Visma Sign
peruuta
Näytä tulokset kohteelle 
Hae sen sijaan kohdetta 
Tarkoititko: 
Viimeisimmät aiheet

Voit nyt luoda ja nimetä käyttäjäryhmiä sekä määritellä tarkat oikeudet kansioittain.
Visma Signilla allekirjoitettuihin asiakirjoihinon lisättyteknisiä, luotettavuutta entisestään parantavia tekijöitä.
Visma Signilla voi nyt lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi massalähetyksenä. Tämä tarkoittaa, että yksi asiakirja lähetetään usealle eri allekirjoittajalle niin, että jokainen allekirjoittaa oman versionsa asiakirjasta. Massalähetysominaisuus on ihanteellinen esimerkiksi yrityksen sopimusehtojen uudistamisessa tai salassapitosopimuksissa, joihin tarvitaan jokaiselta asiakkaalta tai vastaanottajalta erillinen hyväksyntä allekirjoituksen muodossa. Voit lähettää ehdot kerralla koko asiakaskunnalle allekirjoitettavaksi. Käytännössä allekirjoittajat lisätään massana kohdasta Allekirjoittajat - Lisää useita. Voit lisätä vastaanottajat avautuvaan tekstikenttään. Vastaanottajien sähköpostit voivat olla eroteltu välilyönnillä, pilkulla tai rivinvaihdolla, jolloin voit helposti kopioida ne esimerkiksi aukiolevasta excel-tiedostosta. Tämän vaiheen jälkeen voit vielä halutessasi täydentää allekirjoittajien muut tiedot. Valitse kutsuasetuksista “Erillinen asiakirja jokaiselle vastaanottajalle”, jolloin jokaiselle vastaanottajalle lähtee oma kutsunsa ja asiakirjansa samanaikaisesti. Voit myös lisätä yrityksesi edustajan sähköpostiosoitteen. Tämä tarkoittaa henkilöä, joka allekirjoittaa asiakirjan yrityksesi puolesta. Kutsuerä kannatta nimetä tunnistettavasti, jolloin allekirjoituskutsujen muistutukset on helppo lähettää tarvittaessa. Tunnus auttaa lisäksi näkemään kuinka suuri osuus tietyn lähetyserän asiakirjoista on jo allekirjoitettu sekä lataamaan tiedostona osoitelistan, jossa on kunkin kutsun status mukana. Lisätietoja aiheesta: Antti Larvala (Kehitysjohtaja, Visma Sign) antti.larvala@visma.com Puh. 050 4343343
Visma Sign- palvelua kannattaa käyttää koko yrityksen laajuisesti. Näin palvelusta saadaan kaikki hyöty irti ja varmistetaan, että kaikki yrityksen allekirjoitetut asiakirjat löytyvät Visma Signin sähköisestä arkistosta. Ennen uusien käyttäjien lisäämistä, on suositeltavaaluoda tililleyrityksellesi sopiva kansiorakenne ja määrittää käyttöoikeudet kuntoon. Tämän jälkeen yksittäisten käyttäjien lisääminen onnistuu suoraviivaisesti. Laajenna sähköisen allekirjoituksen käyttöä organisaatiossasi käyttäjäryhmien avulla seuraavilla askeleilla: Perusta kansio uutta käyttökohdetta varten Visma Sign -arkistoon, jotta asiakirjat voidaan tallentaa yhteen paikkaan ja ne löytyvät helposti (Arkisto - Uusi kansio). Luo uusi käyttäjäryhmä, jolla on muokkausoikeus perustamaasi kansioon (Asetukset - yritys - käyttäjäryhmät). Näin käyttäjät voivat valita luomasi kansion tehdessään allekirjoituskutsuja. Samalla varmistetaan, että oikeat ihmiset näkevät oikeat asiakirjat. Lisää tarvittaessa myös aiemmin perustamillesi käyttäjäryhmille luku- tai muokkausoikeus uuteen kansioon. Esimerkiksi yrityksen johdolle voi olla perusteltua lisätä katseluoikeudet jokaiseen kansioon. Seuraavaksi voit kutsua uudet käyttäjät Visma Signiin (Asetukset - Yritys - Käyttäjät) Visma Sign Forms - verkkolomake: Mikäli uuteen käyttökohteeseen liittyy Visma Sign Forms -verkkolomake, kannattaa myös sitä varten luoda uusi kansio ja liittää se itse lomakkeeseen asetuksista. Vaihtoehtoisesti voit ohjata valmiit lomakkeet aiemmin perustettuun kansioon, jos sellainen on jo olemassa. Esimerkkiratkaisu: henkilöstöhallinto Askeleet työsopimusten ja muiden henkilöstön allekirjoitusta edellyttävien asiakirjojen sähköistämiseen. Perusta kansio: Työsopimukset Luo käyttäjäryhmä HR ja anna ryhmälle muokkausoikeus Työsopimukset-kansioon Lisää HR-käyttäjäryhmään työsopimuksien kanssa työskentelevä ja niitä muokkaava henkilöstö. Esimerkiksi johdon ei välttämättä tarvitse olla tässä ryhmässä. Johdolle on suositeltavaa tehdä oma käyttäjäryhmä, jolla on lukuoikeus Työsopimukset -kansioon. Tämän jälkeen käyttäjäryhmän jäsenet voivat lähettää työsopimuksia allekirjoitettavaksi. Kansioksi tulee valita: Työsopimukset. Nyt Työsopimus -kansioon tallentuvat työsopimukset näkyvät vain halutuille ihmisille. Huomioi kuitenkin, että pääkäyttäjät näkevät kaikki palvelussa olevat asiakirjat.
Visma Sign palvelu siirtyy 21.3. osoitteesta onnistuu.fi osoitteeseen sign.visma.net. Muutos tapahtuu automaattisesti eikä aiheuta mitään erillisiä toimenpiteitä palvelun käyttäjille.Muutoksen johdosta kaikki onnistuu.fi - osoitteet poistuvat selaimen osoitteista. Visma Sign- palvelua käytettäessä selaimen osoiterivillä näkyy sign.visma.net. Myös Visma Signin allekirjoituskutsulinkit osoittavat tähän osoitteeseen. Palvelun lähettämät sähköpostiviestit tulevat osoitteesta noreply@visma.com.Palvelun esittelysivut löytyvät jatkossa osoitteista vismasign.fi (suomeksi) sekä vismasign.com (englanniksi). Palvelun käyttöohjesivusto löytyy jatkossakin osoitteesta https://vismasign.zendesk.com/hc/fi (suomeksi) ja https://vismasign.zendesk.com/hc/en-us (englanniksi). Myös Community-sivut asiakkailla ja kumppaneille säilyvät entisissä osoitteissaan.Rajapinnan (API) kautta Visma Sign -palveluun liitettyihin sovelluksiin ja verkkopalveluihin ei tarvita muutoksia tässä vaiheessa. Rajapintakutsut voi kääntää uuteen osoitteeseen milloin tahansa muutoksen jälkeen. Vanhojen osoitteiden poistumisesta rajapintakäytöstä tiedotetaan erikseen hyvissä ajoin ennen siirtymäkauden päättymistä.Lisätietoja:Antti Larvala (Kehitysjohtaja, Visma Sign)antti.larvala@visma.comPuh. 050 4343343