Hovedbokskontoer på våre brukertips er bare eksempler. Du må påse at du benytter korrekt hovedbokskonto.   Denne lønnsarten   benyttes i dette brukertipset. Generell informasjon Visning Kontering Vurder om du skal ha en annen konto på denne lønnssarten. Innberetning A-melding MERK! Hvis den avdøde var timelønnet, skal du endre "Lønnsbeskrivelse" til "Timelønn".  Avansert   ... View more

Ved endring av felt i Payroll så må du angi dato fra når endringen skal gjelde. Generelt anbefaler Visma å angi den 1. i den måneden du enda ikke har kjørt lønn. Dessverre er det slik at for noen felt at selv om du angir at endringen skal gjelde fra et tidspunkt, så vil endring  ha betydning tilbake i tid.   Payroll | Innstillinger | Regler | Lønnsarter Felt hvor endring alltid vil ha tilbakevirkende kraft.   Fanen Innberetning A-melding, feltet Rapporteringsperiode. Fanen Avansert, feltet Beregn pr. Fanen Avansert, feltene på linjen Transaksjonsdata -  Faktor, Antall, Sats, Beløp Employees | Innstillinger | Selskapsinnstillinger  Avrundingskonto - har tidslinje, men vi ser at mange når de første gang legger inn en konto velger fra dato. Når du første gang legger inn konto, så ikke velg fra dato   Feltet "Lag bankfil", her vil endring kun påvirke åpne lønnskjøringer. Feltet har ikke tilbakevirkende kraft.    Ansatt - Stilling Pensjon - har ikke tilbakevirkende effekt. Det betyr at hvis du sletter vil ikke trekket bli tilbakeført. Hvis du legger inn start dato tilbake i tid, vil ikke manglende trekk bli trukket. Dette må da gjøres manuelt med lønnsart "60110 Pensjonstrekk, egenandel - manuell" for ansattes andel. Og lønnsart "60000 - Tjenestepensjon, OTP - firmaets andel - manuell" for firmaets andel.   Fagforening - fagforeningstrekket blir ikke tilbakebetalt eller trukket ekstra. Men avsluttes trekket tilbake i tid, så vil skattegrunnlaget økes. Og det vil derfor bli retro ført skattetrekk. Ansatt - Skatt og andre trekk Kreditortrekk - har ikke tilbakevirkende effekt.   Relaterte brukertips Hva er retro ... View more

I noen tilfeller så skal det utbetales ytelser til en sluttet ansatt.  Dette er fullt mulig og lovlig. For å finne en sluttet ansatt, må du i Employees trykke "trakten" slik at du kan krysse av for "Inaktive"    Finn aktuell ansatt og gå til Transaksjoner | Variable registrer inn ytelsen den ansatte skal motta. MERK! Hvis sluttåret i sluttdatoen er mer enn 2 år tilbake i tid, vil transaksjonen ikke bli overført til lønnskjøringen. I slikt tilfelle må du "Gjenansette" den ansatte. Eksempel sluttdato er 31.12.2020 og du skal kjøre lønn i 2022.  Når du gjenansetter den ansatte kan du bruke samme dato i ansattdato og sluttdato. Dette blir oppfattet av myndighetene som at den ansatte ikke har et arbeidsforhold.  Relaterte brukertips Brev fra NAV om bruk av feil "Arbeidsforholdstype " Gjenansette ansatte   ... View more

Fra og med januar 2018 er det krav om i innrapportering av permisjon i A-meldingen. Permisjonen er delt inn i 4 permisjonsbeskrivelser: Permisjon med foreldrepenger Permisjon ved militærtjeneste Utdanningspermisjon Velferdspermisjon For å rapportere permisjon fra Payroll, må permisjonen registreres i Calendar. For de kundene som har kjøpt Smart pakken, vil de ansatte selv registrere permisjon. Dette vil da gå som en søknad om fri til leder (godkjenner).  MERK! Permisjon vil ikke bli sendt i A-meldingen før perioden er bekreftet og godkjent. En permisjon tilbake i tid vil da bety at det sendes en ny A-melding for tidligere måneder.   Lønningsansvarlig kan også registrere permisjon, dette må gjøres av lønningsansvarlig for de kunder som ikke har valgt å ha selvbetjeningsløsning. Du finner beskrivelse av feltene på fraværskoden her, velg korrekt fraværskode ut ifra det permisjonen gjelder. Relaterte brukertips Fraværskoder som påvirker lønn Felter på fraværskodene Hvordan ta ut lovpålagt fraværsstatistikk ... View more

Hvis det ikke legges inn korrekt sluttdato på en ansatt vil faste transaksjoner fortsette å komme i neste lønnskjøring. Som da resulterer i feilutbetaling og for høyt rapportert skattemessige fordeler. Sluttdato påvirker også skatteberegning i siste lønnsmåned.   Eksempel 1: ansatt med tabelltrekk. Du har en timelønnet ansatt, denne får lønn i mars og har skattetrekk etter tabell.  Så etter at lønn er utbetalt registrerer du sluttdato 20. mars. I lønnskjøringen for mars regnet Payroll skatten med forutsetning av at den ansatte var ansatt hele måneden og brukte da tabelltype "månedslønn" for beregningen.  Når det nå da er lagt inn sluttdato 20. mars, så betyr det at skatteberegningen skulle ha brukt "3 ukers tabell". Dette gjør at skattetrekket øker.  Og det kommer et ekstra skattetrekk i april. Da den ansatte har sluttet, så vil dette trekket aldri bli gjennomført og bør derfor "nulles" med lønnsart 89010 med samme beløp med motsatt fortegn.  Eksempel 2: ansatt med faste transaksjoner. Den ansatte er timelønnet med fordel forsikring og fri telefon. Den ansatt har ikke vært på jobb i mars og sluttdato blir nå i april registrert til 28.februar. I mars lønn ble det på den ansatte rapportert inn forsikring og fri telefon. Dette vil nå komme som en retro i april, og bli rapportert i mars. Her vil det da bli redusert arbeidsgiveravgiftsgrunnlag og arbeidsgiveravgift. Hvis det allerede er innbetalt for terminen, vil skatteetaten tilbakebetale for mye innbetalt. Eksempel 3: fastlønnet ansatt. Her er lønningsansvarlig ikke informert om at den ansatte er sluttet 28.feb., dette har medført en utbetaling av marslønn til den ansatte. Her må det først avklares hvordan den ansatte skal tilbakebetale. Så når det legges inn sluttdato, vil Payroll trekke tilbake lønnen og korrigere skatten i april-kjøringen og det vil bli en ny a-melding for mars. Da det ikke er noe å trekke i vil programmet automatisk legge opp lønnsart "900270 - Korrigering negativ lønn". Da den ansatte har sluttet, bør denne "nulles". Det gjør du med bruk av for eksempel lønnsart "13110 - Forskudd variabelt, utbetaling" eller en kopi av denne  som går mot ønsket hovedbokskonto. Når da den ansatte tilbakebetaler blir føringen inn i bank kredit mot den kontoen du har på lønnsart "13110 - Forskudd variabelt, utbetaling" eller kopien du har opprettet. Relaterte brukertips Retro hva og hvorfor ... View more

Når du setter opp Autopay og får melding om at det finnes en avtale fra før, så betyr det at det finnes en avtale på denne bankkontoen på en annen kunde.   Løsning - slett avtalen fra den andre kunden. Hvis du ikke vet hvilken kunden, ta kontakt med Visma på chat så kan vi fortelle deg hvilken kunde den andre avtalen ligger under.   Alternativt må avtalen deles fra den andre kunden hvis avtalen er i bruk på to kunder. Relaterte brukertips Opprette Autopay avtale Dele bankavtale ... View more

For regnskapskontorer og andre som har flere ansatte og flere firmaer kan det være tidsbesparende å bruke firma-, bruker- eller rollegruppe. Les mer her om hvordan sette opp. Firmagrupper Samle flere firmaer i en firmagruppe slik at man kan gi de samme tilgangene til flere firmaer til en eller flere brukere samtidig i Admin. Dette gjøres ved å gå til Admin | Firma | Firmagrupper,  velg "Legg til firmagruppe". Her legger du inn hvilke firmaer som skal være med i gruppen. Dette gjør man typisk om du skal gi den samme tilgangen til flere firmaer til en bruker, så slipper du å legge inn et og et selskap på brukeren. "Firmagrupper" kan legges til på både enkeltbrukere og på brukergrupper.   Brukergruppe Du setter opp brukergrupper i Admin.  Du  legger inn flere brukere i en gruppe og velger hvilke selskaper de skal ha tilgang til og hvilke roller de skal ha på de forskjellige selskapene. Da vil alle brukere få nøyaktig de samme tilgangene. Gå til Admin | Brukere og roller | Brukergrupper - velg "Legg til brukergruppe", her legger du inn hvilket firma (evt. firmagruppe), hvilke tilganger de skal ha på de ulike firmaene, og hvilke ansatte som skal være med i gruppen. Du kan også gi tilgang til firmagrupper i en brukergruppe slik at alle firmaene i firmagruppen blir gitt tilgang til til de brukerne som ligger i brukergruppen og gir også de samme tilgangene i modulene bortover. Da vil alle tilganger bli nøyaktig like på alle brukere på alle firma i firmagruppen. Påse at du velger (firmagruppe) i nedtrekksmenyen så du får med alle firmaene som er i firmagruppen. Om du kun ønsker å gi tilgang til enkeltfirma så velger du det i stedet her og gir tilgang til moduler bortover og legger til brukere nederst. Rollegrupper Det er også mulig å definere rollegrupper, det vil si at man legger inn hvilke roller en gruppe skal inneholde og sette den rollegruppen til en bruker. Dette oppretter man i Admin | Brukere og roller | Oppsett av rollegrupper - velg "Legg til rollegruppe". Her legger du inn et navn og en beskrivelse på rollegruppen og legger til hvilke moduler og tilganger denne gruppen skal inneholde. ‍ Deretter legger du denne rollegruppen på en bruker. Da kan man for eksempel legge til flere firma nedover og gi rollen du opprettet nedover på alle. Om det er mange tilganger som skal gis så kan dette spare en del tid. Relaterte brukertips Roller til lønningsansvarlig Informasjon til ansatte   ... View more

Merk! De standard lønnsartene som slutter med 0 i lønnsartnummeret, vedlikeholdes av Visma og skal derfor ikke endres ukritisk. Vi anbefaler at du sjekker kontering og lønnsbeskrivelse, men dersom en lønnsart ligger uten disse, vær forsiktig med å endre dette. Noen av lønnsartene er mellomregningslønnsarter og ved å legge på kontering eller lønnsbeskrivelse på de som opprinnelig ligger uten kan medføre feil rapportering til regnskap eller A-ordningen.        Klikk deretter "Endre" nederst til høyre.    Du vil få spørsmål om når du ønsker å endre lønnsarten fra. Her er det viktig å ta et bevisst valg. Dersom du velger å benytte at endringene gjelder fra eksisterende gyldig fradato, altså "I nåværende versjon", vil Payroll rekalkulere endringene tilbake til denne datoen, og dette kan medføre feil lønn til de ansatte eller feil kontering i regnskapet ved neste lønnskjøring. Visma anbefaler å velg sette datoen til den 1. i måneden du enda ikke har kjørt lønn (bekreftet betaling). For eksempel dersom du er i mars måned, og ikke enda har bekreftet en lønnskjøring, kan endringsdatoen settes til 01.03. Har du bekreftet en betaling allerede kan det være lurt å gjøre endringen fra neste måned, altså 01.04, slik at du ikke får med deg rekalkuleringer fra tidligerekalendermåneder.   For en oversikt over hva de ulike feltene på lønnsarten betyr, og hva du skal endre for at lønnsarten skal fungere slik du ønsker, klikk her. For å se hvordan du kan opprette en ny lønnsart, klikk her. ... View more

I noen tilfeller kan du oppleve at innsendt a-melding blir avvist. I dette brukertipset har vi tatt for oss noen kjente feilmeldinger, årsaker og hvordan det kan rettes. 1. Avvist pga " Beløp is not valid" I tilbakemeldingen står det noe som dette: Avvist XMLA-melding har blitt avvist den 23.04.2022 kl 16:09 . Value '8769.625' of 'Beløp' is not valid. Organisasjonsnummer: xxxxxxxxx Skatteperiode: 2022 4   Grunnen til denne feilmeldingen er at det er sendt inn et tall med flere desimaler enn 2 (8769.625). Løsning: Finn lønnsarten som har rapportert beløpet. Payroll | Innstillinger | Regler. Gå til fanen Avansert. Endre avrundingsverdien til det samme som for lønnsart 10100. Opprett så en ny lønnskjøring. Send inn a-melding fra denne nye kjøringen og fullfør den du har fått feil på.   Avvist a-melding EDAG 108 Meldingen som kommer er tilsvarende dette: Det mangler opplysninger om arbeidsforhold (EDAG 108). EDAG 108 kommer av at Altinn kontrollerer at alle ansatte som er rapportert forrige måned som ikke har sluttdato, må sendes inn i etterfølgende måned. Det er flere årsaker til at en 108-feil kan oppstå. Ved oppstart av Payroll er ikke alle ansatte som er sendt inn forrige måned lagt inn i Payroll.  Løsning: Opprett den ansatte i Payroll, eller sluttmeld i forrige lønnssystem. Det er sendt inn både fra gammelt lønnssystem og Payroll på en måned. Dette gir garantert feilmelding måneden etter. Løsning: Nullstill innsendingen fra gammelt system. Den/de ansatte er registrert manuelt i Payroll og registrert med forskjellige verdier i forhold til forrige måned. Altinn sammenligner følgende felt: Virksomhetsnummer, ansattdato og arbeidsforholdstype. Her kan du hente ut A07 for forrige måned for å sammenligne. -Løsning: Korriger verdiene i Payroll slik at verdiene på den ansatte er identiske med forrige måned. Opprett så en ny lønnskjøring. Send inn a-melding fra denne nye kjøringen, fullfør og fullfør den du har fått feil på. Den ansatte kan også sluttmeldes i gammelt system i måneden før a-melding sendes fra Payroll. Avvist a-melding EDAG 231 Meldingen som kommer er "Opplysninger om permisjon mangler". Denne meldingen kommer fordi at det forrige måned er sendt inn opplysninger om en permisjon, hvor denne permisjonen ikke har sluttdato eller sluttdatoen er i etterfølgende måned. Løsning: Registrer den samme permisjonen i Calendar og send inn en ny a-melding.  Her kan du hente ut A07 for forrige måned for å finne permisjonsverdien som er sendt inn tidligere.  Opprett så en ny lønnskjøring. Send inn a-melding fra denne nye kjøringen, fullfør og fullfør den kjøringen du har fått feil på. Avvist a-melding EDAG 298 Meldingen videre er :"Denne inntekten er rapportert med feil opplysninger og er ugyldig".  I de fleste tilfeller skyldes dette at inntekten må rapporteres som "skattepliktig", men på lønnsarten på fanen Generelt, felt "skattepliktig" er det ikke hake.  Løsning: sett på haken, opprett en ny kjøring og send a-melding fra denne.   Den kan være andre mangler, for å finne ut hva som mangler, må du se hva som kreves av opplysninger på den inntektstypen som er satt på lønnsarten. Dette finner du i veiledningen til a-meldingen.   Relaterte brukertips: Ekstra lønnskjøring Bestille A07 (A06) i Altinn Registrere datasystem i Altinn Lønnskjøring Sende a-melding Annulere a-melding sendt fra Huldt & Lillevik      Se også kurset "Grunnkurs" kapitel 16.14 A-melding . Alle kurs er inkludert i ditt abonnement.  ... View more

Det kan være behov for å avslutte faste transaksjoner på mange ansatte. Som for eksempel at det skal være et nytt fordelsbeløp på forsikring eller at elektronisk kommunikasjon skal gis som gave. Du finner valget Masseoppdatering nede til venstre inne i Employees. Når du trykker på denne knappen så får du opp et bilde som har flere valg, her velger du "Avslutt faste transaksjoner".   Du får da opp et nytt bilde som dette. I øvre høyre hjørne kan du filtrere ut ansatte, så velger du de aktuelle ansatte ved å kryss av for disse.   I nedre høyre hjørne trykker du på "Edit selected".  Du får da opp disse valgene. Her velger du for å avslutte faste transaksjoner "End fixed transactions". Du får da opp et bilde tilsvarende dette.   Så får du et bilde tilsvarende dette.   Velg dato for når transaksjonene skal avsluttes (normalt siste dag i en måned). Kryss av for den eller de transaksjoner du ønsker avsluttet. Trykk på knappen nede til høyere, "End transactions- review".   Du vil da få opp en advarsel om at dette kan medføre retro transaksjoner. Noe som vil skje hvis du setter en avsluttningsdato som er mer enn en måned tilbake.    Du får da opp et bilde tilsvarende dette.   Her trykker du på "End transactions".    I siste bilde får du en oversikt over hva som er avsluttet. Trykk "Finish" og transaksjonene er avsluttet. Anbefaling Hvis det er slik at dere fordelsbeskatter de ansatte for fordel forsikring hver måned, og beløpet er likt for mange. Så vil det være tidsbesparende å legge beløpet på lønnsarten, isteden for på den faste transaksjonen. Fordi når det da er nytt fordelsbeløp, så endre du bare på lønnsarten. Og dette feltet har tidslinje, så da slipper du å endre den faste transaksjonen.   Du kan også se denne filmen for en presentasjon av løsning. Relaterte brukertips Masseregistrere / oppdatere transaksjoner og feriesaldo Masseoppdatere/justere / endre lønn på ansatte Korrigere forsikring ved årets slutt ... View more

Vi på support har blitt gjort oppmerksomme på at NAV sender ut brev om ansatte som har yrkeskoder som igjen ikke er gyldige for arbeidsforholdstypen. Dette kan for eksempel være ansatte i Ordinært arbeidsforhold, som har yrkeskode for Styremedlem.   I forhold til veiledningen til A-meldingen kan endringer på arbeidsforhold rapporteres i inneværende måned. Så hvis du har fått et brev om dette, og har behov for å gjøre endringer, kan du gjøre følgende:   Gå på den ansatte det gjelder og sluttmeld den ansatte. Velg sluttårsak  "Endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt". Bruk siste dagen i inneværende måned som sluttdato. Reansett den ansatte med dato dagen etter og velg korrekt arbeidsforholdstype.   MERK 1! Hvis du bare endrer Arbeidsforholdstypen eller Yrkeskode vil dette gjøre at det sendes nye A-meldinger tilbake i tid. Og du vil da på den første av meldingene få en "Edag 108" feil. Så følg ovenstående fremgangsmåte for å unngå dette.   MERK 2! Hvis du setter sluttdato tilbake i tid, vil dette gjøre at all lønn, fordeler og fravær vil bli tilbakeført / slettet. Så Visma anbefaler på det sterkeste å benytte siste dagen i inneværende måned som sluttdato. Relaterte brukertips Kom igang med Payroll ... View more

Fribeløp betyr at du har rett til å bruke en lavere sats enn 14,1 prosent når du beregner avgiften.  Fribeløpet er på 500 000 kroner per år for: Generelle næringer i sone 1a Sektorunntatt aktivitet sonene 1a – 5.  Fribeløpet er på 250 000 kroner per år for: Godstransport på vei i sone 1a Når fribeløpet er brukt opp må det beregnes arbeidsgiveravgift med satsen 14,1 prosent for resten av året. Det gjelder bare ett fribeløp per juridisk enhet (opplysningspliktig).   Les mer om ordningen i Veiledningen til a-meldingen.   Du angir dette under    Employees | Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Virksomhet  og feltet " Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift", om ditt firma er sektorunntatt eller driver med godstransport.   Når du starter med Payroll i løpet av året eller firmaet er en del av et konsern, må du redusere fribeløpet manuelt. Dette gjør du ved å registrere 111100 - Benyttet fribeløp som inngående saldo på en ansatt knyttet til virksomheten.    Hvor mye av fribeløpet er brukt kan du finne på lønnsart 109800 - Beregnet bruk av fribeløp. Relaterte brukertips Ambulerende virksomhet Onboarding wizard Selskapsinnstillinger         ... View more

Velkommen som bruker av Visma.net Payroll, vi ønsker å gjøre din overgang fra Huldt & Lillevik så enkel og behagelig som mulig. Vi har derfor samlet noen tips her.   Komplett kom igang finner du beskrevet her.   Husk også at alle kurs er inkludert i ditt abonnement, du melder deg på her (gratis).   Velkommen skal du være!!  ... View more

Vi opplever at en del kunder får feilmelding i lønnskjøringen på pensjonsrapporten. Feilmeldingen kan se ut som dette: "The element 'Person' has invalid child element 'status-grad. List of possible elements expected: 'Status'".     Du kan oppleve å få feilmeldingen ved bekrefting/sending av betaling eller ved bekrefting av FNO rapport.   Dette skyldes at Pensjonsavtalen er knyttet til den ansatte utenfor datoene for arbeidsforholdet.   Løsningen er å avslutte pensjonsavtalen på den ansatte. Dette gjøres i Employees | Ansatt | Stilling. Legg inn samme sluttdato på pensjon som den ansattes sluttdato.   Når du har lagt inn sluttdato, oppretter du en ny lønnskjøring og kjører gjennom på vanlig måte. Du skal da også få fullført betaling eller FNO rapporten som feilet.   Hvis du har sluttmeldt flere ansatte så kan du ta ut Endringslogg  under Rapporter |  Standardrapporter i Payroll for å se hvilke personer det er satt sluttdato på. Alternativt bruke ansattrapport i HRM Analytics for å liste ut ansatte som har sluttet. Hvis du fortsatt får feil er løsningen å slette pensjonsavtalen på den ansatte. Dette vil ikke medføre retro. Relaterte brukertips Opprette ekstra kjøring   ... View more

Når du oppretter en ansatt i Employees, har trykket på Lag bruker og den ansatte har logget inn i Visma.net, så kan navnet kun endres av den ansatte selv. Dette gjør den ansatte selv ved å logge inn i Visma.net.  I øvre høyre hjørne, klikker man på Mine opplysninger.  Her klikker så den ansatte på "pennen" i øvre høyre hjørne, for så å endre navnet.   Hvis en ansatt har endret navn eller finnes i Visma.net fra før med et annet navn vil du få en melding som dette: "Den ansatte finnes i Visma.net <navn i Employees> fra før med et annet navn <navn på ansatt i Visma.net>. Vennligst korriger.   Som lønningsansvarlig vil du da måtte endre navnet slik at det er identisk som vist i meldingen og i Visma.net Admin. Relaterte brukertips Endre e-postadresse på en ansatt Ansattopplysinger / ansatt   ... View more

Ved bytte av regnskapsfører eller lønnssystem så kan du følge Skatteetatens A-ordnings veiledning.   Visma anbefaler alternativ 3 i A-ordningens veiledning. Alternativ 2 er også aktuelt dersom alternativ 3 ikke passer.  Hvis du velger alternativ 2  må du sluttmelde alle ansatte i det gamle systemet og sende in a-meldin. Og opprette de  ansatte i det nye systemet med ansattdato dagen etter sluttdatoen. Dersom det byttes fra et lønnssystem til Visma.net Payroll, så kan ansiennitets- / jubileumsdatoen legges inn i Employees | Stilling på den ansatte, under "Jubileumsansiennitet", hvis du ønsker å ha oversikt over opprinnelig ansattdato.   Bestill gjerne A07 for forrige måned. Du vil her se hvilken dato som er benyttet fra det gamle lønnssystemet. Og det er dette som skal benyttes i Payroll.   Hvis du benytter et Visma lønnssystem fra før, anbefaler vi at du benytter flyttemuligheten i det programmet. Da trenger du ikke å tenke på ansattdato.    Alle Payroll kurs er tilgjengelige for deg hvis du ønsker å gjøre deg kjent med systemet før flytting. Meld deg på her. Relaterte brukertips Flytte fra Visma Lønn til Visma.net Payroll Flytte fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll Du som har flyttet til Payroll fra Huldt & Lillevik Fra Mamut Lønn   ... View more

Support får en del spørsmål i forhold til hvordan registrering av utbetalinger under grensen for oppgaveplikt gjøres.   Et av spørsmålene er om det er mulig å registrere denne typen utbetalinger uten å måtte registrere mottaker i Employees? Svaret til dette er nei. Mottaker må opprettes som en normal ansatt. Velg "Arbeidsforholdstype = Frilanser, oppdragstaker, mottar kun honorar".   Firmaet utbetaler honorar på kr 1000,- til mange ansatte. De ønsker ikke at det skal trekkes skatt da beløpet er under oppgaveplikt og derfor er skattefri for mottaker.   Start med å opprette en lønnsart. Denne kan se ut som denne:   Legg merke til feltet "Skattbar inntekt" ikke har noen verdi. Det er dette som gjør at det ikke blir beregnet skatt.  Huken for "Skattepliktig" skal være på, hvis denne fjernes, så feiler a-meldingen.     Registrer så denne lønnsarten med beløp på aktuelle mottakere.   Men vil ikke dette da bli rapportert i a-meldingen og lagt til inntekten til den ansatte?   Ja dette blir rapportert i a-meldingen, men Skatteetaten ser på totalbeløpet som er innrapportert pr. juridisk enhet og hvis dette beløpet er mindre enn kr 1000 (10000 for skattefri org.) så blir ikke beløpet tatt med på mottakers ligning. Relaterte brukertips Skattefri organisasjon Opprette ansatt - se "walkme" Innstillinger lønnsart ... View more

For enkelte firmaer er det ønskelig at fastlønn og andre faste transaksjoner blir kostnadsfordelt på forskjellige kostnadsbærere (avdeling, prosjekt mv).  MERK! Det er kun mulig å velge en kostnadsbærere. Dvs. det er ikke mulig å fordele både på avdeling og prosjekt.   Dette gjør du ved å gå til den ønskede ansatte i Employees | Transaksjoner | Faste. Klikk på knappen "Legg til transaksjon".  Velg lønnsart 9000 - Fastlønn kostnadsfordelt. Legg til flere avdelinger. Og legg inn ønsket prosent for de aktuelle avdelinger. Det er kontroller på at prosenten blir 100.     Andre fast transaksjoner Du vil få frem samme mulighet for å fordele faste transaksjoner på alle lønnsarter du kan ha som fast transaksjon.   Se film av løsningen her. Spørsmål til support Kan denne fordeling også benyttes på variable transaksjoner? Nei det er ikke mulig. Kan denne fordeling benyttes for firmabil? Nei det er ikke mulig Relaterte brukertips Bokføre fastlønn på forskjellig hovedbokskontoer for forskjellige ansatte Kostnadsføre timer på prosjekt for fastlønnede ... View more

I dette brukertipset tar vi for oss roller som har med HRM området, med tilhørende tjenester.   Tjeneste Rolle Beskrivelse/Gir tilgang til  App Store Integration Administrator Gir tilgang til Visma App Store. Her finner du firmaer som har ferdige integrasjoner med Visma.net Payroll. Approval Absence Approver 2) Godkjenning av fraværsforespørsler Expense Approver 2) Godkjenning av reiseregning/utleggsrefusjoner System Administrator Oppsett av Approval, tilordne dokumenter, oversikt over dokumenter godkjent/til godkjenning System Viewer Oversikt over dokumenter godkjent/til godkjenning. Med denne rollen kan du ikke endre. En bruker med rollen "System Administrator" skal aldri ha denne rollen i tillegg. Timesheet Approver 2) Godkjenning av timelister AutoPay AutoPay Accountant Kansellere betalinger til kreditorer, se oversikt over betalinger til kreditorer AutoPay Administrator Oppsett av bankavtale AutoPay Approver Godkjenne/Kansellere betalinger til kreditorer, oversikt over betalinger til kreditorer AutoPay Payroll Accountant Kansellere betalinger til ansatte, se oversikt over utbetalinger til ansatte AutoPay Payroll Approver Godkjenne/Kansellere utbetalinger til ansatte, oversikt over utbetalinger til ansatte AutoReport AutoReport User Oppsett av integrasjon mot Altinn, og sende rapporter til Altinn.  Calendar Absence Administrator Oppsett av innstillinger for fraværsregistrering Absence Manager 2) Se og registrere fravær for ansatte bruker er definert som leder for Absence User 1)  Se og registrere eget fravær Employees Employee Management Administrator Oppsett av innstillinger for firma, samt ansatte og deres lønnstransaksjoner Expense Expense Company Administrator Oppsett av innstillinger for reiser- og utleggsrefusjoner Expense Regular User 1) Registrering av egne reise- og utleggsrefusjoner HRM Analytics Payroll/HR Administrator Tilgang til alle rapporter og alle ansatte. Manager Tilgang til alle data på ansatte denne bruker er satt som leder på i Employees. Supporting Services MDM Administrator Kun internt bruk hos Visma MDM Viewer Kun internt bruk hos Visma Payroll Payroll Read Only Kun se lønnskjøringer og rapport- virker ikke pr. nå Payroll Read Only Extended Kun se lønnskjøringer og rapporter, logger og systeminnstillinger - virker ikke pr. nå Visma.net Payroll Administrator Oppsett av lønnsarter og innstillinger for lønnskjøring, gjennomgå lønnstransaksjoner og utføre lønnskjøring, samt forberede og skrive ut alle rapporter Payslip Mobile Payslip User 1) Se mottatte lønnsslipper på mobilapplikasjon Web Payslip User 1) Se mottatte lønnsslipper på i Visma.net Visma.net Time Time Administrator Oppsett av innstillinger for timeregistrering Time Manager 2) Se og registrere timer og tillegg for ansatte bruker er definert som leder for Time User 1) Se og registrere egne timer og tillegg   1)  Brukerrolle tildeles automatisk for bruker når  du klikker  på “Lag bruker” på den ansatte. MERK! Rollene Expense Regular User, Absence User og Time User er avhengig av pakken du har. Les mer her 2)  Brukerrolle tildeles automatisk for bruker når “Lag bruker” benyttes på ansatt, og ansatt er en leder for ansatte.   Det finnes flere roller, men disse er da knyttet til våre økonomisystemer. Her finner du brukertips knyttet til  Visma.net Financials  Visma.net Approval Visma.net Autopay Relaterte brukertips Roller som lønningsansvarlig skal ha   ... View more

Flere firmaer tillater bruk av halve feriedager.  Du kan lese mer om hvordan løse dette  her . ... View more

Premien som firmaet betaler for innskuddspensjon (OTP) og avtalefestet pensjon (AFP) skal det beregnes arbeidsgiveravgift av. Du kan benytte lønnsart 60000 - Tjenestepensjon, OTP - firmaets andel - manuell, og registrere hele premiebeløpet som er betalt på en tilfeldig ansatt.   Du skal registrere premien hver gang firmaet har betalte en regning til pensjonsselskapet.    Har ditt firma ansatte i forskjellige arbeidsgiveravgifts soner, fordeler du fakturaen forholdsmessig mellom de ulike sonene, og registrere andel på ansatte som hører til de forskjellige sonene.   Eksempel, 60% av lønnskostnadene  i firmaet er i sone 1 og 40% i sone 2. Registrer lønnsart 60000 på en ansatt som hører til sone 1 med 60% av premien, og 40% av premien på en ansatt som hører til sone 2.    Du kan også bruke denne lønnsarten hvis du skal korrigere utregningen som er gjort i den automatiske pensjonsberegningen, lønnsart 60020 - Kalkulert tjenestepensjon, OTP - firmaets andel. Se dette brukertipset. Relaterte brukertips Hvordan sette opp ansattes trekk til egensparing til OTP Rapportering til pensjonsselskap via a-melding   ... View more

Som standard har Payroll en lønnsart for Fastlønn. Denne bokfører mot en hovedbokskonto, men enkelte firmaer ønsker å bokføre fastlønn på forskjellige hovedbokskontoer for forskjellige ansatte.  Her finner du beskrevet hvordan dette kan gjøres.    Start med å opprette en kopi av lønnsart 9000.   Denne skal se ut som følger: (navnet på lønnsarten bestemmer du selv  🙂 ) Registrer den kontoen du ønsker dette bokført på. Inne på den ansatte i Employees | Transaksjoner registrer du den ny lønnsarten og lønnsarten stopp fastlønn.     MERK:  i måneden for feriepenge utbetaling, vil trekket pga. ferie bli kontert på ordinær fastlønnskonto. Ikke på kontoen som står på denne lønnsarten. Relaterte brukertips: Kostnadsføre timer på prosjekt for fastlønnede Kostnadsføre fastlønn prosentvis på forskjellige kostnadsbærere   ... View more

Dersom man har mange ansatte som skal legges inn i Visma.net Payroll, kan det være tidsbesparende å lage en fil slik at de ansatte kan importeres. Vedlagt i denne artikkelen ligger konverteringsfilen for import av ansatte til Employee.  MERK!  Denne filen kan ikke åpnes i sheets, da ødelegges koden for å opprette XML filen som skal importeres. Filen skal altså  KUN  åpnes i  Excel, da den bare fungerer der.   Slik går du frem: Åpne filen i Excel Velg arket som heter  Datafil (Du trenger ikke gjøre noe i de andre arkene). Legg inn informasjon om de ansatte i kolonnene bortover Når de ansatte er ferdig registrert skal du trykke knappen  Lag Visma.net Payroll fil. Det blir da opprettet en XML fil som du lagrer lokalt på maskinen. Denne filen skal benyttes for å importere de ansatte. I selve importen velger man som vanlig i siste steg om de skal importeres som aktive eller legge seg som utkast. Import Du er nå klar for å importere de ansatte inn i Payroll Gå til Visma.net - Employees - Oversikt og trykk på Importer ansatte: Du får nå opp opp en guide som skal ta deg gjennom importen av dine ansatte. Det første steget er kun en påminnelse om det du skal ha forberedt. Klikk Fortsett:   I steg 2 velger du filen du skal importere. Du kan enten klikke og dra filen over, eller velge filen fra mappen den ligger i:   Når filen er lastet opp kan du trykke Importer: De ansatte blir importert, med en beskjed om at de inneholder mindre feil (f.eks bankkonto, månedslønn m.m.), og legger seg under utkast. Klikk Fullfør. De importerte ansatte ligger nå som Utkast, og informasjonen som mangler må legges inn:   MERK! Permisjoner og permitteringen som ikke er avsluttet, må registreres med tilsvarende verdier i Calendar for å ikke få feil ved innsending av a-melding.  Her finner du beskrivelse av hvordan du bestiller skjema A07 - Avstemmingsinformasjon i Altinn.  Flytte ansatte fra et Payroll firma til et annet I noen sammenheng er skal ansatte overføres fra et firma til et annet. Det finnes pr. nå ingen mulighet for automatisk overføring av ansatte. Men hvis det er flere enn 10 ansatte som skal flyttes, kan følgende kanskje spare deg for litt tid. Gå inn i Employees | Rapporter | Last ned ansattliste.  Her vil du da få en fil som inneholder alle ansatte. Kopier aktuelle ansatte fra filen i pkt. 1 til excel arket du finner nederst i dette brukertipset. Endre eventuelt ansattnummer og legg til nødvendige felter. Eksporter ut filen som kan importeres. Importer filen i Employees | Importer ansatte (nede til venstre). De ansatte vil bli importert som "utkast" og må fullføres i Employees.  Relaterte brukertips: Ansattopplysninger   ... View more

Noen firmaer har avtale om ekstra dager ferie. Men de ansatte skal ikke trekkes for disse ekstra dagene. Men de skal fremkomme i Calendar og som feriedager der. For å få til dette gå inn på Calendar | Ferieadministrasjon | Ansattes ferieavtale. Klikk deg inn på den ansatte, og trykk på "Endre" knappen. Hvis du endrer ved oppstart av programmet, velg "Bruk eksisterende gyldig fra-til dato". Hvis dette er en endring etter at dere har benyttet Payroll i mer enn ett år, sett dato til 1.januar i det året endringen skal gjelde fra. Skriv inn nytt antall feriedager i "Ferierett ordinære dager".   Når dette er gjort, gå videre til Ferieberegning og kontroller at samme verdi fremkommer her. Ved avvik klikk på den / de aktuelle ansatte og trykk "Endre", i feltet "Ordinære dager" legg inn samme verdi som du gjorde under Ansattes ferieavtale.   Relaterte brukertips Overførte feriedager, hvordan endre / rette Feriedager ved oppstart av Payroll Endre ferieavtale Samleside for feriepenger     ... View more

Hvis det er trukket og innrapportert utleggstrekk for restskatt i A-meldingen og dette er feil, må det korrigeres. Fremgangsmåten for å korrigere dette er: 1. Opprett ny lønnsart Du må du ta en kopi av lønnsart 110920 - Ubetalt skatt. På denne lønnsarten huker du av Transaksjon under Grupper i fanen Visning. I fanen Avansert sletter du scriptet "Tax.UnpaidTax" og velger Påkrevd i stedet for Ikke lovlig under Beløp. I fanen Tilleggsinformasjon, legg inn "999990- Overstyrt betalingsdato", kryss av i Påkrevd.   2. Korrigere feile verdier Gå inn på Employees | Ansatt | Transaksjoner | Variable Legg så til en transaksjon på den ansatte på den nye lønnsarten med reversering av beløpet. En linje med dato for hver md som er feiltrukket. Dette vil endre rapporteringen i A-meldingen slik at den blir 0. Lønnsarten styrer ikke utbetalt, så det må håndteres manuelt 😊 . F.eks. med lart 33000. Eksempel på reg. når feilen er i august:   Gjenta med flere registreringer hvis trekket er gjennomført på flere måneder. En registrering pr. måned. Kontering Konteringen av denne korreksjonen vil på regnskapsbilaget være Kredit 1950 Bankinnskudd skattetrekk og Debet 2610 Utleggstrekk fra skatteoppkrever.  Da det i praksis ikke blir redusert overføring til Bankinnskudd skattetrekk, må du manuelt ompostere kredit posten til ønsket konto.  For mye penger avsatt på skattetrekkskontoen Hvis du tilbakebetaler / korrigerer utleggstrekk for restskatt, så har du overført for mye til skattetrekkskontoen i banken. Dette bør også rettes. Å rette dette kan gjøres på tre måter. Ta kontakt med kommunekassereren og få denne til å bekrefte at beløpet på skattetrekkskontoen er for høyt og at banken derfor kan overføre fra denne til driftskontoen. Stoppe automatisk overføring til skattetrekkskontoen ved neste lønnsutbetaling (denne løsningen anbefales av Visma). Dette gjør du ved å huka av i feltet "Bankgaranti for skatt" i Employees | Innstillinger | Selskapsinnstillinger. (Bruk dato 1. i den måned du gjør endringen).  Når du nå lager bankfil vil det ikke være noen overføring til skattetrekkskontoen. Du må selv regne ut hva som skal overføres å gjøre dette manuelt. Når lønnskjøringen er godkjent,  fjerner huken igjen, så setter du dato til 1. i neste måned. Det er fult mulig å betale andre krav til kemneren fra skattetrekkskontoen (noen banker har begrenset betalingsmuligheten til kun forskuddstrekk), som for eksempel arbeidsgiveravgift eller forskuddsskatt. Det betyr at hvis du for eksempel har kr 1000 formye på skattetrekkskontoen, så betaler du kr 1000 i arbeidsgiveravgift fra denne kontoen og resten fra driftskontoen. Utleggstrekk er trukket, men på feil lønnsart. Så trekket er ikke rapportert korrekt i a-meldingen For å få trekket rapportert korrekt og på riktig måned, så er det bare å følge beskrivelsen over, men da med motsatt fortegn. Relaterte brukertips Hvordan registrere utleggstrekk på en ansatt Rapportere / korrigere en fordel / utbetaling på annen periode i A-meldingen Korrigere skattetrekk / forskuddstrekk ... View more