Brukertips i Visma.net ERP

Valget Tillat negativt mengde på Vareprofiler er ikke ment for daglig bruk. Funksjonen finnes for å kunne løse spesielle situasjoner eller feil ved å midlertidig aktiveres. Bruk av negativt lager på generell basis er ikke dekket av support.

Dette brukertipset tar deg gjennom alt du trenger å vite om vareopptelling i Visma.net ERP. Under finner du en innholdsfortegnelse du kan klikke på for rask tilgang til det temaet du ønsker å lære mer om. Dersom noe er uklart eller du har noen tilleggspørsmål ber vi deg vennligst om å kommentere på brukertipset så skal vi kunne hjelpe deg med alt du lurer på.          Regenerer Lagersaldo Før man begynner med varetelling anbefaler vi å gå til regenerer lagersaldo (skjermbilde IN505000), velge lagersted og huke av for “Gjenoppbygg varehistorikk og “planlegg restordrer på nytt”.   Gjenoppbygg varehistorikk: Betyr at systemet benytter all historikk tilgjengelig for å prosessere lagersaldo basert på åpne, avsluttede og eventuelt slettede lagerdokumenter.    Planlegg restordre på nytt: Her revurderer systemet alle salgsordre med status “restordre” og benytter eventuell ny tilgjengelig data for å oppdatere disse.    Grunnen til at vi anbefaler å regenerere lagersaldo før man gjør en vareopptelling, er for å påse at man starter vareopptellingen med riktig lagerdata.    Regenerering av lagersaldo er også en nyttig funksjonalitet å bruke dersom man opplever problemer ved justeringer eller lageroverføringer. Greit tips å ta med seg.    Her kan man enten oppdatere alle varer eller kun et utvalg hvis ønskelig.  Merk at dersom man tar seg av hele lageret burde regenereringen foregå mens ingen andre jobber i systemet. Merk også at en behandling av alle varer kan ta litt tid, dette kommer an på hvor store varekartotek man jobber med. Ved store varekartotek kan en søndagskveld være et ypperlig tidspunkt for regenerering av lagersaldo.   Innstillinger tilknyttet vareopptelling Den første innstillingen man må påse at er påskrudd før man går igang med vareopptelling er Avansert vareopptelling, den finner man under avansert logistikk ved å gå til meny->system->lisensiering-> aktiver / dekativer funksjoner. (se bilde)     Vi anbefaler på det sterkeste å aktivere innstillingen frys lageret når vareopptelling pågår. Når varetellingen da er i gang og har status “telling pågår” får du ikke gjort noen transaksjoner eller oppdatert noen varemottak. Denne innstillingen finner du under lagersteder. Merk at denne haken ikke er på som standard så her kan det være lurt å påse at haken er på i lagerstedene i klienten.   Man har mulighet til å opprette innkjøpsordre og lagre varemottak, men du får ikke oppdatert. Grunnen til at vi anbefaler å bruke denne innstillingen er rett og slett for å unngå doble føringer og at man faktisk får riktige verdier når man registrerer det lageret man faktisk har.    Den siste innstillingen vi må nevne når det kommer til vareopptelling er oppdater hovedbok som du finner du under Posteringsinnstillinger  i Lagerinnstillinger.    Ved normal bruk av Visma.net ERP er det vanlig at denne innstillingen er på. Situasjoner hvor denne innstillingen er skrudd av er som oftest ved oppstart når man importerer det første varelageret og regnskapssaldo. Når denne innstillingen er aktivert vil det ved vareopptelling og lagermottak opprettes hovedboksposteringer fra lagermodulen. Det kan altså by på noen utfordringer og mye ekstra jobb dersom denne innstillingen er skrudd av. De aller fleste har derfor adgangsregulert innstillingen slik at kun systemadministrator har tilgang til å gjøre endringer her.    Vareopptellingstyper Før man iverksetter en vareopptelling må man først opprette en vareopptellingstype. Dette gjør man i skjermbilde IN2089PL, trykker på + og fyller ut typenr, beskrivelse og genereringsmetode.     Typenr: Dette feltet er egentlig kun et navn du kan gi vareopptellingstypen for å kunne differansiere mellom de forskjellige typene du oppretter. Her kan du også bruke forstørrelsesglasset for å hente frem tidligere opprettede vareopptellingstyper.   Beskrivelse: kanskje litt selvforklarende, dette er altså en beskrivelse av vareopptellingstypen.    Genereringsmetode: Dette feltet referer til hvilken metode som skal brukes til å generere listen over lagervarer for vareopptellingen. Her kan du velge mellom   Hele fysisk lager - Inkluderer alle varer tilgjengelig på det spesifiserte lagerstedet. Per vare - Kun utvalgte varer som kan spesifiseres i tilordningsrekkefølge-fanen. Merk her at dersom du bruker per vare som genereringsmetode må alle varer som kan dukke opp under vareopptellingen legges inn under fanen varevalg. Hvis varen ikke ligger der kan det oppstå en feil under tellingen. Per omløpsklasse - Omløpsklasser er en gruppe varer basert på omsetning, du kan definere omløpsprofiler i skjermbilde IN208600 hvor du definerer  et klassenummer / tekst, beskrivelse og telling per år. Maks omsetning i % betyr at vi legger til en terskelverdi i % av kriteriene som skal brukes for å tildele lagervarene. Omløpsklasser kan enten tildeles varer manuelt eller genereres av systemet.  Per ABC-kode - Kort fortalt benyttes / generes ABC koder et utvalg av varer som skal telles. Man kan bruke ABC koder for å identifisere varer som er kritiske for drift så kan vi sette opp lagerbeholdning i henhold til ulike ABC- koder. ABC- koder fungerer godt ved vareopptelling slik at vi vet hvor mange varer vi har tilgjengelig i henhold til koden og klassene. Ofte består varelager av noen utvalgte varer som har høy verdi og ved hjelp av ABC koder kan vi foreta vareopptelling av høyverdi-varer oftere. For hver kode vi oppretter kan vi spesifisere terskelverdien til kriteriene som skal brukes til å tildele varer samt hyppighet av varetelling. (ABC-koder settes opp i skjermbilde IN208500) Per syklus - Per syklus har samme funksjon som omløpsklasse og ABC- kode.  Per syklus betyr at vareopptellingen blir utført i henhold til hva som er satt opp i syklusen. For å benytte vareopptelling per syklus så må det opprettes en vareopptelingssyklus på samme måte som omløpsklasser og ABC- koder. Når genereringsmetoden er satt til Per syklus åpnes fanen “valg av varetellingssyklus” her velger vi syklusummer og om ønskelig per frekvens. (Vareopptellingssykluser settes opp i skjermbilde IN208700) Per vareprofil - Kanskje den mest selvforklarende av alle genereringsmetodene, her kan du velge å kun telle bestemte vareprofiler.   Fanen tilordningsrekkefølge: Her setter du opp rekkefølgen du ønsker på rapporten tilknyttet vareopptellingen. Du kan sortere her etter lokasjon, varenummer, lagerbeskrivelse eller parti-serienummer.   Etter at vareopptellingstypen er opprettet kan du gå til skjermbilde IN504000 - Klargjør vareopptelling for å starte vareopptellingsprosessen.  Klargjør Vareopptelling Det første vi gjør her er å velge en av vareopptellingstypene som ble opprettet i skjermbildet IN2089PL. Beskrivelse-feltet blir hentet fra vareopptellingstypen og legges automatisk inn, men denne kan overskrives. Lagerstedet hentes også fra vareopptellingstypen, med mindre dette ikke ble valgt i vareopptellingstypen.    Blanke linjer å legge til: Dette valget er ment for å legge til blanke linjer slik at du kan registrere eventuelle varer du har på lager, men som ikke vises i telleoversikten. Vi anbefaler riktignok å ikke benytte denne funksjonen da dette kan skape problemer. Dette gjelder også ved bruk av excel-fil i telleprosessen. Som alternativ til dette anbefaler vi å bruke knappen Legg til når du kommer til skjermbildet Godkjenn vareopptelling.   Fanen “velg lokasjon” gir oversikt over hvilke lagerlokasjoner som er valgt i vareopptellingen samt prioriteten til hver av lokasjonene.    Det er kun varer som har hatt lagertransaksjoner og som har beholdning forskjellig fra 0 (også varer i minus) som vil komme med i tellingen. Har du varer som har hatt lagertransaksjoner, men som har lagersaldo 0, vil ikke disse vises på telleoversikten. Husk at mottaket med inngående saldo også er en lagertransaksjon.   Generer fysisk lager- knappen på toppen oppretter en vareopptelling for varene du har huket av for (Du kan også huke av alle ved å trykke på boksen på den øverste raden i tabellen, merk at dersom du har flere sider må du gå til neste side for å også huke av de). generer fysisk lager, totalt-knappen velger automatisk alle linjene i tabellen. Etter en av disse er trykket på vil skjermbilde “godkjenn vareopptelling” åpne seg.    Godkjenn Vareopptelling Når godkjenn vareopptelling-skjermbildet åpner seg er det første du kan legge merke til at det har blitt opprettet et referansenummer og at tellingen har fått status telling pågår. Denne statusen signaliserer at du kan endre på- og lagre dokumentet så mye du måtte ønske før du trykker “avslutt telling”. Da vil dokumentet få status fullført.   Datoen på dokumentet får dagens dato, vær oppmerksom på at justeringen som opprettes når du klikker fullfør fysisk lager vil bli opprettet med dagens dato, ikke frysdato for varetellingen. Trykk her  for lære mer om hvordan du kan overstyre dette.    Beskrivelsen kan endres hvis ønskelig. På Toppen av dokumentet ser man også statistikk for fysisk antall totalt, total avviksmengde og totalavvik kostnad. Disse feltene fylles ut automatisk etterhvert som tellingen pågår og du fyller inn opptalt antall i tabellen under vareopptellingsdetaljer. Etterhvert som dette feltet fylles inn får linjene status registrert.    Legg til-knappen lar deg legge inn linjer under vareopptellingsdetaljer tabellen. Da åpner det seg et nytt vindu hvor du enten kan scanne strekkoder dersom du/dere har oppsett for det eller manuelt legge inn varenummer, lokasjon og antall. Haken for legg til en enhet per strekkode gjør at systemet automatisk øker antallet hver gang strekkoden scannes. Haken for legg til linjer automatisk lager en ny linje hver gang en strekkode scannes for første gang. Det betyr altså at disse to hakene gjør vareopptellingen mye enklere, men man må også benytte håndterminal for å få nytten av disse innstillingene.   Linjene du legger til her vil få status registrert. Merk at det kun er manuelt innlagte linjer du kan slette fra skjermbilde   Sett ikke angitt til null gjør at alle linjer med status ikke angitt går opptalt antall satt til 0. Dette vil antagelig medføre negative verdier på differanse-kolonnen (gitt at varene hadde lagersaldo før tellingen).   Sett ikke angitt til hoppet over gjør at alle linjer med status “ikke angitt” får status “hoppet over”, noe som medfører at det ikke føres noen lagertransaksjon på disse varene.   Etter at opptalt antall er fylt inn blir årsakskode automatisk satt til 4 (justering). Dette hentes fra standard årsakskoder som du finner under lagerinnstillinger (skjermbilde IN101000). Dette kan overskrives i tillegg til at du kan opprette egne årsakskoder for eksempelvis svinn, skadet gods etc i skjermbilde CS2110PL for ytterligere sporbarhet. Avslutt telling dokumentet vil da få status dataregistrering, men du kan fremdeles gjøre justeringer i tabellen og lagre. Dersom du ikke har aktivert innstillingen for frys lageret når vareopptelling pågår (diskutert tidligere) kan du nå registrere lagertransaksjoner for varene i telling. Som for eksempel bekrefte leveranser og varemottak.    Fullfør fysisk lager avslutter tellingen og gir dokumentet status fullført. Merk at dersom du forsøker å trykke fullfør fysisk lager vil du få en feilmelding som sier “angi opplysninger på linjen” på alle linjer som fremdeles har status “ikke angitt”.  Sett ikke angitt til null eller Sett ikke angitt til hoppet over er da gode funksjoner å benytte for å raskt kunne fullføre tellingen.    Etter at tellingen er fullført kan du gå til fanen justeringsinformasjon, her vil du finne et referansenummer for justeringen som er blitt oprettet som du kan klikke deg inn på for å se alle detaljene om tellingen samt regnskapsbunten for tellingen.   Annuller varetelling brukes for å avslutte varetellingen uten at noen endringer blir gjort. Dokumentet vil da få status annullert og ingen justering blir opprettet.     

En årlig vareopptelling gjøres gjerne på starten av et nytt år (f.eks 03.01.2024), selvom den faktisk gjelder fjoråret (2023). Hvis vareopptellingen fullføres (klikker Fullfør fysisk lager) 03.01.2024 blir dette også datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes.     For at datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen skal bli 31.12.2023 isteden må du endre til dette som systemdato før vareopptellingen fullføres. Merk: dette vil ikke korrigere for evt. lagertransaksjoner mellom systemdato 31.12.2022 og situasjonen per nå (03.01.2024). Dette er kun ment som en metode for å få riktig regnskapsdato. Det er ikke mulig å "sette inn" en saldo tilbake i tid. Vareopptelling setter kun en saldo per nå.   For å endre systemdatoen til 31.12.2023 gjør du følgende:   1. Klikk på firmanavnet øverst til høyre 2. Klikk på dato-feltet    3. Klikk på dato 31.12.2023 (husk å velge riktig år) og deretter OK     4. Klikk Fullfør fysisk lager for å fullføre varetellingen. Datoen på justeringen og hovedbokstransaksjonen som opprettes får nå dato 31.12.2023.     Merk: Frysdato på vareopptellingen påvirker ikke dette, og er kun ment som info om når lageret ble fryst (sperret for lagertransaksjoner).   5. Endre systemdato tilbake igjen til 03.01.2024.

Rapportene Periodiseringssammendrag for varemottak (PO630500) og Periodiseringsdetaljer for varemottak  (PO631000) viser Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp per nå og ikke historiske data. Vi har nå fått en ny rapport som også viser historiske data for dette: Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S). Denne viser hva som faktisk var tilfellet ved utgangen av perioden lagt inn i feltet Til periode.         Eksempel: Et varemottak er registrert 31.10.23 og ble koblet til inngående faktura 1.11.23. I rapporten Historikk for periodiseringssammendrag for varemottak (PO63050S) velges Til periode 10-2023. Her står varemottaket med opprinnelig Ikke-fakturert antall og Ikke-fakturert beløp selvom dette per nå er 0.    Dette gjør det mulig å bruke rapporten til å avstemme mot konto 2961 under Hovedbok.  Merk: ettersom rapporten er avhengig av data generert etter lansering kan den bare brukes for avstemming fom. periode 08-2023. Tidligere perioder må avstemmes på annen måte (se evt. kurset Avstemming av konto 2961).

I lagervarer (IN205000) og ikke lagerførte varer (IN202000) har vi mulighet for å endre varestatus på en vare. Ved bruk av status “ingen salg” og “ingen innkjøp” fikk man tidligere ikke fullført allerede opprettede leveranser og innkjøp. Det får du lov til nå.    Når “ingen salg” er aktivert skal man fortsatt tillate å opprette og sende leveranser på salgsordre som allerede er laget og tildelt et ordrenr. Fakturering skal også være mulig for disse postene.  Det er derimot ikke mulig å opprette et nytt salg. Du vil da få varsel allerede ved valget av en vare at “Varen kan ikke selges".   Tilsvarende for innkjøp. Målet med denne innstillingen er å fase ut lagervarer og ikke lagerførte varer, men ikke blokke allerede eksisterende ordre(salg og innkjøp) liggende i systemet. Vi ønsker også å muliggjøre retur av utfasede varer fra kunder, og å returnere disse varene til leverandørene.

Støtte for Alternativbeskrivelse   I versjon 8.47 er det lagt inn støtte for å vise Alternativbeskrivelse for alternativ type Leverandørdelenummer. Dette har vært et ønske fra flere kunder og partnere.   Under fanen Kryssreferanse på Lagervarer (IN202500) er det mulig å registrere Alternativbeskrivelse på en vare.      Beskrivelsen vil vises på innkjøpsordre i kolonnen Alternativbeskrivelse.   Merk at beskrivelsen hentes kun når leverandørnummer i innkjøpsordren er lik det som er koblet til Leverandørdelnummer.   For å vise Alternativbeskrivelse på rapporten Innkjøpsordre (PO64101S), gå til rapporten og klikk på Rediger rapport. Dette åpner rapporten i redigeringsmodus. Klikk på feltet med formelen: =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight', [POLine.TranDesc] ).     Marker feltet Value til høyre og klikk på knappen med prikker:     Erstatt formelen:  =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight', [POLine.TranDesc] )   Med følgende formel: =IIf( $LineType = 'F' And ([POLine.TranDesc] = NULL Or [POLine.TranDesc] = ''), 'Freight',IIf( [POLine.AlternateDescription]<>NULL And [POLine.AlternateDescription]<>'',[POLine.AlternateDescription],[POLine.TranDesc] ))   Klikk deretter OK, velg Preview oppe til venstre og trykk på Publiser.   Alternativbeskrivelse vil nå vises på rapporten hvis den finnes på innkjøpsordre. Hvis feltet for Alternativbeskrivelse er tomt, vil rapporten hente Linjebeskrivelse.   Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av fri support. Vi anbefaler generelt å kontakte partneren din eller Vismas konsulentavdeling på vnkonsulent@visma.com for spørsmål om med dette.

Du har mulighet for å tilpasse rapporter/blanketter i Visma.net ERP. Merk at rapportredigering i utgangspunktet er konsulentarbeid, og ikke dekket av vanlig support. Vi anbefaler generelt å kontakte partneren din eller Vismas konsulentavdeling på vnkonsulent@visma.com i forbindelse med dette.   I versjon 8.40 er det lagt inn støtte for å vise Alternativt varenummer for alternativ type Global, Kundens varenummer, og Strekkkode på flere rapporter i salgsmodulen. Dette har vært et ønske fra flere kunder og partnere.   Under fanetn Kryssreferanse på Ikke lagerførte varer (IN202000), og på Lagervarer (IN202500) er det mulig å registrere Alternativt varenummer på en vare. Les mer om dette her.     Nå kan du vise denne informasjonen på følgende rapporter: Tilbud (SO64101S og SO64108S) Ordrebekreftelse (SO64111S og SO64118S) Pakkseddel (SO64200S og SO64201S) Plukkliste (SO644000) Proformafaktura (SO64300S) Faktura ( (AR64108S, AR64118S, AR64105S, AR64110S, AR64106S, AR64104S, AR64102S, AR64101S and AR64103S) Monteringsbekreftelse (IN30702S) Plukkliste for montering (IN30701S) I tillegg så vil de nye feltene også være tilgjengelig dersom du har kopiert en av disse rapportene (visesmed prefix RE).   For å redigere rapportene, så kan du gå til ønsket rapport, og så klikke Rediger rapport. Dette åpner rapporten i redigeringsmodus. Under Datakilde er de nye tabellene (med tilhørende felt) gjort tilgjengelig.     Merk at du har dobbelt opp av de 3 datakildene. Se for eksempel CrossRefBarCode og DftCrossRefBarCode. Forskjellen på disse to er at CrossRefBarCode henter opp Alternativt varenummer der det er definert enhet.    Hvis du ser på vårt eksempel under så vil AlternateID under CrossRefBarCode vise verdien 222222222 dersom linjen på salgsordre er registrert med Enhet eske. AlternateID under DftCrossRefBarCode viser verdien 111111111 uavhengig av enhet.    Dette gir deg også mulighet til å kunne angi at dersom varen på ordrelinjen har en enhet der det er definert en spesifikk verdi, så blir denne vist. Hvis det ikke finnes en verdi for enheten, så vil den vise verdien som gjelder uavhengig av enhet.   Da kan du benytte disse formlene:   =IIf([CrossRefBarCode.AlternateID]<>NULL,[CrossRefBarCode.AlternateID],[DftCrossRefBarCode.AlternateID])   =IIf([CrossRefCustPartNumber.AlternateID]<>NULL,[CrossRefCustPartNumber.AlternateID],[DftCrossRefCustPartNumber.AlternateID])   =IIf([CrossRefGlobal.AlternateID]<>NULL,[CrossRefGlobal.AlternateID],[DftCrossRefGlobal.AlternateID])

I versjon 8.34 har vi ny funksjonalitet for hvordan du kan velge hvilke varer som skal med i tellingen. Funksjonen Klargjør varetelling bygger på "telletyper" (Typenr). Tidligere ble det opprettet varetellingsbunt på alle varer i valgte Typenr. Nå har du mulighet for velge hvilke varer i valgte Typenr som skal bli med i varetellingen.   Eksempel: Hvordan velge varer innenfor samme type nr.: 1. Velg Klargjør vareopptelling (IN504000) via Meny - Lager - Behandling. 2. Marker varene  som skal være med i denne tellingen 3. Klikk Generer fysisk lager Når du klikker Generer fysisk lager det bli oppretter tellebunt (IN305000) på de markerte varene.     Markere alle varer pr side: Du kan også markere alle varer på en side ved å klikke i "markeringsfeltet" på linjeoverskriften: Da markeres alle linjene på denne siden. Har du flere sider, må du bla til neste side og markere videre på de neste sidene.     Hvordan opprette tellebunt på alle varer i telletypen: Du kan som tidligere generere bunt på alle varer som vises i forslaget ved å klikke på Generer fysisk lager, totalt. Da ignoreres markeringene pr linje og i stede opprettes tellebunt på alle varer som ligger til grunn i denne klargjøringen.    

Alternativ ID er et felt på vareregisteret hvor du kan registrere en annen ID enn varenummer. Denne ID'en kan du f.eks benytte som identifikator får å finne korrekt vare.

Du kan dele varene i Visma.net ERP inn i grupper/klasser. Dette kan være en ganske vanskelig prosess, så derfor har vi laget en detaljert forklaring på hva du skal gjøre!

En pakkevare er en artikkel som er satt sammen av flere varer og selges komplett. Pakken kan være en lagervare eller en ikke lagerført vare. Den kan bestå av andre lagervarer eller ikke lagerførte varer som komponenter.  Hvordan opprette pakkevarer og gjøre de tilgjengelige for salg? Les mer om dette her: Pakkemontering - montering av strukturvare med komponenter    Etter innspill fra kunder på at pakkespesifikasjon bør være enklere tilgjengelig, har vi i versjon 8.25 fått mulighet til å opprette spesifikasjon for pakkemontering direkte fra varen. Det er nå tilrettelagt både fra lagervare og ikke lagerførte varer.   Åpne skjermbildet Lagervarer (IN202500) via Meny - Lager -Registre - Lagervarer. Aktiverer du feltet Er en pakke, vil valget Spesifikasjon for pakkemontering bli tilgjengelig.       Klikker du på valget Spesifikasjon for pakkemontering, åpnes skjermbildet Spesifikasjon for pakkemontering (IN209500). I dette skjermbildet kan du legge inn hvilke varer pakken består av.  Er denne informasjon registrert tidligere, kan du her enkelt se hvilke varer pakken består av og detaljer for pakken.   Tilsvarende funksjonalitet fra Ikke lagerførte varer (IN2020PL😞  

Denne forespørselen gir en oversikt over leveranser. Derfor baserer den seg på data fra skjembildet Leveranser (SO302000).     Merk:  - viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer - standard vises varer på leveranser som er bekreftet. Aktiverer du feltet Inkluder ikke fullførte dokumentlinjer, inkluderes også varer fra leveranser som ikke er bekreftet enda.       

Forespørselen Salg pr vare (SO40102S) har endret navn til Historikk for ordrebekreftelse pr. vare. Forespørselen baserer seg på data fra ordrelinjer i skjermbilde Salg (SO301000).    Merk:  - viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer - standard vises bare varer fra ordrelinjer som er markert som fullført.  Aktiverer du feltet Inkluder ikke fullførte dokumentlinjer, vises også varer på ordrelinjer som ikke er fullført/bekreftet enda.    Det er lagt til mulighet for "drilldown" på feltet Varenr slik at du kan åpne varen direkte fra forespørselen.      

I versjon 8.21 har vi lagt til Sluttmengde i Historikk for lagervurdering - sammendrag (IN61800S).