Hvis en kreditnota har blitt feilaktig registrert i vårt fagsystem kan den fremkomme i fanen "Aktive purringer" i Visma Contracting AutoCollect.  For å få rettet opp i dette, kontakt support: Telefon: 73 20 61 62 Mail: support.vfs.no@visma.com ... View more

Denne feilmeldingen betyr at VCS-brukeren som ble registrert ved oppstart av Visma AutoCollect har blitt sperret eller mistet rettigheter. Da må brukeren åpnes opp igjen.  For å få rettet opp i dette, kontakt support: Telefon: 73 20 61 62 Mail: support.vfs.no@visma.com       ... View more

  Denne feilmeldingen betyr at Visma Contracting har mistet koblingen til Visma AutoCollect. Denne koblingen er via VCS-brukeren som ble opprettet ved oppstart under System --> Firmaopplysninger --> Purre/renteopplysninger --> Felles. Skjer dette må som regel passordet nullstilles.  For å få rettet opp i dette, kontakt support: Telefon: 73 20 61 62 Mail: support.vfs.no@visma.com   ... View more

Denne feilmeldingen kan dukke opp i Visma Contracting når saker forsøkes å sendes over til Visma AutoCollect.  For å se detaljer rundt feilmeldingen, gå til: Regnskap --> Kunder --> Purring/Rentenota. Trykk deg inn på Logg-fanen . Her vil du kunne se spesifikt grunnlag for feilmeldingen. I eksempelet nedfor ser vi at det mangler postnummer og poststed på en av fakturaene som stopper hele oversendelsen.      I eksempelet på skjermbilde over kan man se i loggen at det er kundenummer 10002 som mangler by og postkode. I denne overføringen var det kun en faktura. Hvis det er flere faktura i filen som oversendes kan det være vanskelig å se hvilken faktura det gjelder. Du kan finne ut hvilken faktura det gjelder ved å se på hva som står før “debtor.city”.  Står det for eksempel “52 debtor.city” is mandatory finnes feilen på linje nr 52 i loggen.  Obs! Det er fakturaadresse som blir overført til Visma Financial Solutions, så det er viktig at dette feltet er fylt ut og ikke kun gateadresse. Følgende felt må være fylt ut for å unngå feilmelding: Fakturaadresse, postnummer, sted.  ... View more

Følgende informasjon hentes fra kundekortet i Visma Business   - Kundenr - Org.nr. - Navn - Adresselinje 1 - Adresselinje 2 - Adresselinje 3 - Postnr - Poststed - Bankkonto - Telefon - E-postadresse     Hvis du har aktivert at purring skal sendes til annen person en mottaker av faktura vil følgende informasjon hentes fra annet kundekort:    - Adresse1 = Navn + ", " + Adresselinje 1 - Adresselinje 2 - Adresselinje 3 - Postnr - Poststed - Landnr - Privat telefonnr   Følgende informasjon hentes fra åpne poster i Visma Business   - Kundenummer - Fakturanummer (Hvis feltet er tomt benyttes bilagsnummer) - Bilagsnummer (Hvis feltet er tomt benyttes faktutranummer) - Bilagsdato - Forfallsdato - Beløp (Fakturabeløp hvis valuta = NOK) - Restbeløp (Restbeløp hvis valuta = NOK) - Beløp i valuta (Fakturabeløp hvis valuta ikke er NOK) - Restbeløp i valuta (Restbeløp hvis faktura ikke er NOK) - Purre-utskriftsdato (Hvis du kun benytter inkassotjeneste) - KID (Hvis dette feltet er tomt, se mer informasjon her) - ISO kode   Vi henter også over bilags-jour.nr og Rev.nr, men dette ligger ikke tilgjengelig i fagsystemet.   Andre nyttige artikler:  Riktig informasjon på kundekortet gir bedre løsningsgrad på purre- og inkassosaker! Sende purring med kobling til annen aktør i Visma Business AutoCollect   ... View more

For å løse purre- og inkassosaker raskt, er det avgjørende at vi har mest mulig informasjon om våre kunders kunder.  Det er derfor viktig at kundekortet, som finnes i alle Visma ERP-systemer, inneholder mest mulig og riktig informasjon. I Visma eAccounting henter vi følgende informasjon fra kundekortet/fakturaer: 1. Kundenummer Kundenummer brukes til å identifisere og kategorisere sakene. Men hver sak vil få et unikt saksnummer hos oss og sluttkunden vil få et eget ID nummer i våre systemer.  2. Kundenavn   Kundenavn vil bli brukt på våre utgående brev og kontaktforsøk. Det er derfor viktig at navn som er registrert i kundekortet er reelt navn slik at mottakeren forstår hva saken gjelder.    3. Kundetype    Om en kunde er definert som en privatperson eller bedrift er veldig viktig informasjon for oss. Det har stor innvirkning på saksgangen. Både når det kommer til påløpte kostnader og virkemidler vi kan bruke.  4. Organisasjonsnummer/fødselsnr   Om kundekortet inneholder et felt for organisasjonsnummer eller fødselsnummer avhenger av hvilken kundetype som er satt. Hvis det er en bedrift så er det veldig viktig at det ligger inne organisasjonsnummer.  Dette sikrer en ryddig prosess og korrekt mottaker av våre brev. Disse vil også fungere som et unikt identifikasjonsnummer som forsikrer at sak går til riktig sluttkunde. Fødselsnummer er innformasjon man ofte ikke har tilgjengelig, men hvis man har dette bør det legges inn på kundekortet.  5. Adresse/Poststed/nummer/land   Adressen vi bruker på saken blir hentet fra faktura. Men adresse som fremkommer på faktura avhenger av hvilken adresse som ligger på kundekortet på tidspunktet faktura opprettes. Det er derfor viktig å holde kundekortene i Visma eAccounting oppdatert med gydlig informasjon.  6. Telefonnummer Det er en fordel at vi mottar mobilnummer til sluttkunden da utring og SMS er noen av våre virkemidler for å få løst saker på et tidligere tidspunkt. Vi henter telefonnummer fra feltet Mobilnummer. Hvis dette feltet er tomt vil vi hente nummer fra Telefonnummer istedenfor.  7. Epost Det er en fordel at vi mottar E-post til sluttkunden da E-post og er et viktig virkemiddel for å få løst saker på et tidlig tidspunkt. For at vi skal motta E-post må dette ligge i feltet “ E-postadresse ”.   ... View more

  Hvis dette dukker opp vil det si at det er en differanse mellom hva som er registrert i Visma  eAccounting og hos Visma AutoCollect. Du kan se at restbeløpet på venstre side ikke stemmer  overens med restbeløpet på høyre side i oversikten.  Vær oppmerksom på at synkronisering mellom systemene kun kjøres en gang daglig, rundt kl 23. Hvis de røde tallene fortsatt er der neste dag, etter synkronisering, ta kontakt med support slik at  dette blir rettet opp i. ... View more

Hvis du har tilgang til flere bedrifter i Visma eAccounting på samme bruker kan du definere en av bedriftene som standardfirma. Dette gjør at du automatisk blir logget inn på dette firmaet ved innlogging i Visma eAccounting.   Ønsker du å benytte Visma AutoCollect på flere enn dette ene firmaet kan du ikke ha definert standardfirma. Du fjerner standardfirma på følgende måte:  1. Gå til  Visma eAccounting Start/Faktura/Smart/Pro oppe i venstre hjørne i Visma eAccounting   2. I nedtrekksmenyen hvor du velger Mine tjenester trykker du på Firmanavn oppe i høyre hjørne   3. Trykk på Velg standardfirma og sørg for at ingen ligger med stjerne. Ligger den med stjerne, ta bort stjerne og lagre.   Når standardfirma er deaktivert så vil man bli møtt av denne nedtrekksmenyen fremfor å bli sendt direkte inn i AutoCollect for standardfirma.          ... View more

Below you can find a English user manual regarding Visma AutoCollect for Visma eAccounting.  ... View more

Although we do not have English version of all the content available on Communtiy, there is a useful trick that can be used to view a translated version of the article. If viewing any web page in the Google Chrome browser, it is possible to translate pages. Although this is a not a perfect translation, it is usually more than good enough to make the content understandable and usable.   How to translate a page. When viewing any page in Google Chrome browser, left click and click the Translate to English option. This will also translate text referring to buttons/areas, so keep in mind that references to interact with something specific the text might not correspond exactly to the content it is regarding. Note: Pictures and videos will not be translated.   ... View more

Når du har logget inn i Visma AutoCollect vil du til enhver tid kunne se status på aktive saker sendt til oppfølging.   I fanen Fakturaoversikt vil du finne informasjon om når faktura er sendt inn, saksnummeret, hva restbeløpet er på og hvor i løpet faktura ligger. Du kan trykke deg inn på den enkelte faktura for å se mer detaljert.      Ønsker du å se enda mer detaljer kan vår eksterne portal Kreditorweb brukes. I Kreditorweb finner du all historikk på sakene, brevene som er sendt og du har mulighet til å ta ut rapporter. Se brukermanual og brukertips angående Kreditorweb her:  Brukermanual KreditorWeb Se historikk på en sak     ... View more

I Visma Business AutoCollect styrer du hvilken grad av automatikk du ønsker. For å unngå unødvendig manuelt arbeid og optimal flyt på dine faktura anbefaler vi alltid at du aktiverer mer automatikk.    Det er to ulike steg i prosessen hvor du kan styre graden av automatikk; - Faktura til purring - Purring til inkasso   Faktura til purring   Her har du to alternativer: Manuell eller automatisk overføring.    Her finner du den manuelle metoden beskrevet steg for steg. Vi anbefaler alltid at nye kunder starter med dette, men at automatikken blir aktivert innen kort tid. Slik aktiverer du dette:    1. Gå til Kundereskontro  →   Start Visma AutoCollect    →  Innfordringsavtale.    2. Sett hake på feltet for Autooverføring. Faktura vil da automatisk bli sendt til oppfølging.    3. Definer antall dager fra forfall på faktura til oversendelse i fanen Innfordringstjenester (Løpedager før purring).    Purring til inkasso   Du kan se beskrivelse av de ulike mulighetene for overføring her. Slik gjør du endring:    1. Gå til Kundereskontro  →   Start Visma AutoCollect   →   Innfordringsavtale.  2. Gå deretter til fanen Innfordringstjenester.            Vi anbefaler alltid automatisk overføring eller Inkassoliste med automatikk her for å unngå manuelt og tidkrevende arbeid.  ... View more

Visma Financial Solutions har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet.    Hvis du velger å ha automatisert purre- og inkassooppgjørene t renger du kun å gjøre følgende:    1. Føre innbetalingen mot bankkonto motpost (Standard oppsett 1579) når denne kommer, innbetalingen har tekst "Ihht samlebilag xxx..."   2. Motta ferdig oppstilt og oppdatert bunt inne i Visma eAccounting med alle føringer mot kundereskontro og MVA-konto   2. Motta remitteringsbilag på e-post som grunnlag for føringene vi har gjort inne i Visma eAccounting   Slik setter du opp automatisk bokføring:    1. Logg inn i Visma AutoCollect   2. Gå til tannhjulet helt oppe til høyre     3. Sett hake på  Bruk automatisk bokføring av oppgjørsbilag       4. Fyll ut kontoer som vist ovenfor.   Obs! Benytter du ikke standard kontoplan kan du velge andre kontoer, trykk på spørsmålstegnet ved hver enkelt konto for å få mer informasjon om kontoene.     5. Lagre oppsettet   Slik vil føringen bli seende ut i Visma eAccounting:            Disse bilagene vil bli bokført slik at det fremkommer i mva-meldingen på riktig måte. Det vil derimot utløse et varsel i mva-meldingen til Visma eAccounting om at bilaget bør undersøkes. For å lese mer om dette kan du trykke her. ... View more

Vi anbefaler at du aktiverer automatisk bokføring av disse oppgjørene på denne måten.    Faktura som oversendes via Visma AutoCollect vil ha Visma Financial Solution sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev.    Ved innbetaling fra deres kunde vil dette utbetales til dere samme dag. Samtidig som dere mottar utbetalingen vil dere også motta et bilag på mail med oversikt over hva som er utbetalt.    I noen tilfeller vil beløpet som utbetales ikke stemme overens med det originale fakturabeløpet, dette er på grunn av at det beregnes merverdiavgift på inkassotjenester.    Se her for å lese mer om dette.    Eksempel på inkassooppgjør:     Slik fører du oppgjør med merverdiavgift i Visma eAccounting:    Du mottar 2462,60 kr inn fra Visma Financial Solutions Velg Avstem på denne transaksjonen inne i Kasse og Bank Endre Innbetalt beløp til 1250 kr per faktura (Hovedstol) Velg ny transaksjon nede til høyre for flere felt for avstemming Bokfør differansen som Annen utbetaling → Fri føring mot MVA-konto 2710 slik:   Slik kan du få bilag for utbetalinger direkte inn i Visma eAccounting   Send mail til support.vfs.no@visma.com med beskjed om at dere ønsker å få tilsendt remitteringsbilag til e-posten deres i Visma eAccounting.    Vær oppmerksom på at det kun kan være en mottaker dersom dere ønsker å få bilagene direkte inn i Visma eAccounting.    Du kan også når som helst hente ut remitteringsbilagene på vår Kreditorweb.  ... View more

I Visma AutoCollect for Visma eAccounting har du mulighet til å aktivere automatisk bokføring av purre- og inkassooppgjør.         Anbefalte kontoer er ut i fra standard kontoplan for Visma eAccounting. Hvis det er importert egen kontoplan så bør det undersøkes med regnskapsfører hvilken kontoer som skal velges.   Hvis du setter opp dette vil purre- og inkassooppgjør automatisk bli ført og være synlig i bilagsregisteret i Visma eAccounting.    Se  her  for å lese mer om mva-beregning.    Dette er regnskapsmessig korrekt, men Visma eAccounting vil varsle om oppgjøret i mva-meldingen. På grunn av dette skal noteres "Avvik skyldes merverdiavgift på inkassotjenester fra Visma Financial Solutions" når Mva-meldingen signeres i Altinn. På den måten unngår man at mvameldingen blir avvist pga differanser. ... View more

Faktura som oversendes via Visma AutoCollect vil ha et eget KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev. De fleste vil derfor betale med korrekt betalingsinformasjon, men av erfaring vet vi også at det er flere som vil betale direkte til dere.    Synkronisering av direkteinnbetalinger og inkassooppgjør synkroniseres en gang om dagen, rundt kl 23.   Innbetalinger direkte til dere   Hvis dere får en innbetaling til dere på en faktura som er gått til purring eller inkasso er alt dere trenger å gjøre å avstemme innbetalingen med den aktuelle fakturaen. Hvis dette gjøres vil det bli sendt beskjed om dette til Visma AutoCollect og faktura blir justert i henhold til denne innbetalingen.      Krediteringer    Dersom dere velger å kreditere en faktura vil dette også bli fanget opp av Visma AutoCollect så lenge denne kreditnota kjedes mot faktura som ligger til oppfølging.  For informasjon hvordan kreditere faktura i eAccounting se her.    For informasjon om hva som skjer dersom en faktura blir innbetalt til Visma AutoCollect, se her.    Andre nyttige artikler: 1. Kom i gang med Visma AutoCollect for Visma eAccounting 2. Sende saker til innfordring gjennom AutoCollect 3. Endre status på aktive saker til innfordring ... View more

1. Gå til fanen Fakturaoversikt     2. Trykk på aktuell faktura og finn knappen   Endre oppdrag    3. I vinduet som kommer opp får du en nedtrekksmeny.  Her har du mulighet til å sende melding til saksbehandler, gi beskjed om utsatt forfallsdato, sette faktura på pause, oppheve pause og avslutte oppdrag. Velg aktuell type trykk Send.      Vær oppmerksom på at dersom faktura er sendt over til inkasso vil det kun være Avslutt oppdrag og Melding tilgjengelig som endringer i denne boksen.      Andre nyttige artikler: 1.   Kom i gang med AutoCollect for Visma eAccounting 2.   Sende saker til innfordring til Visma AutoCollect 3.   Innbetalinger og krediteringer Visma AutoCollect for Visma eAccounting ... View more

Her finner du brukermanual for Visma AutoCollect for Visma eAccounting.    Du finner også brukermanualen delt opp i ulike brukertips   her. Der vil du blant annet finne følgende artikler:     Hvordan sende fakturaer faktura i Visma AutoCollect for Visma eAccounting. Registrere innbetalinger og kreditnota med Visma AutoCollect for Visma eAccounting. Hvordan sjekke status på faktura sendt til Visma AutoCollect for Visma eAccounting. ... View more

Før man kan sende over saker til innfordring må Visma AutoCollect være satt opp. For informasjon hvordan dette gjøres, vennligst se denne arikkelen.   Slik sender du faktura til Visma AutoCollect:    1. Gå til fanen Fakturaoversikt     2.  Trykk på  Legg alle ubehandlede faktura til purreforslag. Da vil alle åpne og forfalte faktura som ikke er sendt til Visma AutoCollect tidligere legge seg i et purreforslag     3. Kryss ut de du eventuelt ikke ønsker å sende   4. Velg Send til AutoCollect           Du kan også sende kun en faktura slik:    1.  Trykk på den aktuelle faktura som skal sendes og velg   Lag nytt oppdrag       2. F aktura som velges vil legge seg i purreforslaget   3. Velg  Send til Visma AutoCollect   Faktura vil gå til godkje nning og registrering og dette er vanligvis fullført i løpet av noen få minutter. Frem til oppdraget er godkjent vil det ha status  Venter godkjenning .   Underveis i innfordringen vil tjeneste og status endre seg i forhold til hvor faktura ligger i prosessen.    Se her for beskrivelse av hva som skjer med din faktura når den følges opp gjennom Visma AutoCollect.    ... View more

1.   Logg inn   i Visma AutoCollect med samme brukernavn og passord som i Visma eAccounting   2. Gå gjennom fem steg for å registrere deg:    Steg 1 - Regnskapsbyrå   Hvis du bruker regnskapsbyrå: Fyll ut organisasjonsnummeret til regnskapsbyrået.  Er du usikker på organisasjonsnummeret kan du finne det i Brønnøysundrgistrene.       Steg 2 - Kontaktopplysninger   Sjekk at informasjonen som ligger der er riktig. Hvis navn eller e-post ikke stemmer må dette endres i Visma eAccounting før du laster siden på nytt.     Steg 3 - Firmaopplysninger   Sjekk at opplysningene stemmer. Hvis det er noe som ikke er riktig må dette endres i Visma eAccounting før du laster siden på nytt.      Steg 4 - Oppsett   Fyll ut e-posten til personen som skal motta eventuelle feilmeldinger.    Huk av på automatisk bokføring av oppgjørsbilag.   Visma Financial Solutions har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet. Setter du hake her velger du å automatisere føringen oppgjør tilbake i Visma.net ERP.   Følgende skjer da ved oppgjør på purre- eller inkassosaker:    Utbetaling av pengene på bankkontonummer Mottak av remitteringsbilag på mail som er grunnlaget for utbetalingen Purre- og inkassooppgjørsfil inn i Visma eAccounting mot oppførte hovedbokskontoer     Steg 4 - Avtale   Åpne avtalen, huk av for at den er lest og velg Registrer meg .  Du vil få en velkomstmail når du kan sende første faktura til purring og inkasso!     Logg ut og inn igjen av Visma AutoCollect for å oppdatere portalen.     Andre nyttige artikler: 1.   Sende saker til innfordring fra Visma eAccounting 2. Endre status på saker sendt til innfordring 3.   Innbetalinger og krediteringer Visma AutoCollect for Visma eAccounting 4. Ekstra kontaktperson hos dere   ... View more