Visma Fivaldi käyttövinkit

Fivaldin sähköpostien lähetyksessä käytettävää palvelua vaihdettiin 12.10.2018. Tällä muutoksella haluttiin varmistaa, että viestien lähetys pysyy roskapostisuodattimien vaatimissa standardeissa. Samassa yhteydessä kaikki Fivaldin kautta lähetetyt viestit muuttuivat siten, että jatkossa sähköpostit lähtevät Fivaldista noreply(a)fivaldi.net-osoitteella. Kyseinen osoite näkyy siis aina vastaanottajalle viestin lähettäjänä, eikä tähän voi käyttäjä vaikuttaa. Asiasta on kerrottu enemmän tällä tiedotteella.   Suosittelemme kuitenkin aina määrittämään Fivaldin sähköpostiasetuksiin lähettäjän sähköpostiosoitteeksi käyttäjän oman sähköpostiosoitteen. Fivaldiin tallennettu lähettäjän osoite poimitaan nimittäin sähköpostiviestin Reply-to -kenttään, jolloin mahdolliset paluuviestit ohjautuvat tuosta oletuksena ohjautuvasta noreply-lähetyssähköpostiosoitteesta huolimatta tämän ohjauksen avulla oikealle henkilölle.   Suosittelemme lisäämään asetuksissa viestipohjiin, eli Otsikko- ja Viesti-kenttiin, tekstinä muun muassa yrityksen nimen. Vastaanottaja ei nimittäin muutoin näe suoraan saamastaan sähköpostiviestistä, miltä yritykseltä tai henkilöltä kyseinen sähköposti on tullut.    Kyseiset toimenpiteet tehdään seuraavissa toiminnoissa: 1. Laskujen välitystavan asetukset löytyvät Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys | Perustiedot. Klikkaamalla Välitystavat-välilehdellä Sähköposti-välitystavan aktiiviseksi alhaalle ilmestyy Sähköpostitiedot-painike, jonne saa tallennettua lähettäjän sähköpostiosoitteen Lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään:     2. Asukastulosteiden lähettäjätieto muutetaan Yhtiön ohjaustietoihin Tuloste- ja lähetysryhmät -välilehdellä Oletuslähettäjä-kenttään:    Palkkalaskelmien sähköpostivälitystapa on poistettu käytöstä huhtikuussa 2019. Palkkalaskelmien lähetysvaihtoehtoja ovat siis verkkopalkka, tulostus, ja massatulostuspalvelu. 

Verkkolaskutuksen aloittaminen edellyttää sitä, että laskujen lähettäjällä on käytössään verkkolaskuoperaattori. Operaattoreita ovat mm. Maventa ja pankit. Suosittelemme verkkolaskujen lähetykseen Visma Autoinvoice -palvelua (Maventa). Visma AutoInvoice -palvelu välittää laskut perille vastaanottajan vaatimassa muodossa joko sähköisenä tai paperisena, ja verkkolaskuille on tätä kautta myös mahdollista lisätä liitteitä. Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotosta löytyy ohjeistus tästä käyttövinkistä.   Alla olevassa ohjeistuksessa käydään läpi verkkolaskutuksen aloittamisen Fivaldissa vaatimat toimet. Ohjeen kohdat 1 ja 2 eivät koske AutoInvoice-palvelua käyttäviä yrityksiä, sillä välitystapa ja välittäjätieto luodaan automaattisesti AutoInvoice-palvelua rekisteröidessä. Mikäli siis käytät AutoInvoice-välitystapaa, siirry suoraan ohjeen kohtaan 3.   Kun sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa on tehty, luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa "Finvoicen välittäjät"-välilehdellä kyseinen välittäjätieto. Lähettäjän välittäjä (verkkolaskuoperaattori) tulee olla perustettuna ennen uuden välitystavan luomista.  Selite-kenttään lisätään käytettävä pankki (esimerkiksi Nordea). "Välittäjän tunnus"-kenttään lisätään ko. pankin välittäjän tunnus, joka on usein pankin BIC koodi (tässä esimerkissä Nordealla välittäjän tunnus on NDEAFIHH). "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-alasvetovalikosta valitaan se tunnustyyppi, minkä pankki on ilmoittanut (useimmiten IBAN-tilinumero tai OVT-tunnus). Ohjelma tuo verkkolaskuaineistolle valitun tiedon Yrityksen perustiedoista, joten tieto tulee olla syötettynä myös sinne. OVT-tunnus syötetään Yritys-välilehdelle IBAN-tilinumero nousee Pankkitiedot-välilehdelle syötetyltä pankkitililtä, jolle on täpätty "Finvoice -tunnus"-kohta aktiiviseksi. "Lähettäjän muu tunnus"-kenttä jätetään tyhjäksi. Tähän syötetään lähettäjän verkkolaskuosoite silloin, kun "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-kenttään on valittu "Muu tunnus". "Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili"-kenttään valitaan valita se Pankkiyhteyden Perustiedoissa WS-sopimukselle lisätty pankkitili, jonka kautta kyseisen yrityksen Finvoice-aineistot lähetetään.  Tallenna Seuraavaksi luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa Välitystavat-välilehdellä uusi välitystapa:  Selite-kenttään annetaan välitystavan nimi (esim. “Verkkolasku”) Tyyppi-kenttään valitaan "Finvoice" Laskupohja-kenttään valitaan käytössä oleva laskupohja (esim. Tilisiirrollinen lasku) "Lähettäjän välittäjä"-kenttään valitaan yrityksen verkkolaskuoperaattori. Tallenna Laskujen välityksen Perustietojen Perustiedot-välilehdellä voi määritellä lähettävän yrityksen oletusvälitystavan. Tällöin jos Yritysrekisteristä puuttuu asiakaskohtainen oletusvälitystapa, ehdottaa ohjelma kyseisen asiakkaan laskulle tänne valitun välitystavan. Kyseisen asetuksen hyöty näkyy erityisesti AutoInvoice-palvelun kohdalla, koska lähettäjän niin halutessa, voi kaikki laskut lähettää AutoInvoice-palveluun, vaikka vastaanottajan verkkolaskuosoitteet eivät olisikaan lähettäjän tiedossa.                 Kun verkkolaskutuksen välitystapa on luotu, lisätään Yritysrekisteriin vastaanottajien verkkolaskutiedot. AutoInvoice-palvelua käytettäessä tämä tarvitsee tehdä vain silloin, kun vastaanottajan verkkolaskutiedot tiedetään, sillä laskut lähtevät AutoInvoice-palveluun myös ilman verkkolaskutietoja. Jos palvelu ei löydä vastaanottajan verkkolaskutietoja omista rekistereistään, voidaan tämän laskut kuitenkin välittää palvelusta eteenpäin joko sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta riippuen tilin asetuksista ja laskuaineiston sisällöstä. Yritysrekisterissä valitaan ensin se asiakas, jolle lähetetään verkkolaskuja Siirry "Laskujen välitys"-välilehdelle. "Asiakkaan oletusvälitystapa"-kenttään valitaan haluttu välitystapa. "Vastaanottajan verkkolaskuosoite -otsikon alta valitaan "Muu tunnus" ja kirjoitetaan sen vieressä olevaan kenttään laskutettavan asiakkaan verkkolaskuosoite (IBAN tai OVT) "Vastaanottajan välittäjän tunnus"-kenttään kirjoitetaan laskutettavan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus (esim. Osuuspankilla OKOYFIHH) Tallenna HUOM. Finvoice-standardi edellyttää, että verkkolaskuaineistossa lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ovat riittävät. Mikäli oleellisia tietoja puuttuu lähetettävältä verkkolaskulta, ohjelma ei anna lähettää laskua eteenpäin (poikkeuksena AutoInvoice-palvelu).    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

AutoInvoice-palveluun rekisteröitymisen yhteydessä ohjelma luo Laskujen välitykseen automaattisesti lähetyksessä käytettävät välitystiedot. Suosittelemme kuitenkin aina tarkistamaan, että automaattisesti luodut tiedot ovat oikein.   Seuraavissa tilanteissa välitystapoja ei luoda automaattisesti: Finvoice Välittäjät -välilehden tiedoista löytyy jo välittäjä selitteellä Autoinvoice (Maventa) ja välittäjän tunnuksella MAVENTA Yritys on jo rekisteröity Maventaan ja Fivaldissa tehdään vain kytkeminen kyseiseen yritykseen (BID ALREADY TAKEN).   Näissä tilanteissa sekä välittäjätieto että välitystapa tulee siis joko perustaa käsin, tai varmistaa olemassaolevan tiedon olevan oikein. Välitystapa perustetaan alla olevan kuvan esimerkkiä soveltaen. Selitteen voi käyttäjä määrittää itse, mutta Tyyppi-kenttään tule valita AutoInvoice ja "Lähettäjän välittäjä"-kenttään Maventan välittäjätieto. Huomioi, että vastaanottajan välitystapaa ei valita.   Finvoicen välittäjät -välilehdellä tulee puolestaan olla Maventan välittäjätieto, jolla on oletustunnustyyppinä "Muu tunnus". "Lähettäjän muu tunnus"-kenttään määritellään lähettäjän verkkolaskuosoite (OVT-tunnus).   AutoInvoice-välitystavalla käytetään siis ns. uutta tapaa, jolloin riittää yksi Laskujen välitykseen perustettu välitystapa. Vastaanottajan verkkolaskutiedot annetaan asiakaskohtaisesti joko sovellusikkunassa Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä.   ... tai Webin Asiakasrekisterissä.     Mikäli verkkolaskutietoja ei ole Yritysrekisterissä vastaanottajalle annettu, etsii AutoInvoice-palvelu vastaanottajan verkkolaskuosoitetta vielä omista rekistereistään laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella. Jos tieto löytyy, niin palvelu lähettää laskun verkkolaskuna löytämäänsä osoitteeseen. Vaikka siis palvelu etsii tarvittaessa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, suosituksemme on kuitenkin määrittää verkkolaskutiedot myös Fivaldiin, jos ne vain ovat lähettäjän tiedossa. Tällä varmistetaan se, että lasku varmasti lähtee verkkolaskuna.   Huomioithan, että jotta laskut lähtevät pankkiverkkoon, pitää pankkiverkkoyhteys olla avattuna tämän ohjeen mukaisesti.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli asiakkaalle ei onnistu tallentamaan Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä välitystapaa, johtuu se todennäköisesti siitä, että Yritysrekisteriin on määritelty yrityssuhde. Tämä on yleinen toimintatapa taloyhtiöillä, ja yhteisrekisteri onkin tuettu Vuokrareskontrassa. Kuitenkin jos taloyhtiöillä otetaan lisäksi yleislaskutus käyttöön, pitää laskujen välitystapa valita aina laskukohtaisesti.   "Yhteiset yritysrekisterit"-ominaisuus on siis tarkoitettu ensisijaisesti Kiinteistöhallinnan ympäristöjen käyttöön, eikä sitä siksi suositella käytettävän yleislaskutusta tekevissä yrityksissä, koska ominaisuudessa ei ole tukea Laskujen välitykseen. Yleislaskutusta (Myynninhallinta, Tilaustenkäsittely, Sopimuslaskutus) voidaan toki käyttää myös tällä tavalla, mutta tällöin laskua tehdessä pitää huomioida se, että välitystapa on valittava aina jokaisella laskulla erikseen.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Kun e-laskutuksen lisäksi otetaan käyttöön myös suoramaksut, takaa laskuttaja silloin saman palvelutason myös sellaisille asiakkaille, joilla ei ole verkkopankkia käytössään. Suoramaksujen lähettämisestä sekä Pankkiyhteyden että AutoInvoice-palvelun kautta löytyy ohjeita ohjesivustoltamme.   AutoInvoice-rekisteröinnin yhteydessä on mahdollista ottaa käyttöön kuluttajien e-laskupalvelun lisäksi myös suoramaksut. Mikäli rekisteröinnin yhteydessä ei valita suoramaksua, eli laskuttaja tarjoaa ainoastaan e-laskuvaihtoehtoa, niin silloin aineistossa on koodi 00. Mikäli laskuttaja tarjoaa sekä e-laskua että suoramaksua, on aineistossa tällöin koodi 01. Pelkän suoramaksun tarjoaminen ilman e-laskutusta ei ole mahdollista. Vastaavat tiedot liikkuvat myös Pankkiyhteyden kautta lähetetyissä aineistoissa riippuen siitä, onko suoramaksut otettu käyttöön vai ei. Tämä tehdään Laskujen välityksen ylävalikossa Laskujen välitys | Perustiedot Välitystavat-välilehdellä. Valitse "AutoInvoice e-lasku"-välitystapa, minkä jälkeen "E-laskujen tiedot"-painiketta napauttamalla avautuu "E-laskujen tiedot"-ikkuna, jossa suoramaksu voidaan aktivoida täppäämällä "Mahdollista suoramaksu".       Käytössä olevalle e-laskutuksen välitystavalle on mahdollista myös jälkikäteen aktivoida suoramaksut käyttöön. Mikäli pankeissa voimassa olevalla laskuttajailmoituksella ei ole suoramaksu -tietoa, niin tällöin pankkeihin tulee vielä lähettää muutosilmoitukset (CHANGE), jossa tämä tieto on mukana.   Mikäli kyseessä on tilanne, että esimerkiksi isännöitsijän vaihtuessa "Mahdollista suoramaksu" -kohta on jäänyt Fivaldissa aktivoimatta, mutta pankeissa olevilla vanhan isännöitsijän toimittimalla laskuttajailmoituksella on tieto suoramaksusta, silloin riittää että Fivaldissa aktivoidaan "Mahdollista suoramaksu"-kohta, Eli silloin ei tarvitse lähettää muutosilmoitusta (CHANGE).   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Kun lähettävänä ja vastaanottavana yrityksenä on Fivaldissa oleva yritys, voi laskut siirtää manuaalisesti tässä ohjeessa opastetulla tavalla.   Avaa Laskujen välityksen ylävalikossa Laskujen välitys | Perustiedot ja perusta Finvoicen välittäjät -välilehdelle välittäjä Fivaldi:     Perusta Välitystavat-välilehdelle välitystapa Fivaldi-Fivaldi:     Tallenna lähettävän yrityksen Yrityksen perustiedoissa yritykselle y-tunnus ja aktivoi pankkitilille Finvoice-tunnus. Viimeinen asetus ei ole välttämätöntä jos verkkolaskuja ei lähetetä kuin sisäisesti, mutta täppä kannattaa laittaa joka tapauksessa. Tarkista, että myös vastaanottavilla yrityksillä on y-tunnus tallennettuna Yrityksen perustietoihin.   Laskuja vastaanottavien asiakkaiden y-tunnus tulee olla tallennettuna yritysrekisterin ensimmäisellä välilehdellä sekä Laskujen välitys -välilehdellä tulee olla Oletusvälitystapana Fivaldi – Fivaldi ja Finvoice-lähetyksen tunnuksena Y-tunnus.   Kun laskut on tehty, aineisto on muodostunut Laskujen välitys –ohjelmaan. Sieltä se lähetetään ja tallennetaan haluttuun paikkaan omalle koneelle tai verkkolevylle. Tämän jälkeen aineisto noudetaan samasta paikasta Ostolaskujen kierrätykseen. Huomioithan, etä laskun PDF -uva ei siirry automaattisesti kyseisen XML-aineiston mukana. Laskun kuvan voi toki jälkikäteen tallentaa laskutussovelluksesta omalle koneelle ja lisätä se manuaalisesti sisäänluetulle laskulle liitteeksi.   Laskutusta sekä laskujen vastaanottoa voi automatisoida Visma AutoInvoice -palvelun (operaattori Maventa) avulla, jolloin edellämainitut käsin tehdyt työvaiheet jäävät pois. Laskujen siirto Fivaldin ja Maventan välillä tapahtuu automaattiajolla, joka siirtää tietyn väliajoin laskut Fivaldista Maventaan ja Maventasta Fivaldiin. Laskujen PDF-liitteet kulkevat mukana vain AutoInvoice-tavalla.    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.