Användartips för Visma Control

I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2024 och 2025, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2023. Innan du byter år behöver du låsa 2023, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2025 rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier. Du kan fortfarande bokföra på år 2024.    Ladda ner en instruktion här!

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor. Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.     Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

För att smidigt kunna hantera förändringar i ditt anläggningsregister, kan du i Anläggning / Anläggning direkt vidta olika steg. Huvudboken uppdateras utifrån de val du gjort.    Dela anläggningar: Det finns möjlighet att dela en anläggning. Det kan vara aktuellt om du till exempel vill sälja en del av anläggningen, eller om en del av anläggningen ska tillhöra ett annat kostnadsställe. Alla belopp och tidigare bokförda avskrivningar fördelas proportionellt mellan den ursprungliga och den nya avdelade anläggningen. Slå ihop anläggningar: Processen är lämplig när flera preliminära anläggningar har skapats via fakturor i leverantörsreskontran och behöver konsolideras till en huvudpost. Det är också användbart om du vill öka eller minska inköpsbeloppet. Minst en av anläggningarna behöver vara preliminär. De preliminära anläggningarna raderas efter sammanslagningen. Sälja anläggningar: När en anläggning säljs uppdateras status till "utrangerad, såld". Det är möjligt att sälja flera anläggningar samtidigt genom att ange ett totalt försäljningsbelopp som fördelas jämnt över de valda anläggningarna.  Hör av dig om du har frågor eller funderingar som gäller anläggningstillgångar. 

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.  

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.    Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan

Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Visma Control är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:   Välj budgettyp: I Visma Control kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.   Smart fördelning: Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.     Flexibilitet med indexering: Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.   Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor till supporten. 

DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.    Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?   Registrera leverantörsfakturan som delbetald   Gå in under Inköp / Registrera betalning. Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange betalningssätt och betalningsdatum. Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr. Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").     I leverantörsreskontran ser det ut så här:      Registrera kundfakturan som betald   Gå in under Försäljning / Registrera betalning.  Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.  Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr. Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.    Kontroll i systemet   Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra. Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.   Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar. 

Om en skapad kundfaktura visar sig vara felaktig, kan du radera den så länge den inte är bokförd. Gör så här: 1. Gå till Försäljning - Sök 2. Välj "Kundfakturor" i rullistan (istället för kundreskontra) 3. Sök fram fakturan på löpnummer 4. Markera fakturan 5. Välj "Radera skapade"        När en faktura bokförs, ändras dess status till "bokförd" och både reskontra och redovisning uppdateras. I detta läge kan du inte längre radera fakturan genom "Radera skapade". Dina alternativ är då: 1. Gå till Försäljning - Operationer för att makulera eller radera reskontraposten 2. Kreditera fakturan

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Visma Control från version 15 för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad. För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".     Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Mottar du meddelanden från Autopay om exempelvis avvisade betalningar och önskar att fler inom organisationen ska få samma information?   För att möjliggöra detta, behöver du navigera till bankavtalet i Autopay. Välj "Administration" och under bankavtalet hittar du en redigeringsikon under "Åtgärder". Inom fliken "Lägg till information om betalaren" hittar du fältet "E-postkontaktlista". Här kan du redigera och lägga till ytterligare användare som ska motta meddelanden från Autopay.   Denna funktion säkerställer att relevant information snabbt och effektivt når rätt personer inom din organisation.       Har du några tankar och funderingar? Tveka inte att höra av dig till Visma.control@visma.com

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".   För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

Hej allihopa!   Under semesterperioden har vi lägre bemanning, vilket kan leda till något längre handläggningstider än vanligt. Vi uppskattar din förståelse och kommer att sträva efter att svara på dina frågor så snabbt som möjligt. Behöver du  personlig service via telefon registrera ett ärende så tar vi kontakt med er.   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.    Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.   Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.   Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.