Kostnadsføre timer på prosjekt for fastlønnede

[#1]

Når ansatte jobber på ulike prosjekter er det ofte et ønske om å synliggjøre kostnadene per prosjekt i regnskapet. Dersom ansatte har fastlønn, må det gjøres en ompostering slik at fastlønnen reduseres tilsvarende timene som er jobbet på prosjekt. Dette brukertipset beskriver hvordan du kan gjøre dette.

Du må opprette to lønnsarter, en som benyttes for bokføring av timene på prosjekt, og en som skal redusere fastlønnskostnaden. Dette gjør du under Innstillinger | Regler | Lønnsarter i Payroll.

Lønnsart - Timer prosjekt

Her kan du opprette ny lønnsart, eller endre standard lønnsart 10100, ved at du på  fanen Generell Informasjon, huker av for Grunnlag Beløp 1. Dette er eneste endring som behøves gjort på 10100.

Alternativt klikk Ny lønnsart, det anbefales å bruk lønnsart 9000 som mal for den nye lønnsarten. Legg inn ønsket nummer og navn, og påse at fanen Generell Informasjon er definert som vist nedenfor. For å redusere fastlønnen (neste lønnsart) skal vi ta vare på beløpet fra denne lønnsarten og har derfor huket av for Grunnlag Beløp 1 (alternativt Grunnlag Beløp2). Det forutsetter at dette grunnlaget ikke allerede er i bruk.

I fanen Visning må du påse at det er huket av for Time slik at du kan velge lønnsarten i Calendar. Siden denne lønnsarten kun skal brukes til bokføring har vi valgt å utelate den fra lønnsslippen.

I fanen Kontering velger du kontoen det skal bokføres mot. I dette eksemplet 5000 Lønn til ansatte.

Fanen Innberetning a-melding skal ikke ha noen verdier da denne lønnsarten kun brukes til bokføring. I fanen Avansert sletter du scriptene som ligger der og velger scriptet General.HourlyRate i kolonnen Sats. I tillegg velger du Valgfri i kolonnen Antall på linjen Transaksjonsdata.

Lønnsart - Reduksjon fastlønn - Timer prosjekt

Følg fremgangsmåte ovenfor for å opprette denne lønnsarten, men bruk lønnsarten Timer prosjekt som mal, i dette eksemplet lønnsart 10005. I fanen Generell Informasjon fjerner du haken for Grunnlag Beløp 1.

I fanen Visning fjerner du haken på Time da denne lønnsarten ikke skal brukes i Calendar. Gå videre til fanen Innberetning A-melding. Her må du i feltet "Rapporteringsperiode" velge verdien Betalt periode - trekk.

 Gå videre til fanen Avansert. Her legger du inn -1 i kolonnen Faktor på linjen Verdi og  endrer til Ikke lovlig i kolonnen "Antall" på linjen "Transaksjonsdata". I tillegg sletter du scriptet i kolonnen "Sats" og legger til scriptet Grunnlag.Belop1 i kolonnen "Beløp". Denne lønnsarten må også ha et høyere sekvensnummer enn lønnsart 10005. 

Deretter registrerer du denne lønnsarten som en fast transaksjon på de ansatte som skal registrer timer på prosjekt. Dette gjør du i Employees under Transaksjoner | Faste, eller hvis du skal registrer på mange ansatte, bruk rutinen Masseoppdatering. Når det kommer inn timer på lønnsart 10005 - Timer prosjekt, vil denne lønnsarten automatisk bli kalkulert.

 

Kode i Calendar

Siden disse lønnsartene skal brukes i forbindelse med registrering av timer i Calendar, må du oppretter en ny kode for timeregistreringen. Dette gjør du under Innstillinger | Koder i Visma.net Calendar.

Klikk Legg til kode og kopier fra koden Timelønn. Legg inn et passende navn, og endre lønnsarten under Terskel slik at denne går mot den nyopprettede lønnsarten, i dette eksemplet 10005 - Timer prosjekt.

Registrering og bokføring

Registrer timer på den nye koden i Calendar, bekreft og godkjenn timelisten slik at timene sendes til Payroll.

I lønnskjøringen må du fjerne haken Synlig på lønnslipp for at lønnsartene skal vises, da vi har satt opp at disse lønnsartene ikke skal vises på lønnsslippen.

På regnskapsrapporten ser du i dette eksemplet at lønnen bokføres på prosjektene som er brukt i timeregistreringen, samtidig som fastlønnskostnaden reduseres. Siden det på lønnsartene er huket av for feriepengegrunnlag og arbeidsgiveravgiftsgrunnlag, i fanen Generell informasjon, påvirkes også avsetningen.

NB! Dette eksemplet er satt opp mot Visma.net Calendar, men du kan benytte de samme lønnsartene om du importerer transaksjoner fra et annet forsystem.

NB! Faste transaksjoner blir ikke generert etter sluttdato på stillingen til ansatte. Det vil si dersom du importerer eller legger til en transaksjon på "Timer prosjekt" etter sluttdato på en ansatt. Vil ikke "Reduksjon fastlønn" bli generert for å utligne bokføringen.

Relaterte brukertips

Bokføre fastlønn på forskjellig hovedbokskontoer for forskjellige ansatte

Kostnadsføre fastlønn prosentvis på forskjellige kostnadsbærere

Endre hvilke koder den ansatte kan benytte i Calendar

Beskrivelse av felter på koder i Calendar

Automatisk beregning av timer, overtid mv.

[#2]

Overgangsguider for overgang til Payroll

Overgangsguide for regnskapsbyråer, eller kundeforhold med flere/mange firmaer

Overgangsguide for ordinære kunder, med en eller få firmaer