Gebruikersprofiel
Judith Meijer
208
Berichten
21
Kudos
1
Oplossing
‎18-01-2024
12:45
Nieuw
Correctieaangiftes 2023
Waarom
In januari 2023 hebben we een nieuwe manier geïntroduceerd om loonaangiftes te controleren en te verzenden. Vanaf deze release worden langs dezelfde weg - indien nodig - automatisch correctieaangiftes over 2023 aangemaakt.
Correctieaangiftes zijn nodig als de salarisverwerking bij het rekenen in 2024 ook tijdvakken van 2023 raakt en deze in de zogenaamde correctiemodus uitrekent: de bruto-netto berekeningen worden dan uitgevoerd volgens de rekenregels van 2023 en de betreffende bedragen moeten daarom met een aparte correctieaangifte 2023 aan de Belastingdienst worden doorgegeven.
Hoe
Gebruikersgroep Loonaangifte Loonaangifte > Beheer > Aangifte Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes
Werkwijze
Als de salarisberekeningen voor 2024 tot nu toe geleid hebben tot correcties over 2023, zie je op deze plek binnenkort automatisch de benodigde correctieaangiftes verschijnen:
Selecteer het jaartal 2023 om eventuele correctieaangiftes 2023 te kunnen zien.
In de kolom Bijzonderheden kun je zien of het een correctieaangifte betreft.
Als aangiftetijdvak zie je het laatste aangiftetijdvak van het voorgaande jaar, dus 2023-12 of 2023-13 (vierweken). Reden hiervoor is dat er in feite een nieuwe versie van de laatste aangifte van 2023 wordt klaargezet, inclusief eerdere tijdvakken, als dat van toepassing is.
Het is in eerste instantie nog niet mogelijk om de correctieaangiftes te verzenden, de status staat dan nog niet op Gereed voor verzenden, maar je kunt de inhoud op dat moment wel al gaan controleren: dit kan via het scherm Aangifte of via de rapporten Aangifte details en Overzicht totalen en afdrachten.
Nadat wij (Visma YouServe) een aantal controles hebben uitgevoerd, geven we de aangiftes vrij voor verzenden. Vanaf dat moment kun je de correctieaangiftes gaan verzenden.
Als je in het scherm Aangifte stuurgegevens hebt ingericht dat aangiftes automatisch verstuurd moeten worden, dan worden vanaf het moment van vrijgeven ook de correctieaangiftes automatisch verstuurd, inclusief aangiftes die al klaarstonden. Voor correctieaangiftes geldt geen uiterste aangiftetermijn, dus eventuele wachtdagen zijn niet van toepassing.
Automatisch corrigeren aangifte versus handmatig corrigeren
Let op: bovenstaande betreft alleen correctieaangiftes die automatisch worden klaargezet na het uitvoeren van een salarisberekening die rekent over 2023. Als de salarisverwerking niet rekent over voorgaand jaar óf als de salarisberekening vanaf periode 01-2024 in nabetaalmodus plaatsvindt, dan worden correctieaangiftes 2023 niet automatisch aangemaakt. Eventuele correcties over 2023 in de aangifte moet je in dat geval handmatig uitvoeren. Let op: dit wordt binnenkort mogelijk, maar we geven deze mogelijkheid pas op een later moment vrij. Handmatig corrigeren van de aangiftes 2023 is op dit moment dus nog niet mogelijk.
Actie
Houd de komende weken de berichten op community in de gaten, wij gaan bekend maken:
wanneer de eerste correctieaangiftes 2023 zijn klaargezet voor controle
wanneer je deze kunt gaan verzenden
Als je twijfelt hoe voor jou de salarisberekening is ingericht, controleer dan het volgende:
In het scherm Beheer > Salarisberekening kun je zien of de berekeningen voor 2024-01 in correctiemodus of nabetaalmodus zijn uitgevoerd.
Bij Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens kun je per bedrijf aangeven vanaf welke salarisperiode de salarisberekening moet stoppen met correcties en dus moet overgaan naar nabetalingen. Vanaf die afrekenperiode worden alle eventuele bruto herrekenverschillen over voorgaand jaar afgehandeld volgens de rekenregels van 2024 en worden er geen correctie-aangiftes over 2023 meer automatisch aangemaakt.
Op het overzicht Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever kun je zien of er daadwerkelijk herrekend is over tijdvakken in 2023.
Meer uitleg over het verschil tussen correcties en nabetalingen vind je in de online help.
Opgeloste melding
Reisafstandsberekening Buitenland gaf geen resultaat (5572451) (Hotfix 08-01-2024)
De oplossing hiervoor is 8 januari 2024 uitgeleverd
Melding
Voor een buitenlands adres werd er geen automatische routeberekening meer uitgevoerd en werd er geen reisafstand in meters meer betaald. Omdat er hierdoor geen uitbetaling meer plaatsvond, moesten de kilometers handmatig worden ingevoerd.
Oplossing
Dit is opgelost per 8-1-2024 zodat nu ook voor de buitenlandse adressen de routeberekening plaatsvindt.
Actie
Als de routeberekening ook nu niet plaatsvindt. wijzig dan iets in de adresgegevens van de medewerker of voer een wijziging in bij de vestiging, zodat de reisafstand berekend wordt.
Wet- en regelgeving
30%-regeling - voortaan standaardwaarden bij aantal gegevenselementen
Standaard ingericht
Voor de 30%-regeling hebben een aantal gegevenselementen een standaardwaarde gekregen met ingangsdatum 01-01-2024.
Gegevenselement
Standaardwaarde
Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon
Verlaging 30% percentage (V)
Deze waarde was al gevuld en staat hier voor de volledigheid.
Splitsen norminkomen (30% regeling)
Mastertitel norminkomen splitsen (01)
Verhoging norminkomen toepassen
Nieuw gegevenselement per 01-01-2024
Ja
Verhogen norminkomen met
Nieuw gegevenselement per 01-01-2024
1,00 Euro
Actie
Als het nodig is om voor de berekening van de 30%-regeling van één van deze waarden af te wijken en het is niet mogelijk om dit te doen via het medewerkerscherm, dan moet je de waarde omzetten binnen de inrichting van de Bedrijfs- of Klant-CAO,
Op medewerkerniveau kun je de volgende gegevens aanpassen:
Toepassen normbedrag 30% regeling
Toepassen inhouding 30% rgl loon onder toetsloon
Splitsen norminkomen (30% regeling) - Mastertitel norminkomen splitsen
... Meer weergeven
Labels:
‎10-01-2024
10:30
De Visma YouServe releases van deze maand
Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.
Zaterdag 27 januari 2024
Product
Release
Opmerkingen
YouServe HRYou - HR Core Business NL
Ja
geen release notes
YouServe HRYou - HR Core Business EN
Ja
geen release notes
YouServe HRYou - Payroll Business NL
Ja
-
Continuous releases
Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.
Continuous release
YouServe Self Service Business
YouServe API's
Releases Youforce
Youforce Docs
Youforce Personeels & Salarisdossier
Youforce Verzuimmanagement
... Meer weergeven
‎09-01-2024
12:25
4 Kudos
Hieronder kun je de pdf's downloaden met uitleg over de diverse salarisspecificaties van Payroll Business. Het gaat om uitleg van de volgende salarisspecificaties:
Uitleg 3-Koloms salarisstrook
Uitleg 4-Koloms salarisstrook
Uitleg Liggende Matrix salarisstrook
Uitleg Staande Matrix salarisstrook
De uitleg is gebaseerd op de gegevens van een voorbeeldspecificatie van januari 2024 en is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.
De pdf's van deze voorbeeldloonstroken kun je ook downloaden van de algemene website van YouServe via Uitleg over jouw loonstrook.
... Meer weergeven
‎20-12-2023
20:01
Mededelingen
1. Informatie jaarovergang 2023-2024
Lees ook de informatie over de jaarovergang die je kunt vinden in de kennisbank van YousServe HRYou:
Vooraankondiging Jaarovergang 2023-2024 - over de aanpassingen die we in Payroll Business voor de jaarovergang van 2023 naar 2024 hebben doorgevoerd.
Veelgestelde vragen Jaarovergang 2023-2024
Nieuw
2. Rapport Aangifte totalen en afdrachten voor UPA en APG
Waarom
Voor de UPA en APG moesten we nog het rapport Aangifte totalen en afdrachten opleveren, zoals ook is opgezet voor de Loonaangifte. Vanaf deze release is dit rapport ook beschikbaar voor de pensioenaangiftes.
Hoe
Uniforme pensioenaangifte - Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten Pensioenaangifte APG - Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten
Het rapport Aangifte totalen en afdrachten laat alle bedragen zien die op het niveau Onderneming (loonheffingennummer) in de aangifte zijn opgenomen.
Analoog aan het overzicht van de loonaangifte zie je op pagina 1 de bedragen die aan de pensioenuitvoerder betaald moeten worden, uitgesplitst naar relatienummer, regelingkenmerk en regelingvariant:
Totaal regelingloon
Totaal premiegrondslag
Totaal premie
Totaal verloonde uren
Totaal aantal IKV's
Vanaf pagina 2 zie je de achterliggende details per aangiftetijdvak, eveneens gesplitst per regeling:
Als er geen herrekening heeft plaatsgevonden, is dit alleen één pagina met daarop het actuele aangiftetijdvak.
Als er wel is herrekend, zie je meerdere pagina's met op elke pagina de nieuwe stand van de aangifte voor het tijdvak dat is herrekend, en de verschillen die dat oplevert ten opzichte van de vorige aangifte.
Werkwijze
Kies bij Aangifte het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen.
Als je alleen de te betalen bedragen in het rapport wilt opnemen, zet dan een vinkje bij Alleen overzicht afdrachten; je krijgt dan alleen de eerste pagina.
Geef op of je het rapport wilt opslaan in Gedeelde rapporten of in Mijn rapporten.
Klik op Maak rapport.
Het resultaat wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je, afhankelijk van je keuze, terug bij Gedeelde rapporten of Mijn rapporten.
Gewijzigd en verbeterd
3. Afwijkend tariefpercentage kan je nu vastleggen per contract
Waarom
Het tarief bijzondere beloningen wordt automatisch bepaald op basis van het jaarloon van het voorgaande belastingjaar. Als het jaarloon van het voorgaande belastingjaar sterk afwijkt van het huidige jaarloon, wordt een ongewenst hoog of laag percentage toegepast.
Dit kan ook gelden voor de transitievergoeding. Hiervoor is een apart contract aangemaakt en het kan zijn dat ook daar met een te hoog of te laag tariefpercentage wordt gerekend. Tot nu toe was het wel mogelijk om een afwijkend tariefpercentage op te geven, maar dat gold dan voor beide contracten.
Vanaf deze release is het mogelijk om per contract een eventueel afwijkend tariefpercentage vast te leggen. Als je dat doet, wordt voor het betreffende contract met dit percentage gerekend.
Hoe
Medewerker > Contract > Loonheffingen (contract)
Vanaf 1-1-2024 is aan het scherm Loonheffingen (contract) het veld Afwijkend tariefpercentage toegevoegd. Dit nieuwe veld is contractgevoelig, zodat je vanaf deze datum per contract een eventueel afwijkend tariefpercentage kunt vastleggen.
Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker)
Vanaf 1-1-2024 hebben we het veld Afw. tariefpercentage van het scherm Loonheffingen (medewerker) verwijderd. Je kunt dit gegevenselement vanaf met ingang van 1-1-2024 niet meer gebruiken.
Actie
Als je voor een contract een afwijkend tariefpercentage wilt toepassen, kun je dit nu vastleggen zoals hierboven is beschreven.
4. Nieuwe vrije looncomponenten
Waarom
Vrije looncomponenten hebben bepaalde rekeneigenschappen. Standaard worden de looncomponenten niet omgerekend naar deeltijdpercentage en worden ze bij in- of uitdiensttreding halverwege de periode naar rato omgerekend op basis van werkdagen in dienst.
Er was behoefte aan een nieuwe set looncomponenten die afwijkend rekenen. Daarom zijn er vanaf deze release in totaal 30 nieuwe vrije onbelaste vaste looncomponenten, 20 nieuwe vrije belaste vaste looncomponenten en 5 nieuwe vrije gebruteerde vaste looncomponenten beschikbaar.
Vrije looncomponent
Toelichting
Onbelaste vergoeding vast deeltijd pro rato (1 t/m 5)
Deze looncomponenten worden omgerekend naar deeltijdfactor en pro-rato in of uitdienst
Onbelaste vergoeding vast geen pro rato (1 t/m 10)
Deze looncomponenten worden niet omgerekend naar deeltijdfactor en geen pro-rato in of uitdienst
Onbelaste inhouding vast deeltijd pro rato (1 t/m 5)
Deze looncomponenten worden omgerekend naar deeltijdfactor en pro-rato in of uitdienst
Onbelaste inhouding vast geen pro rato (1 t/m 10)
Deze looncomponenten worden niet omgerekend naar deeltijdfactor en geen pro-rato in of uitdienst
Belaste vergoeding vast geen pro rato (1 t/m 20)
Deze looncomponenten worden niet omgerekend naar deeltijdfactor en geen pro-rato in of uitdienst
Gebruteerde vergoeding vast geen pro rato (1 t/m 5)
Deze looncomponenten worden niet omgerekend naar deeltijdfactor en geen pro-rato in of uitdienst
Hoe
Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen (vast/periode)
Hier kun je de nieuwe looncomponenten selecteren en vastleggen.
Actie
Via de functie Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen kun je de looncomponenten een andere omschrijving geven, verder is er geen actie nodig.
5. Nieuwe grondslagen voor Toeslagen (vast)
Waarom
Als grondslag voor vaste toeslagen kun je kiezen uit verschillende opties. Als je kiest voor het periodebedrag, worden alle opgegeven looncomponenten in de grondslag meegenomen, maar eventuele kortingen die via een looncomponentenregeling zijn berekend, worden niet meegenomen. Wilde je dat wel in de toeslag verwerken, dan moest je of een afwijkende grondslag opgeven, of de toeslag als afwijkend bedrag opgegeven.
Hoe
Instellingen > Berekening > Grondslag
Het is nu mogelijk sublooncomponenten op te geven voor vaste toeslagen. In deze nieuwe grondslag zet je de korting die berekend is door een looncomponentenregeling en deze korting wordt verwerkt in de grondslag voor de toeslag.
Hiervoor zijn 5 nieuwe grondslagen gedefinieerd:
Toeslagen vast grndslg < 1 t/m 5 > - verlaging sub-looncomp.
Actie
Vanaf peildatum 1-1-2024 kan je de nieuwe grondslagen vullen met de korting die is berekend door de looncomponentenregeling.
Opgeloste meldingen
6. Import externe mutaties keurde waarde met 0.07 af (5294678)
Melding
De import externe mutaties gaf een afkeuring op alleen de waarde 0.07. Dit kwam omdat Microsoft Excel dit getal had omgezet naar een wetenschappelijke notitie. Het was dan niet meer mogelijk deze waarde te importeren, omdat die niet meer voldeed aan de maximale 2 decimalen.
Oplossing
We hebben dit opgelost in onze code. Als Excel een wetenschappelijke notitie heeft gemaakt van een veld, zetten we dit bij de import om naar een decimaal, zodat de import wel geaccepteerd wordt.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release zal de waarde 0.07 in de import weer geaccepteerd worden. Er hoeft dus geen handmatige actie achteraf meer plaats te vinden.
7. Afrekenmatrix per periode sloot niet aan bij verbijzondering (4128262)
Melding
Als er in een periode voor een medewerker naast het hoofdcontract ook een contract was voor een Transitievergoeding, waarbij beide contracten een verbijzondering hebben (bijvoorbeeld afdeling, kostenplaats, etc.) en je vroeg het rapport Afrekenmatrix per periode op met als keuze de verbijzondering, dan kwamen de bedragen van deze medewerker 2 keer in het rapport te staan. Als je het rapport opvroeg zonder verbijzondering, dan kreeg je wel de juiste waarden.
Oplossing
We hebben dit opgelost. Als er sprake is van een hoofdcontract en Transitievergoeding-contract met dezelfde afdeling, kostenplaats, etc., maakt het niet uit of je het rapport Afrekenmatrix per periode opvraagt met of zonder verbijzonderen. In beide gevallen toont het rapport nu dezelfde waarden.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release geeft het rapport zonder of met verbijzondering dezelfde resultaten.
8. Historie scherm in arbeidsvoorwaarden Salaris toonde niet alles (5371137)
Melding
Op het moment dat je een medewerker op de allerlaatste dag van de maand in dienst meldt EN op die laatste dag in de arbeidsvoorwaarden Salaris de uren en dagen gewerkt gaat vastleggen, komen deze niet in de historiescherm terecht omdat er in zijn totaal geen SV dagen zijn. Hierdoor kun je niet elke mutatie van deze twee velden terugzien. De uitbetaling van deze dag en uren gaat wel goed.
Oplossing
We hebben de code aangepast zodat ook deze dagen en uren te zien zijn in het historiescherm.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release zie je de ingevoerde dagen en uren wel in de historie.
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
20:00
Opgeloste melding
AVG verwijderen - niet alle geselecteerde medewerkers werden verwijderd (5378624)
Melding
Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG)
Niet alle medewerkers die waren geselecteerd in het scherm Wissen persoonsgegevens (AVG) werden ook daadwerkelijk verwijderd. Als een medewerker tijdens zijn dienstverband deels in het buitenland had gewoond, ging het verwijderproces niet goed.
Bij het anoniem maken van de gegevens worden gegevens zoals postcode, omgezet naar een niet te herleiden postcode. Dit ging echter fout met de combinatie buiten Nederland. De medewerker kwam dan niet meer voor in de lijst met te selecteren medewerkers, maar was niet verwijderd.
Oplossing
We hebben dit opgelost door het Land ook weer naar Nederland weg te schrijven, zodat het anonimiseren van de postcode weer klopt met het land. Hierdoor worden ook deze gegevens op de juist manier geanonimiseerd en wordt de medewerker wel verwijderd.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release zal het verwijderen alsnog plaatsvinden. Voor nieuwe situaties zoals hierboven beschreven, geldt dat het verwijderen voortaan correct plaatsvindt.
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
20:00
Solved message
Remove GDPR - not all selected employees were removed (5378624)
Message
Workflows > Outflow > Erase person data (GDPR)
Not all employees selected in the Erase personal data (GDPR) screen were actually removed. If an employee had lived partly abroad during his employment, the removal process did not go well.
When anonymizing the data, data such as zip code is converted into a non traceable zip code. However, this went wrong with the combination outside the Netherlands. The employee then no longer appeared in the list of employees to be selected, but was not removed.
Solution
We have solved this by writing the Country back to the Netherlands, so that anonymizing the zip code corresponds with the country again. As a result, this data will also be anonymized correctly and the employee will be deleted.
Action
No specific action is required. From this release onwards, the removal will still take place. For new situations as described above, removal will take place correctly from now on.
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
12:38
Voorbereiden nieuw verlofjaar
Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar.
1. Acties
Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:
werkroosters genereren
collectief verlof aanvragen
feestdagen inrichten
feestdagencluster(s) inrichten
verlofregelingen controleren
Basisinrichting verlof gereed?
Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat:
De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld.
De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is.
De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar.
Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen.
Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht.
Aandachtspunten
Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.
Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar.
2. Werkroosters toekennen en genereren
2a Feestdagen cluster
Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan.
Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters
Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.
Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat cluster staan.
Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01),
Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken.
afb. 01
Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.
Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen .
Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan.
Stap 4: Selecteer de feestdagen
Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.
Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.
Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan.
Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker.
Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker.
Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken.
Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan.
Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd.
2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon
Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren
Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren.
Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.
Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen .
Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).
Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.
afb. 02
3. Feestdagen activeren
Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je stap 3 overslaan.
Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03).
afb. 03
Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum.
Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.
Stap 4: kies het element Feestdag.
Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn.
Collectief Verlof toekennen
Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).
afb. 04
Veld
Toelichting
Datum collectief verlof
Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen.
Verlofsoort
Selecteer een verlofsoort uit de lijst.
Aantal verlofuren
Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers.
Soort verrekening
Selecteer een van de opties:
Verrekenen
Niet verrekenen
met verlofsaldo.
Afdeling
Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.
Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is.
Reden verlof
Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen.
Memo
Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen.
Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).
Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag
afb. 05
Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).
afb. 06
Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar
Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.
Stappen inrichting controleren
Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.
Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.
Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.
Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.
Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.
Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.
Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.
Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.
Aandachtspunten toekennen verlofrecht
Drie aandachtspunten
Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd.
Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.
De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023.
Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen
Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend.
Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar
Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.
Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.
Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07).
afb. 07
Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.
Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).
Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.
Aandachtspunten na toekennen rechten
Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.
Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken
Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend.
Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar
Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.
Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen.
Veelgestelde vragen
1. Je zit in het jaar 2024. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?
De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.
2. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?
Voorbeeld
Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).
afb. 08
Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.
3. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?
De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023.
4. Het verlofjaar 2023 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?
Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde
Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.
Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.
afb. 09
Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking.
5. Het nieuwe verlofjaar 2024 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2023 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?
Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.
Stap 1
Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum.
Stap 2
Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.
Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2023).
Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen.
Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.
6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?
Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen
Stap 1
Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).
afb. 10
Stap 2
Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.
afb. 11
Stap 3
Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie).
Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).
afb. 12
Stap 4
Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).
Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).
afb. 13
Stap 5
Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).
Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.
afb. 14
Stap 6
Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.
Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).
afb. 15
7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2023) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?
De twee meest voorkomende oorzaken zijn:
1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling.
Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling.
Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld.
Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.
Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023.
2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.
We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.
8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2023 nog terugzien?
Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
10:15
20 december 2023 - Hier zie je welke informatie over de jaarovergang 2023-2024 je in de Kennisbank kunt vinden.
In de Vooraankondiging jaarovergang 2023-2024 vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2023 naar 2024. In de Veelgestelde vragen vind je antwoorden op de meest voorkomende vragen over de jaarovergang.
Vooraankondiging jaarovergang 2023-2024
Veelgestelde vragen jaarovergang 2023-2024
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
10:15
1 Kudo
1. Aanpassingen wet- en regelgeving
1.1 Inleiding
In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2023 naar 2024. De meeste functionele aanpassingen zijn opgenomen in eerdere releases van Payroll Business vanaf de release van oktober. De overige functionele aanpassingen zijn beschikbaar na de januari release.
Aandachtspunten
In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang.
Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2024.
Diverse wettelijke wijzigingen voor 2024 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen.
Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2024 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl.
1.2 Arbeidskorting
De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat in 2024 omhoog naar € 5.532.
De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 39.957 per jaar, wordt de arbeidskorting in 2024 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking € 124.934 of hoger is.
1.3 Algemene heffingskorting
De algemene heffingskorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 3.362.
De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 24.812 wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,63% en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 75.518.
Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat.
1.4 Ouderenkorting
De ouderenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 2.012.
De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Deze begint bij een jaarinkomen dat meer bedraagt dan € 44.819 en is 15%. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.012.
Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt.
1.5 Alleenstaande ouderenkorting
Tot 1-1-2024 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2024 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2024 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.
Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker)
Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen.
1.6 Bijzondere beloningen
Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen
De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2024.
1.7 Jonggehandicaptenkorting
De jonggehandicaptenkorting wordt met ingang van 1 januari 2024 verhoogd naar € 899.
Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten:
loonbelasting
premie AOW
premie Anw
premie Wlz
Het bedrag € 899 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd.
Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet:
vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component)
in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten)
bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent)
Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2024 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.
2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2024
2.1 Controle op wettelijk minimumloon
In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen:
Niet controleren De controle vindt niet plaats.
Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.
Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon.
2.2 Wettelijke wijziging per 1 januari 2024
Op 1 januari 2024 wijzigt de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (hierna Wml). Vanaf dan is het verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijke minimumuurloon te betalen. Er geldt altijd één vast minimumuurloon voor alle werknemers van 21 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 21 jaar gelden vaste minimumjeugdlonen per uur.
Op 1 januari en 1 juli van elk jaar wordt het geldende minimumuurloon geïndexeerd.
De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen meer voorgeschreven worden door de wet. Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen, bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week. Onder de oude Wml was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur.
Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon.
2.3 Berekening en voorbeelden
Door deze wettelijke wijziging voert Payroll Business de berekening van het minimumloon bij een medewerker met een vaste arbeidsduur in de week vanaf 1-1-2024 als volgt uit:
Bij maandverloning Het minimumloon per maand op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule.
(Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 12
Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.
Bij 4 weken verloning Het minimumloon per 4 weken op fulltime basis wordt berekend volgens de volgende formule.
(Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon) \ 13
Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.
In onderstaande voorbeelden geldt een minimumuurloon van 13,17.
Voorbeeld 1
Maandverloning
Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1
Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8
Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096
Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 1 = 2.300,36
Voorbeeld 2
Maandverloning
Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 20 uur per week. Deeltijdfactor 0,5
Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8
Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096
Minimumloon op fulltime basis is: (2096 * 13,17) / 12 = 2.300,36 Minimumloon op parttime basis is: 2.300,36 * 0,5 = 1.150,18
Voorbeeld 3
4-weken verloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur
Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1 Aantal werkdagen bij maandverloning voor 2024: 260
Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8 Aantal arbeidsuren in 2024: 260 * 8 = 2080
Minimumloon op fulltime basis is: (2080 * 13,17) / 13 = 2.107,20 Minimumloon op parttime basis is: 2.107,20 * 1 = 2.107,20
Berekening minimumloon bij jeugdige met vaste arbeidsduur in de week
Als een jeugdige in de afrekenperiode jarig is en een hoger minimumuurloon van toepassing wordt, dan wordt het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is.
Voorbeeld 4
Maandverloning Voor het bedrijf geldt een werkweek van 40 uur Medewerker werkt 40 uur per week. Deeltijdfactor 1
Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008 Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar
Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41
Minimumloon voor de periode dat hij 15 jaar oud is
Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8
Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 3,96) / 12 = 691,68
Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 15 jaar is: (11 / 23) * 1 * 691,68) = 330,80
Minimumloon voor de periode dat hij 16 jaar oud is
Werkdagen voor 2024: 262 Fulltime arbeidsuren per werkdag: 40 / 5 = 8
Aantal arbeidsuren in 2024: 262 * 8 = 2096 Minimum loon per maand: (2096 * 4,41) / 12 = 770,28
Pro rata op basis van werkdagen voor de periode dat hij 16 jaar is: (12 / 23) * 1 * 770,28) = 401,89
Totaal: 330,80 + 401,89 = 732,69
Nieuwe berekening minimumloon door Payroll Business bij medewerker zonder vaste arbeidsduur in de week
Deze medewerkers kunnen op basis van de gewerkte uren verloond worden via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris (variabel bruto). Het minimumloon wordt dan berekend door de gewerkte uren te vermenigvuldigen met het minimumuurloon dat van toepassing is.
Voorbeeld 5
Minimumuurloon bedraagt 13,17 Medewerker heeft 100 uur gewerkt
Minimumloon bedraagt: 100 uur * 13,17 = 1.317,00
Berekening minimumloon bij jeugdige zonder vaste arbeidsduur in de week
Als een jeugdige wordt verloond op basis van de gewerkte uren en in de afrekenperiode jarig is, dan wordt er het gemiddeld minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. Dat wordt vervolgens vermenigvuldigd met de gewerkte uren van de medewerker.
Voorbeeld 6
Maandverloning Medewerker heeft een oproepcontract Geboortedatum van de medewerker is 16-1-2008
Op 16-1-2024 wordt hij 16 jaar In de afrekenperiode is er 80 uur gewerkt
Minimum uurloon voor een 15 jarige is: 3,96 Minimum uurloon voor een 16 jarige is: 4,41
Minimum uurloon voor de periode dat hij 15 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (11 / 23) * 3,96 = 1,893913
Minimum uurloon voor de periode dat hij 16 jaar is op basis van pro-rata werkdagen (12 / 23) * 4,41 = 2,300870
Gemiddeld minimumuurloon: 1,893913 + 2,300,870 = 4,194783
Minimumloon voor deze afrekenperiode: 80 (gewerkte uren) * 4,194783 (gemiddeld uurloon) = 335,58264 Afgerond 335,58
Berekening minimumloon bij indexatie wettelijk minimumuurloon
Dit speelt bij 4-weken verloning. In periode 7 valt dan namelijk 1 juli, waardoor er twee minimumuurloonbedragen van toepassing zijn voor die afrekenperiode.
Bij een medewerker met een vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 4.
Bij een medewerker zonder vast overeengekomen arbeidsduur, wordt dan het gemiddelde minimumuurloon berekend dat in die afrekenperiode van toepassing is. De werkwijze is dan overeenkomstig voorbeeld 6.
Arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen aangepast
Via de arbeidsvoorwaardevariant Salaris daglonen kun je een medewerker verlonen op basis van de gewerkte dagen. Aangezien hier geen gewerkte uren worden vastgelegd, is het niet meer mogelijk om het minimumloon te bepalen. Daarom hebben we met ingang van 1-1-2024 het veld Controleren op wettelijk minimumloon van het medewerkerscherm Salaris daglonen verwijderd.
Nieuwe berekening minimum vakantietoeslag op basis van nieuw minimumuurloon
De minimum vakantietoeslag wordt op fulltime basis berekend volgens de volgende formule:
Aantal arbeidsuren in betreffende kalenderjaar * minimumuurloon * percentage vakantietoeslag
en vervolgens vermenigvuldigd met de deeltijdfactor die van toepassing is.
2.4 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen
Maximum premieloon Het maximum premieloon is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 71.628, was in 2023 €66.956.
Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 2,64%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering.
Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage is gelijk gebleven aan de waarde van 2023 en is 7,64%.
Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 6,18%, was in 2023 5,46%.
Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 verhoogd naar 7,54%, was in 2023 7,11%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering.
Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2024 ongewijzigd ten opzichte van 2023 en blijft 0,50% .
Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 5,32%; in 2023 was dit 5,43%.
Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 6,57%; in 2023 was dit 6,68%.
Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, is per 1 januari 2024 verhoogd naar 0,23 cent per kilometer; in 2023 was dit 0,21 cent per kilometer.
Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 2,35; in 2023 was dit € 2,15.
2.5 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW)
Het percentage voor de premie PAWW is per 1 januari 2024 verlaagd naar 0,08%; in 2023 was dit 0,15%.
2.6 Loonheffing – verschil
Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening.
Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld.
3. Wijzigingen 30% regeling 2024
3.1 WNT-norm
Vanaf 2024 geldt er een WNT-norm (Wet Normering Topinkomens). Dat betekent dat iedereen maar maximaal 30% mag krijgen over deze norm van € 233.000.
Overgangsregeling Er geldt echter een overgangsregeling: medewerkers die in december 2022 de 30% hebben genoten op de loonstrook - LET OP: dit is iets anders dan datum beschikking - mogen de komende 2 jaar nog gebruikmaken van deze overgangsregeling en voor hen hoeft de WNT-norm dus niet te gelden.
Omdat de salarisverwerking in 2024 maximaal terug kan naar januari 2023 en niet meer naar december 2022, is het voor het systeem niet mogelijk dit te baseren op basis van payrollelementen. Daarom hebben we aan de schermen voor de 30% regeling een veld toegevoegd waarmee je dit kunt regelen.
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30%-regeling
Aan de betreffende schermen hebben we het volgende veld toegevoegd:
WNT norm niet toepassen (2024 en 2025)
Voor medewerkers waarbij in de salarisverwerking van december 2022 de 30%-regeling van toepassing was op de loonstrook en die gebruik mogen maken van de overgangsregeling, kun je dit veld op Ja zetten.
Actie
Je hoeft dit veld alleen in te vullen als er sprake is van de overgangsregeling.
3.2 Verhogen Norminkomen
De wens was om het norminkomen te kunnen verhogen met meer dan 0,01 cent. Vanaf 1-1-2024 hebben we daarom aan de bedrijfsschermen voor de 30%-regeling een nieuw veld toegevoegd waarmee je kunt instellen met welk bedrag je het norminkomen wilt ophogen. Standaard gaan we dit op Landniveau instellen op € 1.00 en kun je als klant afwijken.
Instellingen > Arbeidsvoorwaardegegevens (bedrijf) > 30% regeling
Standaard zetten we dit veld op €1,00. Als je het norminkomen met een ander bedrag wilt ophogen, kun je vanaf nu zelf het bedrag aanpassen.
Actie
Je hoeft dit veld alleen aan te passen als je af wilt wijken van de standaard €1,00 ophogen van de norm.
4. Pensioenwijzigingen 2024
4.1 Uniforme Pensioen Aangifte
Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)
In voorgaande jaren hebben steeds meer pensioenfondsen de overstap gemaakt naar de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). In 2024 zijn er echter GEEN fondsen die de overstap naar de UPA maken.
Regelingen die voor 2024 worden toegevoegd / verwijderd
Voor 2024 worden er vanuit de diverse pensioenregelingen en CAO's een aantal regelingen verwijderd en toegevoegd. Hieronder vermelden we de wijzigingen per fonds via ons CAO-nieuws op de community.
4.2 UPA 2024 - Wijziging in de Verlofsoorten
Onbetaald langdurig zorgverlof
Als er sprake is van Onbetaald Langdurig zorgverlof moeten vanaf 2024 de uren en de nieuwe code OLZ worden opgenomen in de UPA.
Daarom hebben we een nieuwe grondslag aangemaakt UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof. In deze grondslag kun je de uren toevoegen vanuit de arbeidsvoorwaarden Loondoorbetaling bij Verlof die je gebruikt voor onbetaald langdurig zorgverlof. De opgegeven uren en de code OLZ worden dan automatisch doorgegeven in de UPA.
Hoe
Instellingen > Berekening > Grondslag
Wij hebben de grondslag UPA - Uren Onbetaald langdurig zorgverlof toegevoegd, zodat je vanaf 01-01-2024 de juiste uren kan koppelen.
Actie
Je hoeft deze grondslag alleen te vullen als je gebruik maakt van langdurig zorgverlof en de UPA.
4.3 UPA 2024 - Telling Natuurlijke Personen
Waarom
Vanaf 2024 moeten wij een totaaltelling van het aantal natuurlijke personen doorgeven bij elke regeling.
Hoe
In de totalen van de UPA hebben wij deze nieuwe regel toegevoegd zodat dit juist wordt doorgegeven richting de UPA.
Actie
Er is geen actie nodig.
4.4 Wijzigingen APG
Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG
Voor APG zijn er geen wijzigingen voor 2024.
5. Aanpassingen Payroll Business 2024
5.1 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst
Waarom
Ieder jaar ontvang je medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2024) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.
Actie
Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.
Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV.
Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2024.
Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer.
5.2 CAO Codes
Vanaf 2024 heeft de Belastingdienst een aantal CAO's afgesloten. Dit betekent dat de onderstaande CAO's niet meer worden verstuurd naar de Belastingdienst. Hiervoor hebben wij de omschrijvingen van de CAO's aangepast met de omschrijving: vervallen per 1-1-2024.
Actie
Medewerker > Contract > CAO Code en Afwijkende CAO code
Je hoeft niets te doen. Uit analyse is gebleken dat geen van deze CAO codes in Payroll Business in gebruik zijn.
5.3 Tijdspaarfonds
Waarom
De Belastingdienst wilt vanaf 1-1-2024 doorkrijgen of er sprake is van een Tijdspaarfonds bij een inkomstenverhouding. Dit hoef je alleen door te geven als er een afspraak is op CAO-niveau of in de arbeidsvoorwaarden tussen werkgever en werknemer. Voorbeeld is de CAO uw en Infra waarbij dit speelt. Hiervoor hebben we een Ja/ nee veld toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract).
Hoe
Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract)
Met de ingang van 1-1-2024 hebben we het veld Tijdspaarfonds toegevoegd aan het scherm Loonaangifte (contract). Hierin kun je zo nodig Ja of Nee invullen.
Actie
Er is alleen actie nodig als er vanuit de CAO of de arbeidsovereenkomst sprake is van een Tijdspaarfonds. In dat geval moet dit veld altijd worden doorgegeven naar de Belastingdienst.
5.4 Reden Invloed verzekeringsplicht 1
Waarom
De Belastingdienst gaat vanaf 1-1-2024 een aantal zaken strenger controleren. Een van die strengere controles betreft signaal L1906. Om jullie als klant op een juiste en gemakkelijke manier te ondersteunen en deze fouten zo vroeg mogelijk in het proces te voorkomen, hebben we ervoor gekozen om het veld Invloed verzekeringsplicht 1 te verhuizen van het scherm Loonaangifte contract naar het scherm Arbeidscontract.
Op deze manier kunnen we de logica van dit signaal gebruiken in het mutatieproces en ervoor zorgen dat het niet meer mogelijk is de foutieve mutatie vast te leggen.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidscontract
Met ingang van 1-1-2024 vind je het veld Invloed verzekeringsplicht 1 in het scherm Arbeidscontract waar we het tussen de velden Aard arbeidsverhouding en Reden einde Arbeidsverhouding hebben geplaatst.
Actie
Er is geen actie nodig. De klanten waarbij dit signaal speelde, hebben we persoonlijk benaderd en gevraag dit op te lossen om de problemen in januari voor te zijn.
6. Wijzigingen in signaleringen 2024
6.1 Fouten
Vanaf 2024 hebben we opnieuw van een aantal signalen de ernst Waarschuwing gewijzigd in Fout en ze daarom verplaatst van Waarschuwing naar Fout. Deze verandering kan voortkomen uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen, zoals signaal L1906, maar ook omdat jullie als klant graag willen, dat wij helpen om de signalen te voorkomen.
De onderstaande signalen zijn verplaatst van Waarschuwing naar FOUT waardoor het niet meer mogelijk is ze foutief naar de Belastingdienst te sturen. Dit voorkomt dat je een brief van de Belastingdienst ontvangt.
Code 2023
Code 2024
Signaal
Nieuwe Tekst
1906
1906
1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz
Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is.
2106
2106
2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn
Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben.
2221
2221
2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten.
2222
2222
2222 - Schrift ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten.
2223
2223
2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten.
6.2 Waarschuwingen
Onderstaand signaal heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen. De eerste 2 signalen zijn vervangen door het signaal L1906, dat we hebben aangepast en verbeterd, omdat de Belastingdienst deze situatie vanaf januari 2024 als FOUT gaat behandelen.
Het signaal L2212 heeft een einddatum van 31-12-2023 gekregen, omdat de Belastingdienst hier niet meer op gaat signaleren.
Code 2023
Code 2024
Signaal
Toelichting
-
-
Bij Invl. verz. pl. hoort niet Arb.verh.: 7 of 79
Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 een waarde bevat, dan mag het veld Aard arbeidsverhouding niet de waarde 07 (Stagiair) of 79 (Opting-in-regeling) bevatten.
-
-
Bij Invloed verz.pl. hoort Soort inkomen: 11 of 15
Als het veld Invloed verzekeringsplicht 1 is gevuld, dan moet het veld Soort inkomen de waarde 11 (Loon ambtenaar (Ambt.wet 1929)) of 15 (Loon, overig) bevatten.
2212
-
2212 - Aant verl uren 0 als loon is vak.bijs. + AVWBedrag
Als Loon in geld groter is dan € 0 en gelijk is aan de som van vakantiebijslag en arbeidsvoorwaardenbedrag, én het veld Incidentele inkomstenvermindering is ongelijk aan Z (Ziekte) en de Datum einde inkomstenverhouding is leeg, dan moet het aantal verloonde uren gelijk zijn aan 0.
6.3 Informatief
De Belastingdienst controleert op meer zaken dan waar ze op afkeuren of waarover ze een brief sturen. Sommige signalen worden aan de Software leveranciers alvast teruggegeven als informatief signaal. Dit zijn signalen waar de Belastingdienst al wel last van heeft in de administratie, maar er nog over nadenkt om deze in een later stadium als signaal terug te gaan geven aan de inhoudingsplichtige. Deze geven ze dus al wel aan de Software Leverancier terug, zodat deze er samen met de klanten voor kunnen zorgen dat dit wordt opgelost voordat ze deze per brief gaan terugkoppelen.
Om jullie als klant hierbij te ondersteunen gaan we vanaf 1-1-2024 onderstaande signalen als Informatieve signalen teruggeven in het Signaleringsverslag.
Code 2023
Code 2024
Signaal
Toelichting
-
C0223
C0223 - Code invloed verzekeringsplicht onjuist
Je hebt de code invloed verzekeringsplicht aangeleverd met A of B, terwijl de indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, indicatie verzekerd WW en/of indicatie verzekerd ZW de waarde J heeft.
-
C1124
C1124 - Soort inkomst.verh/Werkgeversbijdrage fout
Je hebt de Werkgeversheffing Zvw gevuld met een bedrag ongelijk aan € 0 terwijl de Code soort inkomstenverhouding / inkomenscode gelijk is aan 17.
... Meer weergeven
Labels:
‎20-12-2023
10:15
1. Hoe sluit ik het jaar 2023 af?
Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart.
Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2024 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6).
Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking.
Uiterste aangiftedatum
Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2024. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2023 door de Belastingdienst zijn ontvangen.
Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2024 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2023 uit te voeren.
2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen?
Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2023 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt.
Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.
Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan.
Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2023 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen.
Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties:
Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers.
Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2023 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept.
Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode.
Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken.
Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2023, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven.
Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten:
Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken.
De jaaropgaven worden pas in het Salarisdossier geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd.
In uitzonderingsgevallen kun je er in het Salarisdossier voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In Salarisdossier kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren.
3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast?
De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting > optie Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren.
Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community.
Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.
4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren?
De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen:
Premiedeel WGA
Premiedeel ZW-flex
De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV.
Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt.
5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend?
Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast:
als in het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat.
als in het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd.
Rapport opvragen voor controle
Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op.
Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden.
6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2023?
Veel wijzigingen die je straks in 2024 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2023, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling.
Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2023 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2023.
Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2024 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2024.
Specifieke verrekeningen zoals de Fiscale correctie lease auto en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken.
Je kunt er voor kiezen om in 2024 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.
Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2023 door te voeren.
Als je dan na de eerste verwerking van periode 2024-01 constateert dat er nog mutaties over 2023 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties:
Je moet dan handmatige correcties voor 2023 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen.
Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken.
Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar:
Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende:
Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar.
Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt.
Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken.
Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal.
Controle en wijziging instellingen
Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens
In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2023 belast volgens de rekenregels van 2024 en verwerkt in de loonaangifte van 2024.
Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2023 worden dan belast volgens de rekenregels van 2023 en verwerkt in de loonaangifte van 2023.
Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode = 1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2023 als nabetaling verwerkt.
Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3 alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt.
Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode = 99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2023 als correctie verwerkt.
Overige aandachtspunten voor het invullen van Nabetalingen vanaf periode
Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.
Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component
Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte.
Let op de peildatum
verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2024
verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2024
Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar
Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen.
Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten.
Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus.
Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus.
Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties.
7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden?
Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2024 inzenden naar de Belastingdienst.
Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2023 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2023 pas vanaf februari 2024 inzenden.
Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2023, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2023 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2024 gaat openen.
... Meer weergeven
‎12-12-2023
16:24
De Visma YouServe releases van deze maand
Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.
Zaterdag 30 december 2023
Product
Release
Opmerkingen
YouServe HRYou - HR Core Business NL
Ja
-
YouServe HRYou - HR Core Business EN
Ja
-
YouServe HRYou - Payroll Business NL
Ja
-
Continuous releases
Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.
Continuous release
YouServe Self Service Business
YouServe API's
Releases Youforce
Youforce Docs
Youforce Personeels & Salarisdossier
Youforce Verzuimmanagement
... Meer weergeven
‎28-11-2023
09:57
Mededelingen
1. Intrekkingen Loonaangifte
Waarom
In de Releasenotes van november vind je het onderwerp Intrekkingen loonaangifte. We hebben gezien dat de Actie aan het eind van dit onderwerp niet helemaal juist is omschreven. Daarom hebben we via deze extra mededeling de onderstaande Let op! aan de actie toegevoegd, om te verduidelijken wat nodig is om de situatie op te lossen.
Actie
Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven. Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst.
Let op! Als de uitdienst melding met Terugwerkende kracht niet op de eerste dag van een periode valt, dan mag je het veld Verwijderen IKV pas per de eerste dag van de volgende periode op Ja zetten.
Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst.
Nieuw
2. Automatisch genereren nieuwe aangiftes na verwerking vorig bestand
De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd
Waarom
Er werd enkel een nieuwe aangifte klaargezet na het afsluiten van de salarisverwerking als er geen enkele openstaande aangifte van een eerdere periode openstond. Soms kwam het voor dat de vorige aangifte nog niet was verzonden op het moment dat de volgende salarisverwerking afgesloten was. Hierdoor kwam de nieuwe aangifte niet klaar te staan voor verzending.
Wij moesten daarom dagelijks actie ondernemen om deze aangiftes dan alsnog klaar te zetten. Omdat de verwachting was dat de aangiftes direct klaar kwamen te staan, zorgde dit voor veel tickets richting de Service Desk.
Hoe
We hebben dit opgelost. Het systeem zal nu, korte tijd nadat de aangifte van de periode zoals hierboven is beschreven wordt verstuurd, zelf controleren of er daarna nog een andere afgesloten salarisverwerking is waar een aangifte voor klaargezet moet worden.
Dit geldt voor alle aangiftes: Loonaangifte, Uniforme Pensioenaangifte en APG aangifte.
Actie
Er is geen actie meer nodig. Het vastleggen van tickets bij de Service Desk is ook niet meer nodig. Nadat de aangifte is verzonden, kijkt het systeem nu automatisch of er nóg een aangifte aangemaakt moet worden vanwege een eerdere afsluiting van de salarisverwerking. Dit kan even duren, maar binnen het uur zal deze nieuwe aangifte dan zeker zichtbaar zijn.
Gewijzigd en verbeterd
3. Verzamelloonstaat Performance
Waarom
Voor het dagelijkse gebruik van ons systeem en voor o.a. de rapportages gebruiken wij meerdere servers. We hebben gezien dat het rapport Verzamelloonstaat nog was gekoppeld aan de server voor het dagelijkse werk, schermen, salarisverwerking, etc. De performance hangt nauw samen met het aantal aanvragen dat deze server krijgt. Om ervoor te zorgen dat het aanmaken van de Verzamelloonstaat minder invloed heeft op het dagelijkse gebruik van het systeem, hebben we dit rapport verhuisd naar een andere server.
Hoe
Door het verhuizen van de Verzamelloonstaat een andere server, zodat het aanmaken ervan geen onnodige capaciteit van de server meer zal vragen voor het dagelijkse gebruik van ons systeem.
Actie
Er is geen actie nodig.
Opgeloste meldingen
4. Verloonde uren regeling voor UPA Aangifte (5183393)
De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd
Melding
Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode die is ingesteld in de betreffende arbeidsvoorwaarden, dat gebeurde echter niet met de uren.
Dit gebeurde ook als er in de arbeidsvoorwaarden van het pensioen was aangegeven dat er sprake was van korting van het verlof. Ook hier werden niet de juiste uren voor de regeling berekend, als de pro-rata methode anders was dan werkdagen.
Oplossing
We hebben dit op 01-11-2023 met ingang van 01-01-2023 opgelost zodat de uren voortaan worden berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Ook als er sprake is van korting van het verlof, worden de verloonde uren voor de regeling nu juist berekend.
Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- en uitdienst, dan wel de periodes waarbij er sprake was van verlof de juiste uren te berekenen. Ook in de pensioenaangiftes zorgt dit voor een correctie over eerdere periodes.
Actie
Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking, wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost.
5. UPA response bestanden Centric worden niet verwerkt (5320902)
De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd
Melding
De response bestanden van Centric werden voor de Uniforme Pensioenaangifte niet verwerkt. Centric heeft een andere manier van terugkoppelen van de responsbestanden en slaat de response van aangeleverd over en geeft alleen de terugkoppeling van de eindstatus terug. Het systeem verwachtte echter wel deze eerste response terug te krijgen, voordat het 2e bestand wordt verwerkt. Doordat het eerste bestand niet terug wordt gegeven door Centric blijven de bestanden op verzonden staan.
Oplossing
We hebben het systeem aangepast, zodat dit voor Centric niet meer kijkt of het eerste te ontvangen bestand is aangekomen, maar het 2e response bestand direct verwerkt.
Actie
Er is geen actie nodig, voor de bestanden die nu door Centric worden verstuurd, wordt de status bij de verzonden bestanden automatisch aangepast.
6. Journaalpost export weigerde @ teken (5295367)
De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd
Melding
Als er in de export journaalpost een exportregel werd toegevoegd waarbij een @ teken werd gebruikt, kwam dit @ teken niet mee in de omschrijving, maar werd dit veld vervangen door spaties of nullen vanuit de keus van soort uitvulling.
Oplossing
We hebben dit opgelost en vanaf nu komt het @ teken keurig mee in de omschrijving van de exportregel in de export journaalpost.
Actie
Als je een andere waarde had ingevoerd omdat je het @ teken had ingevuld, kun je dit weer wijzigen in de waarde met het @ teken.
7. L1314, L1315 en L1818 foutieve vervangende waarden richting Loonaangifte (5220784)
De oplossing hiervoor is woensdagavond 16-11-2023 opgeleverd
Melding
Het kan voorkomen dat je een brief van de Belastingdienst hebt ontvangen met een meldcode L1314, L1315 of L1818. Normaal gesproken houdt dit in dat de verzekeringswaarden van de WW en WAO niet juist zijn aangepast bij het ingaan van de AOW-gerechtigde leeftijd.
In sommige gevallen is geconstateerd dat de waarde in de schermen juist zijn gemuteerd, maar dat er in de doorgifte naar de Belastingdienst een andere indicatie van de WW en WAO verzekerd is doorgegeven.
Dit kwam doordat Payroll Business in een eerder kalenderjaar bij ingang van de AOW-datum een vervangende waarde had berekend. Deze waarde is ook terug te zien in het mutatieverslag.
Op het moment van berekenen was deze vervangende waarde correct. De Belastingdienst wil nu echter een andere waarde hebben. Omdat dit payrollelement destijds al was gegenereerd, werd de waarde ervan helaas nog steeds doorgegeven.
Oplossing
We hebben dit opgelost door deze vervangende waarden te muteren naar de juiste waarde die nu ook op het scherm staat. Hierdoor wordt in de volgende aangifte deze waarde met terugwerkende kracht correct doorgegeven aan de Belastingdienst.
Actie
Wij adviseren om zelf te controleren of de instellingen juist zijn en je in deze groep valt of dat de verzekeringswaarden echt nog fout staan bij de medewerker. Als het laatste het geval is moet je dit zelf oplossen.
Er is geen actie nodig, als je hebt geconstateerd dat deze vervangende waarde door het systeem is gemuteerd in de tijd dat de persoon de AOW-gerechtigde leeftijd had bereikt. Als je de volgende Loonaangifte gaat insturen, is dit opgelost. Krijg je hierover toch nog brieven van de Belastingdienst over september en oktober, dan kun je deze negeren.
8. Intrekkingen gaan fout bij 1 contract met meerdere IKV's (5362731)
De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd
Melding
Soms is er om een reden met TWK een nieuwe IKV aangemaakt bij het hoofdcontract van een medewerker. In dat geval heb je een eerdere periode reeds aangeleverd aan de Belastingdienst met bijvoorbeeld IKV 1. Later is dit aangepast naar IKV en moeten de gegevens met TWK op IKV 1 aangeleverd worden. Hierbij is het dan noodzakelijk om de oude IKV in te trekken door in het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding het veld Verwijderen IKV op Ja te zetten .
Dit ging echter fout en de aangifte ging in deze situaties beide IKV's (dus het contract) intrekken. In dit geval werd de nieuwe IKV wel juist doorgegeven met bedragen richting de Belastingdienst, maar ook ingetrokken.
Oplossing
We hebben dit opgelost en vanaf 27-11-2023 wordt alleen de oude IKV ingetrokken.
Actie
Voor situaties die nu hebben plaatsgevonden is het herberekenen van de nog openstaande aangifte voldoende. In het rapport en de XML kom je onder de intrekkingen de nieuwe juiste IKV niet meer tegen. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig.
9. Automatische routeberekening kilometers via HERE (5320925)
De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd
Melding
Soms is een adres niet juist of nog niet geregistreerd bij HERE. Als het adres in zijn totaliteit niet wordt gevonden, vindt er geen route berekening plaats. Als het adres echter ergens in Nederland wel bekend was, ontvingen we de reisafstand van een verkeerd adres. Hierdoor was de reisafstand in meters vaak veel hoger, waardoor de uitbetaling aan de medewerker veel hoger uitviel, dan de daadwerkelijke reiskostenvergoeding.
Oplossing
We hebben dit opgelost door met het adres eerst de Geo-coördinaten op te halen bij het Kadaster. Deze coördinaten kloppen altijd en zijn ook aanwezig bij HERE. Bij nieuwe wijzigingen sturen we voortaan in plaats van het adres, de Geo-coördinaten naar HERE om de reisafstand in meters op te halen. Hiermee vinden we altijd het juiste adres en dus de juiste reisafstand in meters.
Omdat de Geo-coördinaten van een adres iets kunnen afwijken van het daadwerkelijke huisadres, kunnen hier minimale verschillen in optreden.
Actie
Als je vanwege een onjuiste berekening van de reisafstand, in de arbeidsvoorwaarden de berekening op blokkeren hebt gezet om zelf de reisafstand te berekenen, kan je deze blokkade verwijderen en het aantal kilometers leegmaken. Het systeem gaat de route dan opnieuw berekenen met bovenstaande oplossing. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig.
10. Aanpassing gegevenselementen niet altijd gecorrigeerd richting Loonaangifte (4969020)
Melding
Als je gegevenselementen richting de Belastingdienst had aangepast, om bijvoorbeeld een probleem op te lossen van een ongeldige CAO Code of een verkeerde geboortedatum, dan kwamen deze correcties met terugwerkende kracht niet altijd voor elke periode juist door.
Dit kwam omdat in de betreffende correctieperiode ook altijd een payrollelement gewijzigd moest zijn, om een correctieaangifte te genereren.
Oplossing
We hebben dit opgelost door er vanaf deze release voor te zorgen dat elke mutatie die wijzigt, ervoor zorgt dat er een correctieaangifte wordt aangemaakt. Dit houdt in dat ook wijzigingen in gegevenselementen ervoor zorgen dat er een correctieaangifte wordt klaargezet. Deze kijkt naar alle elementen of er een mutatie heeft plaatsgevonden ten opzichte van de vorige ingestuurde aangifte.
Er is dus geen aanpassing in payrollelementen meer nodig om een correctieaangifte naar de Belastingdienst te versturen.
Actie
Als je voor deze release een mutatie hebt vastgelegd met terugwerkende kracht om deze mee te nemen in de aangifte en dit is nog niet voor (alle) periodes gedaan, dan is het verstandig om in Payroll Business deze mutatie nog een keer vast te leggen. Dit kun je doen door het veld aan te passen naar een andere waarde en dan vanaf de juiste peildatum de waarde weer te muteren naar de waarde die het moet zijn. Hiermee zorg je ervoor dat in de volgende aangifte het systeem deze wijziging ziet en voor alle openstaande periodes nog een correctie Loonaangifte aan zal maken.
Voor nieuwe wijzigingen met terugwerkende kracht vanaf deze release is geen extra handeling nodig. In de volgende aangifte zal deze correctie meegenomen worden.
11. Datum aanvang regelinggegevens bij 4-weken aangifte Uniforme Pensioen Aangifte (5294281)
Melding
Bij een vier-weken aangifte kan het zijn dat aan het begin en het einde van het jaar de begin- respectievelijk einddatum van de periode anders is dan de daadwerkelijke kalender in dat jaar. Zo eindigde in 2022 het jaar op 1-1-2023 en begon periode 01-2023 op 2-1-2023.
De datums die je doorgeeft in de aangifte mogen hiervan afwijken. Je mag dezelfde datums doorgeven die ook worden doorgegeven bij de maandaangiftes, maar je mag ook de daadwerkelijke datums doorgeven.
De Belastingdienst en Pensioenaangiftes spreken hierbij van een Coulanceregeling. Deze houdt in dat de genoemde datums 3 werkdagen mogen afwijken van de daadwerkelijke kalender. De einddatum van periode 13 en de begindatum van periode 1 moeten wel altijd op elkaar aansluiten.
In de nieuwe aangifte geven wij exact door wat de begin- en einddatums zijn zoals deze in de salarisverwerking worden gegenereerd. Dit is het meest zuivere. Dat is in het geval van periode 01-2023 de datum van 02-01-2023.
Er is echter sprake van een overgangssituatie: in de oude module Uniforme Pensioenaangifte is de einddatum 31-12-2022 aangehouden in plaats van 01-01-2023.
Oplossing
We hebben dit voor 2023 opgelost door de datum van periode 01-2023 te verschuiven van 02-01-2023 naar 01-01-2023, zodat deze aansluit bij de gekozen einddatum van periode 13-2022. De volgende keer dat dit plaatsvindt, dus bij de overgang 2024 naar 2025, zullen we wel de exacte datums aanhouden die vanuit de salarisverwerking worden gegeneerd.
Actie
Er is geen actie nodig. Er zal een correctie over periode 1 worden gegenereerd na de eerstvolgende afsluiting van de salarisverwerking.
12. Rapport Aangifte details UPA geeft onjuiste informatie aan bij onderneming met meerdere instanties (5294904)
Melding
Als er voor een onderneming meer dan één instantie is gekoppeld, haalde het systeem niet de gegevens van de gekozen instantie op, maar alleen de gegevens van de eerste instantie die zichtbaar was in de lijst waaruit je de instantie selecteert. Hierdoor kreeg je bij het rapport van een 2e instantie nog steeds de gegevens van de eerst aangegeven instantie.
Oplossing
Uniforme Pensioen Aangifte > Rapporten > Aangifte Details
We hebben dit opgelost dat zodat het rapport nu de juiste informatie geeft bij de gekozen instantie.
Actie
Er is geen actie nodig. Als je nu het rapport opnieuw aanmaakt, toont het systeem de juiste gegevens bij de juiste instantie.
13. Journaalpost - export XML gaat fout bij wijzigen definitie (4616116)
Melding
Wijzigde je de definitie van de export journaalpost XML door het verwijderen of verplaatsen van een regel, dan ontstond er een gat in de opgeslagen data. Hierdoor sloten de exportregels niet meer op elkaar aan en kwam er een corrupte Export XML journaalpost uit.
Oplossing
We hebben dit opgelost door ervoor te zorgen dat, na het veranderen van de exportdefinitie, de regels aaneengesloten blijven en de journaalpost nog steeds de juiste waarden geeft.
Actie
Er is geen actie nodig. Als je nu een aanpassing in de exportdefinitie doet zal de export XML er juist uitkomen.
14. Auto van de zaak - bijtelling aftopwaarde fout (change 5309621)
Melding
Voor leaseauto's met een datum eerste toelating in 2017, bleek de aftopping voor auto's zonder CO2-uitstoot niet goed te staan. Het verlaagde percentage werd toegepast over de eerste EURO 35.000, in plaats van over de eerste EURO 30.000.
Oplossing
We hebben de referentietabel Fiscale bijtelling auto van de zaak aangepast voor categorie 006, jaarmaand 201701.
Actie
Na de verloning kan het zijn dat medewerkers een hogere fiscale bijtelling krijgen voor hun leaseauto met terugwerkende kracht 01-01-2023.
15. Vakantietoeslag, Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen (5243770)
Waarom
In de oktoberrelease is het mogelijk gemaakt vakantietoeslag, gratificatie en winstdeling periodiek uit te keren zonder de arbeidsvoorwaarde te wijzigen. Het periodiek uitbetaalde bedrag werd via dezelfde looncomponent uitbetaald en daardoor werd de periodieke betaling toch tegen bijzonder tarief verrekend.
Hoe
Dit is in deze release aangepast. Voor Gratificatie en Winstdeling is dit met terugwerkende kracht vanaf oktober aangepast; voor Vakantietoeslag is dit per 1 januari 2024 aangepast.
In de eerste periode dat een van deze bedragen als periode-element wordt uitgekeerd, wordt dit nog tegen bijzonder tarief gedaan, omdat dit het totaal opgebouwde recht betreft dat mogelijk over meerdere perioden is opgebouwd. In de perioden erna wordt het bedrag tegen tabel tarief verrekend.
Actie
Er is geen actie nodig. Payroll Business zal in de verloning van december eventueel periodiek uitgekeerde gratificatie en winstdeling corrigeren.
16. UPA fout - in loop van 2022 uitdienst en 2023 weer in dienst (5107983)
Melding
Bij een medewerker kon het voorkomen dat er in de periode van herindienst geen UPA-regelinggegevens werden doorgegeven. Deze situatie deed zich voor als:
een medewerker in de loop van de periode indienst komt EN
in het scherm Stuurgegevens bij Pensioen vaste payroll elementen beëindigen de waarde Ja was ingevuld.
Oplossing
In deze release hebben we dit met ingang van 1-1-2023 opgelost.
Actie
Er is geen actie nodig. Bij de eerstvolgende salarisverwerking worden ook voor die medewerkers de pensioenen vanaf de periode van in dienst berekend en na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost.
... Meer weergeven
Labels:
‎28-11-2023
09:29
Opgeloste meldingen
Collectief verlof toegekend aan medewerker zonder verlofregeling (4773615)
Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Instellingen > Verlof > Collectief verlof
Melding
Bij het toekennen van collectief verlof, is er ook een verlofdag toegekend aan medewerkers die niet aan een verlofregeling zijn gekoppeld.
Oplossing
Vanaf release 2023-12 is dit opgelost. Bij het invoeren van collectief verlof in HR Core Business, wordt aan medewerkers zonder verlofregeling geen verlof toegekend.
Actie
Als in jouw organisatie aan een medewerker zonder verlofregeling, toch een collectieve verlofdag is toegekend, dan kan je dit op 2 manieren herstellen:
Door de collectieve verlofdag via Instellingen > verlof > Collectief verlof te verwijderen en opnieuw in te voeren OF
Door bij de betreffende medewerkers via Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof de betreffende verlofaanvraag te verwijderen
... Meer weergeven
Labels:
‎28-11-2023
09:29
Solved message
Collective leave assigned to employee without leave scheme (4773615)
Employee > Leave > Taken leave Settings > Leave > Collective leave
Message
When granting collective leave, a day of leave was also granted to employees who were not linked to a leave scheme.
Solution
This has been resolved from release 2023-12. When entering collective leave in HR Core Business, no leave will be granted to employees who are not linked to a leave scheme.
Action
If in your organization an employee without a leave scheme has been granted a collective leave day, this can be restored in two ways:
By deleting and re-entering the collective leave day via Settings > Leave > Collective leave OR
By removing the relevant leave request from the employees in question via Employee > Leave > Taken leave
... Meer weergeven
Labels:
‎27-11-2023
09:57
Hallo Miles, dank voor je opmerking. Er moet inderdaad een regel zijn voor Payroll Business; is aangepast.
Vriendelijke groet, Judith
... Meer weergeven
‎31-10-2023
11:11
Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.
Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.
De release kalender van Visma Raet vind je hier.
Januari 2024
1
2
3
4
5
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
31
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Februari
5
6
7
8
9
Ma
5
12
19
26
Di
6
13
20
27
Wo
7
14
21
28
Do
1
8
15
22
29
Vr
2
9
16
23
Za
3
10
17
24
Zo
4
11
18
25
Maart
9
10
11
12
13
Ma
4
11
18
25
Di
5
12
19
26
Wo
6
13
20
27
Do
7
14
21
28
Vr
1
8
15
22
29
Za
2
9
16
23
30
Zo
3
10
17
24
31
April
14
15
16
17
18
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Mei
18
19
20
21
22
Ma
6
13
20
27
Di
7
14
21
28
Wo
1
8
15
22
29
Do
2
9
16
23
30
Vr
3
10
17
24
31
Za
4
11
18
25
Zo
5
12
19
26
Juni
22
23
24
25
26
Ma
3
10
17
24
Di
4
11
18
25
Wo
5
12
19
26
Do
6
13
20
27
Vr
7
14
21
28
Za
1
8
15
22
29
Zo
2
9
16
23
30
Juli
27
28
29
30
31
 
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
31
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Augustus
31
32
33
34
35
Ma
5
12
19
26
Di
6
13
20
27
Wo
7
14
21
28
Do
1
8
15
22
29
Vr
2
9
16
23
30
Za
3
10
17
24
31
Zo
4
11
19
25
September
35
36
37
38
39
40
Ma
2
9
16
23
30
Di
3
10
17
24
Wo
4
11
18
25
Do
5
12
19
26
Vr
6
13
20
27
Za
7
14
21
28
Zo
1
8
15
22
29
Oktober
40
41
42
43
44
Ma
7
14
21
28
Di
1
8
15
22
29
Wo
2
9
16
23
30
Do
3
10
17
24
31
Vr
4
11
18
25
Za
5
12
19
26
Zo
6
13
20
27
November
44
45
46
47
48
Ma
4
11
18
25
Di
5
12
19
26
Wo
6
13
20
27
Do
7
14
21
28
Vr
1
8
15
22
29
Za
2
9
16
23
30
Zo
3
10
17
24
December
48
49
50
51
52
1
Ma
2
9
16
23
30
Di
3
10
17
24
31
Wo
4
11
18
25
Do
5
12
19
26
Vr
6
13
20
27
Za
7
14
21
28
Zo
1
8
15
22
29
... Meer weergeven
‎31-10-2023
11:09
1 Kudo
Hier vind je de dagen waarop de Youforce releases in 2024 zijn gepland.
Tijdens de releases op zaterdag en maandag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar.
Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.
Voor de zaterdag en maandag releases melden we vooraf welke producten die dag een release hebben, via onze maandelijkse berichten bij Releases.
De release kalender van Visma YouServe vind je hier.
Januari 2024
1
2
3
4
5
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
31
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Februari
5
6
7
8
9
Ma
5
12
19
26
Di
6
13
20
27
Wo
7
14
21
28
Do
1
8
15
22
29
Vr
2
9
16
23
Za
3
10
17
24
Zo
4
11
18
25
Maart
9
10
11
12
13
Ma
4
11
18
25
Di
5
12
19
26
Wo
6
13
20
27
Do
7
14
21
28
Vr
1
8
15
22
29
Za
2
9
16
23
30
Zo
3
10
17
24
31
April
14
15
16
17
18
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Mei
18
19
20
21
22
Ma
6
13
20
27
Di
7
14
21
28
Wo
1
8
15
22
29
Do
2
9
16
23
30
Vr
3
10
17
24
31
Za
4
11
18
25
Zo
5
12
19
26
Juni
22
23
24
25
26
Ma
3
10
17
24
Di
4
11
18
25
Wo
5
12
19
26
Do
6
13
20
27
Vr
7
14
21
28
Za
1
8
15
22
29
Zo
2
9
16
23
30
Juli
27
28
29
30
31
Ma
1
8
15
22
29
Di
2
9
16
23
30
Wo
3
10
17
24
31
Do
4
11
18
25
Vr
5
12
19
26
Za
6
13
20
27
Zo
7
14
21
28
Augustus
31
32
33
34
35
Ma
5
12
19
26
Di
6
13
20
27
Wo
7
14
21
28
Do
1
8
15
22
29
Vr
2
9
16
23
30
Za
3
10
17
24
31
Zo
4
11
19
25
September
35
36
37
38
39
40
Ma
2
9
16
23
30
Di
3
10
17
24
Wo
4
11
18
25
Do
5
12
19
26
Vr
6
13
20
27
Za
7
14
21
28
Zo
1
8
15
22
29
Oktober
40
41
42
43
44
Ma
7
14
21
28
Di
1
8
15
22
29
Wo
2
9
16
23
30
Do
3
10
17
24
31
Vr
4
11
18
25
Za
5
12
19
26
Zo
6
13
20
27
November
44
45
46
47
48
Ma
4
11
18
25
Di
5
12
19
26
Wo
6
13
20
27
Do
7
14
21
28
Vr
1
8
15
22
29
Za
2
9
16
23
30
Zo
3
10
17
24
December
48
49
50
51
52
1
Ma
2
9
16
23
30
Di
3
10
17
24
31
Wo
4
11
18
25
Do
5
12
19
26
Vr
6
13
20
27
Za
7
14
21
28
Zo
1
8
15
22
29
... Meer weergeven
Labels:
‎19-10-2023
16:29
3 Kudos
Gewijzigd in versie 2
In versie 2 zijn onder Opgeloste meldingen de volgende onderwerpen toegevoegd:
L2225 Signaal Belastingdienst
Intrekkingen Loonaangifte
Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713)
De oplossingen hiervoor leveren we uit op woensdagavond 25-10-2023.
Mededelingen
Betalingen doe je binnenkort rechtstreeks vanuit Payroll Business
Zoals jullie via onze berichtgeving op de community kunnen lezen, verandert binnenkort de manier van salarisbetalingen. Dit doe je dan niet langer via de tegel Betaalmanager in het Youforce Portaal, maar via de gebruikersgroep Betalingen in Payroll Business zelf.
Lees de informatie hierover op de community van YouServe HRYou:
Nieuws - Betalingen rechtstreeks vanuit Payroll Business
Releases - Release notes nieuwe betalingen Payroll Business 2023-11
Nieuw
Wijzigingen in signaleringen - van waarschuwing naar fout
Waarom
Vanaf 2024 wijzigen we weer een aantal signalen van een waarschuwing naar een fout. Dit komt deels voort uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder gaat laten wegen, zoals signaal L1906. Daarnaast willen we jullie als klant beter helpen om de signalen te voorkomen. Daarom hebben we de onderstaande signalen verplaatst van waarschuwing naar FOUT.
Hierdoor is het niet meer mogelijk deze foutieve gegevens naar de Belastingdienst te sturen en voorkom je dat je hierover een brief ontvangt.
Hoe
Deze aanpassingen voeren we al in vanaf 01-11-2023, zodat je de signalen eerst moet oplossen voordat je de loonaangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Dat is dus iets eerder dan dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen.
De klanten waarvoor tot deze release deze signalen nog actueel waren, hebben we persoonlijk benaderd. Je krijgt de signalen dus alleen als er nieuwe, foutieve mutaties worden vastgelegd.
Gewijzigde signalen
Code 2023
Code 2024
Signaal
Nieuwe tekst
1906
1906
1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz
Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is.
2106
2106
2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn
Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben.
2221
2221
2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten
2222
2222
2222 - Schrift ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten
2223
2223
2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten
2223
2223
2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink
Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten
Opgeloste meldingen
Intrekkingen Loonaangifte
De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd
Melding
Er zijn verschillende meldingen binnengekomen over verschillen in de Loonaangifte. Deze verschillen hebben diverse oorzaken en geven in de Loonaangifte ook diverse problemen. Welke dat zijn, lees je hieronder.
1) Verschil tussen nominatief en correctie Als bij een medewerker een BSN-nummer met terugwerkende kracht is gewijzigd, moeten er in de Loonaangifte 2 zaken gebeuren.
Het nieuwe BSN moet worden aangeleverd vanaf het moment dat het BSN is gewijzigd. Hiervoor moet je voor elke periode een correctie-aangifte doen.
De periodes waarin de medewerker zonder of met het verkeerde BSN is aangeleverd, moet je in de aangifte doorgeven als intrekking. Dit laatste gebeurde helaas nog niet, waardoor de medewerker voor die periode 2 keer bij de Belastingdienst bekend was. De aansluiting vanuit de salarisverwerking met de Loonaangifte is in dit geval sluitend, maar bij de Belastingdienst ontstaan er verschillen.
2) Medewerker met terugwerkende kracht uitdienst gemeld
Als een medewerker met terugwerkende kracht uit dienst werd gemeld, kon voor de periode waarin de medewerker achteraf NIET meer in dienst was de aangifte fout gaan.
Op het moment dat de volledige periode werd teruggeboekt en er geen sprake meer was van een uitbetaling in die maand, werd deze periode NIET op nul gesteld in de Loonaangifte. Waar in de journaalposten, afrekenmatrixen, etc. de bedragen voor de periode keurig op nul werden gesteld, bleven de originele bedragen in de Loonaangifte staan. Dit zorgde voor verschillen bij de controle tussen de salarisadministratie en de in te sturen Loonaangifte.
Als er nog een nabetaling was van uren, vakantiegeld, etc. speelde dit probleem niet, omdat er dan nog wel sprake is van een salarisverwerkingsresultaat in de betreffende periode.
Oplossing
De oplossing voor de diverse situaties die dit probleem veroorzaakten, hebben we woensdagavond 25-10-2023 in productie gezet.
Zowel het gedeelte waarin de Belastingdienst verschillen constateert en contact met de klant opneemt, als het verschil dat ontstaat bij een uitdienstmelding met terugwerkende kracht is opgelost.
Hieronder bij het onderdeel Actie vermelden we de wat je zelf nog moet doen, indien nodig.
Actie
Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven:
Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst.
L2225 Signaal Belastingdienst
De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd
Melding
Medewerker > Contract > Arbeidscontract
Als gedurende de periode het veld Contr. onbep./bep. tijd werd gewijzigd van Bepaald naar Onbepaald, werden er onterecht dubbele regels doorgegeven aan de Belastingdienst. Omdat de berekening van de AWF en AOF plaatsvinden op basis van de keuze op de eerste dag van de periode, kwam er een signaal L2225 terug.
Oplossing
Dit probleem hebben we opgelost door, net als de berekening, alleen de waarde aan het begin van de periode weer door te geven zoals gewenst is door de Belastingdienst.
Actie
Er is geen actie nodig. Als de Salarisverwerking van oktober voor woensdagavond 25-10-2023 is afgesloten, is deze fout opgelost in de aangifte van oktober, anders wordt dit opgelost met de aangifte van november.
De eventuele brieven die je over de voorgaande aangiftes ontvangt, kun je negeren.
Afwijkend FT percentage (4661748)
Melding
Een onjuist aangemaakte verwerkingseenheid kon niet verwijderd worden.
Oplossing
Klantbeheer / Instellingen > Verwerkingseenheid
We hebben aan het scherm Verwerkingseenheid de knop verwijderen toegevoegd. Zolang er geen medewerker gekoppeld is en de verwerkingseenheid dus niet in gebruik is, kun je deze verwijderen.
Actie
Met de knop Verwijderen in het scherm Verwerkingseenheid kun je deze verwerkingseenheid verwijderen zolang deze niet in gebruik is.
Verloonde uren regeling voor APG (5064562)
Melding
Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode, echter dat gebeurde niet met de uren. Hierdoor kon je bij APG het signaal 109 ontvangen.
Oplossing
We hebben dit met ingang van 01-01-2023 opgelost in de release van november. Vanaf deze release worden de uren berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- uit dienst de juiste uren te berekenen.
Actie
Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting APG automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij APG wordt opgelost.
Signaal overschrijding urennorm AWf (5214581)
Melding
Bij een stagiair die jonger is dan 21 jaar en minder dan 52 uur heeft gewerkt in een afrekenperiode bij maandverloning of 48 uur bij 4-weken verloning, werden ten onrechte berekeningen uitgevoerd voor de herziening van de AWf. Hierdoor kwam het voor dat er ten onrechte ook een melding in het Signaleringsverslag stond dat de AWf herzien moest worden.
Oplossing
Met ingang van deze release is dit hersteld en worden bij een stagiair deze berekeningen voor de herziening van de AWf niet meer uitgevoerd.
Actie
Er is geen actie nodig. Er wordt vanaf 1-1-2023 een automatische herberekening uitgevoerd, waardoor dit hersteld wordt, als dit bij jouw organisatie voorkwam.
Openstaand negatief bedrag in combinatie met TWK-berekeningen leidde tot fouten (4917265 )
Melding
Bij sommige medewerkers uit dienst, waar nog een netto negatief bedrag openstond, kon bij een TWK-berekening dit negatieve resultaat verdwijnen. Als resultaat was dan alleen de nieuw ontstane correctie nog aanwezig.
Oplossing
Dit is per 1 november 2023 opgelost en treedt na de novemberrelease niet meer op. Echter bij TWK-berekening over eerdere perioden kan het nog wel optreden. We hebben besloten dit niet met terugwerkende kracht op te lossen, omdat de meeste klanten dit al gecorrigeerd hebben en dan deze correctie weer zouden moeten terugdraaien.
Actie
Als je ziet dat door een TWK-berekening een negatief netto resultaat verdwijnt, kan je dit corrigeren door een (onbelaste) inhouding vast te leggen ter hoogte van het netto negatief resultaat.
Wij verwachten dat het verdwijnen van een netto negatief resultaat, niet meer zal optreden bij nieuwe netto negatieve resultaten na november 2023.
Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713)
Melding
Soms ligt er op de route van een woonadres naar een werklocatie een veerpont. Het is echter niet mogelijk om de route te laten berekenen zonder gebruik te maken van de veerpont. Deze wordt immers lang niet altijd gebruikt en daarom is het noodzakelijk dat er een optie komt om deze uit te sluiten.
Oplossing
Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling
Dit is per 1 november 2023 opgelost. We hebben aan het scherm Reisafstandsbepaling het veld Vermijd veerponten toegevoegd. Kies je hier Ja, dan wordt bij de automatische reisafstandsberekening de veerpont uitgesloten bij het berekenen van de reisafstand.
Standaard staat dit veld optie op blanco = NIET UITSLUITEN, zoals de route op dit moment ook berekend wordt.
Actie
Als je wilt dat de automatische routeberekening op bedrijfsniveau, bij het bepalen van de reisafstand de veerpont gaat uitsluiten, dan kun je dit veld vanaf nu op Ja zetten. Er is dan wel een collectieve afstandsbepaling of een mutatie op adres / werklocatie bij de medewerker nodig om de route opnieuw te laten berekenen.
... Meer weergeven
Labels:
‎17-10-2023
14:57
1 Kudo
1. Inleiding
Zoals aangekondigd via onze berichtgeving op de community, verandert binnenkort de werking van de betalingen in Payroll Business. In deze release notes lees je wat er verbetert en verandert en welke actie van jou verwacht wordt.
Belangrijk
Op woensdag 1 november 2023 krijgen jij en je collega's toegang tot nieuwe menukeuzes waarmee je de betalingen voortaan regelt.
Als je de betaalbestanden verwerkt via Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten worden vanaf dat moment ook alle betalingen via de nieuwe interface verwerkt.
Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), kun je pas overstappen naar de nieuwe manier van betalen nadat je dit met je bank hebt afgestemd. Vanaf 4 december 2023 kun je dan op de nieuwe manier gaan betalen. Let op: regel dit vóór 1 januari 2024 aanstaande!
Kijk hieronder goed bij Jouw actie om te zien zie je wat je moet doen voordat je de nieuwe manier van betalen in gebruik kunt nemen.
2. Verbeteringen in de manier van werken
Als je voor de betalingen tot nu toe de Betaalmanager (via tegel in Yourforce portal) gebruikte, zul je merken dat de volgende zaken zijn verbeterd:
Je hoeft niet meer via de Portal naar de Betaalmanager-tegel te navigeren. In plaats daarvan kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf.
De manier van werken is daardoor gelijk aan wat je verder in HR Core of Payroll Business gewend bent.
Het zoeken naar betaalrekeningen is verbeterd. Voortaan zie je door welke bedrijven een bepaalde betaalrekening wordt gebruikt.
Het overzicht met betaalposten krijg je voortaan standaard in Excel in plaats van CSV.
Wijzigingen in de rekeninginstellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie.
Daarnaast zijn er verbeteringen voor alle gebruikers:
Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd. Hierdoor zijn de betalingen sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen.
Je krijgt voortaan, zodra de betalingen definitief zijn, automatisch een opdrachtbrief en een overzicht met betaalposten.
Het vooraf vastleggen van betaaldatums voor de salarisberekening kan voortaan via een apart scherm Betaaldatums. Daardoor zijn ze gescheiden van de interface-instellingen, die normaal gesproken niet zo snel wijzigen.
Als je Zenden en Ontvangen gebruikte, moest je tot nu toe navigeren naar een aparte tegel in de Youforce-portal om de bestanden te kunnen downloaden. Voortaan kan dit direct vanuit Payroll Business via Gedeelde rapporten.
Met de nieuwe optie File API is het mogelijk om de betaalbestanden op een veilige manier over te halen naar een lokale omgeving, zodat je ze daar verder kunt verwerken.
3. Verbeteringen in de betaalbestanden
Hieronder zie je de verbeteringen die we hebben doorgevoerd in de betaalbestanden, omdat we merken dat banken steeds vaker strengere eisen stellen aan bepaalde velden in de SEPA-XML:
Naam begunstigde
De naam van de begunstigde werd in de oude Betaalmanager weergegeven met een streepje (Jansen- J) als het een salarisbetaling betrof, en met een komma als het een tussentijdse betaling betrof (Jansen, J).
Banken die naam-nummer controles uitvoeren gaven daardoor onnodig elke periode waarschuwingen. Vanaf nu is daarom de weergave in alle gevallen met een komma (Jansen, J).
Korte en lange omschrijving van de betaling
De korte omschrijving ("EndToEndIdentification", 35 posities) wordt door de meeste banken Kenmerk genoemd. Men eist steeds vaker dat hier een unieke code in staat, ter identificatie van de betaling.
Voortaan zie je daarom hier de medewerkercode, gevolgd door een uniek nummer van de betaalpost
Voorbeeld: 30045-60708
Door deze aanpassing is het niet meer nodig om maandelijks nieuwe rekeningomschrijvingen met een uniek kenmerk te importeren bij de medewerkers.
De lange omschrijving ("Unstructured", 140 posities) heet in de bankenwereld bijna overal Omschrijving en wordt voortaan als volgt gevuld:
"Betaling over periode", gevolgd door de salarisperiode en de rekeningomschrijving (indien ingevuld)
Voorbeeld "Salaris over periode 10-2023 Gezamenlijke rekening", OF
"Tussentijdse betaling", gevolgd door de actuele datum en de rekeningomschrijving (indien ingevuld)
Voorbeeld "Tussentijdse betaling 08-10-2023 Gezamenlijke rekening"
Betaalopdracht identificatie
De "PaymentInformationIdentification" in de SEPA-XML bevat voortaan niet alleen de Visma-klantcode, maar ook het unieke nummer van de betaalopdracht. Hiermee voldoen we aan strengere eisen van sommige banken, waardoor handmatig ingrijpen op dit punt niet meer nodig is.
Voorbeeld: 4005067-30456
4. Nieuwe gebruikersgroep Betalingen
Instellingen > Gebruikersgroep
We zetten voor jouw organisatie een nieuwe gebruikersgroep klaar met de naam Betalingen:
Alle collega's die tot dan toe toegang hadden tot de oude Betaalmanager, kunnen via deze gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de betalingen in Payroll Business gebruiken.
Als je de Betaalmanager tot nu toe niet gebruikte, zorgen we er voor dat iedereen toegang krijgt die tot nu toe toegang had tot de optie Salarisberekening.
Jouw actie
Je hoeft in principe niets te doen: via de nieuwe gebruikersgroep heb je automatisch toegang tot alle nieuwe menukeuzes voor betalingen. Eventueel kunnen deze rechten voor specifieke gebruikers ingeperkt worden. Hiervoor kun je contact opnemen met de Service desk.
5. Betaaldatums
Betalingen - Instellingen > Betaaldatums
In het scherm Betaaldatums kun je voor het hele jaar vooraf de betaaldatums voor de salarisbetalingen vastleggen.
Voorheen deed je dit via het scherm Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA
Dit is niet verplicht: als je geen betaaldatums vooraf vastlegt, wordt op het moment dat je de salarisverwerking afsluit de eerstvolgende dag als betaaldatum in de betaalopdracht gezet.
In het nieuwe scherm Verzenden betaalopdrachten kun je eventueel de betaaldatum nog wijzigen voordat je de betalingen definitief maakt (als je de betalingen niet automatisch verstuurt).
Jouw actie
Er is geen actie nodig. Als je eerder al betaaldatums had vastgelegd zie je die hier terug.
6. Instellingen voor de betaalrekening
Betalingen - Instellingen > Betaalrekening
In het scherm Betaalrekening hebben we vastgelegd welke rekeningnummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en op welke manier de betalingen moeten worden aangemaakt en verzonden.
Alle instellingen die je op 1-10-2023 in gebruik had bij de oude interface hebben we hier voor je klaargezet. Je ziet:
IBAN, BIC en tenaamstelling van de opdrachtgever (de rekening van afschrijving)
De methode die gebruikt moet worden bij annuleringen, hiervoor zijn twee opties:
Niet opnemen in het betaalbestand - dit is de standaard optie
Het bedrag overmaken naar de rekening van afschrijving
Bij Route betaalbestand heb je voortaan vier keuzes:
Download vanuit Payroll Business Deze optie stuurt het betaalbestand naar de menukeuze Gedeelde rapporten, als je de betalingen daar wilt (laten) downloaden.
Download vanuit Salarisdossier Deze optie stuurt het SEPA-betaalbestand naar de module Salarisdossier, bij menu Betalingen > Betaalbestand.
File transfer door middel van File API Dit is een nieuwe optie om bestanden volledig automatisch en veilig over te zetten naar een specifieke file server in je eigen organisatie.
Worldline CPS Verzenden naar Worldline Corporate Payment Services (voorheen Equens CPS)
Route betaaloverzichten regelt het beschikbaar stellen van de opdrachtbrief en het overzicht betaalposten: deze komen beschikbaar in Salarisdossier of in Payroll Business bij Gedeelde rapporten.
Betalingen automatisch verzenden: als dit veld op Ja staat, worden de betalingen direct verzonden na het afsluiten van de salarisverwerking of van het proces Tussentijds betalen.
De opties Afschrijvingen en Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever hebben een standaard waarde die je alleen in bijzondere situaties hoeft aan te passen.
Betalingen - Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (nieuw)
In de lijst met interfaces zie je de oude en de nieuwe betaalinterface naast elkaar:
Overboekingen SEPA (oud)
Overboekingen SEPA (nieuw)
Via het detailscherm van de nieuwe interface zie je bij elk bedrijf:
Welke betaalrekening wordt gebruikt.
Of de betalingen van dat bedrijf mogen worden samengevoegd met de betalingen van andere bedrijven die dezelfde rekening gebruiken én op dezelfde dag betaald moeten worden.
Jouw actie
Uiteraard hebben we deze verandering goed voorbereid: alle gegevens staan voor je klaar en zijn in overeenstemming met de manier waarop je tot nu toe betaalde.
BELANGRIJK:
Heb je in de oude betaalmanager na 1-10-2023 nog instellingen gewijzigd?
Heb je in Payroll Business nog betaalinstellingen gewijzigd met een ingangsdatum na 1-10-2023?
We verwachten dat dit weinig voorkomt, maar als dit inderdaad van toepassing is, moet je de wijzigingen nog een keer vastleggen via de nieuwe schermen!
Als je wilt controleren welke nieuwe gegevens we voor je hebben klaargezet, kun je daarvoor het beste het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken:
Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid):
Kies bij Gegevensverzamelingen het niveau Betaalrekening en selecteer vervolgens alle gegevenselementen van dat niveau.
Kies ook het niveau Bedrijf en selecteer het gegevenselement Betaalrekening.
Bij het bedrijf zie je een belangrijke nieuwe mutatie: de verwijzing naar de te gebruiken Betaalrekening:
Betaalrekening (895)
Bij de betaalrekening zelf zie je in het mutatieverslag:
IBAN opdrachtgever (10528438)
BIC opdrachtgever (10528440)
Naam opdrachtgever (10528439)
Methode voor annuleren (10528565)
Afschrijvingen (10528444)
Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever (10528445)
Route betaalbestand (10528446)
Betalingen automatisch verzenden (10528447)
7. Activeren nieuwe manier van betalen
Jouw actie
Als je de betalingen NIET verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), maar via één van de andere routes (Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten), dan hoef je niets te doen:
Wij zetten op 1-11-2023 automatisch de oude interface voor je uit en de nieuwe interface aan.
Als je gebruik maakt van Salarisdossier of Gedeelde rapporten blijven de betaalbestanden op dezelfde plek terecht komen.
Als je voorheen de bestanden ophaalde in de Youforce portal via de aparte tegel Zenden en Ontvangen, moet je dit voortaan doen bij Rapporten > Gedeelde rapporten in Payroll Business zelf.
Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS, dan kunnen wij de overstap niet automatisch voor je uitvoeren!
Dit heeft te maken met de overgang van Visma Raet naar Visma YouServe. We vragen in dat geval aan jou om het volgende te doen:
Informeer de bank dat de betalingen voortaan niet meer door Visma Raet zullen worden aangeleverd aan Worldline, maar door Visma YouServe.
De bank wil dan weten welke Service agent-nummer Visma YouServe heeft en op welke datum je de overstap wilt maken.
Onderaan dit bericht hebben we als bijlage een tekst toegevoegd die je daarvoor kunt gebruiken in een brief of e-mail. Vul de tekst aan met de gegevens van jouw organisatie.
Pas als de nieuwe afspraken zijn bevestigd, weet je zeker vanaf welk moment jouw bank de betalingen vanuit de nieuwe interface zal accepteren.
Zet vanaf die datum de nieuwe interface aan en de oude uit. Kies als ingangsdatum de eerste dag van de salarisperiode die op dat moment nog moet worden afgesloten. Let op: gebruik daarom als ingangsdatum 1-12-2023, zolang je nog verwerkingen voor periode 12 doet! Bij vierwekenverloning is deze datum 4-12-2023.
Dit kan een normale verwerking zijn, maar je kunt de overstap ook doen op het moment dat je een aanvullende salarisberekening afsluit.
Let op: regel dit uiterlijk vóór 1 januari aanstaande. Vanaf dat moment zal de oude Betaalmanager route niet meer actief zijn.
Wil je voor de zekerheid controleren langs welke route de betaalbestanden tot nu toe werden verwerkt? Dit kun je als volgt controleren:
Via het menu van Payroll Business bij Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (oud) > Betaalroute
Is daar aangegeven dat je de Betaalmanager gebruikt, dan zijn ook de instellingen relevant in het menu van de oude Betaalmanager: Beheer > Instellingen
8. Werken met de nieuwe oplossing Betalingen
Algemeen
Via de nieuwe gebruikersgroep kun je de betaalopdrachten met daarin betaalposten controleren. Deze worden automatisch klaargezet zodra je salarisberekening of tussentijdse betalingen definitief maakt.
Afhankelijk van de manier waarop het betaalproces in jouw organisatie is ingericht, zul je deze controles wenselijk vinden, bijvoorbeeld:
als je de resultaten van meerdere bedrijven samenvoegt, vóórdat je tot betalen overgaat
als je betaaldatums meegeeft die in de toekomst liggen en nog wacht met verzenden In dat geval kunnen er in de tussentijd situaties optreden (bijvoorbeeld een arbeidsconflict), waardoor je bepaalde betalingen wilt annuleren.
als een bedrijf voor de eerste keer betaalt
Het kan ook zijn dat in jouw organisatie deze controles niet gebruikelijk zijn, bijvoorbeeld:
als je tot nu toe de oude betaalmanager gebruikte en je had de optie Automatisch verzenden aan staan
als je tot nu doe de oude betaalmanager niet gebruikte
In dat geval is onderstaande uitleg over het controleren minder relevant voor jou. Bij Betaalrekening staat dan de optie Automatisch verzenden betalingen op Ja, en worden de betalingen direct verstuurd, zodra je een salarisberekening met afsluiting draait, of het proces Tussentijds betalen uitvoert met de optie Betalen.
Controles
Betalingen - Beheer > Controleren betaalopdrachten
In het scherm Controleren betaalopdrachten zie je per betaalrekening alle betaalopdrachten die zijn klaargezet om te verzenden. Deze kunnen het resultaat zijn van de Salarisberekening of van het proces Tussentijds betalen.
Werkwijze
Als je een specifieke betaalrekening wilt selecteren kan dat via de zoekfunctie: je ziet dan een lijst met alle bedrijven en de betaalrekening die ze gebruiken.
Standaard zie je alleen de openstaande opdrachten met een betaaldatum die niet verder terug ligt dan twee maanden. Je kunt deze filters aanpassen, zodat je bijvoorbeeld ook oudere reeds verzonden opdrachten ziet.
Dubbelklik op een opdracht als je de onderliggende betaalposten wilt controleren. Ook deze kun je filteren, op bedrijf, medewerker, tenaamstelling en IBAN.
Betalingen - Beheer > Annuleren betaalposten
In het scherm Betalingen kun je specifieke betalingen annuleren vóórdat de betaalopdracht definitief wordt gemaakt.
Afhankelijk van de methode voor het annuleren, hebben annuleringen wel of geen invloed op het totaal aantal posten en het totaal over te maken bedrag in het betaalbestand. De methode is vastgelegd in het scherm Betaalrekening bij het veld Methode voor annuleren:
Betalingen niet verwerken in het betaalbestand Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand worden verminderd
Betalingen overmaken naar IBAN opdrachtgever Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand blijven gelijk
Werkwijze
Selecteer eerst de betaalopdracht. Gebruik eventueel de zoekfunctie om deze te vinden.
Vink vervolgens de betaalposten aan die je wilt annuleren.
Zoek eventueel ook andere medewerkers op en annuleer ook die betalingen.
Klik tenslotte op Wijzigingen opslaan. De aangepaste totaaltellingen zie je vervolgens terug in de header van het scherm.
Eventueel kun je via de zoekfunctie alle geannuleerde betaalposten bekijken, vul dan in Geannuleerd = Ja en klik op Zoeken.
Betalingen - Beheer > Verzenden betaalopdrachten
In het scherm Verzenden betaalopdrachten kun je de nog openstaande betaalopdrachten verzenden. Dit is nodig als je de betaalopdracht niet automatisch laat verzenden.
Werkwijze
Vink de opdrachten aan die je wilt gaan verzenden. Dit kan eventueel collectief door het bovenste aanvinkvakje te gebruiken.
Pas eventueel ook de gewenste betaaldatum aan. Let op: deze mag niet in het verleden liggen.
Het bestand met betalingen wordt vervolgens verstuurd volgens de route die is vastgelegd bij de Betaalrekening.
Onder het tabblad Verzending en verwerking kun je de verdere details van de verzending zien:
Wie de betaalopdracht heeft er verzonden en wanneer.
De hashtotalen die zijn vastgesteld.
Als je Worldline gebruikt, kun je zien of er betalingen door Worldline of de achterliggende bank zijn geweigerd.
9. Opdrachtbrief betalingen
Opdrachtbrieven worden gebruikt voor interne controle-doeleinden. Bijvoorbeeld de zogenaamde hash-totalen kun je gebruiken om de integriteit van het te verwerken bestand te controleren.
Werkwijze
Tegelijk met het verzenden van een betaalopdracht wordt de Opdrachtbrief betalingen automatisch aangemaakt. De inhoud sluit daardoor volledig aan bij het Overzicht betaalposten en de betalingen zelf.
Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt de Opdrachtbrief betalingen naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business.
De Opdrachtbrief betalingen vermeldt onder andere:
Gegevens van de betaalrekening
Totaal aantal posten
Totaal te betalen bedrag
Het bedrag en aantal van alle geannuleerde posten en de manier waarop ze geannuleerd zijn
SHA1 en SHA256 hashtotalen
Omdat opdrachtbrieven tegenwoordig niet meer nodig zijn voor het fiatteren richting de bank, worden de volgende zaken niet meer vermeld:
Gegevens van de Bank (naam bank, plaats bank, enz.)
Gegevens van contactpersonen (naam, telefoonnummer, enz.)
Gebruikte informatiedrager
10. Overzicht betaalposten
Het rapport Overzicht betaalposten bevat de details van alle betaalposten en vervangt daarmee de bestaande optie Betaalopdrachten downloaden van de Betaalmanager.
Werkwijze
Het rapport wordt automatisch aangemaakt zodra je de betaalopdracht verstuurt. De inhoud zal daardoor per definitie 100% aansluiten op de opdrachtbrief en het aangemaakte SEPA-XML bestand.
Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt het Overzicht betaalposten naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business.
Het rapport is in Excel-formaat. Met een spreadsheet programma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets), kun je de gegevens eventueel in een ander formaat opslaan, zoals csv.
... Meer weergeven
Labels:
‎11-10-2023
12:00
De Visma YouServe releases van deze maand
Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.
Zaterdag 28 oktober 2023
Product
Release
Opmerkingen
YouServe HRYou - HR Core Business NL
Ja
Geen release notes voor 2023-11
YouServe HRYou - HR Core Business EN
Ja
No release notes for 2023-11
YouServe HRYou - Payroll Business NL
Ja
-
Continuous releases
Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.
Continuous release
YouServe Management Information Business
YouServe Self Service Business
YouServe API's
Releases Youforce
Youforce Docs
Youforce Betaalmanager
Youforce Personeels & Salarisdossier
Youforce Portaal
Youforce Verzuimmanagement
... Meer weergeven
‎05-10-2023
15:41
10 oktober 2023
Het tonen van een onderhoudspagina wanneer het systeem in onderhoud is
Self Service gaat binnenkort onderhoudsberichten en een onderhoudsscherm tonen. Tot nu kreeg je een foutmelding (Error 404 of 500) als je probeerde in te loggen of als je in Self Service bezig was. Door middel van een balk bovenin gaan we je in Self Service van tevoren informeren over onze onderhoudstijden. Tijdens het onderhoud zul je een onderhoudsscherm te zen krijgen. Meer informatie volgt binnenkort.
5 oktober 2023
Verbeterde gebruikerservaring pop-ups (change 2241775)
De pop-up schermen in Self Service hadden een vaste positie. Vanaf deze release kun je ze echter verslepen en aanpassen, zodat je de details van de achtergrondpagina kunt bekijken. Houd er rekening mee dat wanneer je het pop-up scherm met de pijl versleept, de pijl sneller beweegt dan het pop-up scherm.
Let op: de pop-ups in de workflowdefinitie zijn niet meegenomen in deze wijziging.
Autorisatierappportages - lay out tabbladkoppen te klein / time out bij ophalen rapporten (change 2121507)
Beheer > Systeem > Autorisatierapportages
De ruimte voor de tabbladkoppen in het autorisatierapport waren te klein en te smal om de tekst goed te kunnen lezen. Daarnaast kreeg je vaak een time-out foutmelding bij het ophalen van de rapporten, waardoor je geen autorisatierapportage kon maken.
We hebben de tabbladen aangepast aan de lay-out van Self Service waardoor de tekst nu veel beter zichtbaar is. Daarnaast hebben we een drop down lijst toegevoegd, waarmee je een profiel kunt selecteren. Indien mogelijk kun je in de vervolgkeuzelijst de optie Alles selecteren.
Bij Rapporteer op scherm: Rapporten die op eerdere tabbladen zijn gemaakt, gaan niet verloren.
Bij Rapporteer naar Excel: De bestandsnaam omvat de rapportnaam en het geselecteerde profiel, waardoor dit rapport makkelijker te herkennen is.
Foutmelding als workflow vanuit Actieve signalering werd gestart omdat Dialoogstappen ontbraken
Beheer > Formulierdefinitie > Dialogen
Als een workflow/mutatie vanuit Actieve signalering of via de workflow API werd gestart, kreeg je een foutmelding als in een Dialoog alleen het veld Eerste formulier was gevuld, maar er geen stappen waren gedefinieerd.
Stappen inrichting is leeg.
Voortaan wordt er geen foutmelding meer getoond als het veld Eerste formulier is gevuld terwijl de stappen zijn niet gedefinieerd. De mutatie zal nu altijd doorgang vinden.
... Meer weergeven
Labels:
‎21-09-2023
14:40
Gewijzigd en verbeterd
Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - rapport Aangifte details
Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens, toegevoegd aan de UPA-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte.
Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel Uniforme pensioenaangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.
Uniforme Pensioenaangifte - rapport Aangifte details
Rapporten > Aangifte details
Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen.
Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere Excel-versies.
De gegevens zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen:
Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen.
Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen.
Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen.
Regelinggegevens Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de details van de regeling:
Regelingloon
Premiegrondslag
Premie totaal
Premie wn
Aantal verloonde uren periode
Verlof Hier vind je de opgaaf van verlofsoorten en -uren per inkomstenverhouding.
Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.
Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen.
Rapport-parameters Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg.
Werkwijze
Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen.
Geef aan welke tijdvakken je wilt zien:
Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft.
Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.
Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten.
Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m
Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen.
Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken.
APG - rapport Aangifte details
Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens toegevoegd aan de APG-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte.
Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel APG-aangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.
APG-aangifte - rapport Aangifte details
Rapporten > Aangifte details
Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen.
Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere Excel-versies.
De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen:
Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen.
Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen.
PensioenVerzekering Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de details van de regeling:
Regelingloon
Premiegrondslag
Premie totaal
Premie wn
Aantal verloonde uren periode
Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.
Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen.
Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg.
Werkwijze
Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen.
Geef aan welke tijdvakken je wilt zien:
Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft.
Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.
Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten
Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m
Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen.
Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken.
Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo
Waarom
In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties een hoger bedrag Benefitbudget uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook is het omslachtig om bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf, het saldo van de reserveringen over te zetten.
Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever
Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd.
In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd.
Actie
Als je het saldo bij een medewerker wilt aanpassen, kun je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen.
Vakantiegeld periodiek uitbetalen
Waarom
Als je vakantiegeld iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het vakantierechtjaar.
Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt het vakantiegeld iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een vakantierechtjaar.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Vakantietoeslag
Met ingang van 1-10-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag het volgende veld toegevoegd:
Vakantiegeld iedere periode uitbetalen In de periode waarin je dit veld op Ja zet, wordt het opgebouwde saldo uitgekeerd en vanaf de volgende periode wordt de vakantietoeslag periodiek uitgekeerd. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt het saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode.
Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting bij dit veld in de online help, onderwerp Medewerkerinstellingen vakantietoeslag.
Actie
Als je bij een medewerker het vakantiegeld periodiek wil laten uitbetalen, dan kun je het veld Vakantiegeld iedere periode uitbetalen op Ja zetten.
Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen
Waarom
Als je gratificatie of winstdeling iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het opbouw/rechtjaar.
Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt gratificatie en winstdeling iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een opbouw/rechtjaar.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Gratificatie Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Winstdeling
Met ingang van 1-10-2023 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling respectievelijk de volgende velden toegevoegd:
Gratificatie iedere periode uitbetalen
Winstdeling iedere periode uitbetalen
In de periode waarin dit veld op Ja zet wordt het opgebouwde saldo uitbetaald en vanaf de volgende periode wordt de gratificatie/winstdeling periodiek uitbetaald.
Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode.
Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting in de online help, onderwerpen Medewerkerinstellingen gratificatie en Inleiding winstdeling.
Actie
Als je bij een medewerker de gratificatie of winstdeling periodiek wil laten uitbetalen dan kun je de hierboven genoemde velden op Ja zetten.
Opgeloste melding
Technische code organisatorische eenheid op loonstrook in plaats van omschrijving (change 4969044)
Melding
Op de loonstrook werd sinds de juli release de technische code van de Organisatorische eenheid getoond in plaats van de omschrijving.
Hoe
Dit probleem hebben we via extra onderhoud op 8 september verholpen.
Actie
Om ervoor te zorgen dat de omschrijving voor de Organisatorische eenheid weer wordt getoond, moet je een herberekening opstarten.
... Meer weergeven
Labels:
‎19-09-2023
09:26
De Visma YouServe releases van deze maand
Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.
Zaterdag 30 september 2023
Product
Release
Opmerkingen
YouServe HRYou - HR Core Business NL
Ja
Geen release notes voor 2023-10
YouServe HRYou - HR Core Business EN
Ja
No release notes for 2023-10
YouServe HRYou - Payroll Business NL
Ja
-
Continuous releases
Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.
Continuous release
YouServe Management Information Business
YouServe Self Service Business
YouServe API's
Releases Youforce
Youforce Docs
Youforce Betaalmanager
Youforce Personeels & Salarisdossier
Youforce Portaal
Youforce Verzuimmanagement
... Meer weergeven
‎05-09-2023
17:17
25 september 2023
Instructies voor het controleren van mutaties waarbij geen documenten zijn gegenereerd
In het tijdsframe van maandagmiddag 4 september 16 uur t/m dinsdagavond 5 september 19 uur was het proces waarin het genereren van documenten plaatsvond, corrupt. In de meeste gevallen werd een document niet gegenereerd na een activiteit of bij het versturen van een e mail waarbij een document werd aangemaakt.
Het Self Service-team heeft een lijst met mutaties aangemaakt waarbij documenten niet werden aangemaakt terwijl dit wel had gemoeten. Wij, Self Service, gaan de niet gegenereerde documenten aanmaken en plaatsen deze documenten in de betreffende activiteit(en). Het document zal altijd de laatste informatie bevatten. Digitale handtekening Als dit het geval is geweest, zullen we het betreffende document in de Batch-signing plaatsen. Je kunt dan zelf het document naar de betreffende persoon versturen om de digitale handtekening alsnog te laten plaatsen in het document.
De lijst met mutaties wordt met jullie gedeeld via onze Servicedesk zodat jullie kunnen beoordelen of de documenten op de juiste plaats staan en volledig zijn.
Bij deze mutaties kunnen de volgende situaties zich voordoen:
Als de mutatie nog niet definitief was, zijn nu de juiste documenten aangemaakt. Als de mutatie nog vaststond omdat deze wachtte op een document, is deze nu vrij om verder te gaan in de workflow. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen.
Als mutaties al definitief waren omdat bijvoorbeeld het probleem handmatig is opgelost en er toen wel documenten zijn aangemaakt, moet je er rekening mee houden dat deze dubbel zijn aangeleverd aan het Personeelsdossier. Afhankelijk van hoe het Personeelsdossier is ingesteld, kunnen er dubbele documenten zichtbaar zijn. In dat geval kun je er een verwijderen. Het kan ook voorkomen dat e-mails worden verstuurd die al eerder zijn ontvangen, dat is helaas niet te voorkomen.
Documenten die handmatig doorgezet worden richting Personeelsdossier moet je zelf toevoegen aan het Personeelsdossier, dat kunnen wij niet automatiseren.
Digitale handtekeningen blijven ongewijzigd (indien aangemaakt in een latere fase van de workflow) of staan klaar voor Batch-signing om te worden doorgestuurd naar de persoon die moet ondertekenen.
Mutaties die al definitief zijn, hebben hun gegevens al doorgestuurd naar HRcore. Deze oplossing zal geen gegevens dubbel aanbieden aan HRcore, maar zal alleen de documenten genereren die tijdens de storing niet zijn aangemaakt.
We zijn bezig om een structurele oplossing te implementeren zodat deze situatie niet meer kan voorkomen. Onze excuses voor het ongemak!
Het Self Service team
20 september 2023
Sommige declaraties kunnen niet worden ingediend vanwege ontbrekende datum (Change 5104168)
In sommige gevallen ontbrak bij de declaratie de datum, maar zijn de overige waarden wel ingevuld (zie print screen). Zonder datum kun je de mutatie niet naar de volgende stap sturen. Wij hebben dit opgelost. De datum zal nu altijd gevuld zijn en de declaratie kan worden ingediend.
18 september 2023
Andorra IBAN wordt niet gevalideerd (Change 5091867)
De IBAN voor Andorra was niet geactiveerd in SEPA. De IBAN is nu geactiveerd in SEPA en kan worden gebruikt.
Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878)
HRCore verwacht Nederlandse tekstwaarden. Self Service biedt dit aan. Soms kan een waarde echter in het Engels zijn. Als dit probleem zich voordoet, moet dit javascript worden geplaatst in de rubriek waar het probleem zich voordoet:
var a = v_90039482DV#; if(a.toUpperCase()=='JA') {a='Ja'} else if(a.toUpperCase()=='NEE') {a='Nee'} else {a=''}; retour(a)
Dit zorgt ervoor dat de juiste Nederlandse waarde ontstaat. Let op! In dit geval is het YES en NO dat wordt vertaald in Ja en Nee.
14 september 2023
Self Service slaat Engelse waarden op bij het opslaan van de mutatiegegevens (Change 4664878)
Wanneer je een Excel-gebaseerde declaratie opstart en je hebt in Portal de Engelse taal geselecteerd, kun je met de volgende problemen te maken krijgen:
In Excel gebaseerde uitgaven kon je een enkel reisafstandsbedrag zien dat vermenigvuldigd werd met 100. Je ziet hier 1980 KM in plaats van 19,80 KM.
Bij een bedrag zou je een punt 75.00 kunnen tegenkomen in plaats van een komma 75,00.
In deze gevallen gaan de berekeningen mis.
De taalinstelling van de Excel-gebaseerde declaraties wordt nu altijd Nederlands. Dit voorkomt dat de eerdere problemen zich voordoen. Na het verlaten van de declaratie wordt de taalinstelling weer naar de portaal taal instelling teruggezet.
Onderzoeken hoe een medewerker zijn eigen mutatie kan goedkeuren (Change 4741539)
Soms kan een medewerker zijn/haar eigen mutatie goedkeuren, terwijl hij/zij daartoe niet bevoegd is. Op dit moment hebben wij de oorzaak van de onjuiste autorisatie nog niet gevonden zodat de medewerker zijn/haar eigen mutatie kan goedkeuren. We hebben een extra controle toegevoegd aan het proces. Wij controleren op dat moment of de medewerker bevoegd is om die mutatie te muteren. Indien dit niet het geval is en de medewerker klikt op een knop bij de betreffende activiteit, worden de acties die de medewerker bij deze activiteit heeft uitgevoerd niet uitgevoerd en wordt de volgende foutmelding weergegeven:
De werknemer kan daardoor niet verder. De mutatie kan niet worden gemuteerd door de medewerker.
Lege pop-up bij het vertalen van de naam van de knop of de naam van de activiteit (Change 4937071)
In de vertaalschermen in Self Service werden de vertalingen niet meer getoond bij het vertalen van de naam van de knoppen of bij de naam van de activiteiten. Wij hebben dit nu opgelost. De vertalingen worden opnieuw getoond en je kunt deze nu weer aanpassen.
5 september 2023
Na aanmaken nieuwe medewerker werd Bedrijfsnaam later aangepast (change 4826935)
Soms werd de werkgevernaam in de header niet bijgewerkt na het wijzigen van een nieuwe medewerkermutatie. Dit ging fout in Self Service als een nieuwe medewerker werd aangemaakt met medewerkercode 111 en bedrijfsnaam A, en de bedrijfsnaam tussentijds werd gewijzgd naar B.
In onze database werd dan bij deze medewerker bedrijfsnaam A opgeslagen, maar werd bedrijfsnaam B geëxporteerd naar HRCore. Hierdoor was de medewerker niet in sync en onstond de volgende situatie:
Medewerkercode 111, bedrijfsnaam A Medewerkercode 111, bedrijfsnaam B
We hebben dit opgelost en gaan bij de betreffende mutaties waarvan de documenten niet zijn verzonden, de documenten opnieuw aanbieden aan het Dossier (Personeelsdossier).
Soms kreeg je een onterechte autorisatiemelding (change 5028764)
Soms kreeg je een onterecht een foutmelding dat je niet meer was geautoriseerd voor een bepaalde functie, waardoor ook de mutaties vastliepen. Dit is opgelost.
De melding verschijnt niet meer en de documenten worden voortaan weer altijd naar het Dossier verzonden.
Onze actie
Woensdag 6 september 2023 starten we met het verzenden van de nog niet verzonden documenten naar het Dossier. Let op: als het goed is heb je via een request in 4Me aangegeven om welke mutaties en documenten het gaat.
Documenten onterecht verzonden naar Personeelsdossier (change 4659866)
Soms werd een document dat was aangemaakt en digitaal ondertekend naar Dossier gestuurd, terwijl in de worflowdefinitie de optie Bijlage(n) naar Dossier niet was aangevinkt. Dit is opgelost, zodat het gegenereerde digitaal ondertekende document alleen naar Dossier wordt verstuurd als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt.
Als in: Bijlage(n) naar dossier het vinkje niet is ingevuld, dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier gestuurd.
Controle uitvoeren Controleer of de activiteit en de knop het vinkje hebben in het dossier Bijlage(n) naar een bestand, als je het gegenereerde document met de digitale handtekeningen naar Dossier wilt sturen. Als je een activiteit hebt waarbij je het document niet naar de Dossier wilt sturen, moet Bijlage(n) naar dossier leeg zijn.
Ga naar Beheer > Workflowdefinitie > Workflowdefinitie
Selecteer de betreffende Workflow en ga naar de derde tab.
Als in een workflow de optie Bijlage(n) naar dossier niet is aangevinkt, maar het Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden en daar is het volgende ingevuld - dit zie je als je op het testsjabloon (Test Template) klikt:
Bij Bestemming (doc sport) is een map van Dossier ingevuld, in dit voorbeeld Arbeidscontract en
De optie Activeren digitale ondertekening is aangevinkt
dan wordt het document gegenereerd, maar niet naar Dossier verstuurd.
Als de optie Bijlage(n) naar dossier is aangevinkt, moet je aanvinken of je de documenten Automatisch of Handmatig naar Bijlage naar Dossier wilt sturen. Dit hangt ervan af of je alle bijlagen automatisch naar Dossier wilt sturen of dat je zelf wilt beslissen welke bijlagen naar Dossier moeten worden verzonden
en of de Documentsjabloon (Testsjabloon) is gekoppeld aan de knop Verzenden met de volgende ingevulde voorwaarden:
Pijl Terug weer toegevoegd links van workflownaam
Bij het opleveren van de vernieuwde knoppen in Self Service, hadden we besloten de zogenaamde terug-Pijl te verwijderen. Omdat veel klanten ons via feedback lieten weten, dat ze deze knop/pijl graag terug wilden, hebben we deze weer pijl toegevoegd voor taken die uit de To Do-lijst komen. Door erop te klikken ga je weer naar de Self Service To Do-lijst.
... Meer weergeven
Labels:
‎24-08-2023
15:45
Gewijzigd en verbeterd
1. Registratienummer Kamer van Koophandel en CO 2 -aangifte
Waarom
Vanaf januari 2024 geldt voor elke organisatie met 100 of meer medewerkers dat zij moeten gaan bijhouden hoeveel er voor de werkgever wordt gereisd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk reizen en reizen woon/werk. De overheid heeft bepaald dat de aangifte voor de CO 2 -registratie plaatsvindt op basis van het registratienummer van de Kamer van Koophandel, het KvK-nummer.
Omdat binnen een organisatie vaak meerdere KvK-nummers zijn, hebben we in Payroll Business het aantal niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen uitgebreid. Hierdoor kan binnen je organisatie het groeperen van medewerkers op basis van het KvK-nummer zo nauwkeurig mogelijk plaatsvinden.
Niveaus vastleggen Kvk-nummer
Hieronder zie je de niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen en via welk scherm je dat doet.
niveau
scherm
menu
login profiel
Klant
Stuurgegevens klant
Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant
HRCore / Payroll business
Bedrijf
Adresgegevens bedrijf
Instellingen > Algemeen > Adresgegevens bedrijf
HRCore / Payroll business
Onderneming
Onderneming
Instellingen > Onderneming
Loonaangifte
Organisatorische eenheid
Organisatorische eenheid
Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden
HRCore / Payroll business
Medewerker
Arbeidsrelatie
Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie
HRCore / Payroll business
Aandachtspunten
Opschakeling niveaus De opschakeling werkt van laag naar hoog: dus Medewerker - Bedrijf - Onderneming. Is op geen van deze niveaus een KvK-nummer vastgelegd, dan geldt: Medewerker - Organisatorische eenheid - Klant.
Eén KvK-nummer Is er binnen je organisatie maar één KvK-nummer aanwezig, dan raden we je aan dit vast te leggen op het niveau Klant.
Actie
Om te kunnen bepalen of je organisatie aangifteplichtig is voor de CO 2 moet het inventariseren van de KvK-nummer gereed zijn vóór 1 januari 2024. Begin daarom tijdig met het inventariseren van de KvK-nummers en leg deze vast in Payroll Business.
2. Arbeidscontract
Waarom
Als voorbereiding op de registratie voor de CO 2 -aangifte, hebben we in Payroll Business alvast de velden Mobiliteit CO2 en Vervoermiddel / Brandstof CO2 toegevoegd waarmee je de soort kilometers en de combinatie vervoermiddel/soort brandstof kunt vastleggen.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidscontract
Aan het scherm Arbeidscontract hebben we de volgende velden toegevoegd:
Mobiliteit CO2 [10528681] met de waarden:
001 - Woonwerk
002 - Zakelijke kilometers
003 - Lease auto /wagenpark beheer
004 - Zakelijke mobiliteitsdiensten
Vervoermiddel / Brandstof CO2 [10528682] met de waarden:
001 - Auto Benzine
002 - Auto Diesel
003 - Auto plugin hybride
004 - Auto 100% Elektrisch
005 - Auto overige brandstof
006 - Motorfiets Benzine /Diesel
007 - Motorfiets Elektrisch
008 - Bromfiets / Scooter Benzine
009 - Bromfiets/scooter Elektr. incl. speed pedler
010 - Fiets of E-Bike / te voet
011 - Openbaar vervoer
Beide velden bevatten een lijst met standaardwaarden die YouServe onderhoudt.
HRYou app Ook in de HRYou app (mobile app) gaan we deze velden met de bijbehorende standaardwaarden opnemen.
Opmerking In een volgende release voegen we deze velden ook toe aan de schermen voor dagmutaties om te verbijzonderen. Daarnaast gaan we de velden toevoegen aan de nieuwe declaratieformulieren in de HRYou app.
Actie
Er is geen actie nodig.
3. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo
Waarom
In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf is het omslachtig om het saldo van de reserveringen over te zetten.
Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren.
Hoe
Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever
Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd.
In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd.
Actie
Als je het saldo bij een medwerker wilt aanpassen, dan kan je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen.
... Meer weergeven
Labels:
‎24-08-2023
15:30
Opgeloste meldingen
Ziektepercentage blijft 100%, terwijl hersteldatum is ingevuld (change 4511831)
Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim
Melding
Het was mogelijk om het ziektepercentage van een herstelde medewerker aan te passen. Dit is niet juist en was er de oorzaak van dat in rapportages en aan andere systemen/partijen verkeerde informatie werd doorgegeven.
Oplossing
Vanaf release 2023-09 is dit opgelost. Als in HR Core Business de hersteldatum is ingevuld, is het niet meer mogelijk om het ziektepercentage te verwijderen of aan te passen. Dit geldt voor alle mutaties die je invoert in HR Core Business, HR Self Service of via een import.
Als je het ziektepercentage moet herstellen nadat de hersteldatum is ingevuld, moet je eerst de hersteldatum leegmaken. Hierna kun je het ziektepercentage aanpassen en de medewerker weer hersteld melden.
Actie
Er is geen actie nodig.
... Meer weergeven
Labels:
‎24-08-2023
15:30
Solved message
Employee > Illness > Illness
Percentage sick remains 100%, while recovery date has been entered
Message
It was possible to adjust the Percentage sick of a recovered employee. This is incorrect and was the cause of passing incorrect information in the reports and to other systems/parties.
Solution
As of release 2023-09 this has been fixed. If the recovery date has been entered in HR Core Business, it is no longer possible to delete or adjust the sickness percentage. This applies to all changes you enter in HR Core Business, HR Self Service or via an import.
If you need to restore the Percentage sick after the recovery date has been entered, you must first clear the recovery date. You can then adjust the sickness percentage and report the employee recovered.
Action
No action is required.
... Meer weergeven
Labels:
‎16-08-2023
08:41
Toegang nieuwe pensioenaangifte
Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte. In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen.
1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business
Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.
Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:
De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business. Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf.
Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen.
De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte.
Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd.
Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt.
Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.
De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.
Actie
Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal.
Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf.
Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023.
2. Autorisatie
Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte
Instellingen > Gebruikersgroepen
Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte.
Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven.
Actie
Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen.
Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken.
3. Inrichten aangifteproces
Onderneming
Instellingen > Onderneming
In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte.
Actie
Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977#
Aangifte stuurgegevens
Instellingen > Aangifte stuurgegevens
Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is.
Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen:
Contactgegevens
Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten.
Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken.
Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd.
Actie
We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.
De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business. Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.
De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.
Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.
Let op Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden. Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.
Interfaces
Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw)
Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.
Actie
We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw). De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf.
4. Periodieke controle en verzending
Aangifteverwerking
Beheer > Aangifteverwerking
In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt.
Problemen/fouten in de aangifte
Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd:
Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten.
Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.
Aangifte
Beheer > Aangifte
In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien.
De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen:
Tabblad Aangifteverwerkingen
Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden. Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte.
Tabblad Onderneming tijdvakken
Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven.
Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven:
Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's
In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte).
Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.
Tabblad IKV tijdvakken
Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.
Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker.
Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen.
Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft.
Tot slot zie je per regelingkenmerk en regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren.
Tabblad Verzending en verwerking
Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd.
Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden.
Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen.
Collectief verzenden aangiftes
Beheer > Collectief verzenden aangiftes
Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht.
Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak.
Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren. Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje.
Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.
... Meer weergeven
Labels:
‎15-08-2023
11:51
De Visma YouServe releases van deze maand
Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.
Zaterdag 2 september 2023
Product
Release
Opmerkingen
YouServe HRYou - HR Core Business NL
Ja
-
YouServe HRYou - HR Core Business EN
Ja
-
YouServe HRYou - Payroll Business NL
Ja
-
Continuous releases
Deze producten releasen zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.
Continuous release
YouServe Management Information Business
YouServe Self Service Business
YouServe API's
Releases Youforce
Youforce Docs
Youforce Betaalmanager
Youforce Personeels & Salarisdossier
Youforce Portaal
Youforce Verzuimmanagement
... Meer weergeven
‎03-08-2023
12:51
Update 3 augustus - 13.55 uur - Het probleem met de sms-berichten is opgelost. Je kunt de service Digitale handtekening weer gebruiken.
Donderdag 3 augustus 2023 - 12.45 uur - We hebben momenteel een probleem met het verzenden van sms-berichten. Hierdoor is de service Digitale handtekening niet beschikbaar. We werken aan een oplossing en houden je op de hoogte.
... Meer weergeven
Labels:
- « Vorige
- Volgende »
Activiteits-feed voor Judith Meijer
- Kudos krijgen voor YouServe App - de mobiele app van Visma | YouServe. ‎18-04-2024 08:48
- Kudos krijgen voor YouServe App - de mobiele app van Visma | YouServe. ‎23-02-2024 13:05
- Release notes Payroll Business 2024-02 gepost op Releases YouServe. ‎18-01-2024 12:45
- Releases Visma YouServe 2024-02 gepost op Releases YouServe. ‎10-01-2024 10:30
- Payroll Business - Uitleg salarisspecificaties 2024 gepost op Kennisbank YouServe. ‎09-01-2024 12:25
- Kudos gegeven aan Release notes Self Service Business januari 2024 (English Release Notes are at the bottom) voor Pascal Moeskops. ‎04-01-2024 09:58
- Release notes Payroll Business 2024-01 gepost op Releases YouServe. ‎20-12-2023 20:01
- Release notes HR Core Business 2024-01 gepost op Releases YouServe. ‎20-12-2023 20:00
- Release notes HR Core Business 2024-01 EN gepost op Releases YouServe. ‎20-12-2023 20:00
- Overgang Verlofjaar 2023-2024 gepost op Kennisbank YouServe. ‎20-12-2023 12:38
- Jaarovergang 2023-2024 Vooraankondiging en Veelgestelde vragen gepost op Nieuws YouServe. ‎20-12-2023 10:15
- Vooraankondiging jaarovergang 2023-2024 gepost op Kennisbank YouServe. ‎20-12-2023 10:15
- Veelgestelde vragen jaarovergang 2023-2024 gepost op Kennisbank YouServe. ‎20-12-2023 10:15
- Releases Visma YouServe 2024-01 gepost op Releases YouServe. ‎12-12-2023 16:24
- Release notes Payroll Business 2023-12 gepost op Releases YouServe. ‎28-11-2023 09:57
- Release notes HR Core Business 2023-12 gepost op Releases YouServe. ‎28-11-2023 09:29
- Release notes HR Core Business 2023-12 EN gepost op Releases YouServe. ‎28-11-2023 09:29
- Re: Releases Visma YouServe 2023-12 gepost op Releases YouServe. ‎27-11-2023 09:57
- Release kalender YouServe 2024 gepost op Releases YouServe. ‎31-10-2023 11:11
- Youforce release kalender 2024 gepost op Releases Visma Raet. ‎31-10-2023 11:09