Visma Fivaldi käyttövinkit

Käyttäjätunnuksen tilaaminen Tilintarkastajan tunnukset voitte tilata myynnistämme. Tilintarkastajan tunnuksen käyttöönotto Fivaldin pääkäyttäjä aloittaa tilintarkastajan tunnuksen käyttöönoton perustamalla tunnuksen Palvelunhallinnassa tämän ohjeen mukaisesti. Kun tunnus on luotu, pääkäyttäjä määrittää tunnukselle tarvittavat oikeudet. Tilintarkastajalle annetaan Palvelunhallinnassa oikeudet seuraaviin osioihin:   Arkiston pääkäyttäjä (web-sovellukset, löytyy Arkistointi-otsikon alta) Huom! Ei anneta Arkistointi-oikeutta eli pääsyä Arkisto-sovellukseen. Kirjanpidon selailu (web-sovellukset) Ostolaskujen kierrätys (web-sovellukset) Kaikkien laskujen lukuoikeus (web-sovellukset, löytyy Ostolaskujen kierrätys -otsikon alta) Kaikkien sovellusten raportit (ohje alla) Kaikkien sovellusten raportteihin saa annettua oikeudet helpoiten seuraavasti: valitse Palvelunhallinnassa Sovellustyypiksi "Raportit" > klikkaa Sovellusalue-otsikon alta haluamasi osio aktiiviseksi  > klikkaa oikealta Raportit-otsikon vieressä olevaa "Valitse kaikki" -painiketta, jolloin kaikkien kyseisen osion raporttien kohdalle ilmestyy ruksi. Käy kaikki muutkin sovellusalueet läpi vastaavalla tavalla ja tallenna lopuksi. Alla esimerkkikuva Taloushallinto-sovellusosion kaikkien raporttien valinnasta:     Yleensä tilintarkastajalle ei varsinaisesti tarvita pääsyä Fivaldin Arkisto-sovellukseen, vaan riittää, että hän pääsee porautumaan Arkiston sisältöön (esim. kirjanpidon tositteiden liitteisiin) Fivaldin Kirjanpidon selailu -web-sovelluksen kautta. Tällöin tilintarkastajan tunnukselle annetaan vain Palvelunhallinnan "Arkiston pääkäyttäjä" -oikeus (web-sovellukset):     Mikäli Fivaldin Arkistoon on tallennettu ulkoisia aineistoja, jotka on tarkoitus esittää tilintarkastajalle, tulee Arkiston oikeuksien antamista tarkastella tapauskohtaisesti, eli asiasta kannattaa olla yhteydessä sovellustukeen.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Aina välillä tulee tilanteita, jolloin on tarpeen avata yritykselle Fivaldissa uusi yrityspaikka. Esimerkiksi aina kun yritysmuoto muuttuu, suosittelemme ottamaan uutta yritysmuotoa varten käyttöön kokonaan uuden yrityspaikan. Tämä on ainoa keino saada veroilmoitukset yms. menemään oikein, ja taannehtivastikin oikeanlaiset tulosteet. Vanha yrityspaikka jää siis ns. "historiatiedoksi" ja uuteen saadaan syötettyä kaikki tiedot alusta asti oikealla tavalla.   Uuden yrityspaikan perustamista voi tarvittaessa myös helpottaa CSV-tiedoston lautausohjelman avulla, sillä sen kautta on mahdollista viedä tuote- ja yritysrekisterin tiedot ulos ja tuoda ne takaisin sisälle uuteen yrityspaikkaan. Siirrossa tulee myös huomioida, että mikäli yrityksellä, jolle Yritysrekisteriä ollaan tuomassa, on jo olemassa yrityksiä, niin samalla yritysnumerolla tuotavat yritykset menevät tuonnissa virheeseen.   Kun yrityksen tietoja siirretään syystä tai toisesta Fivaldissa toiseen yrityspaikkaan, kannattaa ennen vanhan yrityspaikan määrittämistä Palvelunhallinnasta ei-aktiiviseksi tehdä mm. seuraavat toimenpiteet:   Pankkiyhteyden Perustiedoissa otetaan tarvittavilta sopimuksilta kyseisestä vanhasta yrityspaikasta lisättyjen tilien osalta palvelutäpät pois, ja sen jälkeen poistetaan kyseiset tilit sopimuksilta. Tiliotteiden perustiedoissa otetaan vanhassa yrityspaikassa "Tiliotteet lähettävä yritys"-kentästä jakelijayritys pois vaihtamalla tähän yritys itsensä. Näin saadaan vanha yrityspaikka pois pankkijakelun piiristä, eivätkä tiliotteet enää kohdistu vanhaan yrityspaikkaan. Viitesiirtojen luvun Asetuksissa otetaan vanhassa yrityspaikassa "Viitesuoritusten kohdistus pääyritys"-kentästä jakelijayritys pois vaihtamalla tähän yritys itsensä. Näin saadaan vanha yrityspaikka pois pankkijakelun piiristä, eivätkä viitteet enää kohdistu vanhaan yrityspaikkaan. Kierrätysryhmien Ostolaskukohtaisissa perustiedoissa otetaan vanhassa yrityspaikassa pois täppä "Verkkolaskujen vastaanotto tässä yrityksessä". Mikäli käytössä on AutoInvoice ja saman AutoInvoice-tilin käyttöä halutaan jatkaa, tulee kyseisen tilin kytkös siirtää vanhasta yrityspaikasta uuteen API- ja UUID-tiedot uuteen yrityspaikkaan syöttämällä. Tämä tehdään Fivaldin Webin ylävalikosta Myynti/Ostot | AutoInvoice-palvelu löytyvässä "Yrityksen tilitiedot"-toiminnossa. Kun vanhaa yrityspaikkaa ei enää käytetä, se voidaan siirtää Palvelunhallinnassa ei-aktiiviseksi.   Mikäli kyseinen yritys on pääyritys joissain yrityssuhdekytköksissä tai Pankkiyhteyden jakelija, tulee tällöin huomioida myös kaikki yrityssuhteisiin ja pankkijakeluihin liittyvät asetukset.    Muutosten tueksi suosittelemme aina tilaamaan avuksi konsultointia, sillä millään yleisohjeistuksella ei voida ottaa huomioon kaikkia pieniäkin tarpeita, mitä tällaisessa tilanteessa voi tapauskohtaisesti tulla vastaan. Etäkonsultointitilauksen voi tehdä kätevästi suoraan palvelutilauslomakkeemme kautta. Palvelutilauslomakkeen täyttäminen ei vielä sido ostamaan palvelua, vaan lopullisen päätöksen voi tehdä vasta, kun konsulttimme ottaa pyynnön tiimoilta yhteyttä.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Käyttäjää Palvelunhallinnassa käyttäjäryhmään lisättäessä ohjelma voi antaa ilmoituksen: ”Käyttäjämäärät ylittyivät seuraavissa sovelluksissa / raporteissa”. Ilmoituksen tiimoilta tulee tarkistaa, kenellä käyttäjistä on oikeus mihinkin ohjelmanosaan.   Käyttäjämäärien tarkistaminen Sovelluskohtaiset käyttäjämäärät voi tarkistaa Palvelunhallinnasta. Klikkaa Palvelunhallinnan vasemmanpuoleisesta ikkunasta löytyvää kohtaa Palvelun tiedot | Yleiset asetukset:     Sovellusikkunan keskivaiheilta Käyttäjämäärä-otsikon alta löytyvästä Sovellustyyppi-valikosta valitaan ensin haluttu sovellustyyppi (Sovellukset, Rekisterit, Apuohjelmat, Web-sovellukset, Raportit). Sen jälkeen Sovellukset-ikkunaan avautuu lista, josta tuplaklikataan sen osion nimeä, jonka käyttäjiä halutaan tarkastella:    Tuplaklikkauksen jälkeen avautuu "Sovelluksen käyttäjät"-ikkuna, jossa näkyy ne käyttäjät/käyttäoikeusryhmät, joilla on oikeudet kyseiseen osioon.  Oikeudet käyttäjille -otsikon alla näkyvät kaikki käyttäjätunnukset, joille on annettu suoria oikeuksia kyseiseen osioon. Tunnuksen vieressä näkyy yritysnumeroväli, jota annetut oikeudet koskevat.  Oikeudet käyttöoikeusryhmille -otsikon alla näkyvät kaikki käyttäjäryhmät, joilla on oikeuksia kyseiseen osioon. Oikeudet koskevat kaikkia käyttäjäryhmässa mukana olevia käyttäjätunnuksia. Oikeudet ulkopuolisten käyttöoikeusryhmille -otsikon alla näkyvät jonkin toisen Fivaldi-ympäristön ulkopuoliset käyttäjäryhmät, joihin on liitetty käyttäjäksi yksi tai useampi tämän ympäristön käyttäjätunnuksista, ja ryhmässä on annettu oikeuksia kyseiseen osioon. Oikeudet koskevat kaikkia niitä käyttäjätunnuksia, jotka on kytketty kyseiseen ulkopuoliseen käyttäjäryhmään. Vieressä näkyy edelläolevien tavoin yritysnumeroväli, jota annetut oikeudet koskevat.   Käyttäjämääriä tarkastellessa on huomioitava, että käyttäjäryhmissä olevien käyttäjien määrä tulee kyseisen käyttäjäryhmän tiedoista. Lisäksi on hyvä tietää, että näkymässä näkyvä yritysnumeroväli ei tarkoita sitä, että kyseisellä käyttäjällä / käyttäjäryhmällä olisi oikeus jokaiseen yritysvälin yritykseen, vaan yrityksiin kyseisen yritysvälin sisällä.   Tarkista, ettei käyttäjille tai käyttäjäryhmille ole annettu oikeuksia, jotka eivät kuulu yksittäisillä käyttäjillä tai ryhmän käyttäjillä olla. Imoitus "Käyttäjämäärät ylittyivät seuraavissa sovelluksissa / raporteissa" tarkoittaa, että sopimuksen enimmäiskäyttäjämäärät voivat olla ovellusten tai raporttien osalta täynnä, eikä uusia käyttäjiä voi siksi enää kyseiseen osioon määritellä. Ota yhteys myyntiin, jos käyttöoikeuksien määriä on tarve kasvattaa. Muussa tapauksessa poista ylimääräiset oikeudet ja yritä käyttäjän lisäystä  tallennuksen jälkeen uudelleen.   Huom! Turhien käyttöoikeuksien poisto tulee tehdä jokaisesta yrityksestä, johon käyttäjällä tai käyttöoikeusryhmällä on oikeuksia. Tämän saa tehtyä massana karsimalla oikeudet ensin yhden yhtiön osalta, ja kopioimalla tehdyt muutokset kerralla kaikkiin muihin yhtiöihin.   Käyttäjäryhmien tarkastelu Menemällä Palvelunhallinnan vasemmanpuoleisesta ikkunasta Käyttäjät-listan alta löytyvän käyttäjätunnuksen kohdalle näet oikeassa yläkulmassa kaikki käyttöoikeusryhmät, joissa kyseinen tunnus on mukana. Jos kyseessä on ulkopuolisen ympäristön käyttäjäryhmä, on ryhmän nimen perässä silloin *-merkki:       Menemällä Palvelunhallinnan vasemmanpuoleisesta ikkunasta Käyttäjäryhmät-listan alta löytyvän käyttäjäryhmän kohdalle näet oikeassa yläkulmassa kaikki käyttäjätunnukset, jotka on kytketty kyseiseen ryhmään. Yksi tunnus varaa aina yhden oikeuden, eli sillä ei ole merkitystä kuinka monen eri käyttäjäryhmän kautta oikeudet saadaan:     Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Jos saat ohjelmassa johonkin sovellukseen mentäessä ilmoituksen “Sovelluksen maksimi käyttäjämäärä ylittyi!”, on sopimukselle määritelty käyttäjämäärä ylittynyt kyseisessä sovelluksessa.     Kyseiseen ilmoitukseen johtaa kaksi erilaista tilannetta. Tilanne 1 Maksimi käyttäjämäärä ylittyy silloin, kun kaksi (tai useampi) käyttäjää yrittää avata samanaikaisesti sovellusta, jolle on sopimuksella määritelty maksimi yhtäaikaiseksi käyttäjämääräksi vain esimerkiksi yksi käyttäjä. Näissä tilanteissa on hyvä myös tarkistaa, ettei samalla käyttäjätunnuksella ole jäänyt kyseinen ruutu auki toisella koneella.   Käyttäjämäärärajoituksen voi tarkistaa Palvelunhallinnan etusivulta tämän ohjeistuksen mukaisesti. Tilanne 2 Käyttäjämäärät voivat ylittyä myös tilanteessa, jossa ohjelma on pakkosammutettu tai se on mennyt teknisen ongelman vuoksi jumiin. Tällöin käyttäjätunnus on voinut jäädä sovelluksen sisälle, jolloin käyttäjämäärä ylittyy, kun samaan sovellukseen yritetään mennä toistamiseen sisälle. Fivaldin sovellusikkunan sovellukset kannattaa aina sulkea "Sulje ruutu"-painikkeella (vanhassa sovellusikkunassa oven kuvake, uudessa sovellusikkunassa paluunuolen kuvake) tai näppäimistön ESC-painikkeella. Sovellusikkunan käyttö kannattaa lopettaa ESC-painikkeella, sillä se lopettaa kaikki istunnot kyseiseltä käyttäjätunnukselta.   Ohjelma aikakatkaisee sisällä olevat tunnukset 15 minuutin sisällä. Voit myös tarvittaessa odottaa 15 minuuttia lukkotilanteen poistumiseksi, ja yrittää kirjautumista sovellukseen sen jälkeen uudestaan.    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.