GDPR - spørsmål og svar

[#1]

Visma Lønn GDPR informasjon finner du her

• Kan jeg slette sluttede ansatte?

Ja. Når oppbevaringsplikten er utløpt. Husk at alle personens data blir borte.

Vi anbefaler at du leser dette.

• Slettes sluttede ansatte automatisk når oppbevaringsplikten er utløpt?

Nei. Men det er veldig enkelt å slette ansatte manuelt.

• Kan jeg slette ikke oppbevaringspliktige ansattopplyssninger?

Ja. Les om det her.

• Kan "gammelt" fravær slettes?

Fraværsregistrering er å anse som "sekundær informasjon" i hht regnskapsloven. Slik informasjon kan slettes etter 3,5 år. Det kan du slette i rutinen som beskrevet over, eller via skjermbildet som viser alt fravær sortert etter dato. Gå inn på "Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle". Søk frem eller sorter på dato, slik at du ser alle linjer som er 4 år eller mer. Merk linjene og trykk på "Delete".  
MERK! sletting kan ta litt tid. 
Du kan også kjøre denne rapporten her, med kun utvalg for fraværsdata.

• En ansatt vil ha innsyn i sine data - hva gjør jeg?

Kjør ut alle rapporter i mappen "Personalrapporter” (unntatt “ansatt sluttet”).

Disse kan lagres som pdf-filer (via knappen “Eksport”).

• Kan ansatte anonymiseres?

I praksis står valget mellom å slette sluttede ansatte eller slette ikke oppbevaringspliktige data.  

• Hvordan kan vi se hvem som har tilgang til Visma Lønn?

Du se hvem som har tilgang til Visma Lønn under

“Verktøy / Administratorfunksjoner / Adgang / Brukeroppsett”

NB! Benytter du VUD eller RAC , styres brukertilgangen der.

• Sendes elektroniske lønnsslipper kryptert?

Ja. Lønnsslipper har i alle år blitt sendt kryptert fra Visma Lønn.

Dette betyr at den ansatte må angi sitt passord for å få åpnet dem. 

Våre sikkerhetskrav er i henhold til Datatilsynets forslag om kryptering av lønnsslipper er gjennomført med 128-bits nøkkel.
Denne krypteringen ivaretas også ved videresending.

• Hva med rapporter jeg sender elektronisk til eksterne?

Skal du sende rapporter til eksterne elektronisk, bør du ved generering angi at disse skal lages uten ansattes fødselsnummer.

Rutinen i Visma Lønn for å sende rapporter til (avdelings)ledere, sendes alltid kryptert.   

• Jeg har et gammelt firma jeg ønsker å slette

Det må du evt. gjøre i SQL (databasen), ikke i Visma Lønn. Du kan lese om det her. 

• Trenger vi en Databehandleravtale (DPA - Data processing Agreement) med Visma?

Svaret på det finner du her

• Hvor lagres våre data?  Er alle data kryptert?

Visma Lønn data lagres i en SQL databasen (fra Microsoft). Sikkerheten av den er utenfor Vismas leveranse av Visma Lønn. Kontakt din IT-ansvarlig for mer informasjon.  

• Er Visma Lønn GDPR godkjent?

Det finnes ingen slik betegnelse. Systemer får ikke et “godkjenningsstempel” fra EU eller norske myndigheter. Visma har tilpasset sine produkter og tjenester i forhold til hva vi mener er relevant i den nye personvernloven.

• Garanterer Visma for at vi forholder oss til GDPR ved bruk av Visma Lønn?

Nei. Det er deres eget ansvar å sørge for at personopplysninger blir behandlet i tråd med regelverket. Med Visma Lønn har du et verktøy som støtter dere i dette arbeidet.

Les mer generelt her

[#2]

I dette brukertipset har vi samlet alle relevante brukertips og spørsmål for deg som migrerer eller har migrert fra Visma Lønn til Payroll.

Jeg ønsker å migrere til Payroll. Hvordan går jeg frem?

Dette gjør du ved å trykke på "Flytteknappen ".

Vi anbefaler at du tar kontakt med din Visma Partner før du utfører punktene i "Flytteknappen".

Hva bør jeg tenke på før jeg går over til Payroll?

Dette har vi skrevet mer om i brukertipset "Nyttige tips og rapporter ved overgangen til nytt lønnssystem". Vi anbefaler at du setter deg godt inn i punktene skrevet her.

Beholder jeg tilgangen til Visma Lønn?

Dette har vi skrevet mer om i brukertipset "Nyttige tips og rapporter ved overgangen til nytt lønnssystem". Vi anbefaler at du setter deg godt inn i punktene skrevet her.

Bør jeg sende ut lønnsoppgavene før jeg bytter lønnssystem?

Ja, vi anbefaler at du sender ut lønnsoppgaven fra Visma Lønn før du går over til Payroll.

Finnes det kurs på Payroll?

Ja, du finner kurset her og er inkludert i ditt Payroll abonnement.

Kan jeg få testbruker / testfirma på Payroll?

Dette kan du lære mer om her.

Hvor finner jeg en oversikt over alle klientene jeg har i Visma Lønn?

Følg dette brukertipset.

Aktuelle brukertips

Migreringsguiden

Flytteknappen - Flytt Payroll

Opplysninger som flyttes fra Visma Lønn til Payroll

Nyttige tips og rapporter ved overgang til nytt lønnssystem