Brukertips Visma Webfaktura

Spørsmål Hvordan legger jeg til leveringsadresse? Svar I Webfaktura kan du legge til leveringsadresse på to forskjellige måter: Søk opp kunden under Kunder i menyen til venstre. Trykk deg inn på kunden og så videre på Kundedetaljer. Her vil du da ha muligheten til å legge til leveringsadresse på valgt kunde. Trykk på Ny faktura i menyen til venstre og velg så den kunden du ønsker å legge til en leveringsadresse på. Når du står inne på kunden, hold pilen over kundenavnet, du skal da få opp valget om å trykke på rediger adresse. Trykk deg så inn der og legg til leveringsadresse. Du kan følge akkurat samme oppskrift hvis du ønsker å endre leveringsadresse på en kunde.

Nå kan dere aktivere enklere, bedre og billigere fakturering i WebFaktura gjennom å sende alle fakturaene via Visma.net AutoInvoice.   Ved å aktivere «Send alt til AutoInvoice» får brukeren to valg på sendemåte, «Automatisk utsendelse» eller «Ikke send, jeg ordner det selv». «Ikke send, jeg ordner det selv» sender den på epost til brukeren slik at de manuelt selv kan levere fakturaen til kunden, eller laste den ned fra WebFaktura direkte. Velger brukeren «Automatisk utsendelse», så skjer dette:   Alle som kan motta fakturaen elektronisk vil automatisk begynne å få den elektronisk. Det sikrer riktigere registrering hos mottaker og dermed er det større sannsynlighet at fakturaen blir betalt i tide. Pris på elektronisk faktura finner du her. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura vil den bli sendt på e-post til de kundene som det er registrert en epostadresse på. Hvis e-posten kommer i retur og ikke kommer fram til mottaker, vil brukeren nå bli varslet om dette med et rødt kryss i fakturaarkivet i WebFaktura. Fakturaer sendt på epost er gratis. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura, og det ikke er registrert en epostadresse på mottakeren, så vil fakturaen bli sendt til mottakeren per post. Pris på fakturaer sendt per post finner du her. Feilmelding for de fakturaen som kommer i retur fra posten, vil bli varslet i WebFaktura. Fordeler med å sende alt til AutoInvoice Alle kunder som ønsker elektronisk faktura, vil få det. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt på epost som ikke kom fram. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt per post som ikke kom fram pga feil adresse. Lavere pris på fakturaer sendt per post, for priser se HER Enklere, trenger ikke lenger tenke på sendemåten Hvordan aktivere For aktivering av «Send alt til AutoInvoice», se brukerveiledning fra side 16 (vedlagt fil)

Spørsmål Er det mulig å øreavrunde? Svar Øreavrunding eksisterer ikke i Webfaktura per dags dato. Men du kan angi totalbeløpet pr linje, slik at man unngår ører.

Spørsmål Kan en faktura utarbeidet i et annet system krediteres i WebFaktura? Svar Ja, i WebFaktura kan en lage kreditnota uten link til opprinnelig faktura.  

Bruker du både AutoCollect og Webfaktura? Da må du huske på dette når du skal sende ut en kreditnota!

Spørsmål Gitt at en klient har Valutafakturering, kan man fakturere med annen kurs enn dagens? Svar Ja, man kan endre dette under Mitt firma | Valutakurser. Dette er ikke noe vi anbefaler, men skulle det være ønskelig, så kan man gjøre dette selv.

Oversikt finnes i Webfaktura under Mitt firma | Statistikk. Det er byråbruker som kan sjekke dette.

Spørsmål Når man går inn på et kundekort og har oversikten over alle ordre, så kan man på noen kunder velge "send på nytt" på de individuelle fakturaene. Men på en del kunder kommer ikke dette valget opp. Hvorfor? Svar Hvis fakturaene er sendt via AutoInvoice (EHF/elektronisk) som sendemåte, kan det ikke sendes på nytt fra WebFaktura.    Les mer her om hvordan ta ut en faturakopi

Spørsmål Er det ikke mulig å fjerne MVA haken på en kunde som er i utlandet? Svar (Å fakturere til kunde i utlandet uten mva innebærer også at varene skal sendes direkte til utlandet). Om klienten driver eksport til utlandet kan byrået definere egne varenummer som er fritatt for mva. Det må da opprettes en egen produktgruppe. (Å operere med kunder uten mva hvor produktene ligger i produktgruppe med mva fungerer ikke).

Spørsmål Er det mulig å endre produkt ID i Webfaktura? Svar Nei, når produktet er opprettet så kan ikke V/N endres. Om det ikke har vært salg på produktet så kan det slettes og opprettes på nytt, 

Spørsmål Hvordan kan jeg legge til vedlegg i Webfaktura? Svar En måte å gjøre dette på er å bruke drag-n-drop. Dette gjøres i siste steg når du lager fakturaen under "vis faktura". 

Spørsmål Hvor mange vedlegg, hvilket format kan vedlegget være og hvor stort kan et vedlegg være i Webfaktura? Svar I Webfaktura er det kun tillatt med ett vedlegg, det må være i PDF format og vedlegget kan ikke være større enn 10MB. 

Det er mye å huske på når du skal sende ut en webfaktura; vi har derfor samlet fem punkter det er viktig at du husker på.

Spørsmål Hvordan man får purregebyr på purringer fra Webfaktura? Svar Webfaktura tilbyr bare å sende purringer uten gebyr. Dette er egentlig ikke en purring, men en påminnelse. 

Spørsmål Er det mulighet for å sette opp en autogiroavtale i Webfaktura.  Svar Nei, det er desverre ikke mulig. Dette kan meldes inn som ønske under "Idéer". 

Her finner du informasjon om hva byrået ditt kan fikse for deg i Webfaktura.

Dersom noe ikke fungerer som det skal i Webfaktura-systemet, er det sannsynlig at du har fått opp en feilmelding. Her forklarer vi hva de tre vanligste feilmeldingene betyr - og hva du kan gjøre med dem.

Landkode og postnummer