Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotto

22-11-2022

Yleistietoa Visma AutoInvoice -palvelusta Visma Fivaldi -ohjelmistossa löydät tämän linkin takaa. AutoInvoice-palveluun liittyviä materiaaleja löydät puolestaan tämän postauksen liitteistä.

Uusi AutoInvoice-tili rekisteröidään Visma Fivaldissa "AutoInvoice-palvelu"-websovelluksella, joka avautuu Fivaldi WEB:n Myynti- ja Osto-valikosta:

ScreenHunter 6543.jpg

Mikäli kohtaa ei löydy valikosta, tarkista Palvelunhallinnasta, että käyttäjällä on oikeudet kyseiseen Web-sovellukseen.

Tässä pikaohjeessa käydään rekisteröinnin askeleet läpi pääpiirteittäin. Ohjeen lopussa on myös video, jossa tehdään esimerkkirekisteröinti. Fivaldin AutoInvoice-rekisteröinnistä löytyy tarkemmat toimintokohtaiset ohjeistukset ohjelman sisäisistä helpeistä.

HUOM! Mikäli verkkolaskujen ja tulostuspalvelun veloitukset halutaan yhden yrityksen (esim. isännöintiyrityksen tai tilitoimiston) kautta, tulee kyseinen laskutusyritys rekisteröidä ensin. Vasta tämän jälkeen rekisteröidään asiakasyritykset, jolloin näiden laskutusyritykseksi valitaan kyseinen ensin rekisteröity tilitoimisto/isännöintitoimisto.

Rekisteröinnin pikaohje

AutoInvoice-palvelujen käyttöönoton yhteydessä avautuu Visma.net Autoinvoice-tili ja samalla automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja. Rekisteröinnissä käytetty sähköpostiosoite tulee olla todellinen, koska Visma.net AutoInvoice -tilin aktivoimiseen tarkoitettu salasana ja linkki lähetetään kyseiseen osoitteeseen. Sähköpostiosoite toimii myös jatkossa AutoInvoice-tilin käyttäjätunnuksena. Ohjelma ehdottaa rekisteröinnissä sähköpostiosoitteeksi sitä osoitetta, joka käyttäjälle on Palvelunhallinnassa määritelty, mutta sen voi myös tarvittaessa rekisteröintikohtaisesti vaihtaa.

1. Valitse palvelut

Palvelut ovat valittavissa rekisteröinnin Valitse palvelut -osiossa, kun Rekisteröidy AutoInvoiceen ja kytke palveluja -kohta on ruksittu. Oletuksena palveluista on valittuina Laskujen vastaanotto sekä Skannauspalvelu. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan haluamansa palvelut eli mikäli et halua esim. laskujen vastaanottoa päälle, klikkaa "Lask. vastaanotto"-painike harmaaksi. Jos palveluita ei valita, tapahtuu ainoastaan AutoInvoice-tilin avaus, jonka yhteydessä aktivoituu automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja palvelun kautta.

2. Valitse yritykset ja rekisteröi palvelut

Valitse yritykset, joille AutoInvoice-palvelut halutaan ottaa käyttöön.

3. Laskutusyrityksen valinta

Laskuttajayritys-valintalistassa näkyy kaikki yritykset, jotka on rekisteröity AutoInvoiceen ja joihin käyttäjällä on oikeus. Jos laskutusyritystä halutaan käyttää, täytyy laskutusyritys rekisteröidä ensin AutoInvoice-palveluun. Uusi yritys rekisteröidään "Lähetä tiedot"-painikkeella. Lisätietoja laskutusyrityksen muutoksista löydät täältä.

4. Vahva tunnistautuminen ja pankkiverkkoyhteyden avaus

Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen AutoInvoice-palvelun kautta edellyttää uusissa rekisteröinneissä vahvaa tunnistautumista. Onnistuneen rekisteröinnin jälkeen rekisteröinnin yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään automaattisesti Visma Signin toimesta sähköposti, joka sisältää lisäohjeet tunnistautumisen suorittamiseksi. Tunnistautumisella kyseinen henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa, sekä valtuuttaa samalla avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Pankkiverkkoyhteyden avaaminen mahdollistaa laskun välittämisen tilanteissa, joissa lähettävä tai vastaanottava operaattori on pankki.

5. Laskujen lähettäminen

AutoInvoice-välitystavan käytössä noudatetaan ns. uutta toimintatapaa, jossa vastaanottajan verkkolaskutiedot annetaan täydellisinä Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä. Mikäli verkkolaskutietoja ei ole vastaanottajalle määritelty, etsii AutoInvoice-palvelu vastaanottajan verkkolaskuosoitetta vielä omista rekistereistään laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella. Jos tieto löytyy, niin palvelu lähettää laskun verkkolaskuna löytämäänsä osoitteeseen. Vaikka siis palvelu etsii tarvittaessa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, suosituksemme on kuitenkin määrittää verkkolaskutiedot myös Fivaldiin, jos ne vain ovat lähettäjän tiedossa. Tällä varmistetaan se, että lasku varmasti lähtee verkkolaskuna.

6. Verkkolaskuoperaattorin vaihtaminen

Mikäli olet vaihtamassa verkkolaskuoperaattoria, eli yrityksellä on jo aiemmin ollut käytössä verkkolaskutus, mutta toisen välittäjän kautta, muistathan ilmoittaa toimittajille tieto uudesta verkkolaskuosoitteesta. Voit halutessasi hyödyntää täältä löytyviä pohjia. Seuraa, että laskut alkavat saapua AutoInvoice-palvelun kautta, ja varmista että myös verkkolaskujen lähettäminen onnistuu kyseistä palvelua käyttäen. Päätä tarvittaessa vanhan verkkolaskuoperaattorin sopimus, kunnes kaikki aineistot kulkevat AutoInvoicen kautta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Virhetilanteita

ERROR: Registration failed, bid already taken

ERROR: Return address empty or invalid

ERROR: Company cannot be set as its own billing company

Skannausvirhe

Palvelun irtisanominen

AutoInvoice-palvelun irtisanomisesta löydät ohjeistuksen täältä.

Video Autoinvoice-palvelun käyttöönotosta

Videolla otetaan käyttöön ensin pelkkä laskujen lähetys ja tämän jälkeen otetaan käyttöön laskujen vastaanotto. Huom. videossa ei ole ääntä. Palvelut voidaan ottaa käyttöön myös samanaikaisesti. Huom! Autoinvoicen käyttäjätunnus tulee aktivoida sähköpostiin tulleen linkin kautta, ennen kun lisäpalveluja voidaan tilata.

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.