Miten saan lisättyä käyttäjän olemassaolevalle AutoInvoice-tilille?

[Jonna Isomaa]

En löydä yritystä AutoInvoice-palvelusta. Miten saan lisättyä olemassaolevan AutoInvoice-tilin Fivaldiin? Miten toisessa ohjelmassa käytetty AutoInvoice-tili saadaan siirrettyä Fivaldiin?

[Jonna Isomaa · Accepted solution]

1. Ole yhteydessä sovellustukeen ja kerro: 

• kyseessä olevan yrityksen nimi ja y-tunnus (mikäli yrityksiä on useampi, voit koota yritysten nimet ja y-tunnukset erilliseen Excel-listaan), 
• mikä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) AutoInvoice-tilille tulee lisätä ja
• tuleeko aiemman sovelluksen käyttö vielä jatkua Fivaldin käytön lisäksi, vai tuleeko kytkös edelliseen ohjelmistoon lopettaa.

2. Pyynnön yhteydessä tulee toimittaa: 

• Tilitoimistot: Uuden tilitoimiston tulee toimittaa sekä asiakasyrityksen kaupparekisteriote että asiakasyrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä saatu allekirjoitettu valtakirja. Dokumentissa tulee käydä selkeästi ilmi pyyntö käyttäjän lisäämisestä yrityksen tilille, eli mm. toimeksiantajan y-tunnus, yrityksen nimi ja käyttäjätunnuksena käytettävä sähköpostiosoite.   
• Isännöitsijätoimistot: Uuden isännöitsijätoimiston tulee toimittaa kopio taloyhtiön hallituksen kokouksen pöytäkirjasta, jossa hallitus valtuuttaa isännöisijän toimimaan kyseisen taloyhtiön isännöitsijätoimistona sekä myöntää valitulle isännöitsijälle taloyhtiön pankkitilin käyttöoikeuden. Pöytäkirja tulee olla allekirjoitettu.

3. Kun uusi käyttäjä on lisätty tilille: 

• Aseta yrityksen laskutustiedot AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset | Laskutustiedot ajan tasalle, ja tarkista myös, että yrityksen nimi on kohdassa Asetukset | Yrityksen tiedot oikeassa muodossa. Huomioithan myös kohdasta Asetukset | Käyttäjät, että tilillä ei ole vanhoja käyttäjätietoja. 
• Seuraava askel riippuu siitä, onko yrityksen tili ollut aiemmin Fivaldissa käytössä.
  • Mikäli yrityksen tili ei ole aiemmin ollut käytössä Fivaldissa, voit kirjautua yrityksen tilille ja kytkeä tilin Fivaldiin käsin tämän ohjeen mukaisesti.
  • Mikäli yritys on siirtynyt kantasiirrolla, vaihdetaan API-avain Fivaldin WEB-puolella Myynti | Autoinvoice-palvelu ja kohdassa Asetukset | Yrityksen tilitiedot. Voit tarkistaa API-tiedon AutoInvoice-tililtä kohdasta Asetukset | Asetukset.  
  • Jos yrityksen tili on aiemmin ollut käytössä Fivaldissa toisella yrityspaikalla (ei siis koske kantasiirtoja), tulee tuotekehityksemme päivittää rekisteröintitiedot kantaan. Kun siis uusi pääkäyttäjä pääsee em. toimien jälkeen kirjautumaan yrityksen AutoInvoice-tilille, tulee hänen toimittaa sovellustukeen seuraavat tiedot: 
    • AutoInvoice-tilin pääkäyttäjän sähköposti:
    • API-avain:
    • Yrityksen vanha kantaryhmä (mikäli tiedossa):
    • Yrityksen vanha Fivaldin yritystunnus:
    • Yrityksen uusi kantaryhmä (mikäli tiedossa):
    • Yrityksen uusi Fivaldin yritystunnus:

Huom! 

Tilin nykyinen pääkäyttäjä voi myös lisätä uuden tilitoimiston / isännöitsijätoimiston käyttäjäksi tilille, mikäli vanha järjestelmä ei ole Visman järjestelmä. Lisäys tapahtuu seuraavasti:

• Kirjaudu Autoinvoice-tilille osoitteessa autoinvoice.visma.com
• Avaa oikeasta yläreunasta Asetukset ja mene vasemmalta Yrityksen asetukset | Käyttäjät.
• Paina “Lisää käyttäjä” ja täytä uuden henkilön tiedot. Muista antaa käyttäjälle Admin-rooli.

Tarkistattehan seuraavat asiat:

1. Yrityksen tilin laskutustiedot ovat muutoksen jälkeen oikein.
2. Yrityksen nimi on ajan tasalla muutoksen jälkeen. Nimenmuutos onnistuu palvelussa kohdasta Asetukset | Yrityksen tiedot. 
3. Vanhat käyttäjätiedot on poistettu tililtä.
4. Vanhassa järjestelmässä tulee varmistaa, että laskujen vastaanotto on vanhassa järjestelmässä estetty, jotta tuplalaskutusta ei tule.  

Tämän jälkeen voit tehdä kytkennän Fivaldiin käsin tämän ohjeen mukaisesti.