AutoInvoice-tilin siirtäminen Fivaldista toiseen ohjelmistoon

[#1]

Kun asiakas vaihtaa tilitoimistoa tai isännöitsijää, voi tämä kuitenkin haluta jatkaa Fivaldissa aiemmin käytössä olleen AutoInvoice-palvelun käyttöä. AutoInvoice-tilin pääkäyttäjänä toiminut tilitoimisto/isännöitsijä voi siirtää tilin uuden pääkäyttäjän (loppuasiakas) hallintaan lisäämällä tilille (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) uuden pääkäyttäjän. Tämä kuitenkin edellyttää huolellisen valmistelun, sekä lopuksi muissa kuin Fivaldin sisäisten siirtojen tapauksissa yhteydenoton sovellustukeen alla olevan ohjeistuksen mukaisesti.

Mikäli tilin käyttöä ei tulla Fivaldin jälkeen jatkamaan, vaan AutoInvoice-palvelun käyttö yrityksen osalta loppuu kokonaan, ei tätä ohjetta tule noudattaa. Tällaisessa tilanteessa tili tulee irtisanoa tämän ohjeen mukaisesti. AutoInvoice-palveluun on toki myös myöhemmin mahdollista avata yritykselle uusi tili, vaikka vanha on aikanaan suljettu.

Tilin siirtämisen valmistelevat toimet

Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä AutoInvoice-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa:

• Laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi. Laskutusyrityksen poistaminen onnistuu tämän ohjeen mukaisesti.
• Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti.
• Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta.
• Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää.
• Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi: 
  • Täällä voi lisätä uuden pääkäyttäjän ja poistaa muut Fivaldiin liittyvät käyttäjät.

Laskujen noudon estäminen Fivaldiin

Varmuuden vuoksi pääkäyttäjän tulee myös estää laskujen nouto Fivaldiin sitten, kun laskuja ei haluta Fivaldiin enää tililtä noutaa. Tämä tehdään Fivaldissa WEB-puolen kyseisen yrityspaikan Myynti- tai Osto-valikon Autoinvoice-palvelussa täppäämällä Yrityksen tilitiedot -toiminnossa "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin" ja painamalla "Päivitä".

Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä

Pääkäyttäjä ei voi poistaa itseään AutoInvoice-tililtä, joten edellä listattujen toimenpiteiden jälkeen tämän tulee olla yhteydessä sovellustukeen osoitteessa sovellustuki(at)visma.com ja pyytää tätä toimenpidettä sovellustuen tehtäväksi. Viestissä tulee olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka tili on kyseessä, sekä selvitys siitä, mistä on kyse ja mitä toimenpiteitä on jo tehty. Tämän jälkeen sovellustuki voi poistaa Fivaldin pääkäyttäjän tilin tiedoista ja merkitä tilin loppuunkäsitellyksi Fivaldin osalta.

Fivaldin sisäisissä siirroissa pääkäyttäjä voi pyytää uutta pääkäyttäjää poistamaan hänet tililtä, eli yhteydenottoa sovellustukeen ei tällöin tarvita, koska Fivaldin sisäisissä siirroissa tilille ei tarvitse sovellustuen toimesta myöskään tehdä merkintöjä Fivaldin käytön loppumisesta. Mikäli uusi pääkäyttäjä ei jostain syystä poista vanhaa pääkäyttäjää tililtä, voi toki asiasta olla yhteydessä myös sovellustukeen.

Lopuksi

Pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää (loppuasiakas) olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta AutoInvoice-tilille saadaan tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan. Fivaldin sisäisissä siirroissa tätä ohjeistusta ei tarvitse uudelle Fivaldi-pääkäyttäjälle antaa, vaan uusi pääkäyttäjä voi siirtää tilin heidän yritysympäristöönsä yrityksen tilin UUID:lla sekä omalla API-avaimellaan tämän ohjeen mukaisesti.

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.