Brukertips i Visma Global

Fra versjon 15.00 er det mulig å forhåndsgodkjenne betalingen i samme steg som man godkjenner fakturaen i Visma.net Approval. Det vil si at når betalingen sendes fra Visma Global til Visma.net Autopay, så er den allerede ferdig godkjent og vil sendes direkte fra Visma.net Autopay til banken.    Vedlagt dokument viser steg for steg hvordan dette settes opp og gjøres.

Denne artikkel tar for seg hva som må gjøres i de forskjellige integrasjonene mot Visma Global dersom en klient skal bytte organisasjonsnummer og/eller endre kundeforhold.   Visma.net Autoinvoice I Visma.net AutoInvoice må firmaet med det nye organisasjonsnummeret registreres som et nytt firma i AutoInvoice, og deretter kobles mot ERP systemet (slik som en ny-registrering i AutoInvoice).    Visma.net tjenestene Her kan dere selv logge inn i Visma.net for å endre organisasjonsnummeret. Gå i Admin / Firmaer. Finn deretter det aktuelle selskapet og bytt ut gammelt organisasjonsnummer med nytt. For å endre kundeforhold må dere kontakte lisens (lisens@visma.com) som da kan flytte klientene over på nytt kundeforhold. Det skal da også vedlegges bekreftelse på at kundeforholdet skal flyttes.   Webfaktura Her kan dere selv logge inn i webfaktura for å endre organisasjonsnummer. Gå til Innstillinger / Mitt firma og legg inn nytt organisasjonsnummer.   For å endre kundenummer i Webfaktura må dere logge inn med en byråbruker. Gå til Byrå innstillinger / Byrå og bytt ut gammelt serienummer med nytt serienummer (kundenummer).

Arbeidsflyter i Visma.net Expense går ut på flyten mellom Visma.net Expense, lønnssystemet og regnskapssystemet. I Visma.net Expense har du valget mellom fire forskjellige arbeidsflyter. Du finner dem under “Innstillinger / Oppsett / Arbeidsflyt”. Hvilke av disse kunden kan bruke er avhengig av hvilke andre systemer som kunden har lisens for. I dokumentet vedlagt beskriver vi de forskjellige arbeidsflytene, går igjennom oppsettet i forbindelse med disse og viser hvordan rutinene gjøres.   Oppsettet forutsetter at VCG allerede er på plass. Se denne community posten dersom du er usikker på hvordan det gjøres. 

Noen benytter fremdeles avtaler på Gammelt format i Visma.net AutoPay. Fra 31.12.21 vil det ikke lengre være mulig å remittere via disse. Anbefaler derfor at man endrer slike avtaler til Nytt format ( ISO20022) så snart som mulig.   For mer info, se dette brukertipset

Det er viktig at Visma.net AutoPay integrasjonen stoppes og flyttes på riktig tidspunkt og alltid samtidig med at tilhørende Visma Global database også flyttes. Nedenfor beskrives noen av de aktuelle situasjonene og hvordan de løses.   Det er ekstremt viktig å være klar over at hver eneste Visma.net AutoPay kobling i databasen er unik for Visma.net AutoPay sentralen og “Den Elektroniske Motorvei”. Det betyr at en eksisterende Visma.net AutoPay kobling, aldri skal kopieres fra en installasjon til en annen, der Visma.net AutoPay koblingen man kopierer fra, fortsatt skal være i bruk! Det er heller ikke tillatt å kopiere deler av en Visma.net AutoPay kobling til en annen Global database. Dersom noe av dette gjøres vil Visma.net AutoPay ikke kunne virke, og det vil skape store problemer både for “Den Elektroniske Motorvei”. og den installasjonen hvor Visma.net AutoPay kopieres fra. Arbeidet med opprydding etter en slik hendelse vil være belastbart arbeid.   Flytting av eksisterende avtaler til ny lisens Denne problemstillingen oppstår i følgende tilfeller: Bedriften/klienten skal bytte regnskapskontor og fortsette å bruke Visma.net AutoPay. Bedriften har benyttet Visma.net AutoPay på egen installasjon, og skal nå gå over til regnskapskontor. Bedriften har benyttet Visma.net AutoPay via regnskapsbyrå, og skal nå over på egen løsning. Dersom situasjonen er som beskrevet ovenfor, er det viktige å være klar over følgende: Du skal ikke involvere banken ved en slik endring. Avtalene i banken eksisterer fra før og er uavhengig av hvor du kjører Visma.net AutoPay fra. Nødvendig betalingshistorikk vil finnes i Visma Global. Når du skal i gang med Visma.net AutoPay på ny lisens, må du passe på følgende: De siste gangene du remitterer via Visma.net AutoPay fra gammel linsens, passer du på kun å ta med fakturaer som forfaller før flytting. Dette for å unngå at det blir liggende igjen betalinger i forfallsregisteret i bank/Nets med belastingsdato etter flyttedato. Visma.net AutoPay kan kun levere returdata på utbetalinger til den lisensen der utbetalingene ble sendt fra. Dersom du stopper avtalen i Visma.net AutoPay på gammel lisens før alle returdata på sendte betalinger er mottatt og oppdatert, vil manglende returdata måtte registreres manuelt i Visma Global. .Kontroller at alle returdata er oppdatert i Visma Global ("Sendt" mappen skal da i utgagnspunket være tom), og at ingen betalinger ligger igjen i forfallsregisteret i banken. Kontroller at innbetalinger fra Visma.net AutoPay er oppdatert i Visma Global. Det kan da være greit å kjøre en manuell innhenting. Gå inn i avtalebildet i Visma.net AutoPay og sett avtalen på aktuell klient på gammel lisens som “Ikke aktiv” ved å ta bort haken for “Aktiv” i avtalebildet. Avinstaller Visma Cloud Gateway (VCG) og installer den på nytt mot ny lisens. Det er nå klart for oppretting av avtale på samme bankkonto på ny lisens. La det gå minst en halv time før ny avtale registreres på nytt kundeforhold. Innbetalinger som kommer til Visma.net AutoPay sentralen for aktuell bankkonto mellom det tidspunktet avtalen ble deaktivert på gammelt sted, og oppretting av ny avtale skjer på nytt sted, vil bli liggende trygt på vent i Visma.net AutoPay sentralen. Når ny avtale er opprettet vil alle innbetalinger som ligger på vent, være klare for å bli lastet inn i Visma Global. Med andre ord, ingen innbetalingstransaksjoner blir borte på veien så lenge du deaktiverer avtalen på gammelt kundeforhold som beskrevet ovenfor. Det er nå bare å sette i gang på ny lisens! Installasjon av ny server der AutoPay er i bruk Merk! Visma.net AutoPay koblingene i databaen kan ikke flyttes fra en server til en annen uten at hele databasen flyttes og ikke lenger skal benyttes på gammel server! Ved installasjon på ny server gjør man følgende: Installer Visma Global og Visma Cloud Gateway  Ta backup av Visma Global databasen Restore databasen på ny server. Avinstaller Visma Cloud Gateway og slett Visma.net AutoPay koblingene i gammel database. Det vil si at du skal fjerne informasjonen i disse feltene: ODPClientUUID AutoPaySigningKey ODPCompanyUUID   For mer informasjon vedrørende flytting av kundeforhold og databaser med Visma.net integrasjon kan du se denne communityposten: Hvordan flytter vi Visma.net tjenestene fra en kunde til en annen?  

Til versjon 15.10 har vi fått samlet opp innstillingene som brukes i forbindelse med de tidsstyrte rutinene for Autopay.   Oppdater bunt direkte ved innbetalinger fra AutoPay Tidligere har vi kun hatt dette paramteret tilgjengelig i dette skjermbildet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av innbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.    Oppdater bunt direkte ved utbetalingsretur for remittering  Dette parameteret er flyttet fra remitteringsoppsettet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av utbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.   Bruk dato fra importfil for posteringsdato ved oppdatering av status for utgående betaling Dette er et nytt parameter fra versjon 15.10. Sett kryss her dersom du ønsker at feltet "ValueDate" fra importfilen skal danne grunnlag for "Posteringsdato" i bunten når du kjører rutinen tidsstyrt. Hvis du ikke krysser av her, benyttes arbeidsdato eller dagens dato som "Posteringsdato". Merk: Dette parameteret har ingen effekt dersom rutinen startes manuelt fra menypunkt Rutiner / Remittering.  

Innbetalinger kommer ikke inn i Visma Global Sjekk om du ser transaksjonen i Visma.net Autopay - ligger den der betalt? Ligger den med dato i “Nedlastet”? Ja: Forsøk å hake av for å laste ned på nytt Nei: Prøv å laste ned manuelt fra Verktøy / Importer data / OCR  i Visma Global Brukes tidsstyrt satsvis rutine for innlesning?  Sjekk om bunten er oppdatert eller om den ligger i uoppdaterte bunter. Remitteringsretur kommer ikke inn i Visma Global Har betalingen forfalt? Har den kommet til banken? Ligger den som betalt i banken? Er den oppdatert som betalt i Visma.net Autopay? Ligger transaksjonen i “Sendt” mappen i Visma Global? Det er Visma Global som spør Visma.net Autopay etter statusoppdateringer, og det spørres på de betalingene som ligger i "Sendt" mappen. Hvis den ligger under “Oppdatering feilet” eller under “Avvist”, se denne Community posten  Har dere forsøkt å lese inn manuelt fra remitteringsrutinen i Visma Global? Kommer det da noen feilmelding? Sjekk at hovedbokskonto som benyttes ikke har tvungen kosnadsbærere   Dersom du er usikker på oppsettet av Visma.net Autopay kan du følge oppsettet i denne Community posten.

Dessverre ser vi at noen brukere har utfordringer med aktivering av 2FA fra remitteringsbildet i Visma Global.   Dere får feilmelding: Loading 2FA. Årsaken kan være problemer med "embedded" (innebygde) sider i Global for Autopay, når de benyttes i kombinasjon med 2FA.  Disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Det jobbes med å erstatte Internet Explorer med Microsoft Edge. Forhåpentligvis blir dette implementert i versjon 15.10.   Workaround blir å logge inn i Visma.Net AutoPay i nettleser utenfor Visma Global.

I Visma Global er det flere haker når det kommer til oppdatering av bunt automatisk ved innlesning. I dette brukertipset får dere en oversikt over hvilke haker som gjelder hva og når.   Satsvis tidsstyrt rutine for innlesning av  innbetalinger (OCR) Denne haken er ny fra versjon 13.11. I tidligere versjoner vil OCR bunt alltid oppdateres automatisk. Under Verktøy > Visma.net Innstillinger > AutoPay så kan man sette kryss dersom man ønsker at bunten skal oppdateres direkte i regnskapet når satsvis rutine for innbetalinger kjøres. Betalingene som ikke finner match på KID nummer vil likevel legge seg som en uoppdatert bunt og må behandles manuelt.     Manuell innlesning av  innbetalinger (OCR) Ved mnauell innlesning av OCR filer settes denne haken i selve rutinen.   Satsvis tidsstyrt rutine for innlesning av remitteringsretur Ved bruk av satsvis tidstyrt rutine ved innlesning av remitteringsretur må haken for automatisk oppdatering settes på remitteringsoppsettet.   Manuell innlesning av remitteringsretur Ved manuell innlesning av remitteringsreturen må haken settes når selve rutinen kjøres.