Användartips för Visma Control

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.    Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan

DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.    Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?   Registrera leverantörsfakturan som delbetald   Gå in under Inköp / Registrera betalning. Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange betalningssätt och betalningsdatum. Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr. Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").     I leverantörsreskontran ser det ut så här:      Registrera kundfakturan som betald   Gå in under Försäljning / Registrera betalning.  Ladda fram fakturan med löpnumret.  Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.  Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr. Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.    Kontroll i systemet   Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra. Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.   Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar. 

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad. För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".     Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".   För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.    Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.   Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.   Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.   

Har du betalningar som är betalda i Autopay men inte slagit igenom i Control? Då kan du använda dig av funktionen Uppdatera Autopay status som du finner under Inköp - Operationer.  Här väljer du Affärsenhet samt klickar i Control buntnummer och skriver in det buntnummer som står i kolumnen Autopay Buntnummer. Buntnummret hittar du om du söker fram reskontraposterna i Inköp - Sök. Har du inte kolumnerna som visar detta kan du lägga till dem med det lilla blå kugghjulet.  Om Autopay Status nu har ändrats till betald efter operationen så kan du gå till Inköp - Registrera betalningar - Skickad via Autopay, och ladda fram betalningarna där för återraportering.  Observera att denna funktionen finns i Control version 12 och uppåt.

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

Om du har registrerat en manuell betalning som visar sig vara felaktig, kan du börja med att kontrollera värdet i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. När värdet är DB kan du stryka betalningsraden och registrera om betalningen. Som alternativ kan du återställa betalningen, genom att registrera en negativ betalning, d v s samma som den felaktiga men med minustecken på beloppet. .    När du registrerar en betalning i utländsk valuta, är det utländska beloppet du ska ange. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.     I de fall det står SB, Slutbetald i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden, kan du däremot inte redigera betalningen. Hör av dig till visma.control@visma.com om du vill ha exempel på hur andra kunder gör i det fallet.   Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du 5 tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.    Så länge betalningen inte har godkänts i Autopay, kan du ändra förfallodatum eller avbryta betalningen. Klicka på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum. Avbryt betalningen genom att klicka på Avbryt längst ner till vänster på sidan.  En godkänd betalning hittar du på fliken Översikt. Här kan du klicka på en betalning och därefter på knappen Visa betalningshändelser för att se status och utförda åtgärder. För att avbryta en godkänd betalning behöver du kontakta banken.  När en betalning har status "Mottagen av bank" eller "Avvisad av bank" behöver du även då i första hand kontakta banken om du behöver ytterligare information om vad som hänt.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay".  Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. Hör av dig till visma.control@visma.com om du behöver hjälp.  Om problemet kvarstår kan du be din IT-avdelning starta services.exe och starta om tjänsterna Visma User Directory Server; Visma Reporting Service; Visma Control Service och Visma Cloud Gateway.  På Vismas sida med driftstatus kan du hitta information om tjänsten Visma.net Autopay under rubriken Common Services. Där kan du se om tjänsten är i drift eller om det finns någon tillfällig störning.  Var artikeln till hjälp? Logga in och ge oss en tumme upp!  

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan. Ni kan läsa mer om det här  https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851   Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto.Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Nytt från version 15 är att du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27. Antalet likviditetsposter i fältet typ har utökats med tre poster.    Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.