Visma Fivaldi käyttövinkit

Laskuja voi lähettää AutoInvoice-palvelun tulostettavaksi Fivaldista kahdella eri tavalla: tulostuspalvelun ja massatulostuspalvelun kautta. Kummankin vaihtoehdon käyttäminen edellyttää AutoInvoice-palveluun rekisteröitymistä sekä palvelun tilaamista sen edellyttämällä tavalla. 1. Maventan verkkolaskupalvelun (Visma AutoInvoice) tulostuspalvelu Tulostuspalvelu koskee laskuja, jotka lähetetään Fivaldista AutoInvoice-tilin kautta asiakkaille. Tällöin laskujen välitystapana käytetään Fivaldissa välitystapaa, jonka tyyppi on AutoInvoice:      Mikäli laskun vastaanottaja ei voi ottaa vastaan verkkolaskuja, Maventan verkkolaskupalvelu ohjaa laskun tulostukseen ja postittaa sen vastaanottajalle, mikäli tulostuspalvelu on Autoinvoice-tilillä aktivoitu. Huomioi siis, että tulostuspalvelun aktivointi tällä tavalla vaatii tulostuspalvelun tilaamisen AutoInvoice-tilin kautta:     Liitteiden tulostamiseksi tulee AutoInvoice-tilin kohdassa Asetukset > Laskuasetukset > Laskujen lähettäminen > Tulostuspalvelu valita asetus Salli liitteiden tulostus. Kyseinen asetus on uusimmissa tileissä oletuksena valittuna, mutta vanhoissa tileissä tulee se käydä valitsemassa erikseen.   Mikäli jonkin vastaanottajan laskut halutaan jostain syystä ohjata menemään tulostuspalveluun aina, tallennetaan Fivaldin Yritysrekisterissä vastaanottajan Laskujen välitys -välilehdellä oletusvälitystavaksi Autoinvoice, Muu tunnus -kenttään sana PRINT ja Vastaanottajan välittäjän tunnukseen MAVENTA.   Maventan verkkolaskupalvelu tukee myös värillisten tulosteiden lähetystä. Väritulostus on maksullinen lisäpalvelu ja se on otettavissa käyttöön tämän ohjeen mukaisesti. 2. Massatulostuspalvelu Fivaldin AutoInvoice-rekisteröintitoiminnon kautta tilattava massatulostuspalvelu ei ole sama tulostuspalvelu, jota käytetään AutoInvoice-tilin lähetyksissä. Massatulostuspalvelua voidaan laskujen lisäksi käyttää myös palkkalaskelmien, maksukehotusten sekä kiinteistöhallinnan maksulappujen, perintäkirjeiden ja kirjeiden tulostamiseksi. Tällä lähetystavalla laskujen välitystapana käytetään välitystapaa, jonka tyyppi on Massatulostuspalvelu:    Massatulostuspalvelu on tullut osalle käyttäjistä tutuksi nimellä iPost. Tulosteet siirtyivät iPostilta Visma.net AutoInvoice-palveluun vuoden 2016 aikana.    Massatulostuspalvelua käytettäessä dokumentit eivät mene AutoInvoice-verkkolaskupalveluun vaan erilliseen massatulostuspalveluun. Siksi tämän välitystavan laskut eivät näy lähettäjän AutoInvoice-tilillä. Laskutulosteet ovat mustavalkoisia. Massatulostuspalvelu aktivoidaan käyttöön Fivaldin AutoInvoice-rekisteröinti-toiminnossa valitsemalla palveluista Massatulostuspalvelu ja tilaamalla se:     Lisätietoa Maventan ohjeet: Tulostuspalvelu Maventan ohjeet: Massatulostuspalvelu Visma Fivaldi Käsikirja: LASKUT SÄHKÖPOSTIIN TAI TULOSTUSPALVELUUN Yleistä tietoa Autoinvoice-palvelusta    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Maventa on muuttanut AutoInvoicen tulostuspalvelun palveluntarjoajaa, ja samalla kirjeiden välitykseen ollaan tekemässä pieniä parannuksia.   Suosittelemme että tallennat yrityksesi OVT-tunnuksen sille varattuun kenttään oman yrityksesi perustietoihin, jotta laskujen vastaanottaja voi halutessaan vastaanottaa niitä myös OmaPostin kautta. Mikäli tunnus puuttuu ei kirjeitä pystytä toimittamaan OmaPostin kautta, vaan ne ohjautuvat tulostukseen  

AutoInvoice tarkoittaa Maventan verkkolaskupalvelua, joka voidaan avata suoraan Visma Fivaldi -ohjelmiston AutoInvoice–palvelu-nimisen Web-sovelluksen kautta. AutoInvoice-palvelun operaattorina toimii Visman omistama verkkolaskuoperaattori Maventa.   Monta hyvää syytä siirtyä Maventan verkkolaskutukseen:     Eikä tässä vielä kaikki...   Kun lähetät laskusi Maventan kautta, voit lähettää laskun mukana myös liitteitä Voit lähettää kaikki laskusi Maventan palveluun, vaikka vastaanottaja ei ottaisi vastaan verkkolaskuja Myös palkkalaskelmat ja erilaiset kirjeet kulkevat kätevästi sähköisesti Maventan massatulostuspalvelun kautta.   Käyttöönotto   Maventan tarjoaman verkkolaskupalvelun käyttöönotosta löydät ohjeistuksen tästä käyttövinkistä. Visma Communitysta löytyy myös useita erilaisia aiheeseen liittyviä täsmäohjeita esimerkiksi hakusanalla Maventa.   Laskujen lähettäminen   Verkkolaskujen lähettäminen Visma Fivaldi -ohjelmistosta toimii Maventan palvelua käytettäessä muutoin samalla tavalla kuin Fivaldin Pankkiyhteyden kautta, mutta Maventaa käytettäessä laskut kulkevat Fivaldin Lähetysjono-sovelluksen kautta. Laskujen välitystapana Fivaldissa käytetään välitystapaa, jonka tyyppi on AutoInvoice. Verkkolaskutiedoston mukana kulkee myös laskun alkuperäinen Fivaldissa muodostettu kuva sekä muut laskuun liittyvät liitteet (poikkeuksena Fivaldin Tavoitteiden ajo -sovelluksesta lähetetyt verkkolaskut).   Jos laskun lähettäjällä ei ole tiedossa vastaanottajan verkkolaskutietoja, voi laskun silti lähettää Maventan palveluun. Maventa tarkistaa laskulla olevan y-tunnuksen perusteella, onko vastaanottajalla mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja, ja lähettää laskun mahdollisuuksien mukaan eteenpäin verkkolaskuna. Jos laskun vastaanottaja ei voi ottaa vastaan verkkolaskuja, voi laskut myös siinä tapauksessa lähettää Maventan palveluun, sillä verkkolaskutietojen puuttuessa palvelu tulostaa laskun paperille ja postittaa sen vastaanottajalle, mikäli tulostuspalvelu on laskun lähettäjäyrityksen Maventa-tilillä aktivoitu. Maventan reitityslogiikasta on enemmän tietoa tässä linkissä.   Maventa tarjoaa myös verkkolaskutuksen ja tulostuspalvelun välissä mahdollisuuden lähettää laskut vastaanottajalle sähköpostilla, mikäli tämä lähetystapa on Maventa-tilillä aktivoitu.    Myös muita asiakkaille lähetettäviä tulosteita, kuten esimerkiksi palkkalaskelmia ja kirjeitä, voi lähettää Maventan tulostettavaksi ja postitettavaksi. Tätä tulostuspalvelua käytettäessä dokumentit eivät mene Maventan verkkolaskupalveluun vaan ns. massatulostuspalveluun. Näiden palveluiden eroista löydät tarkempaa lisätietoa tästä postauksesta. Massatulostuspalveluun lähetetyt aineistot eivät näy Maventa-tilillä.   Laskujen vastaanottaminen   Maventan kautta saadaan myös vastaanotettua sekä verkkolaskut että skannatut laskut Visma Fivaldi -ohjelmistoon. Verkkolaskun mukana voidaan ottaa vastaan myös toimittajan lähettämän laskun alkuperäinen kuva. Jos toimittaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, muodostaa skannauspalvelu verkkolaskun toimittajan lähettämästä laskusta skannaamalla laskun kuvan ja poimimalla laskun tiedot. Skannauspalvelun tilaamalla voi siten ottaa vastaan käytännössä kaikki laskut sähköisenä Maventan verkkolaskupalvelun kautta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Maventan verkkolaskupalvelun lopettaminen tapahtuu irtisanomalla kyseinen Maventa-tili. Maventa-tilin pääkäyttäjän, joka hallinnoi myös Fivaldin yrityspaikkaa johon tili on linkitetty, tulee lähettää Visma sovellustukeen (sovellustuki(at)visma.com) kirjallinen irtisanomisilmoitus sähköpostitse. Sähköposti tulee saapua samasta sähköpostiosoitteesta, kuin mikä pääkäyttäjälle on määritelty tilin asetuksissa.   Irtisanomispyyntö tulee lähettää sinä päivänä, kun palvelu halutaan sulkea. Kuittaamme sinulle, kun tili on suljettu. Tilanteissa, joissa tilin haluttu sulkemishetki osuu viikonlopulle tai arkipyhäpäivälle, tulee asiakkaan päättää, tehdäänkö irtisanominen edeltävänä arkipäivänä vai seuraavana.   Ennen tilin irtisanomista tulee varmistaa, ettei tiliä ole tarkoitus jatkossa käyttää toisessa ohjelmistossa tai Fivaldin yritysympäristössä. Mikäli tilanne on tämä, ei tiliä irtisanota, vaan tili voidaan määrittää uuden pääkäyttäjän haltuunotettavaksi tässä postauksessa ohjeistetulla tavalla.   Irtisanomisilmoituksen sisältö Kirjaa asiasi selkeästi sähköpostiviestin otsikoksi, esimerkiksi Maventa-tilin irtisanominen, ja lisäksi yrityksen nimi ja y-tunnus. Lisäksi varsinaisessa viestiosuudessa tulee käydä ilmi seuraavat asiat: Yritys halutaan irtisanoa Maventasta Varmistus, ettei Maventa-tiliä ole tarkoitus jatkossa enää käyttää esim. toisessa ohjelmistossa  Irtisanottavan tilin yrityksen nimi ja y-tunnus Kyseisen yrityksen yritystunnus Fivaldissa   Huomioithan, että tilin sulkeminen ei lakkauta pelkästään verkkolaskutusta, vaan samalla loppuu myös mahdollisuus lähettää tulosteita massatulostuspalveluun. Mikäli siis haluat esimerkiksi lopettaa vain laskujen vastaanoton Maventan kautta, voit sulkea kyseisen palvelun tämän ohjeen mukaisesti.   Mikäli irtisanottavalla yhtiöllä on Maventan palvelussa voimassaoleva laskuttajailmoitus, tulee edellämainittujen lisäksi laskuttajailmoituksesta olla tehtynä CHANGE tai DELETE-sanomat onnistuneesti. Tämä tarkoittaa, että on laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen odotettu vähintään neljä pankkipäivää ja tarkistettu sen jälkeen tililtä, että hylkäyksiä ei ole tullut. Vasta kun uusi laskuttajailmoitus on päivittynyt / päätetty, voidaan tili irtisanoa.   Toimenpiteet irtisanomisen jälkeen Mikäli tilillä on ollut käytössä Maventan skannitili, välittää skannauspalvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty Maventa-tilin Skannitili-asetuksissa.    Mikäli yritys haluaakin jatkossa palata Maventan palveluiden pariin, tulee hänen luoda uusi Maventa-tili. Tämä ei kuitenkaan onnistu Fivaldissa samasta yrityspaikasta, jossa on ollut kytkös suljettuun tiliin, ellei yhteyttä vanhalle suljetulle tilille poisteta ensin. Tämä tehdään tässä ohjeistuksessa kuvatulla tavalla.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Kun Maventa-tilin rekisteröinti ei Fivaldin AutoInvoice-palvelusta onnistu siitä syystä, että tili on jo olemassa, on olemassa olevan tilin tiedot kytkettävä Fivaldiin käsin.   Maventa-tili käyttöön Fivaldissa Olemassa oleva Maventa-tili voidaan ottaa Fivaldissa käyttöön joko täysin (tilin siirto) tai osittain (tilin yhteiskäyttö) lisäämällä tilille uusi pääkäyttäjä alla kuvatun prosessin mukaisesti. Voit aloittaa prosessin olemalla yhteydessä sovellustukeen haluttuna siirtoajankohtana ilmoittamalla alla listatut tiedot, niin voimme tehdä kyseisen yrityksen Maventa-tilille tarvittavat muutostoimenpiteet:   Minkä yrityksen Maventa-tilistä on kyse (nimi ja y-tunnus): Ohjelmisto, josta yritys lähettää jatkossa myyntilaskuja Maventa-tilin kautta: Ohjelmisto, johon yritys vastaanottaa jatkossa ostolaskuja Maventa-tilin kautta: Pääkäyttäjä (sähköpostiosoite), joka lisätään yrityksen Maventa-tilille: Siirto/yhteiskäyttöpyynnön allekirjoittajan sähköpostiosoite:   Pyynnön allekirjoittajan tulee olla kyseisen Maventa-tilin yrityksen (loppuasiakkaan) edustaja, jolla on oikeudet allekirjoittaa yrityksen (loppuasiakkaan) puolesta. Allekirjoittaja voi olla myös tilitoimisto tai isännöitsijä, jolla on tarvittavat oikeudet edustaa loppuasiakasta. Allekirjoittamalla kyseinen henkilö tekee juridisesti sitovan pyynnön Vismalta ja ottaa vastuun viestiä siirtoon liittyvistä asioista loppuasiakkaalle riittävällä tavalla. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun allekirjoittaa asiakirjan, mikä edellyttää sähköistä tunnistautumista. Kun asiakirja on allekirjoitettu, voidaan viestissä määritelty pääkäyttäjä lisätä kyseisen yrityksen Maventa-tilille ja ottaa kyseinen tili käyttöön Fivaldissa.   Uuden pääkäyttäjän toimet Prosessin päätteeksi saat sovellustuesta tiedon, että uusi pääkäyttäjä on lisätty yrityksen Maventa-tilille. Tällöin uusi pääkäyttäjä voi kirjautua tilille ja tehdä siellä tarvittavat tarkistustoimet: Laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi. Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta. Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää. Mikäli skannauspalvelu (Asetukset | Lisäpalvelut | Skannitili) on käytössä, tulee Skannauspalvelu-rivin Päivitä-painikkeen takaa tarkistaa yhteystiedot, jonne skannauspalveluun lähetetty muu kuin laskuaineisto toimitetaan. Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi:  Käyttäjillä on pääsy kyseiselle Maventa-tilille ja roolinsa mukainen oikeus muokata tilin tietoja. Pääkäyttäjän poistaminen tililtä katkaisee samalla yhteyden kyseiseltä tililtä ohjelmistoon, johon kyseisen pääkäyttäjän API-avain on tilin UUID-tiedon kanssa määritelty. Tästä syystä etenkin tilin yhteiskäyttötapauksissa on oltava erityisen varovainen tilin käyttäjätietojen poistamisessa.  Mikäli pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu, tulee se avata tämän ohjeen mukaisesti.   Lopuksi Maventa-tili otetaan käyttöön Fivaldissa tämän ohjeen mukaisesti. Mikäli yritys on siirtynyt kantasiirrolla, vaihdetaan Fivaldiin uusi API-avain Fivaldi WEBin Myynti- tai Osto-valikon Autoinvoice-palvelussa kohdassa "Yrityksen tilitiedot". Voit tarkistaa API-tiedon Maventa-tilin kohdasta Asetukset | Asetukset.     Poikkeus siirtoprosessiin Tilin nykyinen pääkäyttäjä voi myös lisätä uuden Fivaldi-tilitoimiston / -isännöitsijätoimiston pääkäyttäjän tilille, mikäli vanha ohjelmisto ei ole Visman järjestelmä (pl Fivaldi). Käyttäjän lisäys tapahtuu seuraavasti: Kirjaudu Maventa-tilille osoitteessa autoinvoice.visma.com Avaa oikeasta yläreunasta Asetukset ja mene vasemmalta Yrityksen asetukset | Käyttäjät. Paina “Lisää käyttäjä” ja täytä uuden henkilön tiedot. Muista antaa käyttäjälle Admin-rooli. Tarkistattehan seuraavat asiat: Yrityksen tilin laskutustiedot ovat muutoksen jälkeen oikein. Yrityksen nimi on ajan tasalla muutoksen jälkeen. Nimenmuutos onnistuu palvelussa kohdasta Asetukset | Yrityksen tiedot.  Vanhat käyttäjätiedot on poistettu tililtä. Tuplalaskutuksen estämiseksi vanhassa järjestelmässä tulee varmistaa, että laskujen vastaanotto on estetty. (Fivaldista vastaava toiminto löytyy Fivaldi WEBin Myynti- tai Ostot-valikon Autoinvoice-palvelusta. "Yrityksen tilitiedot"-toiminnossa laitetaan täppä "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin" ja painetaan "Päivitä".) Tämän jälkeen voit tehdä kytkennän Fivaldiin käsin tämän ohjeen mukaisesti.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Jos Maventan tietokannasta löytyy yrityksen y-tunnuksella aktiivinen tili, ei uuden Maventa-tilin avaaminen Fivaldissa onnistu, vaan rekisteröintiä tehtäessä käyttäjä saa virhepalautteen: "ERROR: REGISTRATION FAILED, BID ALREADY TAKEN". Tällöin olemassa olevan tilin tiedot tulee kytkeä Fivaldiin käsin. Kuvatun kaltainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi tilitoimistolla silloin, kun asiakasyrityksen tiliä on aiemmin hallinnoitu toisessa ohjelmistossa heidän aiemman tilitoimistonsa toimesta. Kun yritys vaihtaa tilitoimistoa Fivaldi-tilitoimistoon, pitäisi tili saada siirrettyä uuden tilitoimiston hallintaan.   Jotta tilin kytkemiseen vaaditut tiedot (käyttäjän API-avain ja yrityskohtainen UUID) saadaan syötettyä Fivaldiin, täytyy tili ensin ottaa uuden pääkäyttäjän hallintaan. Ohje tilin siirtämiseksi uuden Fivaldi-pääkäyttäjän hallintaan löytyy tästä postauksesta.   Kun Maventa-tilille on saatu siirron tiimoilta lisättyä uusi pääkäyttäjätieto ja tällä on pääsy Maventan palvelussa kyseiselle tilille, voidaan edetä tilin kytkemisessä Fivaldiin alla olevan ohjeen mukaisesti: AutoInvoice-tilin kytkeminen Fivaldiin Tarkista ensin yrityksen UUID sekä Fivaldiin kytkettävä API-avain kyseisen yrityksen Maventa-tilin Asetuksissa kohdassa Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot:       Tili kytketään em. tiedoin Fivaldiin WEBin ylävalikosta Myynti/Ostot/Kiinteistöhallinta löytyvässä "AutoInvoice-palvelu"-websovelluksessa:     Tilin pääkäyttäjän API-avain sekä yrityskohtainen UUID syötetään Fivaldin AutoInvoice-palvelun "Yrityksen tilitiedot"-toiminnossa. Voit myöt halutessasi määrittää ajankohdan, mistä alkaen tilille jo saapuneet laskut halutaan tuotavan Fivaldiin. Huomioi kuitenkin, että noutotoiminto hakee tililtä vain laskut, joita ei ole aiemmin noudettu Fivaldiin, eli tilanteissa joissa Maventa-tili otetaan käyttöön toisesta Fivaldi-ympäristöstä, ei aiempaan Fivaldi-ympäristöön noudettuja laskuja saa enää uudestaan tällä toiminnolla noudettua.    Tarkista myös ennen tilitietojen päivitystä, haluatko estää laskujen vastaanoton Fivaldiin. Tämä on tarpeen esimerkiksi, jos laskujen halutaan saapuvan johonkin toiseen ohjelmistoon kuin Fivaldiin, ja Fivaldista vain lähetetään laskuja.     Lopuksi painetaan Päivitä:     Huomioi, että tällaisessa tilanteessa Fivaldi ei luo välitystapaa automaattisesti, vaan se tulee luoda käsin tämän ohjeistuksen mukaisesti.   Jos kyseisen yrityksen Maventa-tili on ollut kytkettynä aikaisemmin toiseen Fivaldi-yritykseen, tässä annettujen tietojen päivittämisen jälkeen tilin kytkös edelliselle Fivaldi-yrityspaikalle puretaan ja muodostetaan uuteen Fivaldi-yritykseen. Käyttäjä saa toimenpiteestä ilmoituksen. Tällaisessa tapauksessa tulee vielä varmistaa kytköksen luomisen jälkeen, onko "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin"-täppä päällä. Mikäli asetus on täpättynä ja laskuja halutaan alkaa vastaanottaa, tulee täppä ottaa pois ja painaa "Päivitä".   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Yleistietoa Visma AutoInvoice -palvelusta Visma Fivaldi -ohjelmistossa löydät tämän linkin takaa. AutoInvoice-palveluun liittyviä materiaaleja löydät puolestaan tämän postauksen liitteistä.   Uusi AutoInvoice-tili rekisteröidään Visma Fivaldissa "AutoInvoice-palvelu"-websovelluksella, joka avautuu Fivaldi WEB:n Myynti- ja Osto-valikosta:   Mikäli kohtaa ei löydy valikosta, tarkista Palvelunhallinnasta, että käyttäjällä on oikeudet kyseiseen Web-sovellukseen.   Tässä pikaohjeessa käydään rekisteröinnin askeleet läpi pääpiirteittäin. Ohjeen lopussa on myös video, jossa tehdään esimerkkirekisteröinti. Fivaldin AutoInvoice-rekisteröinnistä löytyy tarkemmat toimintokohtaiset ohjeistukset ohjelman sisäisistä helpeistä.   HUOM! Mikäli verkkolaskujen ja tulostuspalvelun veloitukset halutaan yhden yrityksen (esim. isännöintiyrityksen tai tilitoimiston) kautta, tulee kyseinen laskutusyritys rekisteröidä ensin. Vasta tämän jälkeen rekisteröidään asiakasyritykset, jolloin näiden laskutusyritykseksi valitaan kyseinen ensin rekisteröity tilitoimisto/isännöintitoimisto.   Rekisteröinnin pikaohje AutoInvoice-palvelujen käyttöönoton yhteydessä avautuu Visma.net Autoinvoice-tili ja samalla automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja. Rekisteröinnissä käytetty sähköpostiosoite tulee olla todellinen, koska Visma.net AutoInvoice -tilin aktivoimiseen tarkoitettu salasana ja linkki lähetetään kyseiseen osoitteeseen. Sähköpostiosoite toimii myös jatkossa AutoInvoice-tilin käyttäjätunnuksena. Ohjelma ehdottaa rekisteröinnissä sähköpostiosoitteeksi sitä osoitetta, joka käyttäjälle on Palvelunhallinnassa määritelty, mutta sen voi myös tarvittaessa rekisteröintikohtaisesti vaihtaa.   1. Valitse palvelut Palvelut ovat valittavissa rekisteröinnin Valitse palvelut -osiossa, kun Rekisteröidy AutoInvoiceen ja kytke palveluja -kohta on ruksittu. Oletuksena palveluista on valittuina Laskujen vastaanotto sekä Skannauspalvelu. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan haluamansa palvelut eli mikäli et halua esim. laskujen vastaanottoa päälle, klikkaa "Lask. vastaanotto"-painike harmaaksi. Jos palveluita ei valita, tapahtuu ainoastaan AutoInvoice-tilin avaus, jonka yhteydessä aktivoituu automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja palvelun kautta.   2. Valitse yritykset ja rekisteröi palvelut Valitse yritykset, joille AutoInvoice-palvelut halutaan ottaa käyttöön.   3. Laskutusyrityksen valinta Laskuttajayritys-valintalistassa näkyy kaikki yritykset, jotka on rekisteröity AutoInvoiceen ja joihin käyttäjällä on oikeus. Jos laskutusyritystä halutaan käyttää, täytyy laskutusyritys rekisteröidä ensin AutoInvoice-palveluun. Uusi yritys rekisteröidään "Lähetä tiedot"-painikkeella. Lisätietoja laskutusyrityksen muutoksista löydät täältä.    4. Vahva tunnistautuminen ja pankkiverkkoyhteyden avaus Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen AutoInvoice-palvelun kautta edellyttää uusissa rekisteröinneissä vahvaa tunnistautumista. Onnistuneen rekisteröinnin jälkeen rekisteröinnin yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään automaattisesti Visma Signin toimesta sähköposti, joka sisältää lisäohjeet tunnistautumisen suorittamiseksi. Tunnistautumisella kyseinen henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa, sekä valtuuttaa samalla avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Pankkiverkkoyhteyden avaaminen mahdollistaa laskun välittämisen tilanteissa, joissa lähettävä tai vastaanottava operaattori on pankki.    5. Laskujen lähettäminen AutoInvoice-välitystavan käytössä noudatetaan ns. uutta toimintatapaa, jossa vastaanottajan verkkolaskutiedot annetaan täydellisinä Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä. Mikäli verkkolaskutietoja ei ole vastaanottajalle määritelty, etsii AutoInvoice-palvelu vastaanottajan verkkolaskuosoitetta vielä omista rekistereistään laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella. Jos tieto löytyy, niin palvelu lähettää laskun verkkolaskuna löytämäänsä osoitteeseen. Vaikka siis palvelu etsii tarvittaessa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, suosituksemme on kuitenkin määrittää verkkolaskutiedot myös Fivaldiin, jos ne vain ovat lähettäjän tiedossa. Tällä varmistetaan se, että lasku varmasti lähtee verkkolaskuna.   6. Verkkolaskuoperaattorin vaihtaminen Mikäli olet vaihtamassa verkkolaskuoperaattoria, eli yrityksellä on jo aiemmin ollut käytössä verkkolaskutus, mutta toisen välittäjän kautta, muistathan ilmoittaa toimittajille tieto uudesta verkkolaskuosoitteesta. Voit halutessasi hyödyntää täältä löytyviä pohjia. Seuraa, että laskut alkavat saapua AutoInvoice-palvelun kautta, ja varmista että myös verkkolaskujen lähettäminen onnistuu kyseistä palvelua käyttäen. Päätä tarvittaessa vanhan verkkolaskuoperaattorin sopimus, kunnes kaikki aineistot kulkevat AutoInvoicen kautta.    Usein kysyttyjä kysymyksiä AutoInvoice-tilin toiminnallisuudet Liitteiden lisäys laskulle AutoInvoice-välitystavan luominen Olemassa oleva AutoInvoice-tili Fivaldiin ja käyttäjän lisääminen tilille Laskutusyrityksen vaihtaminen tai poistaminen Laskutusmäärien tarkistus Millaisissa tilanteissa Fivaldin ja AutoInvoice-tilin välinen linkitys tulee poistaa?   Virhetilanteita ERROR: Registration failed, bid already taken ERROR: Return address empty or invalid ERROR: Company cannot be set as its own billing company Skannausvirhe     Palvelun irtisanominen AutoInvoice-palvelun irtisanomisesta löydät ohjeistuksen täältä.   Video Autoinvoice-palvelun käyttöönotosta Videolla otetaan käyttöön ensin pelkkä laskujen lähetys ja tämän jälkeen otetaan käyttöön laskujen vastaanotto. Huom. videossa ei ole ääntä. Palvelut voidaan ottaa käyttöön myös samanaikaisesti. Huom! Autoinvoicen käyttäjätunnus tulee aktivoida sähköpostiin tulleen linkin kautta, ennen kun lisäpalveluja voidaan tilata.     Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

AutoInvoice-palveluun rekisteröitymisen yhteydessä ohjelma luo Laskujen välitykseen automaattisesti lähetyksessä käytettävät välitystiedot. Suosittelemme kuitenkin aina tarkistamaan, että automaattisesti luodut tiedot ovat oikein.   Seuraavissa tilanteissa välitystapoja ei luoda automaattisesti: Finvoice Välittäjät -välilehden tiedoista löytyy jo välittäjä selitteellä Autoinvoice (Maventa) ja välittäjän tunnuksella MAVENTA Yritys on jo rekisteröity Maventaan ja Fivaldissa tehdään vain kytkeminen kyseiseen yritykseen (BID ALREADY TAKEN).   Näissä tilanteissa sekä välittäjätieto että välitystapa tulee siis joko perustaa käsin, tai varmistaa olemassaolevan tiedon olevan oikein. Välitystapa perustetaan alla olevan kuvan esimerkkiä soveltaen. Selitteen voi käyttäjä määrittää itse, mutta Tyyppi-kenttään tule valita AutoInvoice ja "Lähettäjän välittäjä"-kenttään Maventan välittäjätieto. Huomioi, että vastaanottajan välitystapaa ei valita.   Finvoicen välittäjät -välilehdellä tulee puolestaan olla Maventan välittäjätieto, jolla on oletustunnustyyppinä "Muu tunnus". "Lähettäjän muu tunnus"-kenttään määritellään lähettäjän verkkolaskuosoite (OVT-tunnus).   AutoInvoice-välitystavalla käytetään siis ns. uutta tapaa, jolloin riittää yksi Laskujen välitykseen perustettu välitystapa. Vastaanottajan verkkolaskutiedot annetaan asiakaskohtaisesti joko sovellusikkunassa Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä.   ... tai Webin Asiakasrekisterissä.     Mikäli verkkolaskutietoja ei ole Yritysrekisterissä vastaanottajalle annettu, etsii AutoInvoice-palvelu vastaanottajan verkkolaskuosoitetta vielä omista rekistereistään laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella. Jos tieto löytyy, niin palvelu lähettää laskun verkkolaskuna löytämäänsä osoitteeseen. Vaikka siis palvelu etsii tarvittaessa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, suosituksemme on kuitenkin määrittää verkkolaskutiedot myös Fivaldiin, jos ne vain ovat lähettäjän tiedossa. Tällä varmistetaan se, että lasku varmasti lähtee verkkolaskuna.   Huomioithan, että jotta laskut lähtevät pankkiverkkoon, pitää pankkiverkkoyhteys olla avattuna tämän ohjeen mukaisesti.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Jos toimittajan lähettämä lasku on saapunut AutoInvoice-palveluun, mutta lasku ei tule Fivaldin kierrätykseen, voi syitä olla useita. Alta löytyy listattuna tyypillisimmät syyt kyseiselle tilanteelle:   Laskujen vastaanotto AutoInvoice-tililtä Fivaldiin on estetty Tarkista, että Fivaldi webin AutoInvoice-palvelu-sovelluksen Yrityksen tilitiedot -välilehdellä ei ole ruksia kohdassa "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin". Fivaldissa olevat UUID ja API-avain eivät täsmää AutoInvoice-tilin tietoihin Tarkista, että Fivaldi webin AutoInvoice-palvelu-sovelluksessa on Yrityksen tilitiedot -välilehdellä syötetty oikeat tiedot tämän ohjeistuksen mukaisesti. Laskujen vastaanottopalvelu on otettu käyttöön suoraan AutoInvoice-tilillä, eikä Fivaldin AutoInvoice-palvelu-sovelluksen rekisteröintityökalun kautta. Tällaisessa tilanteessa Fivaldille pitää kertoa, että kyseinen palvelu on tilillä aktivoitu. Tämä tehdään Fivaldi webin AutoInvoice-palvelu-sovelluksen Yrityksen tilitiedot -välilehdellä "Hae palvelutiedot" -painikkeella. Laskujen nouto alkaa pyöriä tästä noin tunnin sisällä. Laskuaineisto on Finvoice-standardin vastaista Maventa tukee tämän listan mukaisia verkkolaskuformaatteja, ja muuntaa laskut automaattisesti formaatista toiseen. Fivaldi puolestaan tukee Finvoice-standardin mukaista aineistoa, joten jos AutoInvoice-tililtä noudettava laskuaineisto ei ole jostain syystä Finvoice-standardin mukainen, ei lasku siirry AutoInvoice-tililtä Fivaldiin. Mikäli laskun lähettäjä on siis lähettänyt joko standardin vastaisen Finvoice-laskun (tai jossain muussa kuin Finvoice-formaatissa olevan aineiston, josta siirtyy Fivaldin noutamaan Maventan konvertoimaan Finvoice-aineistoon standardin vastainen arvo) ei aineisto siirry Fivaldiin. Fivaldiin ei ole siis mahdollista tuoda Finvoice-standardin vastaista aineistoa.   Mikäli lasku ei ole saapunut lainkaan AutoInvoice-tilille, voi asian ottaa selvitykseen tämän ohjeistuksen mukaisesti.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Kun asiakas vaihtaa tilitoimistoa tai isännöitsijää, voi tämä kuitenkin haluta jatkaa Fivaldissa aiemmin käytössä olleen AutoInvoice-palvelun käyttöä. AutoInvoice-tilin pääkäyttäjänä toiminut tilitoimisto/isännöitsijä voi siirtää tilin uuden pääkäyttäjän (loppuasiakas) hallintaan lisäämällä tilille (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) uuden pääkäyttäjän. Tämä kuitenkin edellyttää huolellisen valmistelun, sekä lopuksi muissa kuin Fivaldin sisäisten siirtojen tapauksissa yhteydenoton sovellustukeen alla olevan ohjeistuksen mukaisesti.   Mikäli tilin käyttöä ei tulla Fivaldin jälkeen jatkamaan, vaan AutoInvoice-palvelun käyttö yrityksen osalta loppuu kokonaan, ei tätä ohjetta tule noudattaa. Tällaisessa tilanteessa tili tulee irtisanoa tämän ohjeen mukaisesti. AutoInvoice-palveluun on toki myös myöhemmin mahdollista avata yritykselle uusi tili, vaikka vanha on aikanaan suljettu.   Tilin siirtämisen valmistelevat toimet Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä AutoInvoice-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa: Laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi. Laskutusyrityksen poistaminen onnistuu tämän ohjeen mukaisesti. Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti. Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta. Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää. Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi:  Täällä voi lisätä uuden pääkäyttäjän ja poistaa muut Fivaldiin liittyvät käyttäjät.   Laskujen noudon estäminen Fivaldiin Varmuuden vuoksi pääkäyttäjän tulee myös estää laskujen nouto Fivaldiin sitten, kun laskuja ei haluta Fivaldiin enää tililtä noutaa. Tämä tehdään Fivaldissa WEB-puolen kyseisen yrityspaikan Myynti- tai Osto-valikon Autoinvoice-palvelussa täppäämällä Yrityksen tilitiedot -toiminnossa "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin" ja painamalla "Päivitä".   Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä Pääkäyttäjä ei voi poistaa itseään AutoInvoice-tililtä, joten edellä listattujen toimenpiteiden jälkeen tämän tulee olla yhteydessä sovellustukeen osoitteessa sovellustuki(at)visma.com ja pyytää tätä toimenpidettä sovellustuen tehtäväksi. Viestissä tulee olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka tili on kyseessä, sekä selvitys siitä, mistä on kyse ja mitä toimenpiteitä on jo tehty. Tämän jälkeen sovellustuki voi poistaa Fivaldin pääkäyttäjän tilin tiedoista ja merkitä tilin loppuunkäsitellyksi Fivaldin osalta.   Fivaldin sisäisissä siirroissa pääkäyttäjä voi pyytää uutta pääkäyttäjää poistamaan hänet tililtä, eli yhteydenottoa sovellustukeen ei tällöin tarvita, koska Fivaldin sisäisissä siirroissa tilille ei tarvitse sovellustuen toimesta myöskään tehdä merkintöjä Fivaldin käytön loppumisesta. Mikäli uusi pääkäyttäjä ei jostain syystä poista vanhaa pääkäyttäjää tililtä, voi toki asiasta olla yhteydessä myös sovellustukeen.   Lopuksi Pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää (loppuasiakas) olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta AutoInvoice-tilille saadaan tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan. Fivaldin sisäisissä siirroissa tätä ohjeistusta ei tarvitse uudelle Fivaldi-pääkäyttäjälle antaa, vaan uusi pääkäyttäjä voi siirtää tilin heidän yritysympäristöönsä yrityksen tilin UUID:lla sekä omalla API-avaimellaan tämän ohjeen mukaisesti.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Tarkempi kuvaus toimintamallista, jolla asukkaiden e-laskuosoitteet ja suoramaksujen toimeksiannot jatkuvat muuttumattomina isännöitsijän/tilitoimiston vaihtuessa, löytyy tästä Finanssialan ohjeistuksesta. Vanhan isännöitsijän/tilitoimiston toimenpiteet riippuvat siirtymän jälkeen käytettävästä verkkolaskuoperaattorista.   Kun taloyhtiö/yritys siirtyy isännöitsijältä/tilitoimistolta toiselle ja:   ... verkkolaskuoperaattori pysyy samana Vanha isännöitsijä/tilitoimisto ei tee CHANGE-ilmoitusta Uusi Fivaldi-isännöitsijä/tilitoimisto ei tee operaattorin vaihtoon liittyvää CHANGE-ilmoitusta. Muihin muutoksiin (esim. pankkitilit) liittyvät CHANGE-ilmoitukset tehdään tarvittaessa normaalisti. Tarkempi ohjeistus ohjesivustolla.   ... verkkolaskuoperaattori vaihtuu Vanha isännöitsijä/tilitoimisto tekee operaattorin muutoksesta CHANGE-ilmoituksen uuden isännöitsijän/tilitoimiston antamilla tiedoilla. Uusi Fivaldi-isännöitsijä/tilitoimisto ei tee operaattorin vaihtoon liittyvää CHANGE-ilmoitusta. Muihin muutoksiin (esim. pankkitilit) liittyvät CHANGE-ilmoitukset tehdään tarvittaessa normaalisti. Tarkempi ohjeistus ohjesivustolla.   Taloyhtiön/yrityksen tietojen muuttumisesta laskuttajailmoituksella ja uuden isännöitsijän/tilitoimiston tehtävistä muutosilmoituksista löytyy laajemmin ohjeita ohjesivustoltamme. Jos Fivaldista ei ole syystä tai toisesta mahdollista luoda oikeanlaista laskuttajailmoitusta, voidaan tehdä ja lähettää ns. ulkoinen aineisto.   Mikäli kaipaat kuluttajalaskutuksen käyttöönottoon ja laskuttajailmoituksiin liittyviin haasteisiin lisäapuja, suosittelemme kokonaisuuden laajuuden vuoksi tilaamaan konsultointia palvelutilauslomakkeen kautta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Fivaldin AutoInvoice-palvelussa tehdyn rekisteröinnin jälkeen saat välittömästi tiedon kaikista palveluista, jotka on tilattu onnistuneesti. Palvelun viesteissä kerrotaan lisäksi mm. yrityksen verkkolaskuosoite sekä skannauspalveluun liittyvät tiedot. AutoInvoice-tili aktivoidaan sähköpostiin lähetetyn linkin kautta. Palveluiden avaaminen Skannauspalvelun avautumisessa sekä Fivaldin laskujen noudon käynnistymisessä on vuorokauden viive. Mikäli siis haluat testata yhteyksiä testilaskuin, tee se vasta vuorokauden jälkeen rekisteröimisestä tai olemassa olevan AutoInvoive-tilin käsin kytkemisestä Fivaldiin.   Verkkolaskuosoitteistoon Maventa ilmoittaa yrityksen verkkolaskutiedot automaattisesti, mutta muutoin voit pääosin itse päättää, koska otat eri palvelut käytännössä käyttöön. Esimerkiksi laskujen lähetys on kiinni siitä, minkä välitystavan Fivaldissa valitset laskulle. Skannauspalvelusta toimittajat saavat puolestaan tiedon vasta kun itse ilmoitat heille uudet osoitteet.  Palvelun käyttö Aineistojen lähetyksessä lähetys siirtyy ensin Fivaldin Lähetysjonoon ja odottaa noin tunnin verran hylkääkö käyttäjä lähetyksen vai ei. Mikäli käyttäjä ei hylkää lähetystä, lähtee lähetys Lähetysjonosta eteenpäin noin tunnin sisällä. Tulostuspalvelun osalta kaikki AutoInvoice-palveluun saapuneet lähetykset lähetetään eteenpäin massatulostuspalveluun klo 24:00. Massatulostuspalveluun saapuneet lähetykset tulostetaan ja kuoritetaan aamupäivän aikana ja lähetykset luovutetaan postille jaettavaksi eteenpäin vastaanottajalle. Huomioithan, että tässä listatut ajat ovat arvioita, eivätkä välttämättä päde esimerkiksi yleisen vikatilanteen aikana.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Yritykselle voidaan määrittää laskutusyritys joko Fivaldin kautta tai suoraan AutoInvoice-tililtä.   Laskutusyritys voidaan määrittää Fivaldissa joko yksitellen tai massana: Siirry Fivaldi Webin Myynti / Ostot / Kiinteistöhallinta -valikosta AutoInvoice-palveluun Ota "Valitse palvelut"-kohdasta kaikki palvelut pois (Laskujen vastaanotto & Skannauspalvelu ovat automaattisesti vihreinä) Valitse yritykset, joiden laskutusyritys asetetaan Valitse Laskutusyritys-kenttään haluamasi laskutusyritys Hyväksy käyttäjäehdot Lähetä tiedot. Laskutusyritys voidaan määrittää AutoInvoice-tilillä: Siirry Asetuksissa Yrityksen tiedot | Laskutustiedot Valitse Toimitustapa-kenttään "Laskutus laskutusyrityksen kautta" Valitse Laskutusyritys-kenttään haluttu laskutusyritys. Jos haluttu laskutusyritys puuttuu listalta, johtuu se todennäköisesti siitä, että käyttäjää ei ole lisätty laskutusyrityksen AutoInvoice-tilin pääkäyttäjäksi. Tästä linkistä löytyy ohjeistus pääkäyttäjän lisäämisestä AutoInvoice-tilille. Toimitustapa-kenttään voi määritellä vaihtoehtoisesti myös sähköpostin, postiosoitteen, e-laskun tai Maventa-tilin.   Laskutusyritys voidaan poistaa AutoInvoice-tilillä: Siirry Asetuksissa Yrityksen tiedot| Laskutustiedot Valitse Laskutusyritys-kenttään Poista laskutusyritys Tallenna.  Jos vain valitset Toimitustapa-kenttään toisen laskutustavan, niin tieto ei tallennu oikein. Muista siis aina ensin poistaa laskutusyritys edellä ohjeistetulla tavalla. Edellämainituista AutoInvoice-tilin toiminnoista löytyy myös videot tästä linkistä.   Laskutusyrityksen valitaan liittyy seuraavia rajoituksia: Laskutettavan yrityksen valinnan voi tehdä vain käyttäjä, jolla on ADMIN-rooli molempiin yrityksiin eli yritykseen, josta laskutustapahtumat siirretään ja yritykseen, jota laskutetaan. Yritys ei voi olla itsensä laskutusyritys eli valittu yritys ei näy listalla. Yrityksiä, joille on jo valittu laskutusyritys, ei näy valintalistalla, sillä ketjujen muodostaminen on estetty. Yritykselle, joka on valittu toisen yrityksen laskutettavaksi yritykseksi, ei voi valita laskutettavaa yritystä, sillä ketjujen muodostaminen on estetty. Jos laskutettava yritys poistetaan, laskutettava yritys valinta poistuu ja laskutus palaa yritykselle. Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Fivaldin AutoInvoice-palvelun "Yrityksen tilitiedot"-osiosta löytyvä toiminto "Katkaise yhteys AutoInvoice-tilille" poistaa yhteyden kyseisen Fivaldin yrityspaikan ja siihen UUID-tiedolla kytketyn AutoInvoice-tilin väliltä. Toimintoa tulee siis käyttää harkiten, sillä AutoInvoice-palvelua ei voi yhteyden katkaisemisen jälkeen enää kyseiseltä Fivaldin yrityspaikalta käyttää, ellei kytköstä tehdä uudelleen. Ohjelma antaa linkityksen poistosta myös varoituksen:     On myös tärkeää huomioida, että kyseinen toiminto ei sulje AutoInvoice-tiliä eikä lopeta tilattuja palveluita, vaan ainoastaan estää aineistojen lähetyksen ja vastaanoton tilin ja Fivaldin välillä. Mikäli AutoInvoice-tilin palveluineen halutaan sulkea ja verkkolaskuosoitteistosta halutaan yritykseltä kyseisen välittäjän tiedot pois, tulee tilin pääkäyttäjän toimittaa sovellustukeen kirjallinen irtisanomisilmoitus tämän ohjeistuksen mukaisesti.   Tarve käyttää "Katkaise yhteys AutoInvoice-tilille"-toimintoa tulee vastaan esimerkiksi tilanteessa, jossa tili on irtisanottu, mutta AutoInvoice-palvelun käyttöä halutaan kuitenkin myöhemmin jatkaa samassa Fivaldin yrityspaikassa. Suljettua AutoInvoice-tiliä ei lähtökohtaisesti saa enää avattua uudelleen, mutta tuon vanhan tilin linkityksen poistamisen jälkeen yrityspaikasta voi avata yritykselle Fivaldin AutoInvoice-palvelun rekisteröintitoiminnon kautta uuden tilin normaalisti AutoInvoice-rekisteröinnin kautta.   Toiminnallisuus tulee myös tarpeen tilanteissa, joissa käyttäjä on vahingossa kytkenyt Fivaldin yrityspaikalle toisen AutoInvoice-tilin UUID-tiedon.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Oikea käyttöönottotapa riippuu siitä, onko yritys aloittamassa kokonaisuudessaan ensimmäistä kertaa kuluttajalaskutusta, vai onko yrityksellä jo käytössä kuluttajien e-laskutus pankkinsa kautta ja e-laskuoperaattoriksi halutaan vaihtaa Maventa.    Jokaisessa käyttöönottovaihtoehdossa tulee yritys olla ensin rekisteröity AutoInvoice-palveluun tämän ohjeen mukaisesti. Lisäksi AutoInvoice-tilille tulee olla avattuna pankkiverkkoyhteys tämän ohjeen mukaisesti. Pankkiverkon avauksesta tulee erillinen sähköpostikuittaus noin viikon päästä. Tämän ohjeen mukaisilla toimenpiteillä tulee siis jatkaa vasta kun edellämainitut toimenpiteet on tehty.   Kuluttajalaskutuksen yleiset ohjeistukset löytyvät Fivaldin sisäisistä helpeistä tästä linkistä. Ohjeeseen pääsy vaatii kirjautumisen Fivaldiin. Suosittelemme kuluttajalaskutuksen käyttöönoton tueksi aina konsultointia. Yleensä konsultoinnin yhteydessä asiakkailla herää myös muita asiaan liittyviä yrityskohtaisia kysymyksiä, joihin konsultin asiantuntevuus on paras apu. Etäkonsultointitilauksen kätevästi palvelutilauslomakkeemme kautta.   1. Yrityksellä ei ole vielä e-laskupalvelua käytössä Varmistat, että AutoInvoice-rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat on kunnossa, ota Fivaldin AutoInvoice-palvelussa käyttöön e-lasku ja suoramaksu: Laskutusaiheen tunnuksen tulee olla oletus eli 1. Määritä Laskutusaiheen nimi. Määritä ohje vastaanottajalle. Täppää Aseta E-lasku kaikille maksulajeille.     Tämän jälkeen valitse alla olevasta yrityslistasta yritykset, joilla haluat ottaa kuluttajalaskutuksen käyttöön, hyväksy käyttöehdot ja lähetä tiedot:     Edellämainittujen tietojen lähettämisen jälkeen Fivaldista tulee lähettää laskuttajailmoitus. Tämä tehdään sovellusikkunan puolelta Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys | Perustiedot. Klikkaa välitystavoista aktiiviseksi AutoInvoice e-laskutuksen välitystapa ((välitystavan tyyppi "AutoInvoice e-lasku") ja alareunasta Laskuttajailmoitukset:     Luo laskuttajailmoitus avautuvan ikkunan "Luo laskuttajailmoitus"-painikkeesta ja lähetä ilmoitukset seuraavaksi avautuvasta ikkunasta. Voit esikatsella luotuja ilmotuksia rivin i-painiketta napauttamalla:     Laskuttajailmoitukset lähtevät automaattisesti Lähetysjonon kautta AutoInvoice-palveluun. Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus valmis käytettäväksi. E-laskuja voidaan alkaa lähettää sitä mukaa, kun vastaanottoilmoituksia alkaa tulla sisään. Näistä käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.   2. Yritys haluaa vaihtaa e-laskujen lähetyksen Pankkiyhteydestä AutoInvoice-palveluun Tämä ohje koskee yrityksiä, jotka ovat aiemmin lähettäneet e-laskuja Fivaldin Pankkiyhteyden kautta. Yksityiskohtaisempi ohjeistus tähän toiminnallisuuteen löytyy Fivaldin sisäisistä helpeistä tästä linkistä.   Varmistu, että AutoInvoice-rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat ovat kunnossa, vaihda Fivaldin AutoInvoice-palvelussa e-laskuoperaattori kyseisellä valinnalla:     Tämän jälkeen valitse alla olevasta yrityslistasta yritykset, joilla haluat muuttaa e-laskuoperaattorin. Hyväksy lopuksi käyttöehdot ja lähetä tiedot:     Tämän jälkeen ohjelma luo automaattisesti CHANGE-laskuttajailmoitukset, jolla ilmoitetaan operaattorin vaihdoksesta pankkeihin. Laskuttajailmoitukset näkyvät tässä kohtaa ruudulla ikään kuin esikatseltavina, ja kun sivua skrollataan alas, löytyy painike "Lähetä tiedot". Tätä painamalla lähetetään laskuttajailmoitukset vanhan operaattorin kautta eteenpäin, eli laskuttajailmoitukset siirtyvät tästä Fivaldin Pankkiyhteyteen, ja ne tulee vielä sitä kautta lähettää eteenpäin vanhalle operaattorille pankkiin.   Luotuja laskuttajailmoituksia voi tarkastella i-painikkeen esikatselun kautta sovellusikkunan puolelta Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys | Perustiedot. Klikkaa välitystavoista aktiiviseksi vanha käytössä ollut e-laskutuksen välitystapa (välitystavan tyyppi "e-lasku") ja alareunasta Laskuttajailmoitukset. Täältä löydät kyseisellä välitystavalla luodut laskuttajailmoitukset:   Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus uuden operaattorin kautta valmis käytettäväksi. Vastaanottoilmoitukset saapuvat näiden toimien tiimoilta jatkossa automaattisesti Fivaldiin AutoInvoice-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.   3. Yritys on lähettänyt e-laskuja aiemmin toisella ohjelmalla   a) Taloyhtiö siirtyy toiselta isännöitsijältä ja vanha isännöitsijä on tehnyt operaattorin vaihdoksen CHANGE-muutossanoman. Varmista, että edellinen isännöitsijä on tehnyt ilmoituksen operaattorin vaihdoksesta (CHANGE). Muutosilmoitus tulee tehdä AutoInvoicen operaattoritunnuksella DABAFIHH. Pyydä edelliseltä isännöitsijältä laskuttajailmoituksen tiedot (laskutusaiheen tunnus ja aihe/nimi), sekä tiedot kaikista voimassaolevista valtuutuksista.    Varmistu, että AutoInvoice-rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat ovat kunnossa, ota Fivaldin AutoInvoice-palvelussa käyttöön e-lasku ja suoramaksu syöttämällä voimassaolevan laskuttajailmoituksen tiedot niille varattuihin kenttiin. On tärkeää, että laskutusaiheen tunnus on yhtiötä rekisteröitäessä ehdottomasti sama, kuin mikä se on ollut aikaisemmin. Laita rasti kohtaan ”Aseta e-lasku kaikille maksulajeille”:     Huomioi tarvittaessa laskutusyrityksen valinta. Valitse yritykset, hyväksy käyttöehdot ja lähetä tiedot.   Palvelun käyttöönoton jälkeen voi edellisen isännöitsijän ilmoittamat e-lasku- ja suoramaksutiedot tallentaa henkilötietoihin (välitystapa, välittäjätunnus ja henkilön verkkolaskuosoite). Vastaanottoilmoitukset saapuvat jatkossa automaattisesti Fivaldiin AutoInvoice-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.   b) Taloyhtiö siirtyy toiselta isännöitsijältä ja vanha isännöitsijä ei ole tehnyt operaattorin vaihdoksen CHANGE-sanomaa. HUOM! Tämä ohjeistus toimii ainoastaan silloin, kun taloyhtiön operaattorina on ollut pankki, johon uudella isännöitsijällä on myös oikeudet.   Pyydä edelliseltä isännöitsijältä laskuttajailmoituksen tiedot (laskutusaiheen tunnus ja aihe/nimi) sekä tiedot kaikista voimassaolevista valtuutuksista. Varmista, että AutoInvoice-rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Huomioi, että laskutusaiheen tunnuksen on yhtiötä AutoInvoice-palveluun rekisteröitäessä oltava täsmälleen sama, joka on ollut aikaisemmin käytössä.    Luo FKL:n työkalulla muutossanoma tämän ohjeen avulla. Tiedosto lähetetään ohjeen mukaisesti ulkoisena aineistona Fivaldin pankkiyhteydestä. Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus valmis käytettäväksi. Palvelun käyttöönoton jälkeen voi edellisen isännöitsijän ilmoittamat e-lasku- ja suoramaksutiedot tallentaa henkilötietoihin (välitystapa, välittäjätunnus ja henkilön verkkolaskuosoite). Vastaanottoilmoitukset saapuvat jatkossa automaattisesti Fivaldiin AutoInvoice-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Yleistä AutoInvoicesta AutoInvoice-palvelun hyödyt AutoInvoicen hinnasto löytyy tilitoimistojen Fivaldi-kaupasta.   Käyttöönotto AutoInvoice-palvelun käyttöönotto Pankkiverkkoyhteyden avaus Kuluttajien e-laskutuksen käyttöönotto Usein kysyttyjä kysymyksiä AutoInvoice-tilin toiminnallisuudet Liitteiden lisäys laskulle AutoInvoice-välitystavan luominen Olemassa oleva AutoInvoice-tili Fivaldiin ja käyttäjän lisääminen tilille Laskutusyrityksen vaihtaminen tai poistaminen Laskutusmäärien tarkistus Millaisissa tilanteissa Fivaldin ja AutoInvoice-tilin välinen linkitys tulee poistaa? Palveluiden sulkeminen AutoInvoice-palvelun irtisanominen Skannauspalvelun sulkeminen Laskujen vastaanoton päättäminen   AutoInvoice-palveluun liittyviä ohjeistuksia löytyy sekä Fivaldin ohjesivustolta että Maventan tukisivustolta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Laskutapahtumia voi tarkastella yrityksittäin yhdessä koontinäkymässä Tapahtumalaskutuksessa. Edellisen kuukauden tapahtumien koonti on saatavilla sovelluksessa aina seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä, paitsi AutoInvoice-tapahtumat aina kuun 5. päivänä. Lisätietoa kyseisestä sovelluksesta löytyy ohjesivustolta.   Mikäli Tapahtumalaskutus ei ole käytettävissä, voi eri tapahtumien määriä tarkastella esimerkiksi Lähetysjonon ja Ostolaskujen kierrätyksen kautta, sekä arkistosta. Tarkistus tulee tehdä kantaryhmäkohtaisesti ja laskea yhteen.  Saapuneiden laskujen määrä Saapuneiden laskujen määrän voi tarkistaa Ostolaskujen kierrätyksestä. Avaa Ostolaskujen kierrätys Fivaldi Webissä Ostot-valikosta. Määritä Laskulistalla Päivästä-kenttään kuukauden ensimmäinen päivä ja Päivään-kenttään kuukauden viimeinen päivä. Valitse yritys tai kaikki. Valitse Lähde-kenttään Maventa verkkolasku. Tämä valinta pitää sisällään sekä verkkolaskuina että skannauspalvelusta tulleet laskut AutoInvoice-palvelun osalta.  Lähetettyjen AutoInvoice-laskujen määrä AutoInvoice-palveluun lähetettyjen laskujen määrät tarkistetaan seuraavasti: Avaa Lähetysjono Fivaldi Webissä esim. Myynti-valikosta. Määritä Ajalta-kenttiin kuukauden ensimmäinen päivä ja kuukauden viimeinen päivä. Valitse Tyyppi-kenttään AutoInvoice ja Tila-kenttään Onnistunut. Valitse Yritykset-kenttään haluttu yritys/yritykset tai kaikki yritykset. Käyttäjätunnuksella, joka hakee tiedot Lähetysjonosta, on oltava Palvelunhallinnassa oikeudet kohdallaan: Lähetysjono-kohdassa tulee jokaisessa laatikossa olla ruksi (käyttö, muutos, lisäys, poisto). Oikeus kaikkiin -kohdassa pitää olla ensimmäisessä laatikossa ruksi (käyttö). Jos ruksia ei ole, näkee käyttäjä vain sen yrityksen tiedot, jonka oikeudet tällä on. Massatulostuspalvelutapahtumien määrä Massatulostuspalvelun osalta lasku tarkistetaan seuraavasti: Avaa Lähetysjono Fivaldi Webissä esim. Myynti-valikosta. Määritä Ajalta-kenttiin kuukauden ensimmäinen päivä ja kuukauden viimeinen päivä. Valitse Tyyppi-kenttään Massatulostuspalvelu ja Tila-kenttään Onnistunut. Valitse Yritykset-kenttään haluttu yritys/yritykset tai kaikki yritykset. Käyttäjätunnuksella, joka hakee tiedot Lähetysjonosta, on oltava Palvelunhallinnassa oikeudet kohdallaan: Lähetysjono-kohdassa tulee jokaisessa laatikossa olla ruksi (käyttö, muutos, lisäys, poisto). Oikeus kaikkiin -kohdassa pitää olla ensimmäisessä laatikossa ruksi (käyttö). Jos ruksia ei ole, näkee käyttäjä vain sen yrityksen tiedot, jonka oikeudet tällä on. Verkkopalkka-lähetysten määrä Verkkopalkka-lähetysten määrät tarkistetaan seuraavasti: Avaa Lähetysjono Fivaldi Webissä esim. Palkat-valikosta. Määritä Ajalta-kenttiin kuukauden ensimmäinen päivä ja kuukauden viimeinen päivä. Valitse Tila-kenttään Onnistunut ja Tyyppi-kenttään Verkkopalkka. Valitse Yritykset-kenttään haluttu yritys/yritykset tai kaikki yritykset. Käyttäjätunnuksella, joka hakee tiedot Lähetysjonosta, on oltava Palvelunhallinnassa oikeudet kohdallaan: Lähetysjono-kohdassa tulee jokaisessa laatikossa olla ruksi (käyttö, muutos, lisäys, poisto). Oikeus kaikkiin -kohdassa pitää olla ensimmäisessä laatikossa ruksi (käyttö). Jos ruksia ei ole, näkee käyttäjä vain sen yrityksen tiedot, jonka oikeudet tällä on. Arkiston käyttötiedot Sähköisen arkiston käyttö tarkistetaan seuraavasti:  Avaa Arkisto Fivaldin Webissä oikean yläkulman mappipainikkeesta Siirry Arkistossa Käyttötietoihin Valitse "Kaikki" tai haluttu yritys: Käyttötiedot kausittain: Näyttää automaattisesti edellisen kuukauden tiedot yrityksittäin. "Käyttötiedot kausittain" näyttää jokaisen kuun maksimimäärää. Tämä tarkoittaa sitä, että jos vaikka 15. päivä kesäkuuta on poistettu arkistosta kaikki dokumentit, näkyy käyttötiedoissa tilanne, mikä oli 14. päivä kesäkuuta. Käyttäjätunnuksella pitää olla Palvelunhallinnassa merkittynä jokaiseen yritykseen käyttöoikeus Arkistoinnin alaoikeuteen "Käyttötiedot". Tärkeitä huomioita! Lähetysjonossa näkyvät tulostuspalveluun menneet lähetykset valitulla aikavälillä aineiston lähetysajan mukaan. Lähetysajalla tarkoitetaan tässä sitä lähetysaikaa kun aineisto lähtee Fivaldista Autoinvoice-palveluun eteenpäin lähetettäväksi.   Laskutus pohjautuu lopullisesti onnistuneiden lähetysten määrään. Kun aineisto menee tulostuspalveluun, palvelusta tulee vahvistus lähetyksen onnistumisesta ja vahvistus on samalla laskutuslupa Vismalle kyseisestä aineistosta. Tämän tarkoituksena on välttää tilanne missä asiakasta laskutettaisiin epäonnistuneesta aineiston lähetyksestä.   Koska aineistojen lähetysajankohdan ja palvelusta tulevan vahvistuksen välillä on viive, kuun vaihteessa voi muodostua eroja Lähetysjonon ja Autoinvoice-laskun määrissä, ja näin ollen laskun ja Lähetysjonon tietoja ei voi suoraan verrata toisiinsa.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Ostolaskujen skannaus onnistuu, kun laskulla on tiettyjä tunnistettavia kenttiä. Kentät tunnistetaan palvelussa automaattisesti, minkä vuoksi kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyllä tunnistesanalla. Skannauspalvelussa laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää:   Laskun numero / Invoice number Laskunpäivämäärä / Invoice date Eräpäivä / Due date Valuuttakoodi / Currency code IBAN-tilinumero / Bank IBAN number Viitteenne / Your reference Viitenumero / Payment Reference nr Sarjanumero / Serial number ALV summa / VAT amount Laskun summa / Invoice amount total Toimittajan VAT tunnus / Supplier's Business Code Toimittajan nimi / Supplier name Laskutyyppi / Invoice type   Mikäli skannauspalvelun automatiikka ei löydä laskulta tarvittavia tietoja, se tulkitsee dokumentin ei-laskumateriaaliksi. Näin käy esimerkiksi maksuhuomautusten kohdalla.   Lisää tietoa skannauspalvelusta löydät tästä linkistä.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

TILANNE 1 Mikäli toimittajalle ei ole tullut laskun lähetysvaiheessa erillistä virheilmoitusta, tarvitsemme asian selvittämistä varten alla kuvatut lisätiedot lähetyksestä. Tarvittavat tiedot riippuvat siitä, onko lasku lähetetty verkkolaskuna vai skannauspalveluun:   Laskun lähettäjä on lähettänyt laskun verkkolaskuna Selvitystä varten tarvitaan oheiset tiedot, jotka laskun lähettäjä on oman operaattorinsa kanssa selvittänyt: Millä päivämäärällä ja mihin kellonaikaan lasku on lähetetty? Mikä on lähettäjän nimi, y-tunnus ja operaattori? Mitä verkkolaskuosoitetta lähetyksessä on käytetty? Mikä on ollut kyseisen laskun numero? Mikä on ollut tiedoston nimi (operaattorilla on tämä tieto)? Onko lasku jäänyt lähettävällä operaattorilla virheeseen? Jos on, niin onko Maventasta tullut virheilmoitus ja mikä on ollut sen sisältö?    Laskun lähettäjä on lähettänyt laskun skannauspalveluun Selvitystä varten tarvitaan seuraavat tiedot laskun lähettäjältä: Kellonaika ja päivämäärä kun lasku on lähetetty Onko lasku lähetetty sähköpostilla vai kirjepostitse Mistä sähköpostiosoitteesta lasku on lähetetty Mihin sähköpostiosoitteeseen lasku on lähetetty Itse lasku liitetiedostona, mikäli se on saatavilla Huom! Mikäli laskuja lähetetään skannauspalveluun sähköpostitse, tulee lasku olla sähköpostiviestin liitetiedostona. Mikäli samassa viestissä lähetetään useampi lasku, tulee jokainen lasku olla omana liitetiedostona omalla nimellä.   TILANNE 2 Mikäli verkkolasku hylkääntyy jo lähetyksessä, tulee laskun lähettäjän tulee ensisijaisesti selvittää asia oman operaattorinsa kanssa. Mikäli kuitenkin lähettäjän operaattori on tekemänsä selvityksen jälkeen sitä mieltä, että ongelma olisi vastaanottajan päässä, niin lähettäjän tulee toimittaa operaattoriltaan tiedot laskun lähetysajasta, kertoa onko Maventalta saatu positiivinen ack ja mitkä ovat sen tiedot.    Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Mikäli Fivaldista AutoInvoice-palveluun lähetetty lasku on edennyt AutoInvoice-tilille asti, mutta hylkääntynyt siellä, on lasku mahdollista lähettää tililtä uudelleen tämän ohjeen mukaisesti. Lähetetyt laskut löytyvät siis AutoInvoice-tilin Laskut-välilehdeltä Lähetetyt-kohdasta, ja sieltä löyty laskukohtaisesti uudelleenlähetystoiminto. AutoInvoice-tilillä hylkääntyneestä laskusta tulee viesti siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on määritelty AutoInvoice-tilin asetuksiin tämän ohjeistuksen mukaisesti.   Jos AutoInvoice-palveluun lähetetty lasku ei jostain syystä lähde Fivaldista eteenpäin, eli lähetys on epäonnistunut jo Fivaldin Lähetysjonossa, niin tällöin verkkolaskun uudelleenlähetys ei valitettavasti ole enää mahdollista. Tällöin lasku tulee hyvittää ja tehdä uusi lasku ja lähetys, mikäli se halutaan lähettää uudelleen AutoInvoice-palvelun kautta.   Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.