Miten otan verkkolaskutuksen käyttöön?

[Niklas Merikallio]

Miten otan verkkolaskutuksen käyttöön? Miten luon välitystapoja myynnin verkkolaskuille? Miten välitystapa tehdään? Miten luon Finvoice-välitystavat?

[Niklas Merikallio · Accepted solution]

Verkkolaskutuksen käyttöönottaminen edellyttää, että laskujen lähettäjällä on käytössään verkkolaskuoperaattori. Operaattoreita ovat mm. Maventa ja pankit. Suosittelemme verkkolaskujen lähetykseen Visma Autoinvoice -palvelua (Maventa). Visma AutoInvoice -palvelu välittää laskut perille vastaanottajan vaatimassa muodossa joko sähköisenä tai paperisena, ja verkkolaskuille on myös mahdollista lisätä liitteitä. Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotosta löytyy ohjeistus täältä.

Alla olevan ohjeen kohta 1 ei koske Visma AutoInvoice -palvelua käyttäviä yritysympäristöjä. Mikäli käytössänne on AutoInvoice-välitystapa, siirry kohtaan 2.

1. Kun käytettävä operaattori on tiedossa, perustetaan Laskujen välitys -apuohjelman perustiedoissa Välitystavat-välilehdellä uusi välitystapa:
   • Selite-kenttään annetaan välitystavan nimi (esim. “Verkkolasku”)
   • Tyyppi-kenttään valitaan "Finvoice"
   • Laskupohja-kenttään valitaan käytössänne oleva laskupohja (esim. Tilisiirrollinen lasku)
   • Lähettäjän välittäjä -kenttään valitaan yrityksenne verkkolaskuoperaattori.
     • Jos et löydä valikosta haluamaasi välittäjää, ei sitä ole perustettu Fivaldiin. Lähettäjän välittäjä (verkkolaskuoperaattori) tulee olla perustettuna "Finvoicen välittäjät" -välilehdellä ennen uuden välitystavan luomista. Tästä linkistä löytyy ohje, miten välittäjä perustetaan.
   • Lopuksi tallenna tiedot
2. Kun uusi välitystapa on tehty, siirrytään tekemään määritykset Yritysrekisteriin:
   • Yritysrekisterissä valitaan ensin se asiakas, jolle lähetetään verkkolaskuja. Tämän jälkeen siirrytään "Laskujen välitys" -välilehdelle.
   • Asiakkaan oletusvälitystapa -kenttään valitaan “Verkkolasku” tai jokin muu käyttämänne välitystapa.
   • Valitaan aktiiviseksi "Vastaanottajan verkkolaskuosoite" -otsikon alta kohta "Muu tunnus" ja kirjoitetaan sen vieressä olevaan kenttään laskutettavan asiakkaan verkkolaskuosoite, oli se sitten IBAN, OVT-tunnus tai jotain muuta. 
   • Vastaanottajan välittäjän tunnus -kenttään kirjoitetaan laskutettavan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus (esim. Nordealla NDEAFIHH)

HUOM. Finvoice-standardi edellyttää, että verkkolaskuaineistossa lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ovat riittävät. Mikäli oleellisia tietoja puuttuu lähetettävältä verkkolaskulta, ohjelma ei anna lähettää laskua eteenpäin (poikkeuksena AutoInvoice-palvelu).