Visma Payroll käyttövinkit

Sivukulut kirjautuvat palkkalajille valitun tiliöintisääntö määrityksen mukaan.   Tiliöintisäännöt ovat malleja, joita käytetään kirjanpitotapahtumien muodostamiseen. Perusmallipohjat sisältävät perustiliöintisäännöt. Yritys voi tehdä omia muutoksia perustiliöintisääntöihin ja määrittää tiliöintisäännöt haluamallaan tavalla.    Sivukulut määritetään aina tapahtumalajilla ADD. Prosentti -sarakkeeseen voidaan tallentaa joko prosentti suoraan tai linkki käytettävään laskentakaavaan.  Jos käytetään kaavaa return [xxxxx], niin palkka-ajo hakee tiedon VuosiArvo talukosta tai jostakin muusta määritetystä paikasta. Tällöin prosenttikentän tyypiksi valitaan Kaava, muuten Määrä.  Sivukulujen arvo määräytyy prosenttina palkkatapahtuman summasta. Debet ja Kredit -sarakkeisiin tallennetaan joko kirjanpitotili tai tilityyppi.   Esimerkki tiliöintisäännöstä:  Työeläkemaksu Eläkemaksun jaksotusprosentti tulee kohdasta Yritys | Eläkejärjestelmät kokonaisprosentista, joka Payrollissa on laskennallinen arvo. Sen voi muuttaa yritykselle tarkemmaksi. Sairasvakuutusmaksu Jos tiliöintisäännölle ei ole suoraan tallennettu sava-maksu prosenttia niin se haetaan parametreista riviltä CONSTANTS | MAKSU_SOTU. Työttömyysvakuutusmaksu Työttömyysvakuutusmaksu haetaan joko parametrilta tai vuositaulukosta riippuen ympäristöstä. Jos työttömyysvakuutusmaksu haetaan parametreista niin siihen löytyy tarkempi ohjeistus tästä linkistä. Vastaava ohjeistus vuositaulukosta haettavaan työttömyysvakuutusmaksuun löytyy tästä. Tapaturmavakuutusmaksu Ellei tapaturmavakuutumaksu prosenttia ole tallennettu suoraan tiliöintisäännölle niin se voidaan hakea VUOSI -taulukosta avaimella MAKSU_TAPVAK. Ryhmähenkivakuutusmaksu Ellei ryhmähenkivakuutsumaksu prosenttia ole tallennettu suoraan tiliöintisäännölle niin se voidaan hakea VUOSI -taulukosta avaimella MAKSU_RHVAK.   Jos tiliöintisääntöä muutetaan niin palkka-ajolle pitää tehdä uudelleen tiliöinti, jotta muutokset tulevat sivukulukirjauksille voimaan ja sen myötä myös raporteille. Huomio, että muutoksia tehdessä on hyvä muistaa, että prosenttilukujen desimaalieroittimena on käytettävä pistettä.     

Ohjelma hakee sava-maksu %:n joko kohdasta  Perustiedot |Parametrit | CONSTANTS | SOCSEC tai Yritys | Taulukot | MAKSU_SOTU, joten mikäli ympäristöstä löytyy ko. asetukset niin varmista sava-maksu %:n oikeellisuus molemmista paikoista.         Ohjelmassa syntyy pyöristyseroja aina jonkin verran kun kyse on isosta palkkasummasta. Tämä johtuu siitä, että eri raportit käsittelevät tietoja eri tavoin. Työnantajan erillisilmoitus laskee sava-maksun suoraan kyseisen ilmoituskuukauden sairasvakuutusmaksun alaisista kokonaispalkoista.    Kirjanpidon tapahtumien tiliöinnit syntyvät palkka-ajolla jokaiselle palkkatapahtumalle erikseen ja tapahtumakirjauksissa sava-maksu pyöristetään kahdelle desimaalille, mistä syntyy nämä muutamien senttien erotukset.   Jos ero on selkeästi monta euroa, niin silloin saattaa olla kyse siitä, että sava-maksun tiliöinti puuttuu tapahtumariviltä tai vaihtoehtoisesti sava-maksu on tiliöity tapahtumalle vaikka sitä ei olisi pitänyt tehdä. Silloin kannattaa tarkistaa tiliöinnit tapahtumittain palkka-ajoilta.  Mikäli kirjanpidon tiliöinnissä huomataan virhe niin tarkista palkkalajin tiliöintisäännön oikeellisuus.   Tapahtumariville tiliöidään sava-maksu mikäli palkkalajin tiliöintisäännön mukaan sava-maksu kuuluu riville tiliöidä.     Jos tieto on virheellinen niin  palkkalajille pitää vaihtaa tiliöintisäännöksi esim. Ei sivukuluja. Muutoksen jälkeen palkka-ajo pitää vielä uudelleentiliöidä. Tämä tapahtuu avaamalla suljettu palkka-ajo ja valitsemalla Tee tiliöinti. Tämän jälkeen palkka-ajon voidaan sulkea.     Virhe saattaa olla myös työnantajan erillisilmoituksessa. Tällöin joltain sava-maksun alaiselta palkkalajilta puuttuu sava-maksuun liittyvä tilastotieto. Sairasvakuutusmaksun alainen palkkalaji tarvitsee taakseen tilastot 9001, 9002 ja 9014.     Jos tiedot eivät täsmää niin voit myös tarkistaa mistä ero johtuu tulostamalla työnantajan erillisilmoituksen. Tulostuksen jälkeen paina raportin oikeasta reunasta olevaa "Esikatselu" -painiketta.  

Tällä hetkellä Payrollista ei voida suoraan lähettää maksuaineistoa uudelleen Fivaldin pankkiyhteyteen vaan maksuaineisto on ensin poistettava Fivaldin pankkiyhteydestä ja sen jälkeen Payrollista uudelleen luotu maksuaineisto lähetetään ulkoisena aineistona pankkiin.   Maksuaineisto luonti tapahtuu Payrollissa kohdassa Tulosteet |Palkka-ajo | Maksulista muodostamalla oikeasta palkkakaudesta raportti. " Lataa tiedosto" -toiminnolla luodaan maksuaineisto ja tallennetaan se Fivaldin pankkiyhteyden asetuksissa määritellyn ulkoisen aineiston tallennuskansioon.   Tästä linkistä löytyy ohjeemme Fivaldin ulkoisten aineistojen hakemistopolun määrittelylle (kohta: Kirjoita ulkoisten aineistojen hakemistopolut). 

Mikäli vuosiarvot on muutettava useampaan kuin yhteen Payroll yritykseen niin uudet vuosiarvot voidaan myös kopioida toisesta yrityksestä seuraavalla tavalla:   1. Kirjaudu yhteen yritykseen ja tallenna sinne uudet vuosiarvot VUOSI taulukkoon.     2. Kirjaudu toiseen yritykseen mihin samat vuosiarvot halutaan kopioida ja m uuta ensin VUOSI taulukon nimeksi VUOSI2022.    3. Nyt voit kopioida uudet vuosiarvot valitusta yrityksestä siirtymällä kohtaan Yritys | Taulukot ja valitsemalla ikkunan vasemmasta yläreunasta ”Kopio taulukko”.      

Pyhäinpäivän lomakäsittely on hyvä tarkistaa Payrollissa. Tämä tapahtuu siten, että menette Yritys-valikossa kohtaan Kalenteri. Tarkistakaa, onko Pyhäinpäivän kohdalla merkitty ko. päivä poikkeavaksi lomapäiväksi. Tässä kohtaa pitää olla myös rasti, koska kyseessä on poikkeava lomalauantai ja kyseisen päivän ei pidä kuluttaa vuosilomalain mukaan lomaa.    Jos rasti puuttuu, niin lisätkää se ko. päivän kohdalle kynänkuvasta aukeavasta muokkaustilasta. Tallentakaa muutos oikealta alhaalta.     

Tässä ohjeet, miten työsuhdepolkupyöräetu käsitellään Payrollissa rahapalkan lisänä sekä polkupyöräedun sisältyessä kokonaispalkkaan.   Polkupyöräedun tiliöintisääntöjen kaavamuokkauksissa voitte olla yhteydessä Payrollin sovellustukeen. 

Löydätte oheisesta liitteestä ohjeet, miten ilmoitatte tarvittaessa autoedun päästöarvon Tulorekisteriin 1.1.2022 alkaen.    Onnellista Uutta Vuotta 2022 kaikille asiakkaillemme!   Mari / Visma Payroll Sovellustuki

Visma Payroll palkanlaskennassa voidaan käyttää tietoturvallista palkkaerittelyiden lähetystä verkkopalkka toiminnallisuuden kautta.    Ohjeiden avulla voit ottaa toiminnallisuuden käyttöön tai tutustua aiheeseen.  

Visma Payroll palkanlaskennassa on mahdollisuus käytää tietoturvallista palkkaerittelyiden lähettämistä Mobile Payslip toiminnallisuuden kautta. Tätä suositellaan myös käytettävän henkilöillä, joille verkkopalkka lähetystapa ei ole mahdollinen.   Oheisesta linkistä löytyy ohjeistus Mobile Payslip käyttöönottoon.   Käyttöönoton ohjeet ositettuna seuraavilla lyhytvideoilla. Käyttöönotto ja pääkäyttäjätoiminnot  Parametrit ja palkkalaji määritykset  Henkilötiedot ja päivitysajo  Palkkaerittelyn lähettäminen 

Payroll ohjeita on uudistettu. Ohjeet löytyvät sinisen palkin kysymysmerkki -kuvakkeen takaa Käyttöohjeet osiosta.    Samasta näkymästä löytydät myös muita tietoja kuten päivitystiedotteet ja vuodenvaihteen ohjeistukset    

Tiliöinneissä voidaan havaita erotuksia palkka-ajon sulkemisen yhteydessä tai KP-siirto aineistoa muodostettaessa.  Ohessa vinkkivideo (5:29 min) kuinka etotuksia voidaan selvittää ja korjata.   Vinkkivideo 

Tässä ohje, miten lisätään uusi poissaolonlaji Payrolliin. Esimerkkinä käytetään palkatonta poissaoloa. 

Payroll versiopäivityksestä 12.6.2021 eteenpäin on mahdollista käsitellä lisävapaapäiviä Payrollissa.  Liitteenä ohjeistus palkkalajeihin ja poissaoloihin liittyen.

Payroll ympäristössä palkkatunnukset voivat käyttää apuna taulukon arvoja. Esim. kouluympäristöissä käytetään taulukopalkkoja laskennoissa. Kun palkkoihin tulee tarvetta tehdä muutoksia, ei arvoja muuteta Päivitysajot/Palkankorotus toiminnolla. Ohjeet päivitykseen löydät liitteestä.  

Tässä lyhyet ohjeet, miten lisäät Ay-jäsenmaksun Payrollin yritys- ja henkilötietoihin.    

Tässä muutama vinkki, mitä kannattaa tarkistaa, jos lomatiedot eivät nouse poissaolorekisteristä palkka-ajolle.   

Tässä ohjeet työsuhdematkalipun käsittelystä Payrollissa.

Summarivitietoihin porautumalla ja palkkakausien vertailua käyttämälla voidaan tehdä palkka-ajolla tarkastuksia. Ohessa lyhyt video (3:36 min) toiminnoista   Vinkkivideo 

Visma Payroll palkanlaskentaohjelma on nyt mahdollista integroida osaksi Visma Fivaldi taloushallinto-ohjelmaa. Tässä dokumentissa kerrotaan:   Miten käyttöönotto tapahtuu. Miten Visma Payroll palkanlaskentaohjelmaan voi hakea kirjanpidon tilit sekä seurantakohteet Visma Fivaldista. Miten Visma Payroll palkanlaskentaohjelmasta voi siirtää palkkakauden kirjanpitotapahtumat Visma Fivaldin kirjanpitoon. Miten Visma Payroll palkanlaskentaohjelmasta voi siirtää palkkojen maksuaineiston Visma Fivaldin pankkiohjelmaan. HUOMIOI: Tässä vaiheessa toiminnallisuus on ensisijaisesti tarkoitettu uusille Visma Fivaldin käyttäjille. Myöhemmin tullaan mahdollistamaan palkansaajien tietojen siirto Visma Fivaldista, jolloin myös nykyisten Visma Fivaldin käyttäjien on helppo ottaa Visma Payroll palkanlaskenta ohjelmaksi.

Oheisesta liitteestä löydät ohjeet, miten työntekijä ottaa käyttöönsä Mobile Payslipin. Ohjeessa on myös vinkki, mitä kannattaa tehdä, jos kirjautumisen kanssa on ongelmia.