Tällaisessa tilanteessa normaali AutoInvoice-rekisteröinti ei onnistu, vaan AutoInvoice-tili tulee ottaa manuaalisesti uuden pääkäyttäjän hallintaan. Ole siis yhteydessä sovellustukeen aikaisintaan pari päivää ennen tilin siirtoajankohtaa ilmoittamalla alla listatut tiedot:
- Kyseessä olevan yrityksen nimi ja y-tunnus
- Mikäli yrityksiä on useampi, voit yritysten nimet ja y-tunnukset koota erilliseen Excel-listaan
- Mikä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) AutoInvoice-tilille tulee lisätä pääkäyttäjäksi
- Tuleeko aiemman ohjelmiston käyttö vielä jatkua Fivaldin käytön lisäksi, vai tuleeko AutoInvoice-tilin kytkös edelliseen ohjelmistoon lopettaa.
- Tilin hallintaan oikeuttavat dokumentit:
- Tilitoimistot: Uuden tilitoimiston tulee toimittaa sekä asiakasyrityksen kaupparekisteriote että asiakasyrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä saatu allekirjoitettu valtakirja. Dokumentissa tulee käydä selkeästi ilmi pyyntö pääkäyttäjän lisäämisestä yrityksen tilille, eli mm. toimeksiantajan y-tunnus, yrityksen nimi ja käyttäjätunnuksena käytettävä sähköpostiosoite.
- Isännöitsijätoimistot: Uuden isännöitsijätoimiston tulee toimittaa pöytäkirjanote taloyhtiön hallituksen kokouksen pöytäkirjasta, jossa hallitus valtuuttaa heidät toimimaan kyseisen taloyhtiön isännöitsijätoimistona sekä myöntää valitulle isännöitsijätoimistolle taloyhtiön pankkitilin käyttöoikeuden. Dokumentti tulee olla oikeaksi todistettu.
Kun saat sovellustuesta tiedon, että uusi pääkäyttäjä on lisätty tilille:
- Aseta yrityksen laskutustiedot AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset | Laskutustiedot ajan tasalle
- Tarkista, että yrityksen nimi on kohdassa Asetukset | Yrityksen tiedot oikeassa muodossa.
- Huomioi kohdasta Asetukset | Käyttäjät, että tilillä ei ole vanhoja käyttäjätietoja.
- Kytke AutoInvoice-tili Fivaldiin tämän ohjeen mukaisesti.
- Mikäli yritys on siirtynyt kantasiirrolla, vaihdetaan Fivaldiin uusi API-avain Fivaldi WEBin Myynti- tai Osto-valikon Autoinvoice-palvelussa kohdassa "Yrityksen tilitiedot". Voit tarkistaa API-tiedon AutoInvoice-tilin kohdasta Asetukset | Asetukset.
Huom! Tilin nykyinen pääkäyttäjä voi myös lisätä uuden tilitoimiston / isännöitsijätoimiston pääkäyttäjäksi tilille, mikäli vanha järjestelmä ei ole Visman järjestelmä. Käyttäjän lisäys tapahtuu seuraavasti:
- Kirjaudu Autoinvoice-tilille osoitteessa autoinvoice.visma.com
- Avaa oikeasta yläreunasta Asetukset ja mene vasemmalta Yrityksen asetukset | Käyttäjät.
- Paina “Lisää käyttäjä” ja täytä uuden henkilön tiedot. Muista antaa käyttäjälle Admin-rooli.
Tarkistattehan seuraavat asiat:
- Yrityksen tilin laskutustiedot ovat muutoksen jälkeen oikein.
- Yrityksen nimi on ajan tasalla muutoksen jälkeen. Nimenmuutos onnistuu palvelussa kohdasta Asetukset | Yrityksen tiedot.
- Vanhat käyttäjätiedot on poistettu tililtä.
- Tuplalaskutuksen estämiseksi vanhassa järjestelmässä tulee varmistaa, että laskujen vastaanotto on estetty. (Fivaldista vastaava toiminto löytyy Fivaldi WEBin Myynti- tai Ostot-valikon Autoinvoice-palvelusta. "Yrityksen tilitiedot"-toiminnossa täpätään "Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin" ja painetaan "Päivitä".)
Tämän jälkeen voit tehdä kytkennän Fivaldiin käsin tämän ohjeen mukaisesti.
.gif "VISMA"){kind=icon}
.gif "VISMA"){kind=icon}
