I kveld, 5. september kommer det en ny versjon av Visma.net HRM pakken som inkluderer Employees og Payroll! Det blir lagt ut en ny versjon av Visma.net HRM. Versjonen inneholder både kundeønsker og nye funksjoner. Denne artikkelen tar for seg de største endringene for nye og eksisterende kunder.    Employees Ny  funksjon i enkelte felter for å utvide/minimere informasjon  På felter som inneholder mye informasjon har det blitt lagt til en funksjon for å utvide/minimere informasjon. Blant annet på "Employees / Innstillinger / Kreditorer" vil du kunne se at du har en mulighet til å klikke på en pil etter kreditorene. Da vil informasjonen tilknyttet den valgte kreditoren bli utvidet: Da vil informasjonen tilknyttet den valgte kreditoren bli utvidet: Dersom du igjen klikker på den samme pilen, vil informasjonen knyttet til den valgte kreditoren bli skjult igjen. Denne funksjonen finner du på følgende felter: På Ansatt: Adresse, Telefon, E-post og Pårørende På Innstillinger: Kommuner og kreditorer   Nytt datofilter - variable transaksjoner Filteret på variable transaksjoner har blitt endret og inkluderer nå et fra og til dato felt. Det er den første og siste dagen i inneværende måned som blir utfylt som standard.     Trekktype “Andre” på kreditorer - er nå skrivebeskyttet Siden det kun er mulig å opprette egne kreditorer med trekktypen “Andre”, så har denne trekktypen nå blitt skrivebeskyttet. Det er derfor ikke mulig å velge andre enn denne typen når du oppretter nye kreditorer:   Payroll Endring på felt i A-melding   A-melding: bruke firmanavn i stedet for virksomhetsnummer i feltet “identifier” i A-meldingen. Eksempel: før : <identifier scheme="http://www.visma.com">910976567</identifier> etter : <identifier scheme="http://www.visma.com">TestCompany NO-A-H (Linda)</identifier> ... View more

Visma Support ERP har stengt torsdag 7. september. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen fredag 8. september kl 09.00. ... View more

Visma Support ERP har stengt fredag 25. august. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen mandag 28. august kl 09.00. ... View more

Visma Support Global har stengt fredag 25. august. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen mandag 28. august kl 09.00. ... View more

Visma Support HRM har stengt fredag 25. august. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen mandag 28. august kl 09.00. ... View more

Visma Support HRM har stengt fredag 25. august. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen mandag 28. august kl 09.00. ... View more

Visma Support HRM har stengt fredag 25. august. Dette er pga et internt arrangement.   Vi åpner til vanlig tid igjen mandag 28. august kl 09.00. ... View more

  Opprette firmabil Firmabil opprettes i Employees under menyen “Innstillinger / Bilregister”. Du oppretter en ny firmabil på følgende måte: 1. Trykk på “Legg til firmabiler” for å legge til en ny firmabil:   2. Følgende informasjon må fylles ut: I bruk : Legg inn en fra dato for når bilen skal gjelde fra, og en eventuell tildato. Registreringsnummer: Bilens registreringsnummer. Registreringsår: Det året bilen ble registrert Type bil: Type bil er som standard Ordinær. Type firmabiler som støttes: Ordinær Varebil klasse 2/lastebil < 7501 kg Bil med uforholdsmessig listepris Navn: Navnet på bilen. Navnet på bilen vil vises når du skal knytte bilen til en ansatt, så sørg for at navnet på bilen er et unikt navn. Listepris: Bilens verdi El-bil: Velg Ja hvis bilen er en elbil. Som standard er "Nei" avhuket.   3. Når du har fylt inn alle verdier, klikker du på Fortsett. Hvis du trenger å gjøre endringer på            feltene, f.eks på fra datoen kan du gjøre dette. Hvis alt er ok, trykker du på Lagre nederst på siden      for å lagre firmabilen.   Knytte firmabil til ansatte Når firmabilen(e) er opprettet i bilregisteret, kan de knyttes til de ansatte. Merk at en firmabil kun kan knyttes til en ansatt av gangen. For å knytte en firmabil til en ansatt, må du gjøre følgende: 1. Gå inn på aktuell ansatt og fanen “Ansatt / Bil”. 2. Trykk deretter på “Legg til firmabilavtale”: 3. Velg deretter perioden når bilen skal være i bruk, velg aktuell bil fra nedtrekkslisten og fyll ut en verdi i feltet “Antatt kjørelengde arbeid”: Antall km du legger inn har betydning for reglene om lang kjørelengde. Legger du inn et antall høyere enn 40.000 km (pr. 2017), så vil bilen verdsettes for 75% av listepris.   4. Trykk deretter på Fortsett. Dersom alle verdier er korrekte, kan du trykke på Lagre nederst på siden. Endre firmabil Dersom en ansatt skal endre firmabil, må du gjøre følgende (eksempel): 1. Den ansatte skal endre firmabil fra Audi til Mazda som skal gjelde fra 01.09.2017. 2. Den første bilen, Audien, er lagret med I bruk fra dato, og ikke en tildato. Du må derfor først angi en til dato. Dette gjør du ved å trykke på det blå ikonet med tre prikker i, og velge alternativet “Endre datoer for Avtaleperiode”: Legg inn til datoen 31.08.2017 og klikk Lagre.   4. Trykk på “Legg til” for å legge til den nye bilen, og legg inn fra datoen 01.09.2017. 5. Dersom fra datoen på den nye bilen er frem i tid, vil du se begge bilene i skjermbildet, hvor bilen som starter frem i tid vil vises med et slikt ikon: Avslutte / slette en firmabil på ansatt Avslutte Dersom den ansatte ikke lenger skal ha firmabil, må du legge inn en tildato på bilen på følgende måte: 1. Klikk på det blå ikonet med tre prikker, og velg alternativet “Endre datoer for Avtaleperiode”. 2. Legg inn til datoen og trykk deretter på Lagre:   Slette Dersom du ønsker å slette en firmabil på en ansatte, f.eks. på grunn av feilregistrering, kan du gjøre dette på følgende måte: 1. Trykk på det blå ikonet med tre prikker, og velg alternativet “Slett”: 2. Trykk "Ja" på dialogen som dukker opp, dersom du er sikker på at du ønsker å slette. 3. Trykk deretter på Lagre nederst på siden, for å fullføre slettingen.   Beregningen i Payroll Fordelen for firmabil er noe som blir beregnet automatisk i Payroll ut ifra opplysningene du legger inn i Employees. I Payroll finnes det en standard lønnsart (nummer 310000) hvor det ligger et skript som inneholder reglene for firmabil:   Firmabil trenger dermed ikke legges inn som en transaksjon i Employees, da den blir beregnet ut i fra opplysningene på den ansatte/bilregisteret. Beløpet vil da bli beregnet i lønnskjøringen på lønnsart 310000:   I tillegg vil rapporteringen til a-meldingen inneholde korrekt informasjon: ... View more

 I oppstartsveiviser Dersom du allerede har Visma.net Financials når du starter opp med Payroll/Employees, vil du allerede i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere (dimensjoner):     Kostnadsbærere (dimensjoner) eies nemlig av Visma.net Financials og synkroniseres automatisk til Employees. Dimensjoner bør da derfor administreres i Financials for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.   Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over dimensjonene i menyen “Innstillinger / Dimensjonsdefinisjoner/definisjonsverdier”.   I oppstartsveiviseren kan du i steget “Rapportering” velge eksportformatet “Visma.net Financials”.     Regnskapsfilen som genereres i Payroll må ha dette formatet for å kunne importeres til Financials. Denne innstillingen finner du også i menyen “Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Kontering", når veiviseren er avsluttet. Hovedbokskontoer   Når det gjelder hovedbokskontoene så har både Visma.net Financials og Visma.net Employees egne oppsett av hovedbokskontoer slik at brukeren må manuelt synkronisere hovedbokskontoene mellom disse systemene. Hvis hovedbokskonto er opprettet i Visma.net Financials, må de opprettes manuelt i Visma.net Employees og knyttes til kontotyper. Uten å synkronisere (ha like kontoplaner) kan ikke brukeren sende regnskapsfilen fra Visma.net Payroll til Visma.net Financials. Sende regnskapsfil   Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma.net Financials fra lønnskjøringen i steget “Betaling og rapportering”. Vi anbefaler at lønnskjøringen er ferdig kontrollert og at betalingen er bekreftet, før regnskapsfilen blir sendt. Da kan du nemlig være sikker på at alle resultatene fra lønnskjøringen er med i filen.   Trykk på “Send” for å sende regnskapsfilen:   NB! Hvis du forsøker å sende regnskapsfilen til Financials og kontoer/dimensjoner mangler, vil du få en feilmelding.   Statusen endres da til “Sender”:   Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til “Sendt”: I Financials Etter sending av regnskapsrapporten, er regnskapsdataene synlige i "Visma.net Financials / Finans / Hovedbok / Arbeidsområde / Hovedbokstransaksjoner": NB! MVA håndtering støttes ikke i denne versjonen. Hvis du må håndtere MVA, så må dette legges på en midlertidig konto og korrigeres i Financials. ... View more

Filformaet SIE er standard eksportformat i Visma.net Payroll. Dette formatet brukes av flere regnskapssystemer som blant annet eAccounting.    Du definerere SIE 4 som eksportformat under "Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Kontering".    Feltbeskrivelse:   Felt Verdi Kommentar #FLAGGA #FLAGGA 0 Det første elementet i hver fil er et flaggelement, som indikerer om filen har blitt lagt inn eller ikke. Den er satt til 0 av programmet som skriver filen. Dette forhindrer at den samme filen blir importert to ganger. Programmet som genererer importfiler kan ved hjelp av samme metode kontrollere at tidligere filer har blitt lagt inn før en ny fil blir laget. #PROGRAM #PROGRAM “Visma.net Payroll” Feltet spesifiserer hvilket program som eksporterer filen. #FORMAT #FORMAT PC8 Standarden tillater bare IBM Extended 8-bit ASCII (PC8 - kodeside 437). #GEN #GEN 20170708 Dato for når filen ble generert. Formatet som benyttes er ÅÅÅÅMMDD, f.eks. 20170708 #SIETYP #SIETYP 4 Angir hvilken filtype i SIE-formatet filen skal følge. For Payroll er dette type 4. #ORGNR #ORGNR Organization number Firmaets organisasjonsnummer hentet fra ODP #FNAMN #FNAMN “Company name” Navnet på firmaet #DIM #DIM dimension identifier dimension description Navnene på dimensjonsdefinisjonene i firmaet #VER #VER “” “” wage run pay date “Wage run title” F.eks. #VER “” “” 20170620 “Manedslonn” { { Verifikasjonselementet skal alltid etterfølges av et antall #TRANS-elementer #TRANS #TRANS account no {object list} amount quantity Kontonummer fra regnskap. Objektliste = Dimensjon hvis de eksisterer. f.eks #TRANS 7010 {1 '' 456 ''} 13200.00 der verdiene i parentesene er objekt/dimensjon. Transaksjonsbeløp pluss for debet og minus for kreditt. Antall er valgfritt. Hvis det eksisterer for kontoen(e), så blir dette skrevet. Beløpene skal balansere. Summen av alle transaksjonsbeløp innenfor en verifisering er derfor null. #TRANS   En rad/transaksjon per konto } }   Eksempel fil: #FLAGGA 0 #PROGRAM "Visma.net Payroll" 94.0.186.0 #FORMAT PC8 #GEN 20170807 #SIETYP 4 #ORGNR 911108275 #FNAMN "A2B3 NOGTM S1 CV" #DIM 1 "Avdeling" #DIM 2 "Prosjekt" #VER "" "" 20170620 "M†nedslonn" {  #TRANS 2600 {} -25042.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 1920 {} -168382.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 5000 {} 7624.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 2940 {} 124090.10 20170620 "" 0.00  #TRANS 5180 {} 12909.90 20170620 "" 0.00  #TRANS 5910 {} -1200.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 5200 {} 9368.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 5290 {} -9368.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 5000 {"1" "1"} 50000.00 20170620 "" 0.00  #TRANS 5182 {} 1820.30 20170620 "" 0.00  #TRANS 2780 {} 17496.70 20170620 "" 0.00  #TRANS 5400 {} 9445.87 20170620 "" 0.00  #TRANS 2770 {} -28762.87 20170620 "" 0.00 } ... View more

I kveld, 6. juni kommer det en ny versjon av Visma.net HRM pakken som inkluderer Calendar, Employees og Payroll! Det blir lagt ut en ny versjon av Visma.net HRM. Versjonen inneholder både kundeønsker og nye funksjoner. Denne artikkelen tar for seg de største endringene for nye og eksisterende kunder.  Calendar  Automatisk utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie Automatisk funksjonalitet rundt utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie er en av de største endringene i denne versjonen. Dette innebærer at feriepenger utbetales og lønn for ferien trekkes automatisk i den måneden du har oppgitt som feriemåned under "Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtaler / Aktuell ferieavtale". Før dette utbetales og trekkes er det derfor viktig å sjekke at de ansatte har korrekt antall feriedager som skal behandles, samt at det er oppgitt korrekt feriemåned. Det er laget et eget brukertips for dette. Brukertipset finner du HER. Godkjenning av timelister fra liste visning Det er må mulig å godkjenne timelister fra "Liste" i kalenderen. Marker de ansatte du ønsker å godkjenne for, og trykk "Godkjenn".   Perioden til den ansatte vil bli godkjent (markert som grønn strek) i kalenderen til den ansatte.  Employees Valg av kontoplan I oppstartveiviseren og på arkfanen "Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Kontering". Her har det kommet et nytt felt som heter "Kontoplan". Som standard er denne satt til "Egen kontoplan", og da vil ingen endringer bli gjort. Hvis du velger "Mamut standard kontoplan" eller "Norsk standard kontoplan", så vil systemet fylle ut alle disse kontoene og automatisk knytte seg til en kontotype.  MERK!  For eksisterende kunder som allerede har lagt inn kontoer og knyttet disse til kontotypene anbefales det å velge “Egen kontoplan”. Da dere mest sannsynlig allerede har lagt inn hovedbokskontoene manuelt.    Payroll - integrert med Visma.net Financials Sende regnskapsbunt til Visma.net Financials Det er nå mulig å sende regnskapsbunten til Visma.net Financials under "Lønnskjøringer / Betaling og rapportering".  For å kunne gjøre det må enkelte innstillinger sjekkes/gjøres først: Kontoer, dimenasjonsdefinisjoner og dimensjonsverdier som benyttes i lønnskjøringen må også eksistrere i Financials. Dimensjonsdefinisjoner og verdier blir automatisk synkronisert fra Financials til Employees.  Hvis du forsøker og sende regnskapsbunten til Financials og kontoer/dimensjoner mangler, vil du få en feilmelding om dette.  Under "Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Kontering", må eksportformatet settes til "Visma.net Financials". For nye kunder som starter opp vil dette feltet også være tilgjengelig i oppstartveiviseren.  MERK!   MVA-håndtering støttes ikke i denne versjonen. Hvis du må håndtere MVA, må disse kostnadene legges på en midlertidig konto og korrigeres i Financials.   Dimensjoner  Avdelinger, prosjekter og andre dimensjoner opprettet i Financials er tilgjengelig i hele Payroll-pakken.   Ny status, "Advarsel" for skattekort - forbedring Når skattekort informasjon ble sendt men ikke mottatt for alle ansatte, var statusen "Ikke sendt". Denne statusen er nå endret til "Advarsel". Teksten i meldingen er også mer detaljert, det er ulike meldinger for: Ansatte som Altinn indikerer at det ikke finnes skattekort for, og Ansatte som det ikke er noe svar på i det hele tatt.   Rettet feil ved import av skattekort Ansatte som hadde fødselsnummer som startet med 0 ble det ikke oppdatert skattekortinformasjon på. Dette er nå løst i denne versjonen.   For fullstening oversikt over nyheter og endringer i versjonen, anbefaler vi at leser versjonsnotatet i supportpanelet i Visma.net. ... View more

I denne veiledning kan du se hvordan du enkelt kan opprette en ferieavtale. I Visma.net Calendar er det opprettet to standard ferieavtaler, "Feriepenger 12%" og "Feriepenger 10,2%". Du ser de under "Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale".  Standard ferieavtalene har allerede forhåndsdefinerte verdier, og du har ikke mulighet til å gjøre noen endringer på disse. Hvorfor trenger jeg en ny ferieavtale? I noen tilfeller kan det være at du trenger å opprette en ny ferieavtale, for eksempel: Du ønsker ingen begresning på 6G på beregning av feriepenger o/60 år.  Du ønsker  skille utbetaling av feriepenger for fastlønnet og timelønnet ansatte i ulike måneder.  Du ønsker ikke at det skal ferietrekket skal fremkomme for fastlønnet, men trekke manuelt når de faktisk tar ferie.  I dette eksempelet skal vi ha en ferieavtale som ikke har noe begresning på 6G på beregning av feriepenger o/60 år.  Trykk på "Legg til ferieavtale". Her velger du å kopiere enten fra 12% eller 10,2%. Gjør eventuelle endringer på den nye ferieavtalen.  Trykk "Lagre" og den nye ferieavtalen er opprettet. Videre må denne ferieavtalen knyttes til de ansatte det gjelder. Det gjør du under "Calendar / Innstillinger / Ferie / Ansatte". Hvis du vil at endringen kun skal gjelde for 2017, velger du "I ny versjon fra - 2017". MERK! Hvis du velger "I nåværende versjon" vil systemet oppdatere ferieavtalen tilbake i tid.  Bytt til den riktige ferieavtalen og trykk "Lagre": Standard ferieavtale Hva som er standard ferieavtale for selskapet ser du under "Calendar / Innstillinger / Selskapsinnstillinger". Har du opprettet deg en ny ferieavtale som du vil skal være standard for selskapet endrer du her: MERK! Endringen har ingen tilbakevirkendekraft for ansatte som er knyttet til en annen ferieavtale. Endringen gjelder kun ved opprettelse av nyansatte.  ... View more

Veiledning på hvor enkelt du utbetaler feriepenger i Visma.net Payroll. 6. juni lanseres en ny versjon av Visma.net, hvor blandt annet feriepengefunksjonalitetene er utbedret og automatisert. Dette medfører at i den måneden som er satt opp som feriemåned, vil Visma.net automatisk håndtere utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. For at dette skal bli korrekt er det nødvendig å sjekke innstillinger og parametre som ble satt ved oppstart av programmet. Ferieavtaler Ansatte med redusert stilling Ansatte uten full opptjening Kontrollere feriepenger til utbetaling Utbetaling av feriepenger Spørsmål til support Ferieavtaler Under "Calendar / Innstillinger / Selskapsinnstillinger" ligger ferieavtalen som er standard for ditt selskap. Denne ble satt når du startet med Payroll-pakken. Dersom denne er feil må du klikke "Endre" nederst til høyre og velge den avtalen som skal være standard i ditt selskap. Dersom ferieavtalen ikke er tilgjengelig her, må du legge til en ny ferieavtale . Når ny standard ferieavtale settes under selskapsinnstillinger vil dette være gjeldende for alle nye ansatte. Eksisterende ansatte må flyttes over på den nye avtalen under "Calendar / Innstillinger / Ferie / Ansatte". Under den enkelte ferieavtalen er det flere parametre som styrer hvor mye de ansatte trekkes for ferie:   Ordinære dager / Antall dager ekstra uke (for de f.o.m. 60 år) Dager pr. uke (delberegningsfaktor: 21,67 / 22 eller 26) Utbetalingsmåned for fastlønnede / timelønnede (disse kan avvike fra hverandre om ønskelig) Ferieavregning for fastlønnede? - må settes til JA for at ferietrekk og utbetaling av feriepenger skal gjøres automatisk.     Ansatte med redusert stilling For ansatte som jobber redusert, dvs. færre dager i løpet av en uke har bare krav på feriedager tilsvarende den enkelte arbeidstidsordningen. F.eks. har en ansatt med en 80 % stilling, hvorav arbeidstidsordningen tilsier 4 arbeidsdager pr. uke, kun krav på 20 feriedager (5 uker * 4 dager pr. uke) etter ferieavtalen som gir 25 feriedager / 5 uker. Dagene må reduseres for hver av disse ansatte.   "Gå til Calendar / Innstillinger / Ferie / Ansatte". Marker den enkelte ansatte ved å klikke på h*n. Klikk "Endre" nederst til høyre for å endre den enkelte ansattes ferieavtale.  Her kan du kun gjøre endringer på årets saldo for feriedager, og kan derfor velge at endringene skal gjelde “I nåværende versjon”. Hvis du endrer ferieavtalen, vil dette kunne medføre re-kalkuleringer ift. avsatte feriepenger, men i dette tilfelle skal du kun endre “ordinære dager” for inneværende år.   Juster “Ordinære dager” iht. til hva den enkelte ansatte har krav på ut i fra stillingsprosenten. Du finner antall ordinære dager ved å multiplisere antall dager pr. uke med antall ferieuker (+ evt. ekstra dager).   Ansatte uten full opptjening Ansatte som ikke har full opptjening av feriepenger, og derfor ikke ønsker å ta ut full ferie må oppdateres slik at antall feriedager stemmer overens med det antall feriedager som ønskes avviklet. Gå til "Calendar / Ferieberegning" og klikk på aktuell ansatt. Klikk "Endre" nederst til høyre. Legg inn antall dager den ansatte skal avvikle i løpet av året og lagre. Denne endringen gjelder kun for inneværende år.     Kontrollere feriepenger til utbetaling For at Payroll skal ha beløp for feriepenger som skal utbetales, er det viktig at inngående saldo for årets feriepenger er korrekt. Dersom du har brukt Payroll som lønnsystem foregående år, vil de ansatte ha opparbeidet et feriepengegrunnlag og også feriepenger i opptjeningsåret. Dersom du har tatt i bruk Payroll som lønnsystem i løpet av foregående år eller i inneværende år, må du legge inn feriepenger som skal utbetales i inneværende år. Du kan skrive ut feriepengelisten under "Payroll / Rapporter / Standardrapporter / Feriepenger". For å se årets feriepenger, må rapporten skrives ut for opptjeningsåret 2016. Klikk på Forhåndsvisning for å se selve rapporten. Rapporten kan videre tas ut i PDF eller Excel. Dersom beløpet for feriepenger i inneværende år ikke stemmer, eller det ikke er lagt inn inngående saldo for feriepenger på en eller flere ansatte, må dette korrigeres / legges inn for å sikre at den ansatte får rett utbetaling av feriepenger. Gå til "Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Transaksjoner / Inngående saldo".   Legg inn lønnsarten “110050 - IS Avsatte Feriepenger ordinære, fjorårets” og beløpet som skal utbetales i feriepenger i år. Det er også viktig at datoen legges til 01.01.2017 for at beløpet skal vises på feriepengerapporten. Klikk "Lagre". Når dette er gjort for alle ansatte, bør du ta ut rapporten på nytt for å kontrollsjekke denne.   Utbetaling av feriepenger Har du satt i ferieavtalen at feriepenger skal utbetales i juni vil feriepenge og trekk lønn for ferie automatisk ligge automatisk klart i lønnskjøringen for utbetalingsmåned juni.    Spørsmål til support - Hvordan oppretter jeg en ny ferieavtale? Det kan du lese mer om i brukertipset HER. ... View more

I versjon 11 er det mulig å sende A-melding rett etter godkjenning av en lønnskjøring. Med denne funksjonen slipper du å gå via utskriftsentralen for å rapportere A-melding.  Først må denne funksjonen skrus på under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsoppslysninger" i feltet under "A-melding" sett på huke på "Send A-melding etter godkjenning av lønnskjøring". Når du er ferdig med en lønnskjøring og skal godkjenne den vil huken for "Send A-melding" automatisk stå på når du har trykket på "Godkjenning". Etter at lønnskjøringen din er godkjent kommer du direkte inn i bildet for å sende A-melding. Her vil systemet legge inn lønnsår, det lønnskjørenr du har godkjent. Systemet vil også legge inn rett rapporteringsår og rapporteringsmåned ut ifra hvilke utlønningsdato du har valgt. Videre kan du legge inn en beskrivelse, også trykker du på "Eksport". MERK! Har du økonomisystem til Ascii kan du ikke sende a-melding direkte når du godkjenner lønnskjøring. Du må da sende a-melding fra utskriftsentralen.  Spørsmål til support: Jeg har flere lønnskjøringer i måned, kan jeg da sende A-melding etter godkjenning av lønnskjøring? - Ja, det kan du. Har du flere lønnskjøringen blir de sendt inn en og en. Altinn vil uansett summere hva som er innrapportert totaltsett for måned.  Det er en lønnskjøring jeg ikke skal rapportere inn i A-melding, hva gjør jeg da? - Da fjerner du huken for "Send A-melding, og godkjenner på vanlig måte.  ... View more

Arkfanen "5- Arbeidsforhold" har blitt forbedret i versjon 11. I dette brukertipset har vi beskrevet hva som er nytt og forbedret. Arbeidsforholdtype Avsluttet arbeidsforhold, ferdig innrapportert Ansatt som slutter, og begynner igjen Spørsmål til support Arbeidsforhold inne på den ansatte er ikke ny arkfane, men i versjon 11 har vi gjort noen forbedringer / endringer som kan være nyttig å kjenne til. Det som ligger inne på arbeidsforhold er de verdiene som blir innrapportert til Altinn. Så her er det viktig at den ansatte er registrert riktig i forhold til "Arbeidssted", med "Fra-data" / "Til-dato" som anses som en startdato / sluttdato i A-meldingen, "Yrke" og "Andel av stilling".  Merk! "Andel av stilling" skal alltid stå til 100% hvis den ansatte har ett arbeidsforhold. Det vil si at en ansatt ikke ligger med to åpne linjer på arbeidsforhold med enten forskjellige arbeidssted, yrke eller arbeidsforholdtype. Det er først da du skal justere "Andel av stilling". Jobber den ansatte i en redusert stilling så er det feltet "Stillingsbrøk" på arkfane "3- Ansattopplysninger" som må overstyres.  Arbeidsforholdtype I versjon 11 har vi fått inn kolonnen "Arbeidsforholdtype". Det vil si at en ansatt kan ha flere arbeidsforholdtyper, for eksempel "Ordinært arbeidsforhold" og som "Pensjon og annet". Her definerer du "Andel av stilling" ut ifra hvilke prosent den ansatte har på vært av arbeidsforholdtypene.  I denne versjonen kan du også endre Arbeidsforholdtype uten at du må sette den ansatte med Arbeidsstatus "Sluttet". Når du endrer arbeidsforholdtype på Ansattopplysninger, vil du få opp en dialog med "Dato for endring". Her setter du inn datoen for når det nye arbeidsforholdtypen skal gjelde fra. Videre får du opp en ny dialog: Trykker du "Ja" på denne blir Arbeidsforholdfanen oppdatert med en til dato på det forrige arbeidsforholdet, og en ny linje med fra dato på det nye arbeidsforholdet, samme dato som du satte inn i dato for endrings dialogen.   Avsluttet arbeidsforhold, ferdig innrapportert Denne kolonnen er også ny i versjon 11. Den er ikke framme som standard så den må hentes frem ved tabelloppsett. Før versjon 11 har ikke Visma Lønn rapportert ansatte som har en sluttdato som er mer enn 6 måneder tilbake i tid for innværende måned i A-meldingen. "Avsluttet arbeidsforhold, ferdig innrapportert" vil nå gi deg mulighet til å kunne sluttmelde en ansatt som har en sluttdato som er lengre enn 6 måneder tilbake i tid. Det vil si for eksempel en ansatt som har sluttet 31.12.15. Når huken er av = sluttdato mer enn 6 måneder.  Når huken er på = begrensing på 6 måneder.  Eksempel: Går du inn på den ansatte og registrerer sluttdato 31.12.15 så vil denne bli med i neste A-melding. Når du har sendt A-melding vil huken for "Avsluttet arbeidsforhold, ferdig innrapportert" bli satt automatisk. I dette tilfelle sender du inn en A-melding på innværende måned, enten om det er "Kun ansattopplysninger" eller A-melding på en lønnskjøring. Trenger ikke å sende A-melding tilbake i tid for at sluttdatoen skal bli sendt inn riktig.    Ansatt som slutter, og begynner igjen En ansatt som skal slutte må legges inn med arbeidsstatus "1- Sluttet" og med en "Sluttdato". Det som er forbedret i versjon 11 er at når du lagrer den ansatte så blir sluttdatoen flyttet over til arkfane "5- Arbeidsforhold" i kolonnen "Til dato" med engang. Tidligere har det feltet blitt utfylt i det dere har sendt inn en A-melding.  Når den ansatte skal begynne igjen er det veldig viktig at du bruker samme ansattnr som er opprettet fra før av. Fremgangsmåte når den ansatte begynner igjen: Endre arbeidsstatusen fra "1- Sluttet" til "0- Aktiv", og fjern "Sluttdato".  Da vil du få opp denne meldingen:       Når du trykker på "Ok" vil feltet "Ansattdato" bli blanket ut. Her må du angi den nye ansattdatoen. (Hvis du vil se historikk på når den ansatte begynte kan du se det på arkfane "7- Personalopplysninger" i feltet "Ansatt første gang").  Når du lagrer den ansatte kommer denne boksen opp. Her har Visma Lønn blanket ut "Dato for endring" som gjør at du må sette den samme ansattdatoen.  Forbedringen i versjon 11 er da at systemet vil automatisk legge opp en ny linje på arkfane "5- Arbeidsforhold" med den nye startdatoen.   Spørsmål til support: - Jeg finner ikke igjen den ansatte i lønnssystemet. - Ansatte som har sluttet mer enn 2 år tilbake i tid ligger mest sannsynlig som "Sperret". Du kan lese mer om hvordan du finner igjen ansatte som ligger som "Sperret"  her.  - Jeg har en ansatte som sluttet 31.12.14 (mer enn 6 måneder siden). Hvis jeg legger inn denne sluttdatoen blir den rapportert til A-ordningen da? Ja. I versjon 11.10 så vil sluttdatoen bli meldt inn uansett hvor langt tilbake den er. Men når den er meldt inn en gang blir det satt huke for "Avsluttet arbeidsforhold, ferdig innrapportert". Da blir ikke den ansatte med lenger. Men du kan selvfølgelig fjerne huken så blir den med igjen. ... View more

I versjon 11 har vi fått en ny funksjon som gjør at du kan lese inn import av refusjon sykepenger fra NAV. I versjon 11 kan du nå importere filen som du får fra NAV inn til Visma Lønn. Selve filen kan du laste ned / lagre fra Altinn. Du leser inn filen ved å gå på "Rutiner / Fravær / Import refusjon sykepenger". Her finner du igjen filen som du har lagret på datamaskinen.  Etter at filen er lest har du mulighet til å "Koble refusjon mot fravær". Systemet gjør da en sjekk på om fraværstransaksjonene som ligger i filen kan kobles mot fraværet som ligger i fraværsregistreringen. Dette er en valgfri rutine.    Sykepenger refusjon Dette feltet finner du under "Rutiner / Fravær / Sykepenger refusjon". Dette bildet gir deg en oversikt over hva som har blitt lest inn fra filen. Her vil du se hvem ansatt, beløp, fra-dato/til-dato.    Fraværstilfelle med refusjon Her ser du en oversikt over alle transaksjoner i NAV-fanen til alle ansatte og hvilke refusjonstransaksjoner de er koblet til. Du kan velge å oppdatere refundert beløp ved å trykke på knappen "Oppdater refundert beløp". Dersom du velger denne, vil feltet "Faktisk refundert beløp" på fraværstransaksjonen du har valgt i øverste kolonne bli summert ut fra refusjonstransaksjonene som er koblet til. Du kan også oppdatere "Faktisk refundert beløp" manuelt som tidligere. Dette er også en valgfri rutine. Lønnsregistrering Videre kan refusjonen overføres til lønnsregistreringen. I "Lønnsregistrering" og "Lønn pr. ansatt" er det lagt inn en knapp "Overføre refusjon". Du får opp en dialog med lønnsår og kjørenummer, fra-dato og til-dato, og en liste med ansatte. Transaksjoner som matcher datoutvalget blir overført til lønnskjøring og merket "Overført lønnsreg." i tabellen fraværstilfelle med refusjon og sykepenger refusjon. Det er lagt inn et nytt felt "Refusjon ID" på lønnsregistreringslinjen som inneholder id til refusjonstransaksjonen. Transaksjonene blir overført til lønnsart for refusjon AGA sykepenger, standard lønnsart 99. Dersom ansatt har kryss for "UTL1", blir transaksjonen overført til refusjon AGA sykepenger UTL1, ut i fra hvilken lønnsart du har satt opp "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Lønnsarter andre", standard lønnsart 98.   Rapport "Oversikt over refusjon importert fra NAV" Under "Utskrifter / Fraværsrapporter" er det lagt inn en ny rapport " Oversikt over refusjon importert fra NAV". Her kan du velge fra-til dato, fra-til ansattnummer og om du vil skrive ut transaksjoner som allerede er overført til lønnsregistrering. ... View more

I versjon 11 har vi fått en ny funksjon som gjør det mulig å innrapportere permisjon i A-meldingen fra fraværsregistreringen. I dag så blir permisjonsopplysninger rapportert via arbeidsstatusen til den ansatte.  Hvordan det gjøres kan du lese mer om i dette brukertipset.  Mange kunder registrerer også permisjon / permittert via fraværsregistreringen fra før. I versjon 11 har vi fått en ny funksjon som gjør at du kan velge å rapportere  permisjonsopplysninger i A-meldingen via fraværsregistreringen isteden.  Ønsker du å hente permisjonsopplysninger i fraværsregistreringen må du sette opp følgende:  Før du begynner med å hente permisjon fra fraværsregistreringen må du sørge for at alle permisjoner / permitteringer som er meldt inn tidligere i A-meldingen og ikke er avsluttet pr idag også er registrert i fraværsregistreringen med samme / riktig fra- dato.  Skal denne funskjonen benyttes må du se at du har på en huke for "Hent permisjonsopplysninger fra fraværsregistreringen". Denne huken finner du under "Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger". Fraværskoder: Permisjon: Alle fraværskoder med kodebehandling "Permisjon" blir rapportert med beskrivelse "Permisjon" når du sender inn A-melding. Oversikt over fraværskoder finner du her.   Permittering: I versjon 11 har vi fått en ny standard fraværskode "35 - Permittering". Du kan se oppsettet av fraværskoden her.  Hvordan registrere permisjon og permittert i fraværsregistreringen kan du lese mer om her.  MERK! Det er viktig at du ikke endrer fra-dato på en innsendt permisjon i fraværsregistreringen, for da vil den få en ny ID neste gang du sender inn a-melding og vil da bli feil hos NAV/AA-registeret. Det er ikke noe farlig å endre på "Til-dato". I Visma Lønn versjon 11 har vi også fått en ny rapport som viser en status over hvilke ansatte som er registrert med permisjon / permittert idag. Du kan lese mer om denne rapporten her. ... View more

Fristen for å levere A-melding på desember lønn vil være 5. januar 2017. Support har fått noen hendvendelser på om fristen for å levere A-melding på desember lønn vil bli utsatt, men fristen vil være 5. januar 2017. Etatenes fellesforvaltning har ikke anledning til å innvilge utsatt frist for levering av opplysninger i a-ordningen.  Altinn har lagt ut mer informasjon her. ... View more

Merk! Fraværskode "35- Permittering" er en type fridag, du kan ikke registrere denne på samme dag som en ordinær fridag uten at du får alarm på overlappende fraværsregistrering. Dette vil også medføre dobbeltreduksjon av avtalte dagsverk, det vil si du vil få negative avtalte dagsverk (og faktisk utførte dagsverk) på fraværsrapportene. Dette har ikke noe påvirkning på A-meldingen. Når du skal registrerer på fraværskode "35-Permittering" må du fjerne alle fridagene i permitteringsperioden, eller registrere for en uke av gangen.  ... View more

Enkelte brukere opplever at de får "Ingen adgang" når de logger inn i Expense. Visma HRM support har fått hendvendelser på at enkelte bruker får feilmelding om "Ingen adgang" når de logger seg inn i Visma.net Expense. Løsningen er: etter du har logget inn ser du brukernavnet (e-post adresse) opp til høyre. Klikk her og velg firma i nedtrekksmenyen. Da skal du få tilgang. ... View more

Noen opplever å få feilmeldingen "Encountered an improper argument" ved utskrift Vi har opplevd at noen kunder opplever å få feilmeldingen "Encountered an improper argument" ved utskrift. Spesielt ser vi at dette skjer hos kunder som har en windows 10 pc.  Pr nå har vi ingen god løsning som gjør at feilmeldingen forsvinner helt. En omgåelse er å bruke piltastene på tastaturet til å navigere på utskrifter. Da vil du kunne ta ut rapporter uten å få feilmelding.  ... View more

Ofte stilte spørsmål og feilsøking vedr integrasjon med Visma.net (OPG og Sync Engine). On Premises Gateway - installasjon On Premises Gateway - customer administrator  On Premises Gateway - vertifiseringen står å henger Bytte til faktisk IP adresse Kontrollere at OPG kjøre mot samme kundenr. som det som brukes i Visma Lønn Intgrasjon med Visma.net / registrer firma feiler Sync Engine Ingen synkronisering av grunndata fra Visma Lønn til Visma.net   Lurer du på noe vedr On Premises Gateway installasjon og/eller intgrasjon mellom Visma Lønn og Visma.net vil forhåpentligvis denne siden være til hjelp. Oppsettet finner du under "Rutiner / Registrering / Visma.net / Oppsett". On Premises Gateway - installasjon Har du installert OPG fra før trenger du ikke å gjøre det på nytt. Er du ikke kjent med hvem customer administrator som ble lagt inn når OPG først ble installert må OPG avinstalleres. Dettes gjøres via den mappen hvor OPG ble installert. Start filen "Uninstall.exe". Etterpå installerer du OPG på nytt med ny / riktig customer administrator.  On Premises Gateway - customer administrator  Her må riktig customer administrator legges inn. Det må være den samme customer administrator som ble registrert når OPG ble installert. Har du klart å legge inn feil customer administrator eller feil verdier i Visma Lønn så må det slettes i VcpConfig.ini filen. Denne filen ligger på server / datamaskin hvor Visma Lønn er installert. Åpne windows utforsker å gå til  "C:\ProgramData\Visma\Visma Lønn\Config". Slett de to linjene som starter med  "CustomerAdminUser"og "CustomerAdminPwd". Avslutt VL_srv prosessen etter at endringene har blitt gjort. Neste gang du går i Visma Lønn og i oppsettet under "Rutiner / Registering / Visma.net / Oppsett" vil måtte legge inn brukernavn og passord på nytt.     On Premises Gateway - vertifiseringen står å henger  Hvis første punkt "Visma On Premises Gateway" står å henger etter at riktig customer administrator har blitt lagt inn kan det være at dere kjøres Visma Lønn på en lisensfil. Dere må isteden kjøre på en aktiveringsnøkkel. Denne kan dere få av lisensavdelingen eller forhandleren deres. Du ser om du bruker en lisensfil om du får på server / maskin hvor Visma Lønn er installert på standard område:  C:\ProgramData\Visma\Visma Lønn\Config. Her skal du finne en fil med maskinnavnet som har endelsen .lic.  Det kan også være at dere har en proxy server. OPG støtter offisielt ikke proxy -  konfigurasjon. Det er allikevel mulig å sette det opp, men dette ligger utenfor vår support område. Hør med IT ansvarlig eller forhandler. Det står litt mer om dette i OPG installasjonsbrevet.    Bytte til faktisk IP adresse (anbefaling) Må gjøres hvis OPG er installert på en annen server / maskin enn Visma Lønn Support anbefaler helst at OPG installeres på samme server / maskin som Visma Lønn. Har du ikke gjort det må du endre i to filer for at kommunikasjonen går gjennom køene til Visma.net.  C:\ProgramData\Visma\Visma Lønn\Config\VafConfig.ini - linjen OPGURL=http://127.0.0.1:55555/OPGatewayService/OPGatewayService - her må ip-adressen endres hvis OPG er installert på en annen maskin.    VL_srv.exe.config (du finner denne der hvor Visma Lønn er installert) -Har du gjort endringer i VAFConfig.ini så må du også endre i denne filen.  Endre "localhost" til maskinen hvor OPG er installert.   Kontrollere at OPG kjøre mot samme kundenr. som det som brukes i Visma Lønn 1. Gå til: C:\Program Files (x86)\Visma\OnPremisesGateway\OPGDiagnosisApp 2. Kjør Visma.Services.OPGateway.OPGDiagnosisApp.exe, Velg fanen "Check Machine", kjør 'Check'  Nederst i loggen finner du: OPG  CustomerID: 'for eksempel 519095.  Support kan også bistå med å finne ut hvilken kunde dette nr. er knyttet til. 3. Sjekk at det er samme customer som ligger i lisens fila  "C:\ProgramData\Visma\Visma Lønn\Config". Åpne filen  .lic'  på linjen  <customerId>519095</customerId>. Hvis det er forskjellige kundenr. her, må du enten avinstallerer OPG og innstallere med riktig kunde. Det finnes også andre mer omfattende alternativer, ta kontakt med support. Du ser også kundenr, i Visma Lønn under "Vis / Lisensinformasjon" feltet "Customer id". Og i Visma.net under "Settings / Lisenser" klikk på "Visma Lønn" og feltet "Kunde-ID for ERP" her må du finne samme kundenr.  Intgrasjon med Visma.net / registrer firma feiler Hvis det skulle stoppe opp på punktet under "Intgrasjon med Visma.net" eller "Firma" er det ofte pga at OPG kjører ikke mot samme kundenr som det brukes i Visma Lønn. Det vil si at kundeforholdet må ligge under rett "Customer" i Visma.net mot kundeforholdet som er aktivert i Visma Lønn. Typisk regnskapskontorer som kjører på et kundenr og lisens i Visma Lønn, men kunden selv har kjøpt en Visma.net tjeneste under sitt kundeforhold. For at firma i oppsettet skal bli registrert må kundeforholdet flyttes til regnskapskontoret sitt kundeforhold, eller regnskapskontoret opprette en ny bedrift for kunden under sitt kundeforhold. Er dette tilfelle ta kontakt med support eller deres Visma forhandler.  Sync Engine Sync Engine krever at "Windows Feature" "Microsoft Message Queue (MSMQ) Server" er aktivert i Windows. Du finner meldingskøene under "Computer Management / Services and Applications / Message Queuing / Private Queues".     Kommunikasjonen med køene gjøres via  Microsoft Message Queue Server .  I problemsituasjoner, endre sikkerhetsinstillingen til at "Everyone" har tilgang til Visma Lønn tjenestene.   Ingen synkronisering av grunndata fra Visma Lønn til Visma.net Vi på support har erfart at MDM ansatte / lønnsarter / ansvarsenheter / hovedbokskonto ikke blir overført til Visma.net. I oppsettsbilde er det gule trekanter (kan også være grønt ikon) og ingenting blir overført til MDM og meldingskøene er i orden. I oppsettet kan du prøve å trykke på "Aktiver" under feltet "Integrasjon med Visma.net" slik at tunnelkøene blir "oppfrisket". Trykk deretter på MDM ansatte / lønnsarter / ansvarsenheter / hovedbokskonto. Overføring fra Visma Lønn til MDM vil da synkroniseres på nytt.  Vi har også sett i noen tilfeller at det ovenfor ikke har hjulpet. I oppsettsbilde kan alt være grønt.   Selvom OPG er installert på samme server  / maskin som Visma Lønn, kan det være at synkroniseringen av grunndata til MDM ikke blir gjort. Grunndata menes med ansatte, lønnsarter, hovedbokskontoer og ansvarsenheter. Som vi skrev tidligere at du måtte endre i VafConfig.ini filen hvis OPG kjørte på annen server, kan du også endre i denne filen hvis kunden har problemer med å overføre grunndata. Det har løst mange supportsaker her hos oss. Her trenger du kun å bytte ut IP adressen, med servernavn som i dette tilfelle er servernavnet hvor Visma Lønn er installert. Maskinnavn vil stå sterkere enn IP adressen som ligger standard inne på vafconfig filen.  MERK! Bruker dere synk fra Visma Business / Visma Global versjon 11 så skal ansvarsenheter og hovedbokskonto være gult i oppsettet, og dermed skal ikke dette blir overført fra Visma Lønn.  MERK!  Vi har ikke lenger støtte for at Visma Document Center sender kostnadsbærer og hovedbokskontoer. Dette kan kun sendes fra regnskapssystemet.               ... View more

Har du utbetalt feriepenger / sluttoppgjør ved en feil må dette korrigeres i en ny lønnskjøring. Har du utbetalt feriepenger / sluttoppgjør ved en feil må dette korrigeres i en ny lønnskjøring. Du kan ikke bruke standard lønnsart 290 / 6510 eller 295 / 6560 til å korrigere med da feriepenger er allerede utbetalt og har tømt feriepengelista. Da må du kopiere / lage en ny lønnsart som du korrigerer med. Kopier standard lønnsart 292 - Feriepenger til gode fra tidligere år. Den skal se for eksempel slik ut.  Opprett en trekkfri kjøring hvor du bruker den nye lønnsarten. Har det blitt trukket skatt av feriepengene / sluttoppgjøret korrigeres det manuelt som en vanlig korrigering. Vi har et brukertips på hvordan korrigere en godkjent lønn her.   Etter godkjenning må denne nye lønnskjøringen sendes inn til Altinn på vanlig måte.  MERK! Den nye lønnsarten for korrigering av feriepenger vil ikke påvirke feriepengelista. Dvs at beløpet som er av feriepenge til gode vil fortsatt stå til 0. Korrigeringen er kun i forhold til innberetttning og betaling.  Når feriepenger skal utbetales på nytt må du bruke den nye lønnsarten til å manuelt utbetale det den ansatte skal ha i feriepenger / sluttoppgjør.  ... View more

Legg inn riktig kontonr for skyldig feriepenger. ... View more

Registrering av antall dager om bord for sjøfolk For sjøfolk med hovedbeskjeftigelse om bord på skip i fart, skal faktisk antall døgn om bord oppgis. Det må gjøres med en egen lønnsart med rett A-meldingsnr 7751. Dette skal kun registreres som en tilleggsopplysning.  Hvis det viser seg at det er innrapportert feil antall dager i en tidligere innsendt A-melding, er det ikke nødvendig å korrigere denne. Antall dager kan i stedenfor korrigeres ved en senere anledning. Det er ikke nødvending at antall døgn om bord er korrekt pr. måned, så lenge det innrapporteres korrekt antall totalt i løpet av året.  Eksempel på lønnsart kan du se her.  ... View more

I "Sats" kan du legge inn 0,00001.  ... View more