Visma Løn & HR-administration
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
Sortér efter:
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎07-09-2018 13:40
1.         Indledning Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.   Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst. 1.1.       Ikoner I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   2.         Indstillinger Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter. Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.   2.1.       Mine indstillinger Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.     Diverse indstilling Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog. I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet. Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.   Medarbejdersøgning Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma. I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.   Organisationer Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR. 2.2.       Organisation I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.   Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.           2.3.       Opslagstabeller De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.   En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.   Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.   2.3.1.        Opret en ny opslagstabel Klik på ’Ny’ Skriv et nummer, der er over 500 Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.     Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder. 2.4.       Opslagskoder Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.   Klik på ’Ny’ Udfyld kode Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:   Klik på ’Ny’ Ved kode skriver du postnummeret Vælg land Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   2.5.       Specielle oplysningskategorier De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.   Eksempler på specielle oplysningskategorier:     Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.   Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Afslut med 'flueben' 2.6.       Specielle felter En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.   Eksempler på specielle oplysningsfelter:   Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:   Klik på ’Ny’ Vælg en kategori i dropdown-menuen Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor) Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel) Afslut med 'flueben'     Specielle oplysninger på medarbejder:   Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.   2.7.       Fraværskalender Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.     2.7.1.        Opret fraværskalender Sådan opretter du en fraværskalender:   Klik på ’Ny’ Giv kalenderen et sigende navn Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej Vælg land i ’Benyt helligdage fra’ Klik på ’Tilføj’ Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag   Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.   I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.      Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun   én   af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.   Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.   En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.   Integration til Visma Løn Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.   Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’. 2.8.       Kategorier til dokumenter For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.      Ny kategori oprettes således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien) Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her Afslut med ’Gem’ Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.   Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’ Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver   ikke   automatisk placeret i en kategori.   Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator. 2.9.       Projektnummer Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.   2.9.1.        Opsætning af Projektnummer Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.   Klik på ’Ny’ Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske) Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.   Eksempel på oprettelse af projektnummer:     2.9.2.        Opsætning af overførsel til Visma Løn Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke   på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.   I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:   For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:   Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer Kontoplanfelt 1 Kontoplanfelt 2 Kontoplanfelt 3 Kontoplanfelt 4 Kontoplanfelt 5 Kontoplanfelt 6   Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have   enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.   Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR. Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR. Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen. 2.10.       Bruger/adgang I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.   Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.   Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.   2.10.1.        Brugere Sådan opretter du en ny bruger:   Klik på ’Ny’ Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet) Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen Klik på ’Gem’     Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.   Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.   Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt. 2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.   Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.   2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på ’Gem’   Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.   Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger. 2.10.3.        Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.   Orkidé har følgende 11 standardroller:   Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursus administrator Leder Løn Medarbejder   Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.     Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.   Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma. 2.10.4.        Bruger/adgang I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.     Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.   2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger  Klik på ’Ny’ Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’ Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’ Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling! Klik på ’Gem’     Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id). 2.10.       Løndele/fraværskoder I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.     Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.     I opslagstabellerne   320 Personalegoder 322 Fraværstype 324 Variable lønregistrering   kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede. 2.12.       Stillingskategori, koder Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.     Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:   Klik på stillingskategorien, så den bliver blå Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side Afslut med ’Gem’   Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.   Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’. 2.13.       Arbejdsplan Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.   Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):     Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.   Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne. Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).  2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)   Klik på ’Ny’ Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049) Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender) Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge Klik på Gem Klik på ’Overfør til lønsystem’   Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.   Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres. 2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.   Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder: Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.   Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.   2.14.       Fravær via e-mail I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.    Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.   Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på   firmaniveau. 2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’ Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:   Det er kun   godkendt   fravær, der sendes via e-mail til kalenderen I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen. Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet   Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.   Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:      Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.   Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.   2.15.       Opsætning af koder I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.       Kræver godkendelse I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.   Skjules for medarbejdere Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.   Kode vises i Visma HR Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.   Vises når lønbehandlet Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.   2.16.       Realtidssaldi Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.     2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.   Minimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:     Advarsel, min. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:     Advarsel, maks. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.     Maksimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.       Undtagelser Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:   Nyansatte medarbejdere Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv. Godkendelse af lønkørsel Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet. Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier: Fravær via Excel Fælles rapportering fravær Godkend fravær og lønregistreringer 2.17.       Costcenter Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.   2.18.       Udbetalingssted Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.    
Vis hele artiklen
Opdateret af Karina Baisgaard VISMA ‎06-09-2018 14:13
 1. Introduction This guide describes how you through the menu item ”Settings”, have a selection of numerous opportunities to customize your HR-system, so it fits the processes in your company.   Visma HR consists of modules. For this reason, this guide might hold descriptions for modules that your company does not have access to. For example, some companies have access to the “Leader- Employee module and some companies have access to branch specific modules like finance.   1.1 Icons In Visma HR the following icons are used to edit, delete, update or reject a recording. 2. Settings In the menu item settings, you will find a lot of different sub-points. Below you can see a complete list of sub-points which gives you the opportunity to customize your Visma HR settings. Access to the individual sub-points is determined based on roles. The role “Administrator, Organisation” has as a rule access to all the sub-points: 2.1 My Settings Th is the only sub-point under Settings which all users (Roles) have access to in Visma HR. Misc. settings You can choose between Danish and English as language. In the cell “Start page” you can choose the menu item where you would like Visma HR to open in when you sign-in to the system. “Adjust pages to this height”: 768 pixels should be used.     Employee search If you have multiple businesses within the company, you can choose only to search for the employees in one specific business unit. In the cell “Default search field”, you can set up the criteria for search that you typically use, when you need to search for an employee.   Organisations This cell will only be shown if you have access to more organisations (Companies) in Visma HR.   2.2 Organisation In Visma HR, company will often be mentioned as “Organisation”. In the menu item “Organisation” you can maintain the company data for your company. You will have access to all cells on the page, except from the cells “Customer relation number” and “Project no. are transferred to MLE field”. See section 2.9 regarding project number setup. You can find a description on the “Absence Registration” cell in the guide “Reminders” 2.3 Lookup fields Most screen images in Visma HR has cells equipped with dropdown-menus, ex. “Employment type” and “Internal title”. A dropdown-menu is the same as “Lookup fields”. Visma HR has several Lookup fields (cells) which cannot be deleted, as they are default system fields (cells) and some of them are necessary because of the integration with the payroll system Visma Løn (MultiLøn Erhverv).   You can create and setup new “lookup fields” with lookup codes associated. The “Lookup fields” 0 to 500 is reserved for system fields, which means that the “lookup fields” you create yourself, needs to have a number higher than 500.  2.3.1 Create a new lookup field Click on “New” Writhe a number higher than 500 The cells “Extra field”, “Extra number” and “Number of decimals” should not be used Under “Language Text” you should fill in the name of the lookup field Under “Description” fill in the description for the lookup field  We recommend that you also fill in the Danish description, but this is not a demand. When the lookup table have been saved, you need to set up the relevant lookup codes.   2.4 Lookup codes Lookup codes is created by first choosing the lookup table which need to have codes associated.   Click on “New” Fill in “Code” Fill in “Language text” (Both Danish and English) End by clicking “Save”   There are some differences in how the lookup tables should be setup. Ex. If you need to add a foreign zip code in a lookup table “100 - Zip codes” this is how it is done:   Click on “New” In the cell “Code” you fill in the zip code Select Country In the cell “Language text” you should fill in the name of the city (Both in Danish and English) End by clicking “Save” 2.5 Special info. categories The different tabs, shown in “Special information”, in the menu item “Employee”, are created in the menu item “Special info. Categories”. One individual information category is equal to one tab in ”Special information”. You can create an unlimited number of special info. Categories.     The category “Miscellaneous” is automatically created when the system was converted and this category cannot be deleted. If a category does not have any special fields (Cells), the category can be deleted by clicking on the X.   This is how a new special info. Category can be created: Click on “New” Type in the name of the category End by clicking the tick sign   2.6 Special fields A special info. category always needs to have one or more special information fields associated.   Examples of special information fields:   This is how you create a new special information field (cell):   Click on “New” Select a category in the dropdown-menu Type in “Field name” (This name will show in the employee’s Special information – see below) Select “Field type” in the dropdown-menu (New fields can be created in a lookup table) End by clicking the tick sign 2.7 Absence calendar The idea behind the Absence calendar is to simplify the registration of vacation, sickness and other absence, so the system will calculate the number of absence days taking Saturdays, Sundays, public holidays and additional vacation days into consideration. 2.7.1 Create absence calendar This is how you create an absence calendar:   Click on “New” Give the calendar an expressive name Select whether Saturdays and Sundays are holidays or not Select country in “Use holidays from” Click “Add” Select public holidays in the current year (Click on each day or choose all at one time) Right click on a date to add additional holidays, ex. Christmas day, New year’s and constitution day.   The button “Make default” means that this calendar will be used as standard-absence calendar when an absence is added on an employee – except the events where the employees has chosen another calendar as standard-absence calendar.   In the screen image where absence is registered you can see the chosen calendar.   You can create multiple calendars, but only one can be the standard-absence calendar for the company.   If you need to create a calendar with foreign holidays, you will need to setup the public holidays in the lookup table “120 - Holidays” in the menu item “Settings”.   After this setup, the holidays for that country can be chosen through the dropdown-menu “Use holidays from”.   An absence calendar cannot be deleted if it has been used for absence recording.   Integration to Visma Løn When a calendar has been setup as standard-absence calendar the calendar will automatically be transferred to Visma Løn as holiday calendar.   Changes in a standard-absence calendar, that has already been transferred to Visma Løn, will automatically be updated in the system as soon as it is saved.   2.8 Document categories To get a better overview of the documents that have been uploaded/saved on an employee, it is possible to categorize the documents. This setup can be done in the menu item “Document categories”. Inhere you can setup new document categories and control the accesses for these. This is how you create a new category:   Click “New” Write the name of the category Fill in the description (The description will be shown to the users when they upload documents in that category) Fill in the similar name and description in Danish Setup rights to the right. Only roles that are in use will be shown here. End by clicking “Save”   Documents that have been uploaded before you set up the “Document categories”, will not be placed into any category. These documents can easily be moved into the relevant categories in “Employee”, “Documents”   Uploaded documents through the menu item “Salary registrations”   You are still able to upload documents when you register mileage, disbursements, travels etc. in the menu item “Salary registrations”. These attached documents will not automatically be placed into a category.   Please note that if a salary registration has the status “Processed” the uploaded document cannot be deleted in “Documents” on the employee, unless the whole salary registration is deleted by an administrator.   2.9 Project number Project number is used in connection to absence- and salary registrations. Project numbers that are used when you register salary can be transferred to Visma Løn.   2.9.1 Setup of project numbers Project numbers are setup in “Settings” – “Project number”   Click on “New” Add a project number on 10 characters at the most Give the project a name and a description Add a start and end date (Not mandatory) Mark at least one absence code or one salary registration code before you can save the project number.   When Absence code and/or salary registration code have been added to a project number, the project number cell will be mandatory when you register absence and salary.   Example of setup of project number: 2.9.2 Setup of transfer to Visma Løn It is possible to transfer project numbers for salary registrations (Not for absence registrations) to an input entry in Visma Løn. The setup must be done by Visma.   In the screen image for “Settings” (See section 2.3) the setup will be shown like this: For the ones who are interested, here is a short description of the setup in the payroll system Visma Løn:   The chart of accounts sort code needs to be setup in Visma Løn (“opsætning” - “Kontoplan” – “Sorteringskode”) before the integration to the cell “Valgfri” can be activated. You can choose integration for:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer (No integration, salary registrations will be transferred without project number) Kontoplanfelt 1 (Chart of accounts field 1) Kontoplanfelt 2 (Chart of accounts field 2) Kontoplanfelt 3 (Chart of accounts field 3) Kontoplanfelt 4 (Chart of accounts field 4) Kontoplanfelt 5 (Chart of accounts field 5) Kontoplanfelt 6 (Chart of accounts field 6)   Visma HR can transfer one sort code to Visma Løn. Companies with multiple employers, and with different chart of accounts, needs to have identical sort codes for all employers. The same applies if the company in Visma HR has integration to different customer relation numbers in Visma Løn.    If you change a sort code in Visma Løn you also need to change the chart of account field in Visma HR. If you delete the chart of accounts cell for the sort code you need to change this in Visma HR as well. If you have “Aflønning” as a part of the sort code in Visma Løn you need to remember that this chart of accounts field is not read in through a decentral read in. Because of this “Aflønning” should not count in the order. 2.10 User/Roles The access rights for Visma HR can be controlled in the menu item “User/Roles”. Typically, it will be the administrator, and users with similar rights, who will have access to this menu item. The menu item contains four sub-menus which are all described here below.   Before a new user (employee) can get access to Visma HR the user needs to be setup in Vismas Login-module. It is the administrator of the company who has access to create and setup new users in the login-module. It is not possible to get access to Visma HR without being setup as a user and without having a user role.   2.10.1 Users This is how you create and setup a new user:   Click “New” Fill in the Username, 40 characters at the most (The username does not have to be the same as in the login-module) Fill in “User id” from the user setup in the login-module (A user id is 13 characters long and typically consists of CVR number and a 5-digit sequential number) Select employee number and name for the user in dropdown-list Click "Save" Afterwards it is possible to edit the username, user id or entirely delete the user. Entirely deleting the user requires that the user rights are deleted as well.   The cell “Last log on” is not active in the current version of Visma HR.   Please note: Employees who need to have different accesses in Visma HR – meaning different roles – needs to be setup as many times in the login-module as in this menu.   2.10.2 Access for Special Information This menu item is used to control the access to the information categories (the tabs) in special information. As an example, you can choose that an IT-role will only get access for the tab “IT”.   Regardless of who has setup a new “Special information”, the administrator will automatically get access to the new category.   2.10.2.1 Assign access to "Special info. roles" Click on the category in the column “Special information category name”, ex. IT Add the role (Shown in the bottom part of the screen) which needs to get access to the information category Click “Save” If you click on the column “Role names” you will see the special info. categories the role has access to.   Please note: All users who has access to special information will also have access to the special information category “Miscellaneous”, which is why this category should not be used to record confidential information.   2.10.3 Roles In the menu item “Roles” the standard roles and flexible roles, which are available for your company, will be shown.   Visma HR has the following 11 standard roles: Administrator, Company Administrator, Organisation Department leader, Read Department leader, Edit Absence enrolment HR HR - Without multi-function Course administrator Salary Employee - Primarily for users of the Leader- employee module Leader - Primarily for users of the Leader- employee module   If your company is set up to use all standard roles, these will all be shown in the menu. Apart from this, your flexible roles will also be shown – roles that are customized especially for your company. If you click on a role, the setup for the role will show. You can give the role another name – Other cells cannot be edited.   Editing of roles or setup of new roles can be done by contacting Visma.   2.10.4 User/Roles User rights can be setup in this sub-menu item. This is also where you can give an employee the final access to Visma HR, after you have setup the employee as described in section 2.10.1 When you click on a line in the list of users, the company’s and/or departments that the individual employee has access to, will show in the bottom part of the screen.   2.10.4.1 Assign user rights for a user Click on “New” Select the employee in the dropdown-menu “User” Select one of the roles in the dropdown-menu “Roles” If you are assigning rights for a user who needs access to employees in one or more departments you need to mark the company and departments on the right side of the screen. Please note: Employees who only needs access to their own data does not need a mark in department! Click “Save” Please remember that you can only assign one role per user (User id).   2.11 Salary types / Absence codes When converting from Visma Løn to Visma HR all the salary types and absence codes which you use will be created. These will show in the menu item “Set up salary items/absence codes”. You can add new salary types and absence codes by clicking “New field” and selecting from the dropdown-list. Afterwards the newly added salary type or absence code will be shown in the matching lookup table. In the lookup tables 320 benefits 322 absence type 324 variable salary registrations You can setup your own codes which will not be transferred to Visma Løn. These codes needs to be different from the codes which does already exist in the payroll system Visma Løn (See Wage type catalog on Visma Community) Ex. The absence code needs to be setup with a 3-digit code.   2.12 Codes to occupation Companies who has the Leader- employee module, will also have access to the menu item “Codes to occupation”. This is where you control which wage types and absence codes that needs to be available to the individual “Codes of occupation”. This is how you add new codes of occupation:   Click on the occupation code until it is blue Open the sub-points by clicking on the arrows Click in the left side on the absence code that needs to be added to the occupation code. The code should now be shown on the right side End by clicking “Save”   Do never click on the “Remove all” button – Then the whole setup will be deleted.   The rights to register salary types and absence codes can also be setup on role-level in the menu item “Code setup”.   2.13 Work plan The menu item “Work plan” is specifically developed for customers with a finance setup or companies which has access to view balances. Other companies can also use the work plan, but for these companies the work plan cannot be transferred to the payroll system Visma Løn. In Visma HR there is a connection between work plan, work calendar and absence calendar, including absence recordings and any balances.   This is an example of a work plan for the organisation (Company): The work plan can be created on company level and on employee level. You can only create one work plan per company – even if the company has multiple customer relations in Visma Løn.   Please note: Calculation of the average work hours per week is shown in hours and minutes, in contrast to the absence recordings. Example: If the company’s work plan is 36 hours / by 5 work days, the average time per work day will be 7.20. If the average time is shown in hours = 7:12 (7 hours and 12 minutes).   2.13.1 Create work plan for the organisation (Company) Click on “New” Add “From date” and “To date” (If “To date” is not filled out the system will automatically fill in the date 31-12-2049) Fill in the cell “Description” (Will be shown the employees work calendar) Fill in “Week 1” with the relevant week days If you use the “Tab button” the cells will automatically be filled out with the time from the day before. Click on “Add week”, if the companies work plan will change from week to week Click on “Save” Click on “Transfer to salary system”   When the button “Transfer to salary system” is inactive, it means that the integration of the work plan has been successful. If you change anything in the work plan after it has been transferred to the salary system, you just need to click “Save” and the transferred work plan will automatically be updated in the salary system.   Please note: The work plan cannot be transferred if a payroll or an adjustment is initiated.   2.13.2 Create work plan for employees The employees always need to have personal work plan, if the employees work hours are different from the company’s work plan, which is also the reason that a part time employee always needs to have a personal work plan.   This info message will show when you have selected a part time employee: “Create a work plan for the employee as the work hours is different from 100%”   Click on the tab “Employee”, if you have not selected an employee in the employee list beforehand, you can find the employee by clicking “Search”. Create the work plan as described above.   If an employee with a personal work plan needs to convert to the work plan for the company, ex. If he/she changes from a part time employment to full time employment, you should fill out the cell “To date” on the employee’s personal work plan. When this is done the employee will automatically be covered by the company’s work plan.   2.14 Absence by email In this menu item, you should mark all the absence types which needs to be shown in the employee’s calendar when the recorded absence has been approved. Employees who needs to receive an email with absence needs to have an email address registered in the menu item “Employee” in the “E-mail” cell. E-mail addresses in the cell “E-mail (private)” does not trigger an email notification.   Furthermore, to receive notifications by e-mail, it is a precondition that the cell “Send e-mail with approved absence” have been filled out with “Yes”. This mark is setup on company level.  2.14.1 Rules for e-mail notifications as meeting booking The following rules applies in order to receive e-mail notifications:   Only approved absence can be sent by e-mail to the calendar At the same time as the absence recording have been approved by the leader or administrator the email notification will be sent. For companies without the Leader- employee module absence will be considered approved as soon as the absence has been recorded. When you click “save” the e-mail will be sent. Notifications is an e-mail with the text “Approved absence in Visma HR”, which are sent to the employee who is absent. The sender of the e-mail is the person who has approved the absence   Please note: It can be inconvenient to be setup with your personal e-mail as your username in Visma HR (See section 2.10.1). If a user has been setup to approve their own absence, the calendar will not always accept a “noreply” e-mail sent from your own mailbox.   Absence will be shown as a reservation from 8:00 to 18:00 in the calendar, on the day of the absence. When the recording is approved, the absence will be shown as “busy” in the calendar. Absence recordings in hours which have a timestamp, will be shown on that exact time.   If the “From date” or “To date” is changed afterwards, or if an absence is deleted completely, the calendar will automatically be updated.   2.15 Code setup In the menu item “code setup” it is possible to indicate if an absence code or salary type that needs approval, should be hidden for the employees, or if the code should not be shown at all in Visma HR. The menu item “Code setup” is only relevant to companies who has access to the Leader- employee module. Needs approval In this column, you should mark if recordings on an absence code or salary type, needs approval before they are transferred to the payroll system.   Hidden for employees In this column, you can mark if the employees, in this case Leaders, are also considered as employees, should be allowed to use all absence codes or not. “Hidden for employees” means that the employee will not be able to register anything on this absence code. Sometimes it can be a good idea to hide a code ex. Leave. Employees will be able to see all registrations for themselves, even if these have been done by the administrator in the Absence menu item or in the payroll system.   Code is shown in Visma HR In this column, you can setup whether a salary type code should be shown in Visma HR or not. The setup you make here, can be overruled in the role setup menu. Ex. You can give a specific user role access to register only on salary type “1100 – Timeløn” (Wage per hour), while you yourself as administrator will still have access to all salary types.   Is shown after salary processed This setup is primarily used for salary registrations, where the information cannot be visible to the employees, before the payroll has been processed. An ex. can be bonuses, which the Leader would like to inform the employees about, before they see it in the system. In such instances, the information should not be visible to the employees before the information has been processed in the salary.   2.16 Cost center Here below you can see all cost centers on the individual company. You can setup a new cost center like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new cost center will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   2.17 Payment location Here below you can see all payment location on the individual company. You can setup a new payment location like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new payment location will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.                
Vis hele artiklen
Links
Visma Shop