managers can have user access for the same department. When a manager has been setup with user access this means that that manager will have access to Visma HR where he/she will be able to see employees in the relevant departments.   The department managers will automatically be updated on the following pages:   Organization overview Click on a department and the page here below will show on the right Companies/department Click on a department and the page here below will show  
Vis hele artiklen
Af Karina Baisgaard VISMA
Som bruger får du mulighed for at deltage aktivt i debatten på dit community, rose indlæg, samt at hente eventuelle downloads til dit program. Sådan opretter du dig som bruger på Visma Community: Klik på  Registrer Udfyld felterne i formularen og klik “Tilmeld dig” Herefter modtager du en email med et aktiveringslink. Klik på knappen “Aktivér konto”. OBS: Modtager du en mail, hvor der står at du allerede er registreret som bruger, så skal du gå tilbage til dit Community, klikke på  Sign In , hvorefter du skal bede om at få tilsendt et nyt kodeord. Når du har gjort det, kan du logge ind på dit community med det nye kodeord og din email. Når du har klikket på “Aktivér konto” modtager du en mail, hvor du skal indtaste din nye adgangskode. Når du har angivet dit kodeord og accepteret vilkår og betingelser er du oprettet og klar til at deltage ud i debatten med din nye Community-profil. God fornøjelse med din nye bruger, og husk på at vi altid står klar til at hjælpe dig i supporten, hvis du har spørgsmål.
Vis hele artiklen
Links
Visma Shop