Verstoringen Youforce Self Service

Beste klanten,   In de avond van 18-07-2024 hebben wij een fix uitgebracht. Deze fix had te maken met documenten die niet correct waren gevuld. Om te zorgen dat alle documenten alsnog correct gevuld zijn hebben wij de documenten opnieuw laten genereren en naar te versturen naar PDOL.    Dit proces had onderwater moeten gebeuren, maar hier door zijn er toch een aantal e-mails opnieuw verstuurd. Het kan daarom zijn dat u meldingen krijgt over e-mails die een tweede keer zijn aangekomen. Deze e-mails kunnen verder genegeerd worden.   Dit was een eenmalige actie voor de oplossing van een probleem. Dit zal niet meer voor komen. Onze oprechte excuses voor de verwarring die is ontstaan.

Update 27-05-2024 8.42 uur: De oorzaak is achterhaald en de documenten worden weer 1 voor 1 gegenereerd. In de loop van de ochtend zullen alle documenten weer zijn aangemaakt. Excuus voor het ongemak.   We zien dat er op het moment een grote vertraging is bij het genereren van documenten. PD is de oorzaak aan het onderzoeken.

Het was niet mogelijk tussen 17:44 en 19:54 uur om een nieuwe sessie te starten in Self Service. Dit viel niet direct op in de logging omdat de reeds actieve sessies ongestoord bleven.   Nadat het probleem was geïdentificeerd in de release, hebben wij voor het betrokken component de vorige versie teruggezet in productie. Dit heeft het probleem verholpen. Wij zullen intern verdere analyse doen van het probleem om te voorkomen dat dit bij een volgende release gebeurt.   Onze excuses voor het ongemak.

Beste klanten,   Vandaag tussen 08:04 uur en 08:10 uur hebben wij een verstoring gehad voor alle klanten. In deze tijd heeft Microsoft onderhoud gepleegd. Dit had als resultaat dat alle servers voor 6 minuten down waren. Het kan zijn dat du tijdens deze periode hier last van heeft gehad. Mocht u voor deze tijd zijn ingelogd en nu nog steeds ingelogd zijn. Dan is het nodig om opnieuw in te loggen. Inmiddels zijn alle werkzaamheden klaar en werken onze systemen weer als normaal. Onze excuses voor het ongemak.

Update 03-04-2024 11.45 uur: Het issue is gevonden en heeft te maken met hoe de gebruikersessie was geconfigureerd. Dit is aangepast waardoor niet meer steeds een nieuwe sessie met autorisatieberekening wordt gestart.   Update 03-04-2024 9.00 uur: We zien dat de performance helaas nog niet overal verbeterd is. PD is verder onderzoek aan het uitvoeren. Wanneer er meer informatie bekend is zal dit bericht worden geupdate.   Update 02-04-2024 16.00 uur: We krijgen meldingen dat de wijzigingen die zijn doorgevoerd de performance nog niet overal heeft verbeterd. PD gaat verder onderzoek doen.   Update 02-04-2024 14.30 uur: PD heeft een aantal zaken doorgevoerd en ziet de performance verbeteren in de monitoring. We zullen het nog uitgebreid blijven monitoren, maar de grootste vertragingen zijn verholpen.   Update 02-04-2024 12.00 uur: PD werkt op dit moment hard aan een oplossing om de performance issues te verhelpen. Zodra er meer bekend is zal dit bericht worden geupdate. Excuus voor het ongemak.   02-04-2024 9.00 uur: Op het moment krijgen we een aantal meldingen binnen dat er performance issues zijn. Met name traagheid en de melding dat autorisaties berekend worden komt veel voor.    PD is het issue aan het onderzoeken.

Update 19-03-2024 15.00 uur: Gisteravond is er een release geweest waarin dit issue is opgelost. We hebben een technische aanpassing gedaan waardoor het niet meer mogelijk is dat emails dubbel verstuurd worden.   Update 14-03-2024 13.00 uur: Op dit moment worden er een aantal zaken getest en bugs opgelost. Wanneer de testen goed zijn afgerond zullen we meer informatie geven.   Update 06-03-2024 9.00 uur: We werken nog met grote prioriteit aan het issue. We zien inmiddels dat het issue groter is dan verwacht en er naast dubbele emails ook voor digital signing dubbele bestanden worden klaar gezet. Zodra er meer bekend is wordt dit bericht geupdate.   Update 05-03-2024 8.30 uur: Het issue is nog in onderzoek en er wordt met hoge prioriteit aan gewerkt. Wanneer er meer bekend is wordt dit bericht geupdate.   Op dit moment zien we dat er in een aantal gevallen emailtjes dubbel of soms zelfs meerdere keren worden verstuurd. We zijn het issue aan het onderzoeken en laten het weten als er meer bekend is.

12-03-2024 10.00 uur: We zien dat de issues weer verholpen zijn en de performance weer naar een normaal niveau gaat. We blijven het nauwkeurig monitoren. Het kan zijn dat je als gebruiker even wordt uitgelogd. Als je vervolgens een paar minuten wacht moet je weer kunnen inloggen.   12-03-2024 9.00 uur: Op dit moment zijn er applicaties rondom self service die performance issues hebben. Deze spelen door naar Self Service. Er wordt met hoge prioriteit aan de issues gewerkt.

Wij hebben zojuist een korte verstoring gehad in de performance. Deze heeft geduurd van 9.37 uur tot 9.40 uur. Gedurende deze tijd kan het zijn dat u performance problemen hebben gehad. Deze verstoring komt door een update vanuit Microsoft. Wij blijven dit monitoren, maar er worden geen verdere updates verwacht. 

Vanochtend was Self Service gedurende 10 minuten niet of nauwelijks beschikbaar in verband met een onaangekondigde Azure upgrade. Dat zorgde ervoor dat de applicatie herstart werd. Inmiddels werkt Self Service weer als normaal.

Update 08-02-2024 13.30 uur: De datafix is volledig afgerond. Dit houdt in dat bij alle gebruikers waar geen global user id bekend was in self service dit inmiddels is gevuld. Zoals aangegeven was de generieke oplossing al eerder live gegaan. Hiermee wordt dit verstoringsbericht gesloten.   Update 01-02-2024 12.30 uur: Helaas zijn er wat vertragingen geweest met het uitvoeren van de datafix. We hebben het issue gevonden en verholpen. Dit heeft echter wel tot gevolg dat er extra tijd nodig is om de nog missende global user id's op te halen (mede omdat hier ook oude gebruikers tussen zitten wat voor ons niet uit te filteren is). Verwachting is dat het uiterlijk met 2 weken voor iedereen is rechtgetrokken. Excuus voor het ongemak.   Update 25-01-2024 16:45 uur: Op 15 januari is de generieke oplossing doorgevoerd. Bij nieuwe medewerkers die na 15 januari in dienst komen zal het global user id automatisch weer gevuld worden.    Op dit moment wordt er nog een datafix uitgevoerd om alle global user id's opnieuw op te halen wanneer deze nog niet bekend zijn in Self Service. Gezien het grote aantal en de capaciteit, zal dit z'n andere halve week in beslag nemen.   Wanneer de datafix volledig is afgerond zal dit bericht worden geupdate.   Update 11-1-2024 16:00 uur: We werken met de hoogste prioriteit aan het oplossen van het probleem. Graag nemen we jullie ook mee in de oorzaak van dit probleem, zodat jullie ook beter begrijpen waar dit vandaan komt en waarom dit bij de ene organisatie meer speelt dan bij de andere.   Zodra een gebruiker binnen Self Service wordt aangemaakt, handmatig of middels een export uit HR Core, beginnen wij met het zoeken van deze “interne” gebruiker binnen het Youforce domein. Hiervoor wordt de Global User ID (GUID), de lange accountcode, gebruikt.   Wat wij zien is dat de aanlevering van HR Core naar Self Service vaak snel is, maar dat de frequentie van aanlevering van HR Core naar Youforce Portaal (voor Gebruikersbeheer/Autorisatiebeheer) soms lager kan liggen. Dit is immers een batch opdracht voor functie Aanmaken exp. Gebruikersbeheer (180127) die iedere organisatie zelf met een bepaalde frequentie instelt. Dit (soms grote) bestand wordt vervolgens afgeleverd aan Gebruikersbeheer die enige tijd nodig heeft voor het verwerken. Dit kan verschillen tussen de 1 minuut en de 2 uur afhankelijk van de inhoud.   Omdat er dus meerdere ‘stations’ zijn met een eigen frequentie die bij sommige klanten lager staat dan verwacht, moeten wij hier ons systeem aanpassen om op een andere manier te herkansen. Immers: als wij aan ons maximale aantal herkansingen zitten na 2 uur, terwijl de export slechts dagelijks gebeurt, is de kans groot dat de gebruiker geen GUID krijgt vastgelegd. Dit kan resulteren in dat de Self Service rechten voor Mijn Youforce proceslinks niet worden berekend.   Voor onze aanpassing willen wij extra gelaagdheid aanbrengen in onze herkansingen. Daarbij zorgen wij dat de herkansingen met een steeds grotere pauze worden uitgevoerd, en dat nieuwe gebruikers voorrang krijgen boven de herkansers.   Wij verwachten medio volgende week een oplossing te kunnen realiseren, maar houden een slag om de arm.   Update 2-1-2024 10.30 uur: Op dit moment wordt nog hard gewerkt aan het doorvoeren van de oplossing. Mochten er ondanks de workaround nog urgente issues zijn met betrekking tot het niet kunnen zien van de taken, dan ontvangen we daar graag een aanvraag. Dan zullen we dit verder onderzoeken.   Update 29-12-2023 13:30 uur: Het is nog niet gelukt om de oplossing juist door te voeren. Mochten er taken missen in Mijn Youforce kun je de gehele self service applicatie als workaround toevoegen aan Mijn Youforce. Dan kan de gebruiker via daar naar te doen en de mutaties alsnog afhandelen.   Update 20-12-2023 12.30 uur: We hebben in samen werking met Mijn Youforce en Beaufort de juiste balans gevonden om de global user id's op te halen. Er wordt nu gewerkt aan de oplossingen om dit door te voeren.   Daarnaast wordt er gewerkt aan verbeteringen rondom het opstarten van een proces. Op dit moment gebeurd het nog wel eens dat een gebruiker na klikken op een proces in Mijn Youforce als nog in de 'te doen' terecht komt in plaats van direct in het formulier. Verwachtingen zijn dat dit eind deze week/begin volgende week zal worden uitgerold.   13-12-2023 14:00 uur Wij hebben meerdere meldingen gekregen over gebruikers die niet alle of geen processen zien in hun Mijn Youforce. Dit terwijl de autorisaties voor deze processen wel correct is ingeregeld. Wij hebben de oorzaak van dit probleem gevonden en zijn bezig om dit op te lossen.   Dit probleem heeft te maken met de Global User ID die we zijn gaan gebruiken sinds 01-12-2023. Dit wordt helaas niet altijd goed gesynchroniseerd met Mijn Youforce. Hierdoor komen de autorisaties van de medewerker dan niet goed door.   Wij zien dat dit gebeurd voor medewerkers die sinds 01-12-2023 in dienst zijn gekomen. Maar ook voor oudere gebruikers gaat dit nog niet altijd goed.Wij zijn dit proces aan het aanpassen zodat deze synchronisatie beter verloopt. Wij zullen u op de hoogte houden van de voortgang hiervan via dit bericht.

Goedemiddag,   Tijdens het uitvoeren van de release (https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Self-Service/Release-26-01-2024/ba-p/635268) was er onverwacht een impact op de performance. De oorzaak is achterhaald en dit zal een volgende keer niet voorkomen. Excuus voor het ongemak.    

11-1-2024 14:10 uur: De wachtrij is inmiddels weg gewerkt. De documenten worden weer zonder vertraging aangemaakt. Het issue waarschijnlijk ontstaan vanwege een error op de database. Er wordt een project gestart om deze error in het vervolg te voorkomen.   11-1-2024 13:45 uur: We hebben het aantal service instances verhoogd en zien de wachtrij om de documenten te genereren verminderen. De oorzaak wordt nog onderzocht.   11-1-2024 13:00 uur: Op dit moment zien we een grote vertraging bij het genereren van documenten in Self Service. Het issue is in onderzoek. Zodra er meer bekend is zal dit bericht worden geupdate.

Update 15-01-2024 20:18 uur: Na het stoppen van de release is de performance stabiel gebleven. Zojuist is de release alsnog succesvol afgerond met enige vertraging tot gevolg, maar een veel kleinere impact dan vanmiddag. Wij gaan nog onderzoeken wat dit heeft veroorzaakt, maar sluiten bij deze de verstoring.   15-01-2024 15:58 uur: Wij zien dat een release een onvoorziene invloed heeft op de werking van Self Service. Wij hebben de release gestopt en zullen deze vanavond, buiten kantoortijden, uitbrengen om de impact te beperken. Onze excuses voor het ongemak.

12-1-2024 15:00 uur: We hebben een aantal zaken aangepast en zien dat de performance issues zijn verholpen.   12-1-2024 10:00 uur: Op dit moment krijgen we van een klein aantal klanten bericht dat er performance issues zijn. Met name traagheid en dat de 'te doen' en 'archief' menus leeg blijven. In sommige gevallen zien we dat het helpt om uit te loggen en opnieuw in te loggen.   We zijn dit verder aan het onderzoeken. Mocht je deze issues ook ervaren dan ontvangen we graag een aanvraag op het service center inclusief een HAR bestand.

28 november 2023 15.30 uur Alle synchronisaties zijn gedaan en de autorisaties zijn naar Mijn Youforce gestuurd. De processen die mogelijk miste moeten nu weer beschikbaar zijn voor de gebruikers. Het kan mogelijk zijn dat je nog een keer volledig moet uit/inloggen (via de knop uitloggen niet door middel van het kruisje in de browser).   28 november 2023 12.30 uur Op dit moment is de synchronisatie voltooid. Alle autorisaties zullen nu vanuit Self Service opnieuw naar Mijn Youforce worden verstuurd. Zoals eerder aan gegeven kan dit er wel voor zorgen dat er nu sprake is van traagheid in de performance. Zodra alles voltooid is wordt dit bericht weer geupdate.   28 november 2023 10.00 uur Op dit moment is het mogelijk dat gebruikers processen missen in Mijn Youforce ondanks dat deze wel zijn ingericht.   Afgelopen dinsdag, 21 november, is er een release geweest. Deze heeft er onbedoeld voor gezorgd dat bij gebruikers die meerdere rollen hebben (bijvoorbeeld manager en medewerker), een wijziging in een van de processen(workflows) voor een van deze rollen er voor zorgt dat de autorisaties voor de andere rol zijn verwijderd. Ter verduidelijking, wanneer een workflow voor de manager is aangepast, zorgde dit ervoor dat de autorisaties voor dezelfde gebruiker op de medewerker rol verwijderd zijn. Wanneer de gebruiker dan weer inlogt als medewerker is het mogelijk dat er processen missen.   Gister zijn we gestart met het opnieuw inlezen van alle autorisaties. Helaas neemt dit wat tijd in beslag. We hopen hiermee rond de lunch klaar te zijn zodat tijdens de lunch deze autorisaties naar Mijn youforce gestuurd kunnen worden. Dit kan ervoor zorgen dat er tijdens de lunch een tragere performance ontstaat.  

8-11-2023 09:30 Update  We hebben het probleem met e-mailvertraging opgelost. De email wordt weer op een normale manier verzonden.    3-11-2023 11.00 Update Op dit moment constateren we een aanzienlijke afname van de wachtrij, waardoor de reactietijden verkorten. De analyse om de exacte reden van deze vertraging af te ronden is nog niet afgerond. 2-11-2023 16:30 uur: Op dit moment zien we dat er vertraging is op de mail servers. Dit houdt in dat mails zoals gebruikers informeren/notificatie verzenden of een aanvullende email in sommige gevallen pas na 3 of 4 uur bij de gebruiker binnen komen. Er wordt op dit moment onderzocht wat de vertraging veroorzaakt.

1-11-2023 15:00 uur: Vanochtend vroeg (voor 7 uur) heeft PD een release doorgevoerd waarmee dit issue verholpen moet zijn. Mocht je toch nog issues ervaren dan ontvangen we hier graag een aanvraag van (het liefst inclusief een HAR bestand)   27-10-2023 11.00 uur: Met behulp van al jullie aangeleverde HAR bestanden hebben we waarschijnlijk de oorzaak achterhaald. Er wordt op dit moment hard gewerkt aan een oplossing.   24-10-2023 10.00 uur: Het onderzoek is nog in volle gang. Er wordt met hoge prioriteit aan gewerkt.   18-10-2023 14:00 uur: Tot op heden is het ons nog niet gelukt om het issue consistent te reproduceren. Pas wanneer dit gelukt is kunnen we ons gaan richten op een oplossing. We begrijpen dat het een vervelend issue is. Er wordt daarom ook met de hoogste prioriteit aan gewerkt.   17-10-2023 10.30 uur: Op dit moment zijn wij nog bezig met het reproduceren van het issue. Helaas is dat nog niet consistent gelukt. We blijven hier met hoge prioriteit aan werken.   11-10-2023 15:45 uur: We zien afgelopen tijd meerdere aanvragen binnen komen met de onderstaande foutmelding We zijn het issue aan het onderzoeken. Zodra er meer bekend is zal dit bericht worden geüpdate.

Update 11-10-2023 15:45 uur: Afgelopen vrijdag is de laatste fix voor dit issue uitgebracht. We zien dat de mail notificaties weer correct worden verstuurd.   Update 15-9-2023 08:30 uur: Gister hebben we een release uitgevoerd waarmee we verwachten dat het issue waarbij de informatie en gebruiker informeren mails niet verstuurd worden een zal verminderen.    Deze emails worden in twee wachtrijen gezet om naar een server te gaan vanuit waar ze verstuurd worden. Na uitvoerig onderzoek is gebleken dat een van deze twee wachtrijen niet voldoende functioneerde. Hierdoor werden de mails die in die wachtrij stonden niet goed opgepakt en nooit verstuurd. Deze specifieke wachtrij is nu beter geconfigureerd zodat het issue verholpen is.   Wel is bekend dat dit het probleem nog niet volledig oplost. Er wordt nog gewerkt aan andere fixes om ervoor te zorgen dat alle mails altijd verstuurd zullen worden.    Update 22-08-2023 12.00 uur: Tijdens het uitvoerige testen zijn er een aantal bugs gevonden. Daar wordt nu aan gewerkt. Zodra die zijn verholpen zal het testen verder gaan.   Update 10-8-2023 11.30 uur: Er is een mogelijke oplossing gevonden. Deze is op dit moment in een uitvoerige testfase. Wanneer dit het gewenste resultaat geeft zal de fix live worden gebracht.   Update 22-6-2023 8:45 uur: De oorzaak blijft lastig achterhalen vanwege de random factor die mee speelt. Op dit moment zijn we nog opzoek naar voorbeelden waarbij het niet goed verstuurd wordt van nadat de extra logging is toegekend (eind maart).   Mocht je die hebben dan ontvangen we graag de volgende informatie wat ons kan helpen bij het onderzoek: Het mutatienummer personeelsnummer van de persoon naar wie de mail gestuurd had moeten worden email adres van de betreffende persoon tijdstip dat de mail verstuurd had moeten worden   Update 22-05-2023 10.30 uur: Helaas is de oorzaak nog niet achterhaald. Er wordt op dit moment nog steeds met hoge prioriteit aan dit issue gewerkt. Gezien het een issue is die random voor komt is het lastig te achterhalen.   Update 10-05-2023 13:00 uur: We ontvangen een aantal aanvragen waarin alleen staat aangegeven 'mail wordt niet verstuurd vanwege de storing' hierbij een voorbeeld. Met deze update willen we benadrukken dat het niet zo is dat geen enkele mail verstuurd wordt. Het gebeurd incidenteel niet. Dit maakt het probleem ook zo lastig.   Het is daarom van belang om: eerst de inrichting na te lopen te checken of het mailadres van de ontvanger juist is en of de mail wellicht in spam/ongewenste/junk mail terecht is gekomen. \ We vragen jullie dan ook om dit eerst te doorlopen voor dat een aanvraag bij het service center wordt neergelegd.   Alvast bedankt voor de medewerking.   Update 4-05-2023 14:00 uur: Tijdens de analyse zijn een aantal zaken gevonden deze worden op dit moment afgesteld met klanten bij wie het gemeld is. Zodra er meer informatie bekend is wordt dit bericht weer geupdate.   Update 14-04-2023 10:45 uur: Zoals aangegeven hebben we aanvullende logging gemaakt. Inmiddels zijn er meerdere voorbeelden binnen gekomen nadat deze logging live gegaan is. Deze voorbeelden worden op dit moment geanalyseerd. We hopen hiermee de oorzaak binnenkort te kunnen achterhalen en vervolgens met een oplossing te kunnen komen.   Update 6-04-2023 15:30 uur: Wij zijn nog aan het onderzoeken wat de oorzaak van dit probleem is. Dit hebben wij nog niet kunnen achterhalen. Wij hebben aanvullende logging gemaakt om het hele e-mail proces beter te kunnen volgen. We zijn nu bezig om bij niet aangekomen e-mails dit verder te onderzoeken. Wij hopen hiermee snel de oorzaak te kunnen achterhalen.   Update 14-03-2023 14:00 uur: Op dit moment is er nog geen nieuws te melden. Het issue is nog steeds met hoogste prioriteit in behandeling. Zodra er meer informatie bekend is zal dit bericht worden geüpdate.   Update 16-2-2023 16:00 uur: De oorzaak blijkt lastig te achterhalen. Er zijn meerdere testen uit gevoerd maar dit heeft nog geen resultaat opgeleverd. PD zal extra logging gaan in bouwen om daar mee de oorzaak beter te kunnen achterhalen.   Update 7-2-2023 16:30 uur: Helaas is de oorzaak nog niet achterhaald. Er wordt nog steeds met hoogste prioriteit aan dit issue gewerkt.   Update: 24-1-2023 11:00 uur: Tot op heden heeft PD nog niet kunnen achterhalen wat de oorzaak is. Het issue is opgeschaald en er wordt met hoogste prioriteit aan gewerkt.   Update: 3-1-2023 2:00 uur: Helaas nog niks nieuws te melden. De oorzaak is nog niet achterhaald. Zodra er meer informatie bekend is wordt dit bericht geüpdate.   We zien dat het de laatste tijd regelmatig voorkomt dat vanuit de workflow de emails betreffende 'gebruikers informeren' en 'notificatie ontvangen' niet altijd verstuurd worden.   We zijn hiervan op de hoogte en werken aan een oplossing. Zodra er meer informatie te melden is laten we het weten.   Let op: dit betreft niet de emails vanuit digitaal ondertekenen!

4-10-2023 07:50 uur: De vertragingen zijn verholpen. De documenten worden nu weer sneller aangemaakt.   3-10-2023 13:45 uur: We zien op dit moment een vertraging in het automatisch aanmaken van documenten. We werken aan een oplossing.

3-10-2023 16:45 uur: De performance is weer op peil en gestabiliseerd.    3-10-2023 16:30 uur: We zien op dit moment problemen met de service instances in de monitoring. Het kan zijn dat je hierdoor vertragingen en/of witte schermen ervaart.   We zijn al bezig om dit te stabiliseren en op normaal niveau te brengen.