LTR: Miksi ostolaskut ohjautuvat väärin?

[Joonas Puputti]

Miksi ostolaskut ohjautuvat väärin?

[Joonas Puputti · Accepted solution]

Tässä on lähes aina kyse kierrätyslistojen määrittelystä; on joko ymmärretty rajaukset väärin, laitettu päällekkäisiä listoja tai laitettu listojen prioriteetit ristiin. 

Joskus lasku on luettu keskeneräisenä LTR:ään. Laskua on sitten vielä muutettu L7:ssa, mutta virhe on jo tapahtunut. Tällöin reskontranhoitajan tulee poistaa lasku LTR:stä ja lukea se uudelleen sisään "Poista valitut ja lue uudelleen ostoreskontrasta" - napilla.

Aivan aluksi kannattaa varmistaa perusasiat; pienimmällä prioriteetilla tulisi olla viitelista (tarkastaja/hyväksyjä annetaan laskulle L7:ssa viitteiden ZZT ja ZZH kautta). Suurimmalla prioriteetillä, esim. 999 tulisi olla "perälautalista", johon lasku osuu mikäli se ei osu mihinkään muuhun listaan. Tällöin reskontranhoitaja huomaa, että laskun tiedoissa on puutteita ja voi korjata ne. Hän voi myöskin ohjata laskun suoraan jollekulle LTR:ssä.

Kannattaa aloittaa listojen prioriteettien tarkastamisella. Mikäli on listoja samalla prioriteetillä, käy ne läpi päällekkäisyyksien takia. Jos sama ehto on kahdella saman prioriteetin listalla, voi lasku osua kumpaan tahansa näistä.

Sitten voi jatkaa tutkimalla, onko teillä määriteltynä eri tyyppisiä listoja (tarkastus, hyväksyntä, tarkastus&hyväksyntä). Esim. pelkälle hyväksyntälistalle haetaan hyväksyjiä sekä hyväksyntä ETTÄ tarkastus & hyväksyntä - listoilta.

Listat kannattaa pitää yksinkertaisina. Tulee muistaa, että mikäli listalle ottaa useampia rajauksia, ne ovat JA - tyyppisiä. Saman ehdon sisällä ne ovat kuitenkin TAI - tyyppisiä.

ESIM: Työnumeron vastuuhenkilö (henkilö-kohta) 1001 JA kustannuspaikka 1000 TAI 1001 TAI 1002.

Viemällä hiiren ostolaskurivin tarkastaja/hyväksyjä -tiedon päälle, näet minkä listan mukaan tehtävä on ohjautunut (ks. alla oleva kuva). Tästä voi olla apua esimerkiksi, kun selvitetään miksi jokin rivi on ohjautunut väärin tarkastukseen/hyväksyntään.