Automatisk rutine for feriepenger og trekk i lønn for ferie

[#1]

Dette brukertipset tar for seg tips og triks i forbindelse med feriepengekjøringen. I utgangspunktet er det lite du trenger å gjøre i systemet i forbindelse med selve ferielønnen, så fremt innstillingene er satt korrekt i forkant. I dette brukertipset går vi gjennom forberedelsene og kontrollen som kan gjøres i forkant, og selve utbetalingen av ferielønnen. 

Ferieavtaler

Når du satte opp Visma.net Payroll valgte du en standard ferieavtale. Denne innstillingen kan du finne igjen under Calendar | Innstillinger | Selskapsinnstillinger. Dersom det er satt opp feil avtale her, må innstillingen endres. Alle nyansatte vil knyttes automatisk til den ferieavtalen som ligger som standard i Calendar | Selskapsinnstillinger på tidspunktet den ansatte opprettes.

Innstillinger for ferie

Dersom avtalen ikke er satt opp korrekt må selve avtalen endres, eller det må opprettes en ny.

Endre i standard ferieavtale

Opprette en ny ferieavtale

Merk! Dersom du endrer standard ferieavtale, bør du også kontrollere om de ansatte som allerede er registrert i systemet er knyttet mot korrekt ferieavtale.  

Ansatte med redusert stilling

Dersom du har ansatte som jobber deltid, må du kontrollere antall feriedager som er satt opp på den ansatte. I utgangspunktet er dette noe du gjør når du oppretter nye ansatte, men det kan være greit å kontrollere at de ansatte ligger med korrekte antall dager i forkant av feriepengekjøringen slik at du evt. kan korrigere feil før feriedagene trekkes.

Endre feriedager på ansatte med redusert stilling 

Ansatte uten full opptjening

Ansatte som ikke har full opptjening av feriepenger kan motsette seg å avvikle full ferie. Dette er kun i de tilfellene hvor feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet i ferien (dvs. at trekk for lønn i ferie er høyere enn feriepenger til utbetaling).

Dersom du har ansatte uten full feriepengeopptjening, bør du kontrollere at det ligger korrekt antall feriedager registrert på den ansatte. En veiledning for dette finner du her. 

Spesielt om nyansatte med startdato i ferieåret

Har du ansatte som har startdato i inneværende år, bør du kontrollere at de ligger med korrekte antall betalte dager på den ansatte under Calendar - Ferieberegning for å sikre at den ansatte blir trukket korrekt for ferien som skal avvikles. Om den ansatte kan motsette seg ferie eller ikke, avhenger av feriepengeopptjeningen i forrige ferieår. Dette finner du mer informasjon om i avsnittet over. 

Hva er forskjellen på betalte og ubetalte feriedager?

Kontrollere feriepenger til utbetaling

For at Payroll skal kunne utbetale feriepenger for inneværende år, er det viktig at inngående saldo for årets feriepenger er korrekt. Dersom du har brukt Payroll som lønnssystem foregående år, vil de ansatte ha opparbeidet et feriepengegrunnlag, og også feriepenger i opptjeningsåret. Dersom du har tatt i bruk Payroll som lønnssystem i løpet av foregående år eller i inneværende år, må du legge inn feriepenger som skal utbetales i inneværende år som en inngående saldo under Employees - Oversikt - Aktuell ansatt - Transaksjoner - Inngående saldo. 

Du kan skrive ut feriepengelisten under Payroll - Rapporter - Standardrapporter - Feriepenger. For å se årets feriepenger, må rapporten skrives ut for opptjeningsåret 2018.

Klikk på Forhåndsvisning for å se selve rapporten. Rapporten kan videre tas ut i PDF eller Excel.

Dersom beløpet for feriepenger i inneværende år ikke stemmer, eller det ikke er lagt inn inngående saldo for feriepenger på en eller flere ansatte, må dette korrigeres/legges inn for å sikre at den ansatte får rett utbetaling av feriepenger.

Se gjerne avsnittet ang. inngående saldo i dette brukertipset for en veiledning på hvordan du legger inn inngående saldo på de ansatte.

Utbetaling av feriepenger

Så fremt du har kontrollert ferieavtale, feriedager til utbetaling, feriepenger osv. er allerede både ferietrekket og feriepenger til utbetaling klart i den lønnskjøringen du har valgt som utbetalings- og trekkmåned.

Selve lønnskjøringen utføres derfor på samme måte som vanlig. Du kan gjerne ta en ekstra kontroll på ferietrekket og feriedagene dersom dette er ønskelig. Et godt tips er da å benytte steget «Detaljer».

Her kan du f.eks. klikke på lønnsarten for feriepenger, og dermed få oversikt over alle ansatte som får denne lønnsarten utbetalt, samt hvilket beløp som utbetales. Du kan også eksportere utvalget til Excel dersom dette er ønskelig.

Merk! Dersom du har ansatte som skal trekkes løpende, må ferien registreres i Calendar. Videre må perioden ferien er registrert i, være godkjent av både ansatt og leder / lønningsansvarlig. Ferien vil da trekkes etterskuddsvis på neste lønnskjøring etter at perioden er godkjent. Feriepengene vil utbetales i den måneden som er registrert på ferieavtalen, uavhengig av når ferien avvikles. 

Etter lønnskjøringen er fullført kan det være lurt å ta ut feriepengelisten under Payroll | Rapporter | Standardrapporter | Feriepenger. Husk at du må hente ut denne på opptjeningsåret, altså året feriepengene opptjenes. 

Relaterte brukertips:

Feriepengegrunnlag