Kirjanpidon tapahtumareskontra

[Ainomari Karhu]

Mikä tapahtumareskontra on ja kuinka sitä käytetään?

[Ainomari Karhu · Accepted solution]

Mihin tapahtumareskontraan käytetään?

Tapahtumareskontraa käytetään erilaisten tapahtumien selvittelyyn ja kuittaamiseen. Tapahtumareskontra on tuettu ainoastaan kirjanpidon tositelajeilla. 

Tapahtumareskontran käyttöönotto

Liikekirjurin tilikartasta löytyy esim. tili 1777 (Selvittelytili), jota voidaan käyttää tapahtumareskontran kirjauksissa. Mikäli tällaista tiliä ei löydy, vastaava tili voidaan perustaa tilikarttaan.

Tili otetaan Tilikartta-rekisterissä tapahtumareskontran käyttöön niin, että kyseisen tilin kohdalla valitaan “Reskontratiedon kysyminen” => jokin näistä:
1. Kredit-vienti kysyy kuittauksen
2. Debet-vienti kysyy kuittauksen
3. Ei kysele, viennit oletuksena tapahtumia
4. Aina, viennit oletuksena kuittauksia

Tehty valinta riippuu kirjauksen luonteesta ja tilanteesta. Alempana olevassa esimerkissä tilillä on valintana “Kredit-vienti kysyy kuittauksen”. Myös selite kannattaa valita pakolliseksi ko. tilille.

Tämän lisäksi Tase-erittelyn muoto -kohtaan hieman ylempänä voidaan Tilikartta-rekisterissä valita ko. tilin taakse haluttu esitystapa. Tässä voi olla esim. “Avoimet tapahtumat” tai jokin muu valinta.

Tapahtumien ja kuittausten kirjaus

Mikäli ollaan otettu tili 1777 (Selvittelytili) tapahtumareskontran käyttöön, ko. tilille voidaan kirjata tapahtumia ja kuittauksia. Riippuen tilikartan asetuksista, Tapahtumareskontra – kuittauksen syöttö -ikkuna aktivoituu, kun tilille 1777 tehdään kirjausta. Jos esim “Kredit-vienti kysyy kuittauksen”, Tapahtumareskontra – kuittauksen syöttö -ikkuna avautuu vasta, kun 1777
tilille kirjataan kredit-vienti. Tilille voidaan kirjata myös debet-kirjauksia, mutta mikäli tilikartassa on valinta “Kredit-vienti kysyy kuittauksen”, ikkuna ei avaudu debet-kirjausta tehtäessä.

Esimerkki:

Kirjataan tilille 1777 debet-kirjaus kulusta (100,00 e), josta ei ole tarkempaa tietoa (kirjataan myös kredit, esim. rahatililtä lähtenyt summa). Tapahtumareskontraan syntyy tapahtuma (T). Kun myöhemmin tiedetään, mikä kulu on, tehdään tilille 1777 kredit-kirjaus (100,00 e). Kredit-kirjausta tehtäessä avautuu Tapahtumareskontra – kuittauksen syöttö -ikkuna, josta poimitaan haluttu tapahtuma ja Kuittaa-painikkeella kuitataan kirjaukset keskenään. Tämän jälkeen viimeistellään antamalla myös debet-kirjaus, mikäli tätä ei ole vielä annettu, jotta kirjaus on kaksipuoleinen.

Tapahtuman ja kirjauksen kohdistuksen peruminen

Kun tapahtuma ja kuittaus on kohdistettu, kirjanpidossa näkyy Tilitapahtumat-välilehdellä tilillä 1777 kaksi kirjausta, joista toisen perässä lukee T (=tapahtuma) ja toisessa K (=kuittaus).

Kuittauksen/kohdistuksen voi poistaa menemällä T tai K kirjaimen päälle ja valitsemalla hiiren oikealla “Poista tapahtuma- tai kuittaustieto (ALT+P)”. Voit tämän jälkeen avata samalta välilehdeltä Reskontra-painikkeen, jossa voit kohdistaa tapahtuman ja kuittauksen oikein. Nämä kohdistetaan valitsemalla Tapahtumareskontra – kuittauksen syöttö -ikkunassa oikealta tapahtuma ja kuittaus. “Hylkää kuittaukset” hylkää äsken tehdyt valinnat ja “Tallenna ja poistu” tallentaa tapahtuman ja kuittauksen kohdistuksen.

Lisätietoa / mahdollisia ongelmatilanteita

Jos ei T ja K ole tallentunut oikein, saat muutettua kirjausta etsimällä kirjauksen Tilitapahtumat-välilehdellä ja klikkaamalla hiiren oikealla siihen kenttään, jossa T tai K pitäisi olla. Tällöin voit siellä valita vaihtoehdoista: “Merkitse vienti avoimeksi tapahtumaksi (ALT+T) tai “Kuittaa tällä viennillä aiempaa tapahtumaa (ALT+K)”.

T ja K merkinnät voidaan poistaa menemällä jomman kumman kirjaimen päälle ja hiiren oikealla “Poista tapahtuma- tai kuittaustieto (ALT+P)”.

Mikäli tositteelta puuttuu merkintä kokonaan ja kenttä on tyhjä, on tapahtumareskontratiliä käytetty todennäköisesti osakirjanpidon tositelajeilla, jossa se ei ole tuettu. Esim. Myynnin ja ostojen tositelajeissa Tapahtumareskontrakäsittely on vain osittainen, mikä aiheuttaa joissain tilanteissa sen, että vain toinen/osa vienneistä tulee näkyviin, eikä kuittaus onnistu. Lisätietoa ja ohjeet ongelman ratkaisemiseksi löytyy tästä postauksesta.

Tapahtumareskontran käyttöönottoon ja käyttöön on myös mahdollista tilata koulutusta palvelutilauslomakkeen kautta.