Miten luon tilintarkastajalle Connect-tunnukset?

[Jonna Isomaa]

Miten luon tilintarkastajalle Connect-tunnukset? Mitä jos tilintarkastajalla ei ole sähköpostiosoitetta? Miten saan yhdistettyä tilintarkastajan olemassaoleviin tunnuksiin meidän yrityksemme tilintarkastusoikeudet?

[Jonna Isomaa]

Pääkäyttäjä luo tilintarkastajalle käyttäjätunnuksen Fivaldin Palvelunhallinnassa, ja määrittää tälle oikeudet tämän ohjeistuksen mukaisesti. Uusi tunnus on automaattisesti Connect-tunnus. Mikäli kyseessä on ns. vanha tunnus, tulee se migroida Connectiin tämän ohjeistuksen mukaisesti.

Lähtökohtaisesti käyttäjätunnuksen tulisi olla henkilökohtainen, ja käytössä olla täten myös jokin henkilökohtainen sähköpostiosoite - esimerkiksi ihan vain jokin ilmainen sähköpostitili kuten gmail. 

Toinen (mutta ei henkilökohtainen) ratkaisu on luoda käyttäjätunnus yrityksen omasta sähköpostiosoitteesta +loppuliitettä käyttäen. Toiminnosta löytyy tarkempi ohjeistus tästä linkistä löytyvän Visma Connect pääkäyttäjä -käsikirjan sivulta 8. Esimerkiksi siis info@yritys.fi-osoitteesta voidaan luoda tilintarkastajalle Connect-käyttäjätunnus toimenpiteellä info+tilintarkastaja@yritys.fi. Tämän tilin vahvistusviestit ja salasanavaihtoviestit lähetetään yrityksen osoitteeseen info@yritys.fi, eli hallinnointi on näissä tapauksissa yrityksellä eikä henkilöllä itsellään.

HUOM! + -loppuliitteellisen sähköpostiosoitteen toimivuus tulee testata ennen tällaista osoitetta käyttävän käyttäjätunnuksen luontia. Testauksella tulee siis varmistaa, että osoitteeseen lähetetty viesti tulee perille pääosoitteeseen. Osa sähköpostipalvelimista ei tue tätä ominaisuutta, vaikka se on standardissa määritelty.

Mikäli tilintarkastajalla on olemassaolevat Connect-tunnukset, eli hän tarkastaa jo tilejä Fivaldissa jossain toisessa asiakasympäristössä, tarvitsee tunnukset kuitenkin luoda edelleen myös ympäristökohtaisesti. Kun tunnukselle annetaan tilintarkastajan käyttämän Connect-tunnuksen sähköpostiosoite, tulee kyseinen yritysympäristö näkymään tämän jälkeen tilintarkastajalla sisäänkirjautumisruudulla. Eri ympäristöt näkyvät kirjautumisen jälkeen hänellä siis valintalistalla alla olevan mukaisesti:

Esimerkki tilanne Visma Connect tunnus kahdessa ympäristössä:
Asiakasympäristö1: Ympäristössä käyttäjätunnus visma-tunnus, joka liitettynä Visma Connect tunnukseen sahkopostiosoite@visma.com.
Asiakasympäristö2: Voidaan tehdä uusi tunnus tai käyttää olemassa olevaa, jolloin esimerkiksi tämä Fivaldi tunnus; ymparisto-tunnus,  annetaan sama sähköpostiosoite käyttäjätunnuksen luomisen yhteydessä: sahkopostiosoite@visma.com.

Tällä tavoin kiinnitetään kahden eri ympäristön käyttäjän oikeudet samaan Visma Connect tunnukseen, jolloin tässä tapauksessa tunnukselle kirjautumisen jälkeen valitaan ympäristö mihin halutaan siirtyä.