Hva er retro og hvorfor får jeg dette?

31-10-2019

Retro eller retroaktiv verdi er for mange et nytt begrep man blir introdusert for når man starter med Visma.net Payroll.

Retroaktiv betyr tilbakevirkende, og i Payroll sammenheng betyr en retroaktiv verdi i lønnskjøringen, eller en retroaktiv a-melding, at det er en endring som påvirker en tidligere periode/lønnskjøring. For nye brukere på Visma.net Payroll kan retro oppleves negativt, det er nytt, ukjent og vanskelig å se fordelene.

Men retro har også betydelige fordeler for deg som bruker av Visma.net Payroll. Måten retro fungerer på er i tråd med gjeldende regelverk for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsippet og rapporteres i utbetalingsmåneden, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder. Fordelen er at Payroll ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du f.eks. inn en firmabil i oktober som gjelder fra 1. september vil Payroll automatisk sende en retroaktiv a-melding for september i tillegg til den ordinære for oktober.

Innstillinger på lønnsart

Det er feltet Rapporteringsperiode på en lønnsart som bestemmer hvilken periode denne blir rapportert til. Betalt periode innebærer at lønnsarten følger kontantprinsippet. Denne koden brukes på lønnsarter for utbetaling av lønn. Opprinnelig periode innebærer at dato på transaksjonen styrer hvilken perioden lønnsarten innberettes. Denne koden brukes på alle naturalytelser. Se flere eksempler på rapporteringsperiode her.

Endringsdato

Når du legger til en verdi/transaksjoner eller endrer innstillinger på en ansatt i Visma.net Payroll får du spørsmål om hvilken dato du skal benytte.

Det er viktig at du her er bevisst på hva du velger. Dersom du ikke har en spesifikk startdato eller endringsdato, anbefaler vi at du benytter den 1. i neste åpne lønnskjøring.

Om du velger "Bruk eksisterende gyldig fradato" vil endringen gjelde fra sist gang du gjorde en endring, eller startet med Payroll. Du skal normalt ikke velge dette etter at du har kjørt den første lønnskjøring i Visma.net Payroll.

Hvordan kan du se om du har retroverdier i en kjøring

For å sjekke om det finnes retroverdier i en lønnskjøring, bør du alltid kontrollere steget Detaljer i lønnskjøringen.

Her vises umiddelbart retroverdier i kolonnen Retroaktiv verdi. Du kan klikke på en transaksjon for å drille ned å se hvem som har retroaktive verdi(er). Klikk Alle transaksjoner for å vise alle detaljer. Selv om verdier vises som retroaktive betyr ikke dette at det blir en retro a-melding. Ser mer om dette nedenfor.

Merk!
Vær oppmerksom på at steget Kontrollere lønnsslipper ikke viser retroaktive verdier. Du må gå inn på den enkelte ansatte for å se dette.

Forhåndsvise a-melding

I det nye grensesnittet for Payroll, kan du nå forhåndsvise a-meldingen før du bekrefter betalingen. På den måte kan du enkelt se om det vil bli generert retro a-meldinge(r) i en lønnskjøring. Du kan lese mer om dette her.

Årsaker til retroverdier i en lønnskjøring

Transaksjon som har dato før denne måned:

Transaksjoner som kommer fra Calendar eller registreres eller leses inn med dato for eksempel i juli, vil fremkomme i kolonnen "Retro" i august. Dette for å vise at transaksjonen har dato fra tidligere måned.

Selv om transaksjonen fremkommer i "Retro" kolonnen, vil ytelsen bli rapportert i a-melding for denne måneden.

Endring i lønn:

Dersom en ansatt får lønnsøkning 1. august som du registrerer i Payroll i oktober, vil dette generere en etterbetaling. Har den ansatte også hatt timelønn eller trekk i lønn som regnes ut fra fastlønn, vil det her også komme retroaktive verdier. Dersom det kun er etterbetaling, og ingen trekk i lønn som påvirkes, vil det ikke bli generert retroaktiv a-melding på grunn av lønnstransaksjonen.

Endring i stillingsprosent:

Endring av stillingsprosent på en ansatte vil også kunne medfører retroaktive verdier. Dersom du i oktober får beskjed om at en ansatt gikk ned til 80 % stilling fra 15. september, vil dette medføre at Payroll rekalkulere fast lønn og andre faste tillegg som er datosensitive på den ansatte. Siden lønnen til den ansatte her blir redusert i forhold til hva som tidligere er innrapportert vil det bli generert en retroaktiv a-melding.

Sluttdato:

Lønnsarter som er datosensitive, f.eks. fast lønn, kan bli påvirket av slutt dato på en ansatt. Så lenge den ansatte slutter siste dag i måneden påvirkes ikke lønnen. Men hvis du f.eks. etter at september lønnen er kjørt, angir sluttdato 27.09.19, vil du få retroaktive verdier i neste kjøring og en retroaktive a-melding for september. For å unngå dette, anbefales det alltid å sette sluttdato før du kjører gjennom den siste lønnskjøringen.

Sletting av transaksjoner i Employee:

Du bør alltid være varsom med å slette transaksjoner i Employees. Dette skal kun gjøres om du ved en feil har registrert en transaksjon på en ansatt. Dersom en ansatt ikke lenger skal ha en transaksjon, skal du angi sluttdato på transaksjonen. Når du sletter en transaksjon vil dette medføre retroaktive verdier i lønnskjøringen og det vil bli generert retroaktiv a-melding for perioden(e) transaksjonen var kjørt på (hvis det er en rapporteringspliktig ytelse).

Sletting av registreringer i Calendar:

Dersom du sletter en timeregistrering eller en fraværsregistrering som påvirker lønn i Payroll vil det medføre retroaktive verdier i lønnskjøringen og det vil bli generert retroaktiv a-melding for perioden(e) transaksjonen opprinnelig var kjørt på.

Årsaker til retroaktiv a-melding som ikke vises i lønnskjøring

Dersom du gjør endringer i arbeidsforhold på den ansatte tilbake i tid, som ikke påvirker lønn, f.eks, endrer virksomhet, type arbeidsforhold, yrkeskode eller arbeidstidsordning på en ansatt vil dette medføre en retroaktiv a-melding. Det samme gjelder om du registrerer permisjoner eller permitteringer tilbake i tid på en ansatt da denne informasjonen rapporters i a-meldingen.

Retroverdier på regnskapsbilaget

Dersom du endrer konto på en kontotype eller lønnsart, uten å angi dato endringen skal gjelde fra kan dette medføre retroverdier på regnskapsbilaget. Hvis du f.eks. oppretter en lønnsart uten å knytning til konto, vil alt som registreres på lønnsarten bli bokført på konto 7740 Avrundingskonto (eller aktuell avrundingskonto). Hvis du senere legger til konto på lønnsarten, uten å angi dato for endring, vil alt som er bokført på konto 7740 bli ført ut av denne kontoen og inn på den nye kontoen på lønnsarten.

For å unngå denne tilbakeføringen, anbefaler vi at du benytter den 1. i neste åpne kjøring som dato for endring.

Hvorfor er det generert en retroaktiv a-melding

Dersom du er usikker på hvorfor det blir generert en retroaktiv a-melding, må du kontrollere a-meldingen mot hva som tidligere har blitt innrapportert.

Under Rapporter | Standardrapporter | A-melding-kontrollrapport ser du historikk over a-melding for en aktuell måned. Her kan du hente opp siste genererte a-melding og sammenligne mot forrige innsendte.