Asiakkaan kopioiminen

[Anonymous]

Hei,

minulla olisi kysymys asiakkaan kopioimisesta.

Elikkäs olisin nyt aloittamassa tilinpäätösharjoittelua demoyrityksessä, mutta tarvitsee saada eka erään asiakkaan tositteet, tiedot tai kaikkea ym. kopioitua sinne jotta pääsisin harjoittelemaan.

Yritin etsiä käsikirjan tästä asiasta, mutta en vieläkään löytänyt sitä oikeaa kohtaa.

Siis miten kopioin asiakkaan kaikki tiedot demoyritykseen?

[KajBre]

Tuossahan tarvitaan aika lailla ensin tietoa Fivaldista sekä myös demo-yrityksestä. Käsikirjathan löytyvät kyllä välilehdeltä "Käyttövinkit", mutta arvelen, että niillä et pääse suoraan tekemään "jatkoharjoituksia".

Onko se demo-yritys (siis Fivaldin yritystunnus) ihan tyhjä, eli alustamaton? Fivaldissa on työkalu, jolla voi uuden yrityksen alustaa, mutta sitä varten pitää olla erillinen alustusyritys, jonka asetukset kopioidaan, esim. tilikartta. 

Mikäli sitten lähdetään ilman alustusta luomaan uutta yritystä, vaiheet ovat karkeasti seuraavat:

• Yrityksen perustiedot
• Tilikartan valinta ja päivitys tilikarttarekisteriin (Fivaldista löytyy eri yritysmuotoihin valmiita tilikarttoja)
• Ohjaustiedot
• Kirjanpidon asetukset (jos tarkoitus on siis kirjanpitoa hoitaa)
• Muiden mahdollisten sovellusten asetukset (Osto- ja myyntireskontra jne)

SIttenhän pitää saada tavalla tai toisella päivitettyä kirjanpidon puolelle dataa, jota voi alkaa muokata.

Fivaldissa ei ole (tietääkseni) suoraan mitään kopiointirutiinia, jolla voisi jonkin muun yrityksen kopioida. Ko. alustusrutiini autata, mutta sehän ei tuo esim. mitään kirjanpidon tapahtumia uuteen yritykseen.

En tiedä, ymmärsinkö sen alkuperäisen kysymyksen sitten oikein?

t. Kaj B.

[Inka Karlsson]

Hei! 

Kiitos viestistäsi.

Tarkentaisitko vielä mistä noita tietoja olisit kopioimassa? 

[Anonymous]

Hei Inka ja Kaj!

Olisi tarkoitus kopioida mahdollisimman kaikki tietoja (kirjanpidon tapahtumat) oikeasta yrityksestä ja siirtää ne demoyritykseen, jolla on jo Fivaldin yritystunnus ja yrityksen perustiedot mutta ei ole mitään tallennettuja tapahtumia. Näin pääsisi sitten harjoittelemaan ko. yrityksen tilinpäätöstä demoyrityksessä, eikä tarvitsisi kirjata kaikki kirjanpidon tapahtumat uusiksi joka veisi paljon aikaa.

Mulla on uuden yrityksen alustus -käsikirja käytössä. Ennen kuin ruvetaan noudattamaan käsikirjan ohjeita, onkohan tähän joku toinen keino, joka voi kopioida yrityksen kirjanpidon tapahtumat helposti ja siirtää ne demoyritykseen.

Kyseessä on siis ihan puhdas kirjanpito.

[KajBre · Accepted solution]

Jos sillä demo-yrityksellä on sama tilikartta (mielellään siis sama), niin kopioitavasta yrityksestä voi kopioida kirjanpidon tapahtumia CSV-tiedostoon (siis omalle työasemalle), esim. kaikki KP:n tapahtumat yhdeltä tilikaudelta, ja muodostaa näistä tositetiedosto sitä toista yritystä varten (vaatii pientä muokkausta välissä).

Sen jälkeen tiedoston voi siirtää "Tositteiden tuonti" -toiminnolla siihen demo-yritykseen. Demo-yrityksellä pitää olla ko. tilikausi avattuna, ja siirtoon kannattaa määritellä erillinen (veroton) tositelaji, jota käytetään siirrossa. Tämä mm. siksi, jos kyseessä on ALVillinen yritys, ei haluta, että ALV:it lasketaan uudestaan.

Tämä oli nyt karkea ohje tähän toimintoon. Varsinainen operaatio vaatii sitten vähän lisäopiskelua

t. Kaj B.

[Inka Karlsson · Accepted solution]

Hei! 

Tosiaan kuten Kaj B. tuossa aiemmin mainitsi, tulee tietyt perustiedot tallentaa ja asettaa kaikille uusille yrityspaikoille (alustus tai manuaalisesti määritellä ohjelmassa vastaavat tiedot). Kirjanpidon tositteet voidaan viedä csv-tiedostoksi kopioitavasta yrityksestä Kirjanpidosta valitsemalla ylävalikosta Kirjanpito > Tiedon vienti ja valikosta "Tositetiedosto (brutto)" joka muodostaa CSV-tiedoston määritettyjen rajausten perusteella. CSV-tiedoston tuonti tapahtuu vastaavasti tuotavaan yritykseen valitsemalla Kirjanpidossa ylävalikosta Kirjanpito > Tositteiden tuonti Kirjanpitoon. Tuonti kannattaa tosiaan tehdä verottomalle tositelajille, jottei alv:ia käsitellä uudelleen. Toki jos kyseessä on puhtaasti demoyritys, niin tällä ei varmasti ole niin merkitystä. Sama tilikartta helpottaa siltä osin, että käsin tehtäviä vastaavuuksia ei tarvitse tehdä niin paljon, mutta jos CSV-tuontitiedostossa on käytetty tilejä, mitä ei löydy uuden yrityspaikan tilikartasta, niin tulee käyttää tuonti-ikkunassa olevaa muutostaulukkoa, johon määritellään tilivastaavuudet. 

Jos tarvitset enemmän apua ohjelman käyttöönotossa, suosittelemme tilaamaan konsultointia esim. täältä. 

[Anonymous]

Suurkiitokset Kaj ja Inka!

Asia on nyt ratkaistu, kopiointi onnistui demoyritykseen kaikkineen tositteineen.

[Anonymous]

Vielä yksi kysymys...

kun yritin tuoda tositteet demoyritykseen, tuli tämmönen ilmoitus:

Rivillä 1021 virhe ORA-12899: liian suuri arvo sarakkeelle "FV_005"."KIP_TOSITELUKU_T"."LASKUNO" (nykyinen arvo: 16, enimmäisarvo: 14), luku peruttu

Mitä pitää tehdä jotta saisi tuon korjattua?

[KajBre]

Hei,

kuten edellisessä viestissä kerroin, sitä kopioitua CSV-tiedostoa joutuu jonkin verran muokkaamaan ennen siirtoa demo-yritykseen.

Oleellista on, että ensimmäisellä rivilla annetaan sarakeotsikot, siten kun Fivaldin rajapinnat -käsikirjassa on määritelty. Sitten seuraaville riveille se varsinainen data. Erotinmerkkinä kannattaa käyttää puolipistettä.

Esimerkki CSV-tiedostosta:

PVM;TOSITE;TILI;SUMMA;SELITE 
9.1.2018;5180100004;6484;114.7; Rakennus Oy  Rakennustyöt
9.1.2018;5180100004;2850;-208.7; Rakennus Oy  
9.1.2018;5180100004;6484;68.2; Rakennus Oy A4 lattian pintakosteusmittaus
9.1.2018;5180100004;6484;25.8; Rakennus Oy A4 lattian piikkaus

Käytetyt sarakkeet ovat tässä:

PVM - tositteen päivämäärä

TOSITE - tositteen numero

TILI- kirjanpidon tilikoodi

SUMMA - Viennin euro-määrä

SELITE -  Viennin selite

Muitakin kenttiä löytyy toistteiden siirtoon, mutta se kopiointi toisen yhtiön kirjanpidosta tuo nuo kentät ja lisäksi tilikartan seurantakohteet. SK1, SK2, SK3, SK4 (jos ne eivät ole käytössä, kentät ovat tietysti tyhjät).

Tosin kopiointi tuo myös tositelajin ja kauden, mutta nämä on syytä poistaa (ko. sarakkeet) lopullisesta aineistosta mm. siksi, koska tositteiden syöttövaiheessa annetaan erikseen ko. toistelaji, jolla ainesto viedään.

Esimmäiseksi kentäksi voi vielä viedä Fivaldin yritystunnuksen varmuuden vuoksi, koska jos yritystunnusta ei ole itse aineistossa, se yritetään viedä siihen yritykseen, johon on kirjautunut.

Kenttätunnus on YT.

Eli tässä muodossa aineisto olisi seuraavan näköinen:

YT;PVM;TOSITE;TILI;SUMMA;SELITE 
999999;9.1.2018;5180100004;6484;114.7; Rakennus Oy  Rakennustyöt

Tiedoksi myös, että siirrossa Fivaldi muodostaa toistenumeron aina uudelleen.

t. Kaj B.

[Anonymous]

Kiitos Kaj vastauksestasi,

alkoi ymmärtämään pikkuhiljaa miten tämä toimii. Voisitko ottaa kuvan esimerkiksi csv-tiedoston ensimmäisistä riveistä, auttaisi minut ymmärtämään entistä tehokkaammin miten muokata csv-tiedoston oikeanmukaisesti jos on mahdollista.

Ns. kuva olisi tukena vastauksessasi.

[KajBre · Accepted solution]

Hei!

Edellisessä viestissähän oli malliksi se, miltä tiedoston tulisi näyttää:

PVM;TOSITE;TILI;SUMMA;SELITE 
9.1.2018;5180100004;6484;114.7; Rakennus Oy  Rakennustyöt
9.1.2018;5180100004;2850;-208.7; Rakennus Oy  
9.1.2018;5180100004;6484;68.2; Rakennus Oy A4 lattian pintakosteusmittaus
9.1.2018;5180100004;6484;25.8; Rakennus Oy A4 lattian piikkaus

Jos esim. Exceliä käyttää, niin kyllähän sillä saa tuollaisen tiedoston helposti siitä kopioidusta tiedostosta. Se pitää sitten lopussa tallentaa CSV-tiedostoksi (en ole nyt ihan varma, mutta saattaa jopa olla, että Fivaldi hyväksyy myös suoraan Excel-tiedoston).

Ohessa vielä mallitiedosto. Se on ihan samanmuotoinen kuin edellä oleva.

t. Kaj B.

[Anonymous]

Paljon kiitoksia Kajille loistavista vastauksistaan!

Voin nyt todeta tämän tapauksen lopullisesti ratkaistuksi!

Oikein mukavaa kesää kaikille!

[KajBre]

Hei!

Edellisessä viestissähän oli malliksi se, miltä tiedoston tulisi näyttää:

PVM;TOSITE;TILI;SUMMA;SELITE 
9.1.2018;5180100004;6484;114.7; Rakennus Oy  Rakennustyöt
9.1.2018;5180100004;2850;-208.7; Rakennus Oy  
9.1.2018;5180100004;6484;68.2; Rakennus Oy A4 lattian pintakosteusmittaus
9.1.2018;5180100004;6484;25.8; Rakennus Oy A4 lattian piikkaus

Jos esim. Exceliä käyttää, niin kyllähän sillä saa tuollaisen tiedoston helposti siitä kopioidusta tiedostosta. Se pitää sitten lopussa tallentaa CSV-tiedostoksi (en ole nyt ihan varma, mutta saattaa jopa olla, että Fivaldi hyväksyy myös suoraan Excel-tiedoston).

Ohessa vielä mallitiedosto. Se on ihan samanmuotoinen kuin edellä oleva.

t. Kaj B.

[Inka Karlsson]

Hei! 

Suosittelen tässä kohtaa lähettämään meille tukipyynnön osoitteeseen sovellustuki@visma.com. Lähetä mukana tuo csv-tiedosto ja kuvaruutu virheestä. Ota kuvaruutu siten, että koko Fivaldi näkyy.