Kuinka ryhmät toiminto toimii?

[Jesse Piirainen]

Kuinka ryhmät toiminto toimii?

[Jesse Piirainen · Accepted solution]

Ryhmillä voidaan rajata projektien näkyvyyttä suurelle määrälle käyttäjiä kerrallaan. Toiminto mahdollistaa projektien ja käyttäjien jakamisen omiin ryhmiinsä, joka helpottaa esimerkiksi suurien käyttäjämäärien käsittelyä, projektien hallintaa, raporttien luomista "ryhmä" suodattimen avulla, sekä työntekijää löytämään oman projektinsa työaikaa syöttäessä.

Ryhmät toiminto voidaan kytkeä päälle asetuksista. Asetusta valitessa pitää ottaa huomioon se, että projekti näkyy käyttäjälle vain jos käyttäjä on samassa ryhmässä, kuin projekti. Eli jos työpäällikön tai esimiehen pitäisi saada näkyvyys johonkin toiselle projektille, kuin vain omalle, mutta ei haluta näkyvyyttä kaikille käyttäjille, niin alempi asetus on oikea. Tällöin voidaan lisätä käyttäjä useampaan ryhmään, jolloin projekti voidaan pitää vain yhdessä ryhmässä ja näkyvyys aukeaa vain halutuille käyttäjille.

Kannattaa melkein vaan laittaa suoraan alempi asetus päälle, koska se mahdollistaa enemmän kikkailua ryhmien kanssa. Tällä asetuksella käyttäjän voi silti jättää vain yhteen ryhmään.

Kun asetus on kytketty päälle, niin luodaan ryhmiä "plussa" painikkeesta.

 

Seuraavaksi mennään käyttäjälistalle ja jaetaan käyttäjät ryhmiin. Tämä onnistuu menemällä käyttäjän kohdalle hiirellä ja oikeasta reunasta kynäpainikkeella muokkausnäkymään. Käyttäjän taakse on ilmestynyt kohta "ryhmä". Valitaan alasvetovalikosta ryhmät, joihon käyttäjä halutaan laittaa. Ja lopuksi painetaan tallenna.

Kun käyttäjät on jaoteltu ryhmiin, niin on aika laittaa projektit ryhmiin. Eli mennään projektit listalle ja samalla tavalla kynällä muokkausnäkymään. Nyt myös projektin taakse on ilmestynyt kohta "ryhmä". Samalla tavalla valitaan alasvetovalikosta ryhmät joihon projekti halutaan laittaa. Ja lopuksi tallennetaan muutokset.

Esimerkki:

Mikko Mutteri kuuluu ryhmään 1 ja Vesa Vasara kuuluu ryhmään 2. Projekti "juna-asema" kuuluu ryhmään 1. Tällöin Mikko Mutteri näkee projektin, mutta Vesa Vasara ei näe.

Nyt kuitenkin ryhmään 2 kuuluvan työpäällikön pitäisi nähdä "juna-asema" projekti, mutta ei näe koska kuuluu vain ryhmään 2. Tässä vaiheessa "juna-asema" projektia ei tule laajentaa ryhmälle 2, koska silloin se tulisi näkyviin koko ryhmälle. Vaan lisätään työpäällikkö myös ryhmään 2, jolloin työpäällikkö näkee myös projektit, jotka ovat määritelty ryhmälle 2.

Pääkäyttäjiä ei tule koskaa laittaa ryhmään, vaan heillä on näkyvyys kaikille projekteille, vaikka eivät kuulu ryhmään.

Uutta käyttäjää luodessa pitää muistaa hänet laittaa ryhmään. Jos normaali käyttäjä ei kuulu mihinkään ryhmään, niin hän ei näe yhtäkään projektia. 

Yhteenveto: KÄYTTÄJÄN TULEE KUULUA SAMAAN RYHMÄÄN PROJEKTIN KANSSA NÄHDÄKSEEN SEN.