Användartips för Visma Net

I denna artikel går vi igenom hur man skickar e-post i Visma.net ERP. Hur man sätter upp e-postkonton i systemet förklarar vi här.   På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Gå till t.ex. Meny - Order - Transaktioner - Försäljningsordrar (SO301000) Välj en order som du vill skicka via e-post. Tryck på Åtgärder - Skicka med e-post   Då kommer den upp i Väntande e-post (SM507000). Där kan man välja vilka e-post som ska skickas ut och trycka på Behandla eller skicka ut alla genom att trycka på Behandla alla   En annan möjlighet är att skicka ut e-post i Skicka och ta emot e-post (SM507010). Under Åtgärder väljer man om man vill skicka, hämta eller både skicka och hämta alla mail.     Alla e-post i Visma.net ERP hittar man under Alla e-postmeddelanden (CO409070). I olika flikar kan man se utgående, inkommande, misslyckade och arkiverade e-post.    

I denna artikel går vi igenom vad som är best practice gällande formulär i Visma.net ERP.   Om inställningarna för formulär inte är korrekta i Visma.net ERP kan det vara så att standard rapporterna som ligger i programmet används. Dessa är inte uppdaterade och det är inte tänkt att använda dessa.   I systemet finns det inställningar för formulär på 3 olika nivåer som följer en hierarki: Entitet: Specifikt för den kund/leverantör som det är inställt på. Klass: Applicerat på alla kunder/leverantörer som har samma klass. Modul: Övergripande för alla kunder/leverantörer som inte har ändrat på inställningarna.   På Kunder (AR303000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundklasser (AR201000) under fliken Utskicksinställningar.     På Kundreskontra (AR101000) under fliken Rapporteringsinställningar.     Liknande inställningar finns för de flesta andra moduler (T.ex Leverantörsreskontra, Projekt, mm).   Om du inte har ett specifikt behov är det generellt bäst att inte ändra på inställningarna.    I detta exempel vill kunden ha formulär AR.64.11.8S (Faktura, svensk adress till höger) på sina fakturor.   Detta bör då ändras under kund specifika inställningarna och inte i Kundreskontran (standard AR.64.10.00) för att inte påverka andra kunder.    

I denna artikel visas hur man ändrar språk i Visma.net Financials.   För att ändra språk gå till Mina Visma.net-uppgifter. Man kommer dit genom att trycka på sitt namn i högra hörnet.   Man kan också gå direkt till accountsettings.   Tryck på pennan för att kunna redigera uppgifterna     Välj önskat språk och tryck på Spara.  

En av de absolut svåraste frågorna att ta ställning till vid köp och implementation av affärssystem är balansgången hur standardiserat eller anpassat det ska vara. Standardisering har ju definitivt sina fördelar. Jag tänker främst på att det gör att vi kan automatisera rutiner och arbeta mer med avvikelsehantering. Hela poängen med att välja Visma.net enligt mig.   MEN   Att bara starta igång programmet utan att göra minsta anpassning är också ganska dumt. Jag har ännu inte stött på ett enda företag eller ekonomiavdelning som arbetar helt “enligt standard”. Även om det ju vore drömmen - tänk vad vi skulle kunna automatisera!   Där är vi ju inte riktigt än i dagsläget, vi kan inte automatisera avvikelser till exempel. Även om många avvikelser följer samma mönster de med. Därför finns möjligheten att göra små, små förändringar som gör det lättare för just dig att arbeta med Visma.net. Det är framförallt två anpassningar jag verkligen rekommenderar dig att göra:   1. Favoritmarkera rapporter och förfrågningar du ofta använder Den här funktionen brukar jag vara lite försiktig med att rekommendera i början. Den kan nämligen missbrukas på ett sätt som gör att du slipper lära dig att hitta i systemet. Dock är den himla fiffig när det kommer till att slippa komma ihåg namnet på det där fönstret där du alltid hittar de svaren du behöver (har vi inte alla våra favoritförfrågningar?).   För att favoritmarkera klickar du bara på stjärnikonen - och voilá, du får en ny flik, favoriter, med de sidor du har stjärnmarkerat.       2. Flytta, lägg till och ta bort kolumner Vi har tyvärr ingen statistik på hur många som redan gör detta. Källa magkänsla säger att det är alldeles för få. Det här går dessutom att göra lite överallt i Visma.net. Det jag pratar om är den här knappen:      Så liten att ingen känner igen den egentligen. Men den är placerad längst till vänster på radnivå i väldigt många fönster och flikar. Så här:     När du klickar på den lilla, lilla ikonen poppar detta fönster upp:     Och det är här det roliga börjar. I detta fönster kan du hitta dolda kolumner som du kan lägga till under Tillgängliga kolumner. Dessa flyttar du över med hjälp av Högerpilen. Du kan också dölja kolumner som kommer som standard genom att flytta dessa med hjälp av Vänsterpilen. Du kan även flytta de olika kolumnerna som du ser i fönstret. Uppåtpilen flyttar kolumnen till vänster, och Nedåtpilen flyttar kolumnen till höger.   Så lite paradoxalt måste du kanske ändå anpassa Visma.net för att kunna arbeta mer effektivt och standardiserat. För än finns inte en superstandard när det kommer till hur vi arbetar i affärssystem.

Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv. Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).   Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen Beskrivelse = Ange önskad beskrivning Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:   Text = text information Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt Kryssruta = Box för att kontrollera valet Datum/tid Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i. När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.     Kunder   Kundklasser (ScreenId=AR201000) Välj flik Attribut Välj attributen som skall användas på kundklassen Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000) Fliken Attribut Här läggs värdena in på de olika attributerna Leverantörer Samma layout och användning som för kunder. Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000) Leverantörer (ScreenID=AP303000)   Lagerförda och ej lagerförda artiklar Artikelklasser (ScreenID=201000) Välj Klass Välj Attribut Välj attributer som skall användas med artiklarna Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i Kan också läggas in som standardvärde I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500) Fliken Attribut Här läggs in alla värden på olika attributer      

Nyckeln till att effektivisera arbetet är att veta vad en lägger mycket tid på (och vad en kanske inte gör så mycket av...). Ett enkelt sätt för att ta reda på detta, i Visma.net ERP, är att gå in och kolla inloggningshistoriken per fönster. Från detta fönstret kan du nämligen ta ut historiken till en excel-fil och få det svart på vitt - vad i programmet är det ni lägger tid på?   När ni vet det kan det vara värt att börja fundera på om ni kan schemalägga några av aktiviteterna i det fönstret? Eller kanske har ni fönster som ni aldrig använder. Då går det med hjälp av behörighetsfunktionerna att dölja dessa = aldrig mera råka klicka sig in på fel flik. (Vi rekommenderar dock att ni vänder er till er partner om ni vill börja ändra i behörigheterna i Visma.net ERP)   Så här tar ni busenkelt själva reda på hur inloggningshistoriken ser ut:   1) Gå in via Meny - Användare/Roller  - Förfrågningar - Inloggninshistorik(SM201045) och väljer “Åtkomst fönster” i rutan “Åtgärd”.     2) Exporterar informationen till en Excel-fil.   Så vad lägger ni tid på? Och vilka delar kan/vill ni effektivisera ytterligare?