Sähköisen laskutuksen aloittaminen ja välitystietojen perustaminen

[#1]

Verkkolaskutuksen aloittaminen edellyttää sitä, että laskujen lähettäjällä on käytössään verkkolaskuoperaattori. Operaattoreita ovat mm. Maventa ja pankit. Suosittelemme verkkolaskujen lähetykseen Visma Autoinvoice -palvelua (Maventa). Visma AutoInvoice -palvelu välittää laskut perille vastaanottajan vaatimassa muodossa joko sähköisenä tai paperisena, ja verkkolaskuille on tätä kautta myös mahdollista lisätä liitteitä. Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotosta löytyy ohjeistus tästä käyttövinkistä.

Alla olevassa ohjeistuksessa käydään läpi verkkolaskutuksen aloittamisen Fivaldissa vaatimat toimet. Ohjeen kohdat 1 ja 2 eivät koske Visma AutoInvoice -palvelua käyttäviä yrityksiä, eli mikäli käytössä on AutoInvoice-välitystapa, siirry suoraan ohjeen kohtaan 3.

1. Kun sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa on tehty, luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa "Finvoicen välittäjät"-välilehdellä kyseinen välittäjätieto. Lähettäjän välittäjä (verkkolaskuoperaattori) tulee olla perustettuna ennen uuden välitystavan luomista. 
   • Selite-kenttään lisätään käytettävä pankki (esimerkiksi Nordea).
   • "Välittäjän tunnus"-kenttään lisätään ko. pankin välittäjän tunnus, joka on usein pankin BIC koodi (tässä esimerkissä Nordealla välittäjän tunnus on NDEAFIHH).
   • "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-alasvetovalikosta valitaan se tunnustyyppi, minkä pankki on ilmoittanut (useimmiten IBAN-tilinumero tai OVT-tunnus). Ohjelma tuo verkkolaskuaineistolle valitun tiedon Yrityksen perustiedoista, joten tieto tulee olla syötettynä myös sinne.
     • OVT-tunnus syötetään Yritys-välilehdelle
     • IBAN-tilinumero nousee Pankkitiedot-välilehdelle syötetyltä pankkitililtä, jolle on täpätty "Finvoice -tunnus"-kohta aktiiviseksi.
   • "Lähettäjän muu tunnus"-kenttä jätetään tyhjäksi. Tähän syötetään lähettäjän verkkolaskuosoite silloin, kun "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-kenttään on valittu "Muu tunnus".
   • "Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili"-kenttään valitaan valita se Pankkiyhteyden Perustiedoissa WS-sopimukselle lisätty pankkitili, jonka kautta kyseisen yrityksen Finvoice-aineistot lähetetään. 
   • Tallenna
2. Seuraavaksi luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa Välitystavat-välilehdellä uusi välitystapa: 
   • Selite-kenttään annetaan välitystavan nimi (esim. “Verkkolasku”)
   • Tyyppi-kenttään valitaan "Finvoice"
   • Laskupohja-kenttään valitaan käytössä oleva laskupohja (esim. Tilisiirrollinen lasku)
   • "Lähettäjän välittäjä"-kenttään valitaan yrityksen verkkolaskuoperaattori.
   • Tallenna
3. Kun uusi välitystapa on tehty, lisätään Yritysrekisteriin vastaanottajien verkkolaskutiedot:
   • Yritysrekisterissä valitaan ensin se asiakas, jolle lähetetään verkkolaskuja
   • Siirry "Laskujen välitys"-välilehdelle.
   • "Asiakkaan oletusvälitystapa"-kenttään valitaan haluttu välitystapa.
   • "Vastaanottajan verkkolaskuosoite -otsikon alta valitaan "Muu tunnus" ja kirjoitetaan sen vieressä olevaan kenttään laskutettavan asiakkaan verkkolaskuosoite (IBAN tai OVT)
   • "Vastaanottajan välittäjän tunnus"-kenttään kirjoitetaan laskutettavan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus (esim. Osuuspankilla OKOYFIHH)
   • Tallenna
   • 

HUOM. Finvoice-standardi edellyttää, että verkkolaskuaineistossa lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ovat riittävät. Mikäli oleellisia tietoja puuttuu lähetettävältä verkkolaskulta, ohjelma ei anna lähettää laskua eteenpäin (poikkeuksena AutoInvoice-palvelu). 

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.