Kun normaali AutoInvoice-rekisteröinti ei Fivaldista onnistu siitä syystä, että tili on jo olemassa, on olemassa olevan tilin tiedot kytkettävä Fivaldiin käsin.
AutoInvoice-tili käyttöön Fivaldissa
Olemassa oleva AutoInvoice-tili voidaan ottaa Fivaldissa käyttöön joko täysin (tilin siirto) tai osittain (tilin yhteiskäyttö) lisäämällä tilille uusi pääkäyttäjä alla kuvatun prosessin mukaisesti. Voit aloittaa prosessin olemalla yhteydessä sovellustukeen haluttuna siirtoajankohtana (kuitenkin aikaisintaan pari päivää ennen tilin siirtoajankohtaa) ilmoittamalla alla listatut tiedot, niin voimme tehdä kyseisen yrityksen AutoInvoice-tilille tarvittavat muutostoimenpiteet:
- Minkä yrityksen AutoInvoice-tilistä on kyse (nimi ja y-tunnus):
- Ohjelmisto, josta yritys lähettää jatkossa myyntilaskuja AutoInvoice-tilin kautta:
- Ohjelmisto, johon yritys vastaanottaa jatkossa ostolaskuja AutoInvoice-tilin kautta:
- Pääkäyttäjä (sähköpostiosoite), joka lisätään yrityksen AutoInvoice-tilille:
- Siirto/yhteiskäyttöpyynnön allekirjoittajan sähköpostiosoite:
Pyynnön allekirjoittajan tulee olla kyseisen AutoInvoice-tilin yrityksen (loppuasiakkaan) edustaja, jolla on oikeudet allekirjoittaa yrityksen (loppuasiakkaan) puolesta. Allekirjoittaja voi olla myös tilitoimisto tai isännöitsijä, jolla on tarvittavat oikeudet edustaa loppuasiakasta. Allekirjoittamalla kyseinen henkilö tekee juridisesti sitovan pyynnön Vismalta ja ottaa vastuun viestiä siirtoon liittyvistä asioista loppuasiakkaalle riittävällä tavalla. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun allekirjoittaa asiakirjan, mikä edellyttää sähköistä tunnistautumista. Kun asiakirja on allekirjoitettu, voidaan viestissä määritelty pääkäyttäjä lisätä kyseisen yrityksen AutoInvoice-tilille ja ottaa kyseinen tili käyttöön Fivaldissa.
Uuden pääkäyttäjän toimet
Prosessin päätteeksi saat sovellustuesta tiedon, että uusi pääkäyttäjä on lisätty yrityksen AutoInvoice-tilille. Tällöin uusi pääkäyttäjä voi kirjautua tilille ja tehdä siellä tarvittavat tarkistustoimet:
- Laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi.
- Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta.
- Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää.
- Mikäli skannauspalvelu (Asetukset | Lisäpalvelut | Skannitili) on käytössä, tulee Skannauspalvelu-rivin Päivitä-painikkeen takaa tarkistaa yhteystiedot, jonne skannauspalveluun lähetetty muu kuin laskuaineisto toimitetaan.
- Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi:
- Käyttäjillä on pääsy kyseiselle AutoInvoice-tilille ja roolinsa mukainen oikeus muokata tilin tietoja.
- Pääkäyttäjän poistaminen tililtä katkaisee samalla yhteyden kyseiseltä tililtä ohjelmistoon, johon kyseisen pääkäyttäjän API-avain on tilin UUID-tiedon kanssa määritelty. Tästä syystä etenkin tilin yhteiskäyttötapauksissa on oltava erityisen varovainen tilin käyttäjätietojen poistamisessa.
- Mikäli pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu, tulee se avata tämän ohjeen mukaisesti.
Lopuksi AutoInvoice-tili otetaan käyttöön Fivaldissa tämän ohjeen mukaisesti.
- Mikäli yritys on siirtynyt kantasiirrolla, vaihdetaan Fivaldiin uusi API-avain Fivaldi WEBin Myynti- tai Osto-valikon Autoinvoice-palvelussa kohdassa "Yrityksen tilitiedot". Voit tarkistaa API-tiedon AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset | Asetukset.
Poikkeus siirtoprosessiin
Tilin nykyinen pääkäyttäjä voi myös lisätä uuden Fivaldi-tilitoimiston / -isännöitsijätoimiston pääkäyttäjän tilille, mikäli vanha ohjelmisto ei ole Visman järjestelmä (pl Fivaldi). Käyttäjän lisäys tapahtuu seuraavasti:
- Kirjaudu Autoinvoice-tilille osoitteessa autoinvoice.visma.com
- Avaa oikeasta yläreunasta Asetukset ja mene vasemmalta Yrityksen asetukset | Käyttäjät.
- Paina “Lisää käyttäjä” ja täytä uuden henkilön tiedot. Muista antaa käyttäjälle Admin-rooli.
Tarkistattehan seuraavat asiat:
- Yrityksen tilin laskutustiedot ovat muutoksen jälkeen oikein.
- Yrityksen nimi on ajan tasalla muutoksen jälkeen. Nimenmuutos onnistuu palvelussa kohdasta Asetukset | Yrityksen tiedot.
- Vanhat käyttäjätiedot on poistettu tililtä.
- Tuplalaskutuksen estämiseksi vanhassa järjestelmässä tulee varmistaa, että laskujen vastaanotto on estetty. (Fivaldista vastaava toiminto löytyy Fivaldi WEBin Myynti- tai Ostot-valikon Autoinvoice-palvelusta. "Yrityksen tilitiedot"-toiminnossa laitetaan täppä "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin" ja painetaan "Päivitä".)
Tämän jälkeen voit tehdä kytkennän Fivaldiin käsin tämän ohjeen mukaisesti.
.gif "VISMA"){kind=icon}
.gif "VISMA"){kind=icon}
