Miksi AutoInvoice-palvelun kautta lähetetyt sähköpostilaskut eivät mene enää vastaanottajille?

[Jonna Isomaa]

Olemme lähettäneet laskuja AutoInvoice-palvelun kautta siten, että ne menevät Yritysrekisterin Laskujen sposti -kenttään määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. Nyt laskut eivät enää mene perille vastaanottajille.

[Jonna Isomaa · Accepted solution]

Maventan Finvoice 3.0 -formaatin muutosten tiimoilta vastaanottajan sähköpostiosoite noudetaan eri elementistä kuin aiemmin. Aiemmin kyseinen tieto tuli Finvoice-aineiston InvoiceRecipientEmailAddressIdentifier-kentästä, kun uudessa formaatissa sähköpostitieto otetaan BuyerEmailaddressIdentifier-kentästä. Kyseiseen kenttään tieto siirtyy Fivaldista Yritysrekisterin Sähköpostiosoite-kentästä. 

Ongelman voi siis kiertää määrittämällä laskujen vastaanottajan sähköpostiosoitteen Sähköpostiosoite-kenttään:

Maventalta saamamme tiedon mukaan heillä on kehityslistalla lisätä myös Finvoice 3.0 -formaattiin vastaava ohjaus kuin aiemmin. Pyrimme tiedottamaan tässä postauksessa, mikäli tilanne muuttuu ja Laskujen sposti -kenttää voi taas jatkossa käyttää.

[MiaLaitinen]

Hei

Onko tämä AutoInvoice-palvelun kautta menevät sähköpostilla lähetettävät laskut eri vai sama asia, kun tilaustenkäsittelyssä teemme laskuja ja laskujen välitykseksi on valittu sähköposti? Laskut menevät tilaustenkäsittelyn kautta laskuttaessa Viestijonoon ja lähtevätä svieltä.

Vai tarkoittaako tämä AutoInvoice jotain muuta tapaa lähettää sähköpostilla laskuja? Mistä tiedän tai asiakas tietää, että käyttää tätä AutoInvoicea? Vai onko vain varmempi lisätä sähköpoti jatkossa molempiin kenttiin?

[Jonna Isomaa]

Hei!

Kyseessä on eri asia. Sähköposti-välitystavalla laskut lähtevät suoraan Fivaldista vastaanottajille, ja tällöin siis näillä laskuilla tulee olla valittuna Sähköposti-tyyppinen välitystapa. AutoInvoice-palvelun sähköpostilähetys toimii puolestaan siten, että kun laskulla käytetään AutoInvoice-tyyppistä välitystapaa ja jos vastaanottajalle ei löydy verkkolaskutietoja, niin palvelu tarkistaa seuraavaksi, löytyykö laskuaineistosta tuota vastaanottajan sähköpostiosoitetta. Mikäli sähköpostin lähetys on otettu AutoInvoice-tilillä käyttöön, lähettää palvelu laskun sitten sähköpostitse. Viimeinen askelhan tässä AutoInvoice-palvelun prosessissa on sitten tulostuspalvelu, eli mikäli kumpaakaan ei löydy, niin lopuksi lasku sitten menee tulostuspalveluun - mikäli se on tilillä otettu käyttöön.

Käytännössä AutoInvoice-palvelu siis selvittää lähettäjän puolesta sen miten vastaanottaja pystyy ottamaan laskun vastaan. Periaatteessa lähettäjä voi lähettää vaikka kaikki laskut samalla välitystavalla, ja antaa palvelun huolehtia laskujen toimittamisesta. 

Eri tavoista lähettää lasku sähköpostitse AutoInvoice-palvelun kautta löytyy tarkemmin tietoa tästä Maventan postauksesta. AutoInvoice-palvelun ajatuksesta yleensä löytyy tietoa puolestaan tästä postauksesta, ja Fivaldissa käytössä olevan kahden eri tulostuspalvelun eroista tästä postauksesta. 

Jos Laskujen sposti -kenttä on tyhjä, niin silloin ohjelma lähettää myös Sähköposti-tyyppisellä välitystavalla laskun PDF-liitteenä Sähköpostiosoite-kenttään määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. Käytännössä tuo sama kenttä toimii tällaisessa tapauksessa siis molemmilla välitystavoilla.

[Jonna Isomaa]

Hei!

Tähän asiaan liittyen on Fivaldin päivityksessä 10/2020 tehty Web-puolen Asiakasrekisterin sähköpostiosoitteiden kenttiin nimenmuutos, sekä lisätty ohjeistus selventämään kenttien toimintaa.  Sähköposti1-kenttää käytetään AutoInvoice-reitityksessä ja se on Sähköposti-välitystavan toissijainen osoite. Sähköposti2-kenttä on Sähköposti-välitystavan ensisijainen osoite.

Sähköpostikentät näyttävät Asiakasrekisterissä nyt tältä:

Kun ne näyttivät tältä aiemmin:

Tarkemmat ohjeet löytyvät Asiakasrekisteri-käsikirjasta.

[Reija Kettunen]

Hei!

Mielestäni tuo on vähän hämmentävää, että asiakkaiden, jotka esim. itse laskuttavat tuolla myynninhallinta -palikalla,  tulee tietää, että mikäli laskujen välitystapana halutaan käyttää "sähköpostia", että tuo laskujen vastaanoton sähköpostiosoite tulee kirjoittaa kohtaan "sähköposti2". Eikö tuo aiempi sanamuoto: "laskujen sähköpostiosoite" olisi ollut ainakin suoraan asiakkaisiin päin informatiivisempi..?

[Jonna Isomaa]

Hei!

Kiitos palautteestasi.

Ongelma aiemmissa kenttäotsikoissa oli tosiaan se, että AutoInvoice-palvelun sähköpostivälitys ei Finvoice 3.0 -muutosten myötä enää toiminut jälkimmäisen, eli "Laskujen sähköpostiosoite"-nimisen kentän kautta. Tämä ymmärrettävästikin ohjasi käyttäjiä harhaan.

Ensimmäinen Sähköposti1-kenttä kuitenkin toimii edelleen molempien välitystapojen kanssa, eli siihen jälkimmäiseen ei välttämättä tarvitse kirjoittaa mitään - eli jos Sähköposti2-kenttä on tyhjä, valitsee ohjelma myös Sähköposti-välitystavalla osoitteen tuosta Sähköposti1-kentästä. Tätä logiikkaa on yritetty avata kentän vierestä löytyvässä ohjeistuksessa, mutta katsotaan jos saataisiin sitä tämän palautteen myötä vielä selkeämmäksi 🙂