Brukertips i Huldt & Lillevik Lønn

Gå til: https://hlasp.visma.com/ Hvis du ikke ser linken "Forgot your password?" til høyre for knappen "Log on" så trykk på knappene: Control(Ctrl) + funksjonstast F5 samtidig for å laste siden på nytt.   Trykk på teksten "Forgot your password" og følg anvisningene på skjermen.   Husk at den nye passordet må tilfredstille passordreglene: Det nye passordet må inneholde minst 14 tegn totalt, det må bestå av minst 1 stor bokstav, små bokstaver og tall og kan ikke inneholde fornavn/etternavn.  

Du kan søke etter blant annet personer og lønnsarter:   Her er et ekspempel:   Kartotek | Personer | Trykk F12                           Ved å sette hake på "ikke vis sluttede personer" så får du kun de aktive med.   Et annet tips for oppslag er på Lønnarter: Kartotek | Lønnarter | F12:                           Ønsker du flere tips til hurtigtaster? Trykk HER

Har du behov for å gjøre endringer i din kundeavtale med oss gjøres dette via kundemelding.   Gå til Verktøy | Kundemelding  Trykk "neste". Her fyller du inn bruksrettopplysninger, samt e-post som vi sender kontrollsiffer på. Trykk "neste". Du skal her registrere eventuell parter og hvem som har installert systemet. Trykk "neste". Her registrerer du antall brukere, klienter og rapporteringspliktige. Ønsker du flere tilleggsmoduler velges de her. Når du trykker "neste" får du informasjon om vårt tilleggsprodukt Oppslag Lønn. Mer informasjon om disse avtalene får du ved på trykke på linken i bildene.   Trykk "neste", les gjennom avtalen om bruksrett og vedlikehold, som du godkjenner ved å sette hake nederst på bildet.                             Trykk "ferdig", du kommer da til innsendingsbildet. Send kundemeldingen til oss.   Kontrollsiffer Hvis endringer gjort i kundemeldingen medfører overgang til abboenement eller endring i deres avtale hos oss, kan det ta litt tid før kontrollsiffer sendes tilbake. Kontrollsiffer sendes tilbake på e-post som legges inn i kundemeldingen. Ta eventuelt kontakt med kundesenteret@visma.com ved spørsmål.   Kontrollsiffer legger du inn her, Verktøy | Kontrollsiffer              

Opprette ny fordring Fordringer er ulike trekktyper som arbeidsgiver vanligvis foretar på vegne av den ansatte. Dette gjelder blant annet bidragstrekk, fagforeningstrekk, trekk til kreditorer, lån og utleggstrekk (restskatt til kemner).    Disse trekkene registrerer du på ansatt ved å gå til oppgaven Kartotek | Fast lønn/trekk og mappen Fordringer. La markøren stå på en blank linje og trykk "Enter" for å få opp "Opprette ny fordring-boksen". Velg deretter type trekk og trykk på "OK". Alle fordringer er knytter til en fordringshaver. Du oppretter fordringshavere i oppgaven Kartotek | Fordringshavere eller direkte i bildet mens du oppretter en ny fordring. Gjelder trekket et utleggstrekk velges aktuell kommune som er hentet fra kommuneoversikten som også ligger under Kartotek. Hvis fordringshaver benytter samme KID-nr på alle trekk, kan denne opplysningen med fordel legges inn direkte på fordringshaver. Dette brukes oftest når fordringshaver er fagforeninger.   For detaljert informasjon om oppsett av de ulike trekktypene anbefales brukerveiledningen hvor hvert enkelt trekk er beskrevet:     Brukerveiledning_Opprette fordringer    Remittere til fordringshavere Du kan overføre trukket beløp til fordringshaver i bankfilen, samtidig som du overfører lønn for en kjøring. Dette gjelder for følgende typer fordringer: Bidragstrekk Saldotrekk Trekk uten saldo Forutsetninger: Du må registrere Bankkonto på fordringshaver i oppgavevalg Kartotek | Fordringshavere | Registrere. Du må enten registrere KID nummer på fordringen som er registrert pr person i oppgavevalg Kartotek | Fast lønn/trekk eller registrere KID nummer på fordringshaveren i oppgavevalg Kartotek | Fordringshaver. Ved utskrift av bankliste for lønnskjøringen vil fordringer med KID nummer og hvor fordringshaverne har bankkontonummer, bli remittert. Fordringer til samme fordringshaver og som har samme KID nummer, vil bli slått sammen til en sum på bankliste og bankfil. Overføring til fordringshavere er spesifisert på egen side i banklisten.     Avslutte fordring For å avslutte en fordring må du gå til Kartotek | Fastlønn / Trekk og søk opp riktig ansatt. Velg  fanen Fordringer og la markøren stå på aktuell fordring/linje dersom det er flere typer fordringer på ansatt, og trykk deretter "Enter".   Flytt markøren fra status "Aktiv" til "Avsluttet". Trykk på "OK" nederst i bildet og deretter på disketten i menyen for å lagre endringen.  

Oppsett av lønnssystemet mot Altinn. Vedlegg som viser oppsettet.

Her finner du en veiledning på hvordan du forespør og importerer skattekort.  

I forbindelse med utbetaling av lønn og feriepenger når ansatt har gått bort, er det viktig å være klar over at dette er opplysninger som skatteetaten bruker til å fastsette skattepliktig beløp som alminnelig inntekt (kapitalinntekt). Dette må utbetales til ansatt på egne lønnsarter som normalt ikke utløser skatt-/AGA-plikt og innberettes på egne lønnsbeskrivelser.    Følgende utbetalinger er aktuell ved dødsfall:  Lønn opptjent og utbetalt før dødsfallet Lønn opptjent før dødsfall og utbetalt etter Etterlønn Feriepenger   Lønnsart for lønn opptjent og utbetalt før dødsfallet:  Dette kan være utbetalinger som skulle vært gjort, men som av ulike årsaker er forskjøvet. F eks dør en person i juni inneværende år, og har til gode feriepenger for 5. ferieuke som skulle vært avviklet forrige år (ferieåret). ​​Dette skal innberettes som vanlig lønn, og medtas for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.   Lønnsart for lønn opptjent før dødsfall og utbetalt etter:  Dette anses som arv, under forutsetning av at avdøde ikke faktisk og rettslig hadde adgang etter arbeidsavtalen til å kreve lønnen utbetalt før dødsfallet.                         Lønnsarter for etterlønn:  Etterlønn er lønn som løper utover dødsdato og det følger av avtale at arbeidsgiver skal betale etterlønn i X-ant måneder. Uten forhåndsavtale om dette har ikke arbeidsgiver plikt til å betale lønn utover dødsdato. Etterlønn er skattefri inntil 1,5 * folketrygdens grunnbeløp.                       Dersom det utbetales etterlønn utover 1,5 G er dette skattepliktig og det skal beregnes forskuddstrekk av beløpet.                        Lønnsarter for feriepenger ved dødsfall: For opptjente feriepenger som ikke rettslig eller faktisk kunne vært utbetalt før dødsfallet anses dette som arv og er ikke skattepliktig inntekt. Det må opprettes egne lønnsarter for utbetaling av feriepenger ved dødsfall.                        Lønnsart for feriepenger over 60 år ved dødsfall:                       Lønnsart for sluttoppgjør ved dødsfall:                      NB!  Viktig at lønnsartnummer for feriepenger sluttoppgjør ved død er et høyere nummer enn lønnsartnummer for lønn ved dødsfall, slik at beregning av feriepenger sluttoppgjør blir korrekt.    Vær oppmerksom på at tidligere avsatt arbeidsgiveravgift av disse feriepengene ikke automatisk vil bli tilbakeført i lønnsprogrammet så dette må derfor behandles manuelt i regnskapet.   For ytterligere opplysninger om utbetaling av lønn og feriepenger ifm dødsfall, sjekk på skatteetatens hjemmeside: Lønn etter dødsfall                

Etter overgang til ny mailserver i Cloud så fungerer det ikke å sende rapporter på mail fra Lønn.   Dette gjelder alle rapporter med unntak av, Periodens Lønn|Lønnsrapporter|Elektroniske Lønnslipper og Rapporter|A-Melding|Elektronisk Personoppsummering.   Dette er ikke noe vi kan gjøre noe med fra teknisk, men feilen er rapportert til Utvikling. Vi kan heller ikke reversere til gammel løsning da den ikke fungerer tilfredstillende lenger.   Men man kan fremdeles lagre rapportene sine til disk, enten til Verktøy|Åpne Standard Filområde som i cloud er Q:\HL\HLonn\Dok, eller direkte til egen maskin eller nettverksdisker i eget miljø. Så er det selvfølgelig mulig å hente de derfra og sende de via egen, lokal mailløsning.    

Når bedriften benytter Visma.net Expense og arbeidsgiver betaler enkelte reiseutgifter på en reiseregning, f.eks. fly og hotell, mens den ansatte skal ha refunderte øvrige utlegg, er spørsmålet hvordan håndtere dette i lønn/regnskap.

Dette er startsiden for å sette opp Visma.net Time & Absence for deg som bruker Huldt & Lillevik Lønn.

Standard filområde i Cloud Lønn finner du via menyen Verktøy|Åpne Standard Filområde.   Området heter Q:\HL\HLonn\Dok\, denne stasjonen ligger på vår terminalserver og alle som har tilgang til å kjøre Lønn i Cloud for ditt firma har tilgang til denne stasjonen.   Det tas kontinuerlig backup av denne filstrukturen.   Når du står i explorervinduet du åpner via Verktøy|Åpne Standard Filområde så har du tilgang til å kopierere filer mellom ditt miljø og Cloud. Du finner dine disker ved å utvide "This PC" i venstre rute.   Du kan også lese timelister eller fraværsfiler direkte inn i Lønn fra ditt miljø ved å utvide  "This PC" og klikke deg inn til riktig fil når du står i Importvinduet på f.eks Periodens Lønn|Importere. Din maskins lokale disk er markert som Local Disk C:, og dine nettverksdisker heter Network Drive... Du kan også overstyre lagringsområde når du eksporter rapporter, bankliste, regnskapsbilag m.m. tilbake til eget miljø ved å bruke denne fremgangsmåten.   NB.  Siden Lønn kjøres via Citrix så er det viktig at du svarer riktig på alle Citrixdialoger som spør om tilgang til dine disker.   Disse Citrixdialogene må man ALLTID svare "Permit all access" på!!  Blir man nektet å eksportere fila, og ikke får opp dialogen i bildet over, så må man lokalisere Citrixikonet nede i Taskbarfeltet, høyreklikke på Citrixikonet og velge "Connection Center" Klikk på Servernavnet over "Huldt & Lillevik Lønn 5.0 -\\Remote" Klikk så på knappen "Preferences" Under "File Access" så skal valget stå på "Read and write".

Du må knytte typene i Visma.net Expense mot lønnsarter for å kunne overføre transaksjonene til Huldt & Lillevik Lønn

 SQL Server Express/Full - SQL 2012->SQL 2017 .NET 3.5 SP1 og .NET 4.x OS on PC: Valid Windows operating systems OS on Server: Valid Windows operating systems Memory  Minimum: 512 MB  Recommended: > 1 GB (Limited to 1 GB for Express) >4 GB Processor speed: Minimum: x64 Processor: 1.4 GHz Recommended: 2.0 GHz or faster Processor type: x64 Processor: AMD Opteron, AMD Athlon 64, Intel Xeon with Intel EM64T support, Intel Pentium IV with EM64T support   Link to source. Please check this link for in depth information: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms143506.aspx

 I Visma Expense så har man mulighet til å bruke Google 2 faktor autentisering via Googles app. https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2&hl=en   NB. Før man velger Alternativ 2. Kundens Administrator i Expense aktiverer 2 faktor for alle ansatte. Så tenk først gjennom dette: Før man går til det skritt å aktivere dette for alle brukere så verifiser at alle ansatte har smarttelefoner som kan kjøre denne appen, og om det er ønskelig å aktivere for alle ansatte, eller om det heller er hensiktsmessig å ha det pr. bruker. Vær også klar over at det er enkelt å aktivere det for alle ansatte, men at det vil medføre mye ekstraarbeid å deaktivere det hvis man går for dette alternativet. Dette gjelder spesielt for regnskapskontorer og andre som har mange firmaer de kjører lønn for da det å deaktivere løsningen må gjøres av hver enkelt bruker,  det kan ikke bare skrues av globalt på samme måte man skrur det på.   Alternativ 1. Aktivering på brukernivå.(Hver enkelt bruker må gjøre dette selv.) Logg inn i Visma Expense på brukeren din. Klikk på navnet ditt øverst i høyre hjørne på siden og så på "My Details"     Under Security så klikker du på "Enable Two-step verification"   Autentiser deg med Expensepassordet ditt.   Klikk "Continue"   På smarttelefonen din, åpne "Google Two-step authenticator" appen og klikk på den røde knappen med + symbolet nederst og velg opsjonen "Skann en strekkode", skann strekkoden på skjermen, legg inn koden du får i appen for "Visma Connect".   Noter deg nødkoden på ett sikkert sted.   Klikk "Done"     Neste gang du logger inn i Expense vil du bli bedt om å autentisere med kode fra appen.   Alternativ 2. Kundens Administrator i Expense aktiverer 2 faktor for alle ansatte. Logg inn med administratorbrukeren i Expense. Klikk på fanen "Admin".   Klikk på "Configuration"   Sett hake i boksen "I want to enable 2 step verification for my users."