Mine områder
Hjelp

Nye Behandle betalinger

18-03-2022 09:44 (Sist oppdatert 25-03-2022)
  • 24 Svar
  • 2 liker
  • 4705 Visninger

Dette er en guide til hvordan du kan aktivere og benytte nye Behandle betalinger.

 

På bakgrunn av tilbakemelding fra kunder og partnere har vi forbedret prosessen med behandling av utgående betalinger i Visma.net ERP. Det nye skjermbildet er nå tilgjengelig for aktivering av alle våre kunder. I utvikling av det nye brukergrensesnittet har vi blant annet hatt fokus på filtrering, ny funksjonalitet og forbedret hastighet. Vi anbefaler at dere bytter til den nye betalingsprosessen, da klassisk betalingsprosess vil fases ut på sikt. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre den nye betalingsprosessen ytterligere, både med tanke på funksjonalitet og hastighet. 

 

Hvordan få tilgang til nye Behandle betalinger?

For å få tilgang til funksjonaliteten er det to ting som må være på plass:

  • Ny betalingsprosess må være valgt som “Foretrukket betalingstjeneste” i Leverandørinnstillinger (AP101000)
  • Alle brukere som skal ha tilgang til Behandle betalinger må få tildelt rollene “Payment processor” og/eller “Payment viewer” i Visma.net Admin

Valg av foretrukket betalingstjeneste

Endring fra klassisk betalingsprosess til ny betalingsprosess, må gjøres av en bruker som har rollen  “Financials Administrator” i Visma.net ERP. For å endre til ny betalingsprosess, gå til  “Leverandørinnstillinger” (AP101000) og velg “Ny betalingsprosess” i under “Foretrukket betalingstjeneste”.

dennis_johnsen_12-1647592864052.png

Etter å ha valgt ny betalingsprosess, klikk lagre øverst i skjermbildet. Logg deretter ut og inn for å aktivere tjenesten. Ønsker du å endre tilbake, går du til Leverandørinnstillinger (AP101000) igjen og endrer til “Klassisk” under “Foretrukket betalingsprosess”. Husk å logge ut og inn.

 

Tildeling av roller

For å ta i bruk den nye betalingsprosessen, må personen(e) som skal jobbe i skjermbilde tildeles nye roller. Dette gjøres fra Visma.net Admin. For å få tilgang til det nye skjermbildet, må administratoren legge til en av de følgende rollene basert på brukerens behov: 

  • Payment processor: Denne rollen gir brukeren rettigheter til å opprette betalinger
  • Payment viewer: Denne rollen gir brukeren leserettigheter

Merk at rollene kun gjelder for den nye betalingsprosessen.

dennis_johnsen_13-1647592864033.png

 

Behandle betalinger

Det nye brukergrensesnittet består av fire deler:

  • Filter
  • Tabell
  • Sidepanel
  • Bunntekst

Alle åpne leverandørbetalinger som har forfallsdato blir vist og automatisk valgt når du åpner behandle betalinger. Den nye betalingsprosessen er ikke begrenset til kun en betalingsmetode og betalingskonto. Du kan nå prosessere samlebetalinger med flere betalingsmetoder og betalingskontoer samtidig.

dennis_johnsen_14-1647592864049.png

 

Filterfunksjoner

Som standard er “Forfall frem til dato” satt til dagens dato hver gang det nye skjermbildet åpnes. Du kan  enkelt endre filter etter eget ønske og blant annet filtrere på Leverandør, Betalingsmetode eller Betalingskonto. Det er også mulig å filtrere kun på dokumenter med avvik, for eksempel manglende bankkonto. 

dennis_johnsen_15-1647592864045.png

Det er også mulig å fjerne alle dokumenter til betaling for en leverandør, der totalsum av åpne kreditnotaer er større enn totalsum av åpne fakturaer. Denne funksjonen kan benyttes der en kunde har et stort antall leverandører som sender mange kreditnotaer, hvor det resulterer i at den totale summen for kreditnotaene overskrider summen av åpne fakturaer.

dennis_johnsen_16-1647592864051.png

 

Tabell

Tabellen oppdaterer seg automatisk basert på filtrene du har satt. Enkelte felter i tabellen kan redigeres direkte: Betalingsdato, Beløp å betale, Betal separat og Prioritet. Du kan kan også klikke deg videre til en leverandør eller et dokument for ytterligere redigering. Dersom betalingsdokumentet har passert forfallsdato, vil forfallsdato automatisk bli satt til dagens dato.

dennis_johnsen_17-1647592864056.png

Dokumentene grupperes automatisk basert på leverandør slik at det er enkelt å velge alle / oppheve alle dokumenter fra den gitte leverandøren. Den kan også velge tradisjonelle listevisningen uten gruppering. 

dennis_johnsen_18-1647592864054.png

 

Kolonnekonfigurasjon

Ved å åpne kolonnekonfigurasjon kan du redigere hvilke kolonner som er tilgjengelig i skjermbildet. Sett hake i de kolonnene du ønsker skal vises. Dersom du ønsker å omorganisere kolonnene dra og flytte de etter eget ønske. Endringene lagres automatisk. 

dennis_johnsen_19-1647592864041.png

 

dennis_johnsen_20-1647592864039.png

 

Sidepanel 

I sidepanelet finner du en oversikt over alle betalingskontoer. Du kan se summen av alle beløp, antall dokumenter og valuta for hver betalingskonto. Du ser hvordan utbetalingene vil påvirke hovedbokssaldoen for betalingskontoen. Dersom summen av betalingene er større enn disponibel saldo får du et advarsel. Sidepanelet sjekker også oppsettet på betalingskontoen og AutoPay-avtalen, dersom noe ikke stemmer får du beskjed om dette. 

dennis_johnsen_21-1647592864046.png

 

Bunntekst

Til høyre i bunnteksten finner du knappen for “Bekreft betalinger”. Knappen er grået ut dersom systemet har oppdaget noen avvik. Korriger betalingene med avvik eller utelatt de for å tilgjengeliggjøre knappen. Deretter kan du bekrefte betalingene. 

dennis_johnsen_22-1647592864043.png

 

Når betalingene er bekreftet opprettes det automatisk en samlebetalingsbunt i Samlebetalinger (AP3050PL). Du kan gå direkte til Visma.net AutoPay for å godkjenne betalingene. 

 

Betalinger som feiler

Betalinger som feiler under fanen ”Historikk. Klikk på Åpne status for betalingsbehandlinger. Skjermbilde Behandle betalingsstatus(PSGI0001) åpnes automatisk og betalinger som har feilet vil dukke opp her. I skjermbilde kan ulike filtre benyttes. Etter å ha rettet opp betalinger som har feilet, kan du gå tilbake til “Behandle betalinger” og fanen Historikk”. Legg inn forespørselnummeret fra historikk-skjermbildet og klikk deretter “Send betaling på nytt”. 

Det er anbefalt å sjekke skjermbildet “Behandle betalingsstatus” regelmessig slik at man fanger opp dersom en betaling har feilet. 

dennis_johnsen_23-1647592864047.png

 

Begrensninger

I den første versjonen av den nye betalingsprosessen er det noen begrensninger, som det er viktig å være klar over før du går i gang. 

 

  • Automatiseringsplaner
    Per i dag er ikke Automatiseringsplaner støttet. Det betyr at eventuelle eksisterende automatiseringsplaner koblet til det klassiske skjermbildet,  ikke vil generere betalinger når ny betalingsprosess er aktivert fra leverandørinnstillinger. Dersom du er avhengig av automatiseringsplaner for betalinger, bør du fortsette å bruke den klassiske versjonen. Vi jobber med å få på plass dette og anbefaler å bytte til den nye betalingsprosessen allerede nå. Automatiseringsplaner kan settes opp på et senere tidspunkt.

  • Betalinger på tvers av underenheter
    Ved bruk av underenheter må betalinger opprettes i hver enkelt underenhet. Du velger underenhet ved hjelp av firmavelgeren øverst til høyre. Det er ikke mulig å opprette betalinger på tvers av underenheter i den nye betalingsprosessen.

  • Manuell opplasting av bankfil
    Ved bruk av manuell opplasting av bankfil (manuell Autopay-avtale) må det settes godkjenner(e) på alle avtalene knyttet til selskapet, dette for å sikre at betalingsoppdraget blir godkjent. 
Kommentarer
Heidi Ramsrud
CONTRIBUTOR ***
av Heidi Ramsrud

Hei

Dette ser bra ut, men trenger vi ikke lenger å godkjenne med Authenticator?

 

/H

av dennis_johnsen (Oppdatert ‎25-03-2022 09:10 av Markus Wang VISMA )

Hei Heidi 🙂 

 

Du trenger ikke å godkjenne med Authenticator i dette skjermbildet. Betalingen må godkjennes på et senere tidspunkt i Visma.net AutoPay. 

 

Mvh 

 

Dennis 

Karstein Opstad
CHAMPION ***
av Karstein Opstad

Hos meg får betalingsdato et annet datoformat enn forfallsdato.

mm.dd.åååå - Betalingsdato

dd.mm.åååå- Forfallsdato

Kan det være en bug?

Skjermbilde 2022-03-22 190710.jpg

BeritAnne
PARTNER
av BeritAnne

Dessverre @Karstein Opstad, men slik kommer det opp hos oss alle.

Om dette er tilsiktet av utvikler eller ikke så vil jeg uansett kalle det en bug, og håper virkelig Visma har tenkt å fikse dette snart.  Dette er vel egentlig det mest tungvinte og ubrukelige tall-dato-formatet som kunne vært valgt.  😉

 

Vi ønsker vel alle datoformat dd.mm.åååå...?

Heidi Ramsrud
CONTRIBUTOR ***
av Heidi Ramsrud

Jeg vet ikke om det er pga datoformatet, men betalingene jeg gjorde i går er dessverre ikke gjennomført. Jeg finner ingen feilmelding...

Noen andre som har fått det til å fungere?

Olga Myrvold
CHAMPION *
av Olga Myrvold

Kommer forhåndsbetalinger på lik linje med kreditnota?

Stine Tjosaas
CONTRIBUTOR **
av Stine Tjosaas

@Heidi Ramsrud det fungerer helt fint hos meg. Har brukt betalingsløsningen siden 15 mars.

Heidi Ramsrud
CONTRIBUTOR ***
av Heidi Ramsrud

@Stine Tjosaas  Takk, jeg fant ut av det. Jeg ble ikke automatisk sendt videre til Samlebetalinger for godkjenning av filen slik vi ble i den gamle løsningen og ikke sto det noe i brukerveiledningen om at vi måtte gå inn der manuelt så da tenkte jeg nok at vi ikke trengte den ekstra godkjenningen (ref. mitt spørsmål lenger opp om vi ikke lenger trenger å godkjenne med Authenticator - det må vi jo :-))

Markus Wang
VISMA
av Markus Wang

@Karstein Opstad @BeritAnne 
Vi jobber med en rettelse for formatering av dato i skjermbildet. Beklager at det vises feil i dag.

Mvh Markus Wang

Visma

Markus Wang
VISMA
av Markus Wang

@Heidi Ramsrud 

Du trenger ikke godkjenne i dette skjermbildet, men alle betalinger må godkjennes i Visma.net AutoPay før de går til banken. 

av dennis_johnsen

@Olga Myrvold 

 

Hei Olga 🙂 

 

Forhåndsbetalinger betales på lik linje med en faktura, deretter må du matche mot en åpen faktura. Da vil beløpet på den åpne fakturaen som ligger i Behandle betalinger reduseres. Sjekk gjerne ut dette brukertipset: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-ERP/Forhandsbetaling-til-leverandor/ta-p/14217...

 

Mvh 

 

Dennis 

Olga Myrvold
CHAMPION *
av Olga Myrvold

@dennis_johnsen Det jeg er klar over. Det som ventes lenge av alle at registrert forhåndsbetaling kommer til "behandle betalinger" på lik linje med kreditnota og blir da matchet inngående faktura. Skjønner at det er fremdeles ikke på plass. At en skal ikke trenge å huske på forhånd gå gjennom forhåndsbetalinger og matche de manuelt.

av dennis_johnsen

@Olga Myrvold Hei igjen Olga 🙂 Vi noterer det som et ønske og tar det med videre til vår utviklingsavdeling. 

Olga Myrvold
CHAMPION *
av Olga Myrvold

@dennis_johnsen det er vel notert lenge siden: https://community.visma.com/t5/Ideer-i-Visma-net-ERP/Forhandsbetalinger-og-remittering/idi-p/355608

Så når først kommer endringer, forventes at det skulle bli tatt med (((

BeritAnne
PARTNER
av BeritAnne (Oppdatert ‎25-03-2022 12:58 av BeritAnne PARTNER )

@Olga Myrvold og @dennis_johnsen 

Når det gjelder Forhåndsbetalinger til Leverandører så er det viktig å huske på at det også kan være aktuelt å remittere Forhåndsbetalinger.  
Slike Forhåndsbetalinger opprettes i  skjermbilde Inngående faktura og kommer opp i Behandle betalinger slik at de kan remitteres.  (Dette vil da selvsagt gjelde reelle Forhåndsbetalinger, og ikke de man har laget for å registrere en dobbeltbetaling.)

Først når en slik Forhåndsbetaling er knyttet mot en betaling kan den matches mot fakturaer.  Status på Forhåndsbetaling er Åpen både før og etter betaling.

Det er mange som bruker denne funksjonen, så her er det viktig at man ikke gjør noen endringer som lager krøll.

 

Dersom man får opp Forhåndsbetalinger som kan matches mot faktura i Behandle Betalinger blir det viktig å skille mellom de som skal remitteres og de som bare kommer opp for å kunne matches mot andre dokument.

Kari van Riessen
CONTRIBUTOR *
av Kari van Riessen

Finns det ingen hurtigtast/direktetast  til Autopay når man står i bildet "behandle betalinger"?

Markus Wang
VISMA
av Markus Wang

Hei @Kari van Riessen,

 

Per i dag er det ingen hurtigtast direkte til AutoPay. Dette er et godt innspill som jeg vil ta videre med våre utviklere.

 

Mvh Markus

Steinar Møller
PARTNER
av Steinar Møller

Hei,
Henger meg på innspillet fra @Kari van Riessen, en hurtigtast til Autopay er savnet og ønskelig. 

 

 

Karstein Opstad
CHAMPION ***
av Karstein Opstad

Liker ikke at det er dårligere filtreringsmuligheter i det nye bildet, i forhold til det gamle. Man kan for eksempel ikke filtrere på beløp..

Ser heller ikke ut til at man kan sortere på alle kolonnene. Beløp kolonnen og leverandørnr. mangler sorteringsmulighet.

Karstein Opstad
CHAMPION ***
av Karstein Opstad

Jeg har flere firma i Visma.net.
På noen går det helt fint å aktivere den nye løsningen, men på ett så forsvinner "Behandle betalinger" fra menyen om jeg aktiverer den nye versjonen.. 
Har dere noen forklaring på dette?

Markus Wang
VISMA
av Markus Wang

@Karstein Opstad Hvis valget "Behandle betalinger" forsvinner fra menyen, høres det ut som du mangler riktig rettigheter i Visma.net Admin. Dobbelsjekk dette 🙂

 

Mvh Markus Wang

Visma

Gøran Habberstad
CHAMPION *
av Gøran Habberstad

@Karstein Opstad Sjekk om den bare forsvinner fra Favoritter, men ligger under menyvalget Leverandørreskontro på venstre siden. Jeg opplevde det samme, men fant den igjen der og la den som favoritt på nytt.

Beathe Lassen
CONTRIBUTOR **
av Beathe Lassen

Under behandle betalinger så har kolonner missvisende navn.

 

Kolonne fakturanummer viser til bilagsnummer, mens leverandørnummer viser til fakturanummer. Er det mulig å endre disse navna?

Markus Wang
VISMA
av Markus Wang

Hei @Beathe Lassen,

Dette må vi rette opp 🙂 

 

Mvh Markus Wang

Visma

Veien til Visma.net Payroll
Aktuelt brukertips
Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"