Visma Fivaldi käyttövinkit

Tulolajikohtaisen poikkeustilanteiden asetuksista ja taustatiedoista on kerrottu tarkemmin tässä postauksessa. Jos maksetaan tulolajilla, jolla voidaan ilmoittaa tulolajikohtainen vakuuttamisen poikkeustilanne (Vuonna 2022 tämän Verottajan ohjeen s.7 mukaisesti) ja tulorekisterioletus sosiaalivakuutusmaksuista on ”ei”, eli esim:   ja tällaisella tulolajilla halutaan ilmoittaa oletuksen mukaisesti (eli että ei ole minkään vakuutuksen alainen), niin palkkalaji, jolla esim. kokouspalkkiota tai polkupyöräetua maksetaan, ei saa olla minkään sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajien perusteessa mukana. Jos taas halutaan ilmoittaa poikkeus (eli ”kyllä”), tulee kyseinen palkkalaji olla kyseisten sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajin perusteessa mukana. Käy läpi kaikki sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajit läpi, myös ne mitä ei ole palkkalaskelmalla tai yrityksessä käytetty lainkaan ja tarkasta, että palkkalaji ei ole näiden palkkalajien prosentin perusteessa mukana.    Eli käy läpi kaikki:  Eläkevakuutuksen palkkalajit (myös KuEL ja mahdollinen lähdeveron palkkalaji TyELille), Työttömuusvakuutusten palkkalajit (myös osaomistaja ja mahdollinen lähdeveron palkkalaji työttömyysvakuutusmaksulle) Tapaturmavakuutuksen palkkalaji(t) Sotumaksun palkkalaji(t)   Jos prosentin perusteeksi on valittu "Palkkalajiluokan jälkeen” ja halutaan ilmoittaa oletuksen (”ei”) mukaan, on palkkalaji oltava Poikkeukset -ikkunan takana valituissa palkkalajeissa.  halutaan ilmoittaa poikkeus (”kyllä”), palkkalaji ei saa olla Poikkeukset –ikkunan takana valituissa palkkalajeissa   Jos prosentin perusteeksi on valittu "Valitut palkkalajit" ja halutaan ilmoittaa oletuksen (”ei”) mukaan, ei palkkalaji saa olla Valittu-kentän vierestä avautuvan Palkkalajit-ikkunan valituissa palkkalajeissa halutaan ilmoittaa poikkeus (”kyllä”), palkkalaji tulee olla Valittu-kentän vierestä avautuvan Palkkalajit-ikkunan valituissa palkkalajeissa      Voit tarkistaa tulolajikohtaiset vakuutuspoikkeukset ennen lähetystä Henkilö-välilehdeltä painamalla ”hae vakuutuspoikkeukset”-painiketta:   Mikäli vakuutuspoikkeuksia on menossa, tulevat ne rivin oikeaan reunaan tulolajin kohdalle. Läheteneestä erästä voit tarkistaa tulolajikohtaiset vakuutuspoikkeukset Lähetyserät-välilehdeltä Näytä xml-tiedosto-ikonia painamalla. Jos poikkeuksia on menossa, tulee siitä tieto tulolajin alapuolelle:      Jos sen halutaan menevän oletuksen mukaisesti, eli tässä tapauksessa ”ei”, niin tulolajin alapuolella ei näy sosiaalivakuutustiedoista mitään tietoa:   Näissä on myös mahdollista käyttää itse palkkalajin kohdalle tulevaa Vakuutuspoikkeukset-painiketta ja pakottaa menemään poikkeus/ei poikkeusta. Lähtökohtaisesti suositeltavin tapa on kuitenkin laittaa tämän postauksen mukaiset asetukset, jotta tiedot itse palkkalaskelmilla laskeutuvat oikein.   Hylkääntynyt ilmoitus voidaan lähettää korjausten jälkeen uudelleen tämän ohjeen avulla.    Mikäli aiemmat ilmoitukset ovat menneet väärin ja jo hyväksytty tulorekisteriin ja ne tulee korjata, tulee nämä palkkatietoilmoitukset mitätöidä ja lähettää uudet ilmoitukset tämän ohjeen mukaisesti.

Vakuutusyhtiöt ovat ottaneet käyttöön TyEL:in hoitokustannusosan 1.1.2023 alkaen.   Hoitokustannusosa on yrityskohtainen ja se lasketaan TyEL-maksun päälle. Siksi Visma ei voi ylläpitää yhteisrekisterissä todellista TyEL:in työnantajan osuutta, kun hoitokustannuslisä on yrityskohtainen.   Yhteisrekisteristä tulee oletuksena TyEL:in kokonaisprosentiksi 25,30 %, joka on määrä ilman hoitokustannusosaa. Fivaldi-käyttäjällä on kaksi vaihtoehtoa käsitellä asiaa:   1. TyEL-maksu oikaistaan kirjanpitoon   Käyttäjä voi tehdä voi tehdä pk-vientinä Fivaldin kirjanpitoon tositteen, jolla saadaan kirjattua oikea yrityskohtainen TyEL-maksu kuluksi. TyEL-maksun voi täsmäyttää vakuutusyhtiön lähettämästä laskusta.   2. Prosentit syötetään Fivaldiin käsin ja ylläpidetään siellä itse   Toinen vaihtoehto on, että käyttäjä syöttää TyEL-prosentit itse. Silloin TyEL-rivin kohdalta tyhjätään kenttä “Arvot yhteisrekisteristä” ja käyttäjä syöttää itse yrityskohtaisen TyEL-prosentin:         Huom! Jos tyhjäät sarakkeen “Arvot yhteisrekisteristä” ja syötät arvot itse, niin Visma ei päivitä niitä vuosittain. Silloin on yrityksen omalla vastuulla päivittää TyEL-maksut ja ikärajat joka vuosi oikeaksi. Tämä toiminto vaikuttaa siis myös työntekijän osuuteen ja nettopalkan määrään.   Jos TyEL-prosentit syötetään itse, suosittelemme myös varmuuden vuoksi tarkistamaan, ettei palkkatietoilmoitukselle tule tulolajikohtaista poikkeustilannetta.     Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Tulolajikohtaisen poikkeustilanteiden asetuksista ja taustatiedoista on kerrottu tarkemmin tässä postauksessa. Jos maksetaan tulolajilla, jolla voidaan ilmoittaa tulolajikohtainen vakuuttamisen poikkeustilanne (Vuonna 2022 tämän Verottajan ohjeen s.7 mukaisesti) ja tulorekisterioletus sosiaalivakuutusmaksuista on ”kyllä”, eli esim:     ja tällaisella tulolajilla halutaan ilmoittaa oletuksen mukaisesti (eli on sosiaalivakuutuksen alainen), niin palkkalaji, jolla esim. arkipyhäkorvausta tai muuta luontoisetua maksetaan, tulee olla näiden sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajien perusteessa mukana. Jos taas halutaan ilmoittaa poikkeus (eli ”ei”), ei kyseinen palkkalaji saa olla näiden sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajin perusteessa mukana. Käy läpi kaikki sosiaalivakuutusmaksujen palkkalajit läpi, myös ne mitä ei ole palkkalaskelmalla tai yrityksessä käytetty lainkaan ja tarkasta, että palkkalaji on/ei ole näiden palkkalajien prosentin perusteessa mukana.  Eli käy läpi kaikki:  Eläkevakuutuksen palkkalajit (myös KuEL ja mahdollinen lähdeveron palkkalaji TyELille), Työttömuusvakuutusten palkkalajit (myös osaomistaja ja mahdollinen lähdeveron palkkalaji työttömyysvakuutusmaksulle) Tapaturmavakuutuksen palkkalaji(t) Sotumaksun palkkalaji(t)   Jos prosentin perusteeksi on valittu "Palkkalajiluokan jälkeen” ja halutaan oletuksen (”kyllä”) mukaan, ei palkkalaji saa olla Poikkeukset -ikkunan takana valituissa palkkalajeissa.  halutaan ilmoittaa poikkeus (”ei”), palkkalaji tulee olla Poikkeukset –ikkunan takana valituissa palkkalajeissa   Jos prosentin perusteeksi on valittu "Valitut palkkalajit" ja halutaan ilmoittaa oletuksen (”kyllä”) mukaan, tulee palkkalaji olla Valittu-kentän vierestä avautuvan Palkkalajit-ikkunan valituissa palkkalajeissa  halutaan ilmoittaa poikkeus (”ei”), palkkalaji ei saa olla Valittu-kentän vierestä avautuvan Palkkalajit-ikkunan valituissa palkkalajeissa    Voit tarkistaa tulolajikohtaiset vakuutuspoikkeukset ennen lähetystä Henkilö-välilehdeltä painamalla ”hae vakuutuspoikkeukset”-painiketta. Mikäli vakuutuspoikkeuksia on menossa, tulevat ne rivin oikeaan reunaan tulolajin kohdalle. Lähteneestä erästä voit tarkistaa tulolajikohtaiset vakuutuspoikkeukset Lähetyserät-välilehdeltä Näytä xml-tiedosto-ikonia painamalla. Jos poikkeuksia on menossa, tulee siitä tieto tulolajin alapuolelle:    Jos sen halutaan menevän oletuksen mukaisesti, eli tässä tapauksessa ”kyllä”, niin tulolajin alapuolella ei näy sosiaalivakuutustiedoista mitään tietoa:     Näissä on myös mahdollista käyttää itse palkkalajin kohdalle tulevaa Vakuutuspoikkeukset-painiketta ja pakottaa menemään poikkeus/ei poikkeusta. Lähtökohtaisesti suositeltavin tapa on kuitenkin laittaa tämän postauksen mukaiset asetukset, jotta tiedot itse palkkalaskelmilla laskeutuvat oikein. Hylkääntynyt ilmoitus voidaan lähettää korjausten jälkeen uudelleen tämän ohjeen avulla.  Mikäli aiemmat ilmoitukset ovat menneet väärin ja jo hyväksytty tulorekisteriin ja ne tulee korjata, tulee nämä palkkatietoilmoitukset mitätöidä ja lähettää uudet ilmoitukset tämän ohjeen mukaisesti.  

Vakuuttamisen poikkeustilanne voidaan antaa joko palkansaajakohtaisesti tai tietyillä tulolajeilla on mahdollista ilmoittaa myös tuololajikohtainen poikkeustilanne.   Henkilötason vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit on kuvattu tässä postauksessa.    Tulolajikohtaisten vakuuttamisten poikkeustilanteiden osalta tiedot niistä tulolajeista, joista voidaan ilmoittaa vakuutuspoikkeus, on kuvattu tässä Verottajan ohjeessa s.7 lähtien niistä tulolajeista, joissa viimeisessä sarakkeessa (Vakuuttamistiedon tyyppi sallittu) on ruksi. Samassa taulukossa ilmoitetaan sosiaalivakuutusmaksujen osalta oletus.   Jos tulo maksetaan oletuksen mukaisena, työnantajan ei ilmoittaessaan tarvitse ottaa kantaa sosiaalivakuutusmaksuihin.   Kun tulolajilla voidaan ilmoittaa tulolajikohtainen poikkeus ja palkkalaji on linkitetty tällaiseen tulolajiin, palkkalajilla näkyy Palkkalajit-rekisterissä Vakuutuspoikkeukset -painike:       Vakuutuspoikkeukset -painikkeesta avautuvasta ikkunasta käyttäjä pääsee tarkistamaan tulolajille määritetyn oletuksen vakuutuksittain. Ensisijaisesti suositellaan määrittelemään asetukset Fivaldissa siten, että voidaan käyttää "Fivaldin mukainen" määritystä, jotta ohjelma laskee sivukulut palkkalaskelmilla oikein. Vakuutuspoikkeukset-ikkunan valinta ottaa siis kantaa vain tulorekisteri-ilmoitukseen, ei palkkalajin käyttäytymiseen palkkalaskelmalla. Tämän vuoksi sitä suositellaan käytettäväksi tilanteissa, jossa vakuutuspoikkeus ohjelmaan määritetyistä asetuksista huolimatta saada menemään oikein tai jotain palkkalaskelmalla muuten oikein ollutta tietoa halutaan korjata tulorekisteriin.   Jotta asetukset saadaan Fivaldiin oikein ja voidaan käyttää "Fivaldin mukainen" -valintaa, palkkalaji tulee määritellä kyseisten vakuutusten prosentin perusteeseen mukaan (on vakuutuksen alainen, eli "kyllä") tai valittu poikkeuspalkkalajiksi (ei ole kyseisten vakuutusten alainen, eli "ei"). Asetus tulee tehdä kaikille kyseisen vakuutuksen palkkaleille, vaikka niitä ei yrityskessä käytettäisi ollenkaan. Nämä asetukset tulee käydä läpi yrityspaikassa jokaisen palkkalajin kohdalla erikseen, joita yrityksessä käytetään ja jolla voidaan ilmoittaa tulolajikohtaisia poikkeuksia. HUOM! Oletuksena Fivaldin mukainen ei ole sama kuin Tulorekisterioletus.   Mikäli ilmoitukselle tietoa ei saada menemään oikein määritetyistä asetuksista huolimatta, voidaan Vakuutuspoikkeukset -ikkunan kautta pakottaa poikkeustieto ilmoitukselle valitun palkkalajin osalta.    Esimerkki: palkansaajalle on maksettu luottamusmiespalkkiota 300 euroa ja palkkalaji on linkitetty tulolajille 215 Luottamusmiespalkkio. Tulorekisterin oletuksen mukaan luottamusmiespalkkiosta maksetaan vain sairausvakuutusmaksu. Jos tätä ei tarvitsisi maksaa ja halutaan ilmoittaa tulorekisterioletukseen poikkeus tämän osalta osalta, niin Vakuutuspoikkeus –ikkunaan viimeiselle riville laitetaan valinta kohtaan: ”Poikkeus”.   Voit tarkistaa tulolajikohtaiset vakuutuspoikkeukset ennen lähetystä valitsemalla Vakuutuspoikkeukset painiketta Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin Websovelluksessa Henkilö-välilehdellä. Ohjelma antaa tällöin sen hetken tiedot, mitä ohjelmassa on. Mikäli tietoja muutetaan painikkeen painamisen jälkeen, näkymä ei enää pidä paikkaansa vaan painiketta tulee painaa uudelleen ajantasaisen tiedon näkymiseksi. Tiedot siirtyvät Tulorekisteriin kuitenkin aina sillä hetkellä olevien asetusten mukaisesti, eli Henkilö-välilehden tieto on vain näkymä painikkeen painamishetkellä olevista tiedoista:   Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit tulolajikohtaisissa poikkeuksissa tarkoittavat:   Koodi Kuvaus 2 Työeläkevakuutusmaksu 3 Sairausvakuutusmaksu 5 Työttömyysvakuutusmaksu 6 Työtapaturma-ja ammattitautivakuutusmaksu   Tällöin palkkatietoilmoitukselle siirtyy tulolajin alapuolelle tieto "Sairausvakuutuksen alainen" kohtaan arvo "ei". Muita poikkeuksia ei näy, koska kyseiset vakuutukset on maksettu ja ilmoitettu tulorekisterioletuksen mukaisesti:   Tarkempi ohjeistus löytyy Tulorekisterin käsikirjasta kohdasta "Tulolajikohtainen vakuuttamisen poikkeustilanne Tulorekisterissä".   Tässä postauksessa on kerrottu, miten toimitaan ja tehdään asetukset, jos poikkeukset eivät mene sellaiselle tulolajille oikein, jossa oletuksena tulolaji ei ole kaikkien vakuutusmaksujen alainen.   Tässä postauksessa on kerrottu miten toimitaan ja tehdään asetukset, jos poikkeukset eivät mene sellaiselle tulolajille oikein, jossa oletuksena tulolaji on kaikkien vakuutusmaksujen alainen   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli työkorvauksen saajana on yritys, joka sijaitsee toisessa EU-maassa, perusta kyseinen yritys Fivaldiin palkansaajaksi. Ulkomaisen y-tunnuksen voi laittaa Ulkomaalainen hetu -kenttään, jolloin on annettava myös syntymäaika ja sukupuoli. Ulkomaalainen hetu -kentän sisällössä ei ole tarkistusta, mutta sen käyttö edellyttää aina syntymäaikaa ja sukupuolta, eli silloinkin kun kyseessä on yritys. Tulorekisteriin menee näillä tiedoin väärä tunnistetyyppi (ulkomaalainen hetu vs. ulkomaalainen y-tunnus), mutta tietojemme mukaan ilmoituksen lähetys pitäisi Fivaldista onnistua ilman virhettä. Tulonsaaja ilmoitetaan rajoitetusti verovelvolliseksi valitsemalla palkansaajan Työsuhde-välilehdelle suorituslaji tämän ohjeen mukaisesti. Yhteisö-tieto puolestaan valitaan palkansaajalle Lisätieto-kenttään, jos tulonsaaja on avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö tai muu yksityisoikeudellinen oikeushenkilö. Palkansaajalle asetetaan Ei työsuhteessa -valinta päälle sekä annetaan osoitetiedot. Asuinvaltion verotunnisteelle (TIN) on palkansaajan tiedoissa oma kenttä, johon kyseisen arvon voi syöttää. Palkanlaskenta tapahtuu aina euroissa ja palkanmaksukaudeksi voidaan ilmoittaa ne päivät, joina työtä on tehty. Alkupäiväksi ilmoitetaan ensimmäinen työntekopäivä ja loppupäiväksi viimeinen työntekopäivä.  Työkorvaus ilmoitetaan tulolajilla Työkorvaus (336), joten käytetty palkkalaji tulee linkittää Palkkalajit-rekisterin Tilastoryhmät-välilehdellä oikealle tulolajille. Lähdevero puolestaan linkitetään tulolajille Lähdevero (404). Työkorvaukseen sisältyvää arvonlisäveron osuutta ei ilmoiteta tulorekisteriin. Työkorvauksen 24% oikaisun palkkalaji linkitetään Työkorvauksen tulolajiin (336). Työkorvauksien käsittelystä Fivaldissa löytyy tästä postauksesta vanhempi ohje, jossa ei ole otettu huomioon Tulorekisteriä eikä ulkomaalaisuutta. Kyseisestä ohjeesta voit kuitenkin tarvittaessa soveltaa aiheeseen liittyvät muut asetukset esim. palkkalajien osalta.       Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Verkkopalkan avulla voit lähettää palkkaerittelyn tietoturvallisesti suoraan palkansaajan verkkopankkiin. Itse palkka-aineisto muodostetaan edelleen tavalliseen tapaan ja lähetetään eteenpäin pankkiin esimerkiksi Fivaldin Pankkiyhteydellä. Visma verkkopalkka koskee siis vain palkkaerittelyn lähettämistä palkansaajan verkkopankkiin.    Lue lisätietoa verkkopalkasta täältä.  Käyttöönoton pikaohjeistus Tarkista, että palkansaajan tietoihin on syötetty: Suomalainen henkilötunnus Palkkalaskelmien lähetystapana Visma Verkkopalkka Suomalainen IBAN-tilinumero IBAN-tilinumeron vasemmalla puolella on rasti "Oletus"-kohdassa Osoitetiedot (eivät ole enää pakollisia, mutta jos osoite on, on sen oltava voimassa)   Kun lähetät verkkopalkkalaskelmat verkkopankkiin, Maksetuksi merkintä -ikkunassa valitaan rasti kohtaan Käytä sähköistä jakelua:     Kun verkkopalkkalaskelmat lähetetään ensimmäistä kertaa kyseisestä Fivaldin ympäristöstä, tulee Maksetuksi merkintä -ikkunan alaosaan ilmoitus Visma Verkkopalkan käyttöehtojen hyväksymisestä.   Verkkopalkkalaskelmien käyttöönotto ei vaadi Visma AutoInvoice-palvelun rekisteröintiä. Verkkopalkan lähettäjän käyttäjätunnuksella on kuitenkin oltava Palvelunhallinnassa määriteltynä sähköpostiosoite.   Verkkopalkkalaskelmat näkyvät palkansaajan verkkopankissa viimeistään 30 minuutin kuluessa niiden onnistuneesta lähettämisestä. Epäonnistuneet verkkopalkkalaskelmat voidaan lähettää tarvittaessa uudelleen. Voit lähettää joko kaikki palkkalaskelmat, vain Viestijonosta poistetut palkkalaskelmat tai vain jo lähetetyt palkkalaskelmat. Lisäksi uudelleen voidaan lähettää myös yhden tulonsaajan palkkalaskelma.   Yksityiskohtaisempi ohjeistus löytyy käsikirjasta Palkkalaskelmien sähköinen jakelu.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Palkanlaskennan vuodenvaihdeopas löytyy Vuodenvaihde-ohjeista. Ohjeet on tehty sellaiseksi, että sitä voi käyttää vuodesta toiseen. Huomiothan siis, että oppaassa käytetyt kuvat saattavat poiketa vuosien edetessä. Oppaasta löytyy myös ohjeita ilmoitettujen lukujen tarkistukseen.   Oppaassa käydään läpi kumulointien nollaus Päivitetyt maksujen arvot ja prosentit Työnantajamaksut Verovapaat kustannusten korvaukset uudet verokortit verokorttien suorasiirtopyynnön tekeminen ja aineiston sisäänluku verokorttien teko manuaalisesti ilmoitettujen lukujen tarkistukseen liittyviä vinkkejä   Olemme tehneet myös verokorttien suorasiirrosta videon. Videon löydät täältä.   Lisäksi olemme tehneet uutisen, jossa on muistilista vuodenvaihdetta varten.   Uutiseen pääset tästä >>   Tsemppiä vuodenvaihteeseen!

Palkanlaskennassa tulee virheilmoitus: "Virheellinen tiliöinti! Kirjanpidon vientien summa on erisuuri kuin 0 (summa). Maksettavalle summalle ei löydy tiliöintiä.", mikäli ohjelma ei löydä maksettavalle summalle tiliöintiä.   Tiliöinnin määrittäminen Tilanne voi johtua kahdesta eri vaihtoehdosta:   1) Jos palkansaajalle on määritelty Palkansaajat-rekisterissä pankkitili, jolle palkka maksetaan, tulee Palkanlaskennan perustiedot-rekisterissä Ohjaustiedot-välilehdellä tallentaa yrityksen pankkitilille kirjanpidon tili:    Valitse ruudun keskiosassa Yrityksen perustiedot-rekisterissä perustettu pankkitili, jolta palkat maksetaan ja anna pankkitilin tiliöinti (esim. 2999, välitili palkat) ja tallenna muutos.   2) Jollakin palkansaajalla on valittuna "Maksu kassasta" valinta päälle, mutta Palkanlaskennan perustiedot-rekisteristä Ohjaustiedot-välilehdellä puuttuu tiliöinti kohdasta "Muu maksutili (maksut kassasta)":     Tallenna tähän esim. palkkojen välitili 2999, jota ohjelma käyttää nettorahan tiliöintiin, kun maksu kassasta valinta on tulonsaajalle valittu aktiiviseksi.   Virheilmoituksen korjaaminen palkkalaskelmilta   Kun tiliöinnit on tallennettu, tulee lopuksi laskettaa palkkalaskelma/palkkalaskelmat uudelleen virheen positamiseksi palkkalaskelmalta. Siirry takaisin virheessä olevalle palkkalaskelmalle ja valitse ylävalikosta Palkanlaskenta | "Laske palkkalaskelma uudelleen" tai "Laske kaikki avoimet palkkalaskelmat uudelleen", mikäli palkka-ajossa oli useampia virheellisiä palkkalaskelmia.   Välitilikäsittelystä löytyy tarkempi ohjeistus tästä käyttövinkistä.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli halutaan palkkatietoilmoitukselle tieto, että palkansaaja on tapaturmavakuutettu (ei tapaturmavakuutuksen poikkeustilannetta henkilötasolla), tulee Palkansaajat -rekisterissä Työsuhteet -välilehdellä valita henkilölle optio "Ei tapaturmapoikkeusta" aktiiviseksi.    Jos yrityksessä on käytössä useampi tapaturmavakuutusnumero, tulee tehdä myös tämän ohjeen mukaiset määritykset.   Voit tarkistaa, onko henkilötason Tapaturmavakuutuksen poikkeustilanne mennyt palkkatietoilmoituksilla Fivaldiwebistä esikatselemalla lähetettyä ilmoitusta Lähetyserät –välilehdellä (Näytä xml-tiedosto –painike), jossa henkilön yläosan tiedoissa näkyy Vakuuttamisen poikkeustilanne ja tässä arvo 4. Ensisijaisesti suosittelemme tarkistamaan tiedon Tulorekisterin asiointipalvelusta, sillä sieltä löytyy viimeisin tieto.   Mikäli vakuuttamisen poikkeustilanne Tapaturmavakuutuksesta on mennyt virheellisesti tulorekisteriin, tiedot tulee korjata mitätöimällä aiemmat ilmoitukset ja lähettämällä uudet ilmoitukset sen jälkeen kun "Ei tapaturmapoikkeusta" valinta on asetettu henkilölille Palkansaajat -rekisterissä. Tarkista uudelleenlähetetyt ilmoitukset Fivaldiwebin Lähetyserät -välilehden Näytä xml-tiedosto -painikkeesta avautuvasta teidostosta.   HUOM! Uusi ilmoitus tulisi antaa saman työpäivän aikana, jottei mitätöityyn ilmoitukseen liittyvä maksu ehdi palautua ja uudelle maksulle muodostua viivästysseuraamuksia. Erityisesti, jos korjausajo asettuu kuukauden 15.-20. päivien välille, on erittäin tärkeää, että uusi ilmoitus tehdään mahdollisimman pian mitätöinnin jälkeen (heti), koska tänä ajankohtana Tulorekisterissä ajetaan kriittisiä ajoja ilmoituksiin liittyen.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Tämä ohje koskee vain 400 euron (v.2022) ylittävää osuutta, joka maksetaan Fivaldin palkanlaskennan kautta.   Verottajan ohjeen (v 2022) mukaisesti Tulorekisteriin ei ilmoiteta verovapaita henkilökuntaetuja, kuten työntekijälle annettuja liikunta- ja kulttuurietuja. Jos liikunta- ja kulttuuriedun määrä kuitenkin ylittää laissa säädetyn vuotuisen verovapaan enimmäismäärän (400 euroa), verovapaan edun ylittävä osuus on veronalaista tuloa ja ilmoitetaan tulorekisteriin.   Jos veronalainen etu on annettu kollektiivisesti koko henkilökunnalle, veronalainen osuus ilmoitetaan oletusten mukaisesti tulolajilla Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu (315), jolloin suoritus ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Jos edun saa vain osa henkilökunnasta, suoritus on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Oletuksena tulolajissa on, että etu ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen, minkä vuoksi tällaisissa tilanteissa tulolajiin 315 (Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu) liitetään Vakuuttamistiedon tyyppi -tieto, jolla ilmoitetaan, että suoritus on sosiaalivakuutusmaksujen alainen.   400 euron ylittävästä osuudesta toimitetaan aina ennakonpidätys.   Huom! Tarkista ajantasaiset ohjeet aina Verottajan sivustolta ja toimi niiden mukaisesti.   Pikaohje:   1) Perusta uusi palkkalaji Rahapalkat –ryhmään Palkkalajit -rekisterissä. Tällöin palkkalaji on oikeassa ryhmässä ennakonpidätyksen pidättämistä varten.   2) Valitse kyseinen uusi palkkalaji Poikkeukset -painikkeen taakse niihin palkkalajeihin (esim. työttömyysvakuutusmaksu, TyEL, tapaturmavakuutusmaksu, sotu), joissa ei 400 euron ylimenevää osuutta huomioida. Mikäli kyseessä on kuitenkin sotumaksun alainen ansio, silloin palkkalajia ei lisätä sotumaksun –palkkalajin Poikkeukset –painikkeen taakse.   3) Palkkalaskelmaan syötetään palkkalajille vain 400 euron ylittävä osuus sekä vähintään ennakonpidätys ja tarvittaessa myös muut sivukulujen palkkalajit. Toimivuuden voi tarkistaa siten, että palkkalajille syötetty arvo korottaa vain ennakonpidätyksen perustetta ennakonpidätyksen palkkalajin rivillä sekä tarvittaessa myös sotumaksulla olevaa perustetta, mikäli veronalainen osuus on sotumaksun alaista.   Tarkista maksetuksi merkinnän jälkeen Palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin websovelluksessa Lähetyserät –välilehden Näytä xml-tiedosto -painikkeesta avautuvasta pdf-esikatselusta, että tulonsaajilla näkyy tulolajilla 315 vain 400e ylittävä summa, mikäli tulolaji ilmoitetaan oletusten mukaisesti (ei minkään vakuutuksen alainen) tai että sen alapuolella näkyy Sairausvakuutumaksun alainen;  ”kyllä” –tieto, mikäli ilmoitetttava tieto on sotumaksun alaista.   Lisätietoa tulolajikohtaisista vakuuttamisen poikkeustilanteista ja niiden määrittelystä Fivaldiin löytyy tästä postauksesta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

FivaldiWEB:n kirjekuoriviesti ilmoittaa, mikäli löytyy sellainen kuukausi, joista ei erillisilmoitusta ole lähtetty. Ilmoitus kertoo erillisilmoituksen puuttumisesta seuraavasti:   "Seuraavia tulorekisteri-ilmoituksia ei ole lähetetty Fivaldista hyväksytysti tulorekisteriin yrityspaikassa. Huomioithan, että tulorekisteri veloittaa vuodesta 2021 alkaen myöhästymismaksuja. Seuraavat erät ovat mahdollisesti mukana tulorekisterin ajamassa myöhästymismaksuajossa, ellei kyseisiä ilmoituksia ole syötetty manuaalisesti asiointipalveluun." Yrityksessä ei ole vielä aloitettu palkanlaskentaa Mikäli palkkakausia on jo perustettu yrityspaikkaan, niin ohjelma ottaa ne mukaan sakkoajo listaukseen ja siitä muodostuu kirjekuoriviesti, sillä ohjelma etsii tietoa myös tilanteista, jossa ilmoitetaan ei-palkanmaksua tietoja. Palkkakaudet kannattaakin perustaa vasta sitten kun palkanlaskenta yrityksessä alkaa tai ensimmäinen ei-palkanmaksua tieto halutaan lähettää.   Palkanlaskenta yrityksessä on lakannut Mikäli palkanlaskenta lakkaa kyseisessä yrityspaikassa, ja ilmoituksia nousee listaukseen vaikkei uusia palkkakausia ole enää perustettu, tarkista, että Palkanlaskennan perustiedoissa Muut-välilehdellä kohta "Tulorekisterivirhelistaus: Kuinka monta päivää ennen ilmoituksen eräpäivää (miinuksena)" -kenttä on tyhjä sekä "Palkkatietoilmoitukset lähetetään heti" täppä ei ole aktiivisena. Kytke lisäksi yritys pois Tulorekisterin varmenteelta, jonka jälkeen sen ei pitäisi enää tulla sakkoajoon mukaan.   Jos edellä mainitut toimenpiteet on tarkistettu ja ilmoitus tulee tästä huolimatta, poista kaikilta käyttäjiltä Palvelunhallinnassa tästä yrityspaikasta oikeudet "Tulorekisterin varmenne" web-sovellukseen, joka viimeistään poistaa ilmoituksen tulemisen käyttäjille.   Huom! Tarkista tätä ennen, että yritys on kytketty Tulorekisterin varmenteelle jos alv-ilmoituksia on tarkoitus tästä yrityspaikasta lähettää Kausiveroilmoitus-sovelluksella. (Eli tilanteissa, että vain palkanlaskentaa ei enää tehdä FIvaldin yrityspaikasta, mutta kirjanpito ja alv-ilmoittaminen jatkuu edelleen.)   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Suorituslajeja käytettiin aiemmin palkanlaskennan vuosi-ilmoituksilla, eli niitä ei Tulorekisterin siirtymisen myötä enää ilmoiteta verottajalle. Suorituslaji on kuitenkin toistaiseksi vielä Fivaldissa palkansaajalla pakollinen kenttä. Joissain tapauksissa, esim. rajoitetusti verovelvollisen kohdalla, oikean suorituslajitiedon (valitaan joku näistä suorituslajeista: A1', 'A2', 'A3', 'A4', 'A5', 'A6', 'A7', 'A8', 'A9', 'AR', 'AS', 'AD', 'D1', 'R2', 'R5', 'R6', 'AM', 'RM', 'AE', 'RE' - sillä mikä valitaan ei käytännössä ole merkitystä) antaminen on tärkeää, jotta ohjelma tunnistaa palkansaajan rajoitetusti verovelvolliseksi.   Jos samalle henkilölle maksetaan yhtäaikaisesti kahdella eri suorituslajilla palkkaa, tulee Palkansaajat-rekisteriin perustaa kaksi eri palkansaajaa samalle henkilötunnukselle. Tämä tapahtuu seuraavasti:   Siirry kohtaan Rekisterit | Palkansaajat.  Jotta voidaan syöttää kahdelle eri suorituslajille palkkoja samalle palkansaajalle, tulee  Palkansaajat-rekisteriin perustaa uusi palkansaaja samalle henkilölle ja palkanlaskenta tapahtuu eri palkkalaskelmilla. Perusta uusi palkansaaja ja muuta heti ensimmäisenä kansalaisuudeksi esim. Sudan. Tallenna tiedot! Valitse Työsuhteet-välilehdellä haluttu suorituslaji (esim. A1) Syötä henkilötunnus ja muut tiedot. Valitse Tallenna ja muuta kansalaisuudeksi Suomi. Tallenna tiedot. Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Palkat pitää lähettää pankkiin viimeistään yhtä pankkipäivää ennen maksupäivää. Palkat veloittuvat maksajan pankkitililtä yhtä pankkipäivää ennen palkkakauden maksupäivää.   Palkat ovat palkansaajalla sinä maksupäivänä, joka palkkakaudelle on määriteltynä.    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Jotta seurantakohteet ovat käytettävissä Palkanlaskennan puolella, tarkista ensin seuraavat asiat: Seurantakohteet tulee olla perustettuina Tilikartan Seurantakohteet-välilehdelle. Seurantakohteet tulee olla otettuna käyttöön sekä Tositesyötöllä että Palkoilla. Kyseisillä kirjanpidon tileillä pitää olla Tilikartalla valittuna kohta “Seurantakohteet kysytään”. Palkkalaskelmalla pitää käyttää seurantakohteita jotta ohjelma osaa viedä ne kirjanpitoon. Määrittelyt Palkanlaskennan perustiedoissa Sosiaalivakuutus ym. maksut -välilehdellä ei saa olla rastia kohdassa “TT:n osuus lisätään ta:n kirjaukseen”:     Palkkalajit-rekisterissä valitaan kyseisen palkkalajin taakse rasti kohtaan: Ta:n osuus jaetaan perusteen seurantakohteille. Palkkalajin tiliöintiin Kredit-kohtaan kyseinen velkatili. Työnantajan maksun tiliöintiin valitaan Debet-tiliksi kulutili ja Kredit-tiliksi velkatili. Tässä esimerkki määrittelyistä:   Palkkalajit-rekisterin ylävalikon Palkkalajit | Palkkalajin arvojen päivitys -toiminnolla voi päivittää muutokset massana henkilöryhmien palkkalajeihin ja henkilökohtaisiin palkkalajeihin.   Tiedoksi: Sivukulujen työntekijän osuutta ei saa jaettua kustannuspaikkakohtaisesti. Tähän ei ole tehty Fivaldiin toimintoa, koska työnantaja tilittää työntekijän osuuden eteenpäin vakuutusyhtiöön tai TVR-rahastoon, joten siitä ei synny kulua.   Liitteenä löydät mallisesimerkin palkkatapahtumasta, jossa sivukulut on jaettu seurantakohteille.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.  

Virheilmoitus: Hakuehdoilla ei syntynyt maksuaineistoa Mikäli maksuaineiston muodostuksessa tulee virheilmoitus "Hakuehdoilla ei syntynyt maksuaineistoa", tarkista rajausten, oikeuksien ja maksupäivän lisäksi palkansaajien henkilötiedot. Tarkista, että:   Maksetuksi merkintä -ikkunassa ei ole valittuna sekä palkkakausi että maksupäivä. Vain toinen saa olla valittuna. Palkansaajilla ei ole määritelty rastia Henkilön perustiedot -välilehdellä kohtaan “Maksu kassasta”. Jos kaikilla maksuaineiston palkansaajilla on siinä rasti, niin ohjelma tulkitsee että aineistoa ei tarvitse muodostaa.  Jos Maksu kassasta -kohdassa on rasti ja tilinumero puuttuu, niin lisää henkilölle tilinumero. Siirrä myös rasti pois “Maksu kassasta” kohdasta “Oletus”-kohtaan ja kokeile sitten uudelleen. Yrityksen perustiedot > Pankkitiedot-ikkunassa on maksajatunnus oikein (yleensä y-tunnus etunollalla, 9 merkkiä) Yrityksen perustiedot > Pankkitiedot-ikkunassa on BIC-koodi Yrityksen perustiedot -ikkunassa on yrityksen nimi heti ensimmäisellä rivillä Mikäli käytössä on Fivaldin Pankkiyhteys: Tarkista myös pankkiyhteyden oikeudet. Siirry Fivaldin palvelunhallintaan, valitse kyseinen käyttäjätunnus jolla yrität muodostaa maksuaineistoa. Valitse sitten Sovellustyyppi-kohdasta Apuohjelmat ja tarkista, että käyttäjälle on annettu oikeus “Lähtevät SEPA-maksut (palkat)”-aineistolajiin. Pankkiyhteys | yläpalkista Pankkiyhteys > Perustiedot-ikkunassa on valittuna SEPA-maksu (palkat) -kohdassa. Virheilmoitus: "Virhe maksuaineiston muodostuksessa. Ei voimassaolevaa pankkisopimusta tilillä" Virheilmoitus viittaa yleensä siihen, että kyseisellä pankkitilillä ei ole valittu Fivaldin pankkiyhteydessä “SEPA-maksu (palkat)”-aineistoa.   Siirry Fivaldin pankkiyhteyteen ja valitse yläpalkista yläpalkista Pankkiyhteys | Perustiedot.  Valitse oikean pankin sopimus ja sen jälkeen tili, jolta palkkoja yritetään maksaa.  Valitse “Lähetys sallittu tältä tililtä”-kohtaan “SEPA-maksu (palkat)”. Tämä valinta aktivoi tilille Fivaldin pankkiyhteydessä palkkojen maksuaineistojen lähetyksen ja maksuaineisto voidaan nyt muodostaa palkanlaskennassa pankkiyhteyteen pankkiin lähetystä varten. Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Lomapalkkajaksotukset-ikkunan Kuukaudesta-Kuukauteen-kentissä näkyy vain avoimet palkkakaudet.   Jos lomapalkkavarauksen kautta ei näy valikossa, tarkasta, että palkanlaskennan perustiedoissa on avattuna palkkakausi kyseiselle kaudelle. Tämän jälkeen kausi on valittavissa alasvetovalikosta. Huomioithan, että palkkakaudet tulee avata järjestyksessä.    Tarkista myös, että kirjanpidossa tilikausi on perustettuna.   Lomapalkkavarausten käsikirja löytyy tästä linkistä.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli jäsenmaksutilityksessä kaikki henkilöt ovat saman osaston alla tai liitot näkyvät väärin jäsenmaksutilitys-raportissa, tarkista , että "Tunnus"-kenttiin on tallennettu tiedot Palkat | Palkansaajat | yläpalkista Palkanlaskennan henkilöt | Perustiedot | Ammattiliitot-välilehdelle. Kun sekä liitoille että osastoille on tallennettu tunnukset Ammattiliitot-välilehdelle, ohjelman pitäisi tulostaa raportti liitoittain, jokaisen omalle arkilleen. Lisätietoa löytyy tästä postauksesta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli palkkojen tositelajin avauksessa tulee virheilmoitus: “FRM-40735: Herätin WHEN-BUTTON-PRESSED aiheutti hallitsemattoman poikkeustilanteen ORA-01403.”, ongelma johtuu siitä, että Kirjanpidossa joko puuttuu tai on suljettu tilikausi. Siirry siis Kirjanpitoon ja avaa tai luo tilikaudet aina kyseisen vuoden loppuun saakka.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.    

Palkkoja ei ole merkitty maksetuksi  Palkoista voi muodostaa uuden maksuaineiston, mikäli palkkakautta ei ole merkitty maksetuksi.   Poista hylätty maksuaineisto pankkiyhteydestä menemällä pankkiyhteyden siirtohistoriaan, etsi hylätty aineisto ja klikkaa sen päällä hiiren oikeaa painiketta. Valitse "Poista hylätty lähtevä aineisto, mahdollistaa erän luonnin uudestaan". Tämän jälkeen voit muodostaa palkanlaskennassa maksuaineiston palkkakaudesta uudestaan. Huomioi kuitenkin korjata aluksi hylkäyksen mahdollisesti aiheuttanut syy. Palkat on merkitty maksetuksi Palkanmaksuaineistoa ei saa muodostettua uudestaan kun palkka on merkitty maksetuksi. Maksetuksi merkintä on peruuttamaton. Kun palkkalaskelma on merkitty maksetuksi, sille pystyy lisäämään vain Määrä-otsikon alla olevia palkkalajeja. Muita muutoksia ei voi tehdä.   Vaihtoehdot ovat seuraavat: Maksu tehdään ostoreskontran kautta kassamaksuna. Apuna maksuissa voi käyttää Maksuluettelo-raporttia. Palkkalaskelmat hyvitetään ja tehdään uudet palkkalaskelmat tämän ohjeen avulla. Tehdään uusi palkkakausi jolla maksetaan oikeat summat. Maksamisen jälkeen tapahtumat ja kausi poistetaan. Palkkalaskelmat voidaan tehdä esim. tyhjinä, eli niille syötetään vain maksettavat nettosummat.   Jos palkat on merkitty maksetuksi ja "Vie kirjanpitoon"-valintaa ei ole ollut, ei palkkoja saa vietyä kirjanpitoon takautuvasti. Tällaisessa tapauksessa voi tulostaa Kirjanpitoyhteenveto-raportin ja kirjata tiedot manuaalisesti kirjanpitoon esim. pk-vientinä.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Vakuutuspoikkeus voidaan ilmoittaa joko palkansaajan yleisissä tiedoissa (henkilötason poikkeus) tai tulolajikohtaisena. Osalla tulolajeista voi ilmoittaa tulolajikohtaisen poikkeuksen, jossa otetaan kantaa siihen, ilmoitetaanko tulolajilla annettava ansio Tulorekisterin oletuksen mukaisesti, vai ilmoitetaanko tästä oletuksesta poikkeus. Lisätietoa tulolajikohtaisista vakuutuspoikkeuksista löytyy tästä postauksesta. Henkilötason vakuutuspoikkeukset   Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit palkansaajan henkilötason poikkeuksissa tarkoittavat:   Koodi Kuvaus 1 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläke-, sairaus, työttömyys-sekä työtapaturma-ja ammattitautivakuutus) 2 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (sairausvakuutus) 3 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) 4 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma-ja ammattitautivakuutus) 5 Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) 6 Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin (työeläke-, sairaus-, työttömyys-sekä työtapaturma-ja ammattitautivakuutus) 7 Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin (työeläkevakuutus) 8 Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin (työtapaturma-ja ammattitautivakuutus) 9 Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin (työttömyysvakuutus) 10 Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin (sairausvakuutus) 11 Vapaaehtoinen vakuuttaminen Suomessa (työeläkevakuutus)   Tiedon voi ennen lähetystä tarkistaa Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -websovelluksen vasemman reunan tiedoista:     Ohjelma hakee henkilötason vakuutuspoikkeustiedon sen perusteella, löytyykö palkkalaji palkkalaskelmalta, onko kyseinen vakuutus kytketty yhteisrekisteirin ja onko työnantajan tiliöinti kyseessä olevan vakuutuksen osalta Lisätiedot-välilehdellä suurempi kuin 0,00.   Tapaturmavakuutuksen poikkeustilanne voidaan myös estää asettamalla Palkansaajat-rekisterissä tulonsaajalle valinnan "Ei tapaturmapoikkeusta".   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.