Om din verksamhet har en eller flera projektplaner som ofta återkommer kan du i Visma.net Project Management återanvända tidigare projekt som mall när du skapar ett nytt projekt och på så sätt dra nytta av tidigare erfarenheter om upplägg såsom medlemmar, faser och estimerad tid samt avgifter och kostnader.  Det är dock viktigt att komma ihåg att projektmallarnas tillgänglighet definieras per projektvaluta, dvs. projektmallar skapade i EUR blir valbara endast för projekt i EUR.   Projektplan kan läggas till från:  * En offert, öppna offerten och klicka på pilen i den gröna knappen och välj Skapa projektplan.  * Ett skapat projekt, öppna projektet och gå till fliken Projektplan - Lägg till en projektmall   Du kan läsa mer om projektplan på sida 22 och 36 i användarhandboken.  ... View more

Frånvaro kan man registrera på två olika sätt i Visma.Net Project Management.    (Rekommenderat) Man kan registrera Frånvaro som timmar i Tid & Utlägg genom att ange en frånvarobeskrivning, frånvarotyp samt start- och sluttid. Dessa frånvaroposter får automatiskt aktivitetskategori Frånvaro. Vi rekommenderar därför att rapportera Frånvaron direkt i Tid & Utlägg för att undvika fel i lönesystemen i efterhand.     Klickar man på Hela dagen knappen så fylls start- och sluttid automatiskt in, baserat på antalet dagliga timmar angivet för användaren i arbetskontraktet.      Registrerar man frånvaron på så sätt behöver man inte stänga dagen för att få frånvaron slutförd, frånvaron får status Slutförd direkt efter registrering.    Registrera Frånvaro som kalender post via Kalendervyn > lägg till Kalenderpost > ändra aktivitetstyp till Frånvaro. Denna registrering av Frånvaro  behöver man slutföra den precis som man slutför alla andra kalenderposter. Kom ihåg att markera kryssrutan Markera som slutförd i nedre högra hörnet.  I kalendervyn går det även att hålla muspekaren över posten och klicka på den lilla bocken i högra hörnet på kalenderposten för att markera den som slutförd. Observera: Fungerar endast när du manuellt angivit start- och sluttid på kalenderposten. Du måste alltid öppna posten och klicka i kryssrutan (se ovan) när du valt att använda knappen" hela dagen" vid registrering.  OBS! Där är viktigt att Frånvaron registreras som en post en aktivitetstyp av kategorin Frånvaro och inte t.ex. Privat eller Kalenderpost.   Rapport för frånvaroposter. För att enkelt kontrollera status på företagets Frånvaroposter använd då A ktivitetsrapporten. Gå till Rapportgeneratorn > Aktiviteter, till höger kan du välja att filtrera rapporten. I filter Status, välj Pågående för att visa alla aktiviteter som inte är markerade som slutförd, du kan också i filter Aktivitetskategori välja kategori Frånvaro för att endast se frånvaroposter.      Vi vill till sist tipsa om att användarna kan ladda ner appen Project Management från  Appstore  eller  Google Play  för att smidigt registrera tidposter eller frånvaro samt utlägg och reseräkningar i projekt via sina mobiler eller annan enhet.  __________________________________________________________________________________________________ Observera att Frånvaro inte kan godkännas på samma sätt som man godkänner arbetstimmar. Vill man godkänna frånvaro likt man godkänner arbetstimmar kan man istället lägga till frånvarotyperna som arbetstyper i PMs register men då kommer inte de fördefinierade nyckeltalen avseende frånvaro att beräknas på förväntat sätt. ... View more

Vill du redan nu lägga in timpriser i projekt som ska börja gälla ett visst datum i framtiden och gärna slippa att göra det manuellt när datumet för ändringen är kommen?    För att ställa in timpriser för en specifik tidsperiod  behöver bolaget til läggstjänst som heter Avancerad prissättning, en funktionalitet tillgänglig i versionen Enterprise av Visma.net Project Management. Om du är intresserad av tillägget men inte har Enterprise, ta kontakt med din återförsäljare för mer information!   För att börja använda tillägget, gå till Inställningar > Prissättning  > Prislista och välj en befintlig prislista eller skapa en ny > klicka sedan på Skapa ny version uppe till höger   > välj startdatum, vilken prislistmall som ska kopieras om någon och typ av prisökning.  Det kommer då skapas en ny version av prislistan och du kan enkelt navigera mellan dessa i den övre vyn.     ... View more

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid? T. ex. Om man lagt 1 timme extra en söndag och vill att det ska få samma påverkan på flexen (1 timme & 36 min) som det man fakturerar ut (påslag på 60%).   Övertidsersättningen definieras under Verktyg > Inställningar > Övertidsersättning medan utpriset mot kund definieras i Prislistorna.    Sätter du multipliceraren i Övertidsersättning till 60% så stämmer flexen. V äljer du sedan utpriset till kund 160% så får du önskad resultat. Dessa värden behöver inte vara samma eftersom systemet räknar ut dem på två olika sätt. ... View more

Det händer att vissa användare och kunder inte mottar e-postmeddelanden som skickas från Visma.Net Project Management eller att dessa hamnar direkt i skräpposten/spam.    Det kan ske när du skickar ut en faktura eller offert vi e-post från PM, men även när du vill återställa ditt lösenord eller annan information om ändringar av ditt Visma-konto.    De flesta av problemen orsakas av mottagarens e-postservern blockerar dessa mejl. Avsändarens identitet bör därför läggas till som betrodd avsändare enligt nedanstående:   Har man SPF-post i bruk, behöver man lägga till IP-adress 81.22.243.84, 81.22.243.88, 81.22.243.104 och 81.22.243.105  som accepterade avsändare.   Om SPF används ej, bör man kontrollera sin e-postserver om man kan vitlista t.ex. avsändarens IP eller e-postadress. Läs gärna för mer information också:  https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/prevent-email-from-being-marked-as-spam   Även DKIM-stöd rekommenderas: https://sv.wikipedia.org/wiki/DomainKeys_Identified_Mai ... View more

Vissa användare mottar ibland vecko/dagsrapporter via e-post, dessa innehåller information om fasförlopp bland annat och det kan stå Ofullständigt, om du funderar på vad det innebär och hur du hanterar eller helt stänger av dessa notifieringar så följer den infon nedan.      Alla användare kan på sin profil välja om de vill få e-postnotifieringar per dag och/eller vecka som baseras på deras behörigheter. Exempelvis chefer kan få meddelanden om att deras anställda inte har stängt eller klarmarkerat projekt, faser eller aktiviteter som har passerat sitt slutdatum. "Ofullständigt" betyder att de fortfarande ligger öppna fast den planerade tiden har löpt ut.    Notifieringar skickas för att man inte ska missa sina deadlines.  Beroende på företagets rutiner kan generellt de  ovannämnda ligga kvar som ofullständiga utan att det påverkar något, förutom att man fortsätter att få notifieringarna.   Det kan därför vara bra att rensa dessa om de faktiskt är avklarade projekt, faser och aktiviteter. Alternativt om detta inte påverkar er och bara fungerar som skräppost , kan man alltid slå av e-postnotiser i användarprofilen.      Tips på att följa upp vad som ligger som "ofullständigt":  Faser: Rapportgenerator > Projekt > Faser + Filter: Slutdatum Tidigare datum, exklusive idag. Klart Nej (OBS! för att nå alla faser tillhörande en viss person filtrera på användare som "Fasmedlemmar" under övriga filter, inte som enbart som Projektledare) Aktiviteter:   Rapportgenerator > Aktiviteter > Aktiviteter + Filter: Slutdatum Tidigare datum, exklusive idag. Status Pågående   OBS! Semesteraktiviteten ska markeras som slutförd (är standard vid rapportering av semester)   Läs mer om e-postnotiferingar här! ... View more

Jobbar du med delade rapporter och vill undvika att andra användare ändrar på rapporten och sparar över originalet, här kommer tips för dig och dina medarbetare. Sparar du en rapport som Delad så finns den i Rapportgalleriet tillgänglig för alla som du delade den med. Vill någon annan jobba vidare med rapporten och temporärt ändra filter, grupperingar mm, behöver han/hon hitta den delade rapporten, klicka på det lilla kugghjulet till höger och välja "Kopiera som egen".   Rapporten hamnar då under användarens egna rapporter. Användare kan öppna rapporten från Egna rapporter och jobba vidare med sin variant på rapporten utan att göra någon ändring på ursprungsrapporten. Man kan även byta namn på sin kopia, spara den som favorit, kopiera som delad eller kolla rapporthistorik.   Tips: Även användare med ingen behörighet kring Delning av Rapporter och Startsidor kan jobba vidare på det sättet med rapporten du delade. Dock kan de inte kopiera rapporten tillbaka som Delad.   OBS! Markerar du en rapport som en favorit innan du delar den, kommer den INTE att hamna bland andras favoriter. ... View more

Applikationen Visma Scanner - Används för smidig hantering av kvitton och utlägg.    Företagets anställda kan enkelt fota av och skicka in kvitton via sin mobil eller annan enhet, de kan även direkt i appen koppla utlägget mot ett projekt, välja utläggstyp och ange belopp och moms. Den är även kostnadsfri!    Hur fungerar appen? Logga in med samma användarnamn och lösenord som du använder för Visma.net Project Management webbversion.  Ta en bild av ditt kvitto. Lägg till utläggstyp och ange mer uppgifter vid behov. Dock ej obligatoriskt. Klicka på Skicka dokument.  Kvittot finns nu tillgängligt i vyn Tid & Utlägg.    OBS! Fyller du i enbart utläggstypen hamnar kvittot i Inkorg för kvitton under Resekostander klara för hantering. Anger du flera uppgifter skapas en Resekostnad automatiskt och hamnar i dagens arbetstidsregistrering under Tid & Utlägg.   Har kvittot kopplats till en resekostnad i Visma.Net Project Management blir den  låst i Visma Scanner.  Så länge kvitton förblir ohanterade, kan du redigera dem även från appen.  Alla kvitton går att redigera i efterhand i webbversionen av Project Management (i vyn Tid & Utlägg - inkorg för kvitton).    Appen kan även analysera kvittot och automatiskt fylla i värden som t ex belopp, moms och startdatum!    Här kan du läsa mer och hämta appen till din enhet:  För iPhone För Android För Windows Phone   ... View more

Möjligheten att flytta tidposter till ett annat projekt eller fas kan vara låsta och det beror på något av de nedstående:    Timmarna fakturerades Timmarna godkändes Perioden är låst. Öppna Verktyg > Stäng perioden för arbetstid & resor  och kontrollera datumet. Flytta det bakåt eller radera helt för att kunna genomföra ändringar på tidposterna.  Det går inte att flytta timmar som är godkända eller fakturerade. För att få tillbaka den möjligheten måste godkännande av timmarna reverseras och/eller fakturan krediteras / ta bort. Du kan ta bort fakturor som är utkast eller som är den senaste skapade fakturan i nummerserien.     Gå till Rapporter > Rapportgenerator > Välj rapportkategori Tid & Utlägg, sedan Godkännande av arbetstimmar och välj efter det Godkännande av arbetstid (lista).  Välj i Filter godkännandestatus: Godkänd  Markera de tidposter som ska reverseras i boxarna till vänster, det går att välja fler.  Klicka sen högst upp i åtgärdsfältet på Välj åtgärd > Ändra godkännande status > Välj status och sedan Uppdatera.    För mer information och tips om hur du krediterar en faktura, läs vidare här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Kreditera-en-faktura/ta-p/298387      ... View more

  Om en kontaktperson flyttar till en annan kund, inaktiverar du kontakten hos den första kunden och skapar en ny likadan kontakt på den andra kunden. Det finns ingen möjlighet att flytta kontaktpersoner. I fältet Beskrivning kan du ange när kontaktpersonen slutade hos den tidigare kunden och började hos den nya. Denna beskrivning kan du sedan välja att visa i rapporter över kontaktpersoner.   Om en kontaktperson slutar hos en kund kan du välja att inaktivera kontakten eller radera kontakten.   OBS! Om du raderar en kontaktperson kommer de aktiviteter, projekt och offerter som denna person är kopplad till kommer istället att visa “Raderad kontakt” som kontaktperson. Kontaktpersonen kommer däremot fortfarande att visas på redan skapade fakturor samt i förändringsloggen.   ... View more

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering och kundkort med mera som du jobbade på innan.     Historiken visar upp till 10 ärenden. Knappen tar dig tillbaka till exakt samma systemvy som du har lämnat.   Det går även att använda bakåt-framåt knapparna uppe till vänster i webbläsaren för att navigera mellan vyer.   Om du har arbetat med rapporter till exempel och filtrerat samt valt vilka värden du vill se och sedan navigerar till en annan programdel kan du enkelt återkomma till rapporten i det skicket du lämnade den genom att använda bakåt-knappen uppe till vänster. Rapporten kommer då öppnas med samma filtrering och värden som du tidigare valt.    ... View more

Till att börja med måste vi förklara: Vad är en fakturatagg?  Det är ett fördefinierat värde som går att hämta via fritext fältet som finns ovanför fakturaraderna. Taggarna hjälper dig fylla på fältet med information som tillhör projektet som faktureras genom att automatiskt hämta/beräkna de som taggen avser, till exempel Projektnamn eller Återstår att fakturera / Återstående timmar.    Observera, om någon tagg inte visar något värde/info är det för att informationen inte finns i inlagd i Project Management. Till exempel kan endast taggen Återstår att fakturera beräknas om man lagt in en prognos för fakturering i projektfliken Finanser > Prognos > Fakturering.    Taggarna är även dynamiska, det innebär att om du redigerar något värde i systemet så kommer taggen automatiskt att uppdateras.    Taggar kan läggas till direkt på ett fakturautkast i fritext fältet ovanför fakturaraderna eller så kan de läggas till på en mall om du vill att taggarna alltid inkluderas när du skapar en faktura med denna mall.    Fakturamallar definieras i systeminställningarna av Administratörer. I mallen kan du ange texter ovanför eller nedanför fakturaraderna men taggarna finns bara ovanför.       Du kan välja bland följande taggar: Er referens Estimerad arbetstid Fakturamottagare Fakturans online-URL Fakturans online-kod Fakturerad Faktureringsprognos Förväntat värde Kundnamn Kundnummer Projektledare Projektnamn Projektnummer Totala arbetade timmar Utställarens fakturakontakt Vår referens Återstående timmar Återstår att fakturera   Vid behov går det att redigera mallens taggar för att anpassa den till specifika projekt. Till exempel om du vill radera en viss tagg som finns med på mallen eller lägga till något projektspecifikt behöver du endast när en ny faktura för projektet är redo att skapas och/eller skickas, genomföra ändringarna i fritextfältet och spara. Detta kommer sedan att påverka alla kommande fakturor som skapas i projektet.    ... View more

Vart skapar jag en sidfot?   Företagets generella sidfot som ska visas på PDF dokument som offerter och fakturor definieras i systeminställningarna vid Verktyg > Inställningar > Organisation > Företagsuppgifter > Sidfot.    Du har möjlighet att skriva in sidfotens information manuellt direkt i kolumnerna för fritext - vi rekommenderar dock att du använder dig av de förinställda Informationsfälten som finns tillgängliga under etikettikonen.    Informationsfälten hämtar automatiskt rätt data till sidfoten från företagsuppgifterna, om du ändrar något i företagsuppgifterna ändras då sidfoten automatiskt. (I dagsläget kan du inte lägga till egna informationsfält.)     För att förhandsgranska hur PDF dokumentet kommer se ut i sin helhet - gå till Inställningar > Fakturering > Fakturamallar. Skapa en ny mall eller klicka på en befintlig för att öppna den, kontrollera avsnittet LOGOTYP & SIDFOT att rutan "Visa sidfoten på faktura" är markerad och klicka sedan på förhandsgranska PDF till höger    Använder ni er av Organisatorisk hierarki,  läs vidare nedan.   Jag har skapat en sidfot och anpassat fakturamallar, varför kan jag inte se fottexten? Använder ni er av funktionen Organisatorisk hierarki så styrs sidfoten inte av det som står i Inställningar > Organisation > Sidfot, istället ställer man in en sidfot för respektive avdelning.  Du måste därför anpassa sidfoten på de avdelningar som används för projekt. Det görs under Verktyg > Inställningar > Avdelningar (inte lanserat i det nya gränssnittet än, klicka dig vidare på den blå länken för att navigeras in till det gamla) håll muspekaren över den avdelningen som ska anpassas för att se åtgärder och välj kugghjulet.          Enklast är att lägga in ett rutnät via ikonen och sedan använda taggarna i respektive ruta för att få en snyggt uppställd sidfot. Det är också möjligt att formatera texten i fältet med hjälp av ikonerna som finns tillgängliga ovanför fritextfältet.      Jag behöver skapa nya avdelningar, hur gör jag med sidfoten? Kom ihåg att varje gång du skapar nya avdelningar måste du anpassa sidfot också för den avdelningen. Har man genomfört ändringar under Inställningar > Avdelningar t.ex. raderat en avdelning så försvinner sidfoten.   Kom ihåg att kontrollera de pågående projektens projektinställningar i kolumen "Avdelning" så att det är valt rätt här då det är detta som styr vilken sidfot som hämtas.      Notera: Fakturor som skapats med de felaktiga inställningarna för sidfot kommer inte automatiskt få sidfot inlagd när du rättar till inställningarna. Fakturor som innehar fakturanummer måste krediteras + skapa ny faktura. Utkast (ej innehar fakturanummer) och fakturan som är den senaste i nummerföljden kan raderas.    Läs mer om att kreditera fakturor här: https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-net/Kreditera-en-faktura/ta-p/298387    Hur vet jag vilken avdelning min faktura hamnar på? Under Projektinställningar ser du vilken avdelning fakturering avser.     OBS! Har ni funktionen Organisations hierarki påslagen men inte ser nytta av den, ta då kontakt med er återförsäljare så hjälper de er vidare 🙂     ... View more