Käyttäjätunnuksen muuttaminen tai poistaminen

[Niklas Merikallio]

Miten tulee toimia, kun käyttäjätunnus halutaan vaihtaa toiselle henkilölle?

[Niklas Merikallio · Accepted solution]

Poistamisessa huomioitavia asioita

• Oikeudet Palvelunhallinnassa. Kun olet poistamassa käyttäjätunnusta ja kyseessä on pääkäyttäjätunnus, ennen poistamista tulee tarkistaa, että joka yrityksessä on vähintään yksi muukin pääkäyttäjätunnus (eli oikeus Palvelunhallintaan). Ks. alempaa vinkki oikeuksien kopioimiseen.
• Käyttäjän korvaus kierrätysryhmissä. Tarkista myös, että poistettava käyttäjätunnus ei ole mukana kierrätysryhmissä, ja tarvittaessa korvaa tämä käyttäjä siellä. Tämän voi tehdä sovellusikkunassa Ostot | Kierrätysryhmät valitsemalla haluamasi kierrätysryhmän askel ja nuolialas-painikkeen kautta hakea korvaava käyttäjätunnus ko. askeleelle. (tämän voi tehdä myös kun käyttäjätunnus on poistettu ja uusi luotu tilalle)
• Arkiston raporttiajojen käyttäjän vaihtaminen. Jos arkisto on käynnistetty aikanaan poistettavan käyttäjän toimesta, muuta raporttiajojen käyttäjä joksikin toiseksi.
• Raporttiajojen massamuutos tehdään täällä: Fivaldi Web -etusivu | oikealta Ratas-painike (Avaa sovellusikkuna ja Arkisto-painikkeen jälkeen) | Täältä Raporttiajot | Valitse vasemmalta kaikki ajot aktiiviseksi, joiden Kohde sarakkeella on maininta "Arkistoon" (tai ne ajot, joissa on tämä käyttäjä, joka aiotaan poistaa) | sitten oikealta Muuta ajoja. Valitse raporttiajoille uusi käyttäjätunnus, jolla on riittävästi oikeuksia raporttien ajoon. Tarkista vielä muutaman päivän päästä, että ajot ovat onnistuneet.
• Arkiston aineistoajojen käyttäjän muuttaminen. Mikäli poistettava käyttäjätunnus on käynnistänyt arkistoinnin esim. palkanlaskennan osalta, tulee uuden käyttäjän käydä tallentamassa omakseen myös aineistoajot. Tämä tehdään hieman poikkeavalla tavalla raporttiajoihin verrattuna. Siirry Fivaldi Webin puolelta Arkisto | Perustiedot | Aineistot. Käy läpi jokainen käyttämäsi aineisto ja paina "Tallenna". Voit halutessasi muuttaa Voimassa alkaen -kenttää menneisyyteen, jolloin myös tuo muutos tallentuu (ja näet, että Tallenna-painike varmasti rekisteröityi). Tallentamisen yhteydessä Fivaldiin tallentuu tieto uudesta aineistojen käyttäjätunnuksesta.

Käyttäjätunnuksen voi poistaa Palvelunhallinnassa valitsemalla käyttäjän ja painamalla “Poista käyttäjä”. Poistettu käyttäjätunnus näkyy jatkossa yhä raporteilla (esim. tiedot ostolaskujen hyväksynnistä eivät poistu).

Vinkki oikeuksien kopioimiseen poistettavalta käyttäjältä

Käyttäjätunnuksen oikeudet on mahdollista kopioida käyttäjäryhmälle, johon uudet tai jo olemassa olevat käyttäjätunnukset voidaan liittää mukaan. Tällöin oikeudet tulevat käyttäjälle kyseisen ryhmän kautta. Näin saadaan helpoiten kaikki tarvittavat oikeudet uudelle käyttäjälle. Asiaa käsitellään Palvelunhallinnan käsikirjassa sivulta 41 alkaen.

[Tiina Reunanen]

Tähän yksi kommentti ja samalla kehitysehdotus.

Poistamisessa huomioitavia asioita kohdassa kaksi kehotetaan tarkistamaan, missä yrityksissä tunnus on ostolaskujen kierrätysryhmissä. Tämä on tilitoimistolla lähes mahdoton tehtävä, kun asiakkaita on useita satoja ja käyttöoikeudet pääsääntöisesti annetaan tilitoimiston käyttäjille kaikille eikä yrityskohtaisesti. Tämän tiedon hankkimista varten pitää saada raportti, jossa on vähintäänkin lueteltuna ne yritykset, joiden kierrätysryhmissä käyttäjätunnus esiintyy. Parasta tietenkin olisi, että tunnusta poistettaessa ohjelma poistaisi sen automaattisesti kaikkien yriytysten kierrätysryhmistä ja huomauttaisi samalla, että kierrätysryhmään pitää laittaa uusi käyttäjätunnus.

[Niklas Merikallio]

Hei Tiina!

Kiitos viestistäsi, laitetaan tuo kehitysehdotus eteenpäin meidän tuotehallintaan.