Mitä isännöitsijän ja taloyhtiön kannattaa huomioida keväällä?

[#1]

Keväällä isännöitsijöillä riittää kiirettä, kun yhtiökokoukset ja niihin liittyvät hallinnolliset tehtävät työllistävät. Tiesitkö, että Visma Fivaldissa on useita isännöitsijän työtä helpottavia ominaisuuksia?

E-laskutus

Yhtiökokous on hyvä hetki keskustella e-laskutuksen käyttöönottamisesta taloyhtiön maksulappujen osalta. E-laskujen avulla helpotat ja automatisoit hallinnollista työtä ja tarjoat myös asukkaille mahdollisuuden ottaa vastaan laskut sähköisesti suoraan verkkopankkiin.

E-laskutuksen käyttöönoton ohjeet

Massaviestinnän työkalut

Tiesithän, että Fivaldista voit lähettää kirjeitä ja helpottaa erilaisten paperisten tiedotteiden toimittamista taloyhtiön osakkaille? Fivaldin Kirjeiden Tulostus -toiminto hyödyntää Fivaldissa olevia taloyhtiön tietoja sekä AutoInvoicen massatulostuspalvelua. Kirjeiden sisällön ja vastaanottajien määrittämisen jälkeen voit  automatisoida paperikirjeiden tulostamisen, kuorittamisen ja postittamisen. 

Kirjeiden tulostus -toiminnon käsikirja

Etäkokoukset

Fivaldi on integroitavissa suomalaisen Neomeet-ohjelmiston kanssa, joka tarjoaaa monipuolisia ratkaisuja etäkokoustamiseen ja yhtiökokousten lakisääteisiin velvoitteisiin.

Neomeet on listannut asioita, jotka kannattaa huomioida tulevissa yhtiökokouksissa: 

• Päätäntävalta: Yhtiökokouksessa päätäntävaltaa saavat käyttää  pelkästään osakkeenomistajat. Siksi sinun on varmistettava, ettei kokoukseen pääse ulkopuolisia henkilöitä. 
• Käytettävyys: Mobiilikäyttäjien saattaa olla vaikeaa seurata, missä päätöskohdassa kokouksessa mennään. Isännöitsijälle tulee lisätöitä, kun hänen on huolehdittava, että osallistujat ovat ajan tasalla kokouksen etenemisestä.
• Äänestykset: Käytössä on usein erillisiä äänestysohjelmia, mutta ne vaikuttavat kokouksen sujuvuuteen. Kahden ohjelman samanaikainen käyttö voi olla hankalaa henkilöille, jotka eivät ole tottuneet käyttämään useampaa ohjelmaa yhtä aikaa. On siis hyvä, jos ominaisuus löytyy ohjelmistosta valmiina. 
• Järjestelyt: Kokouksen järjestämiseen käytetään useita välineitä muun muassa liitetiedostojen käsittelyyn ja sähköisten kutsujen lähettämiseen. Ne toimivat monesti erillään isännöintijärjestelmistä, joissa on tiedot osakeomistuksista. Tutkimuksen perusteella erilaisten ohjelmien käyttö vaatii merkittävästi harjoittelua sekä ylimääräistä aikaa kokousten järjestämisessä. Tämän takia isännöitsijältä voi kulua jopa kokonainen työpäivä hybridikokouksen eri vaiheisiin.

Lue, mitä tarpeita isännöitsijät, osakkaat ja asukkaat nostivat esille etäkokouksista >>