Effektivisera påminnelsehantering

[Katrin Engvers]

Vi som jobbar med kundbetalningar och leverantörsbetalningar märker nu att fler och fler kunder har olika e-postadresser för fakturor, påminnelser  osv.

Så här måste jag jobba idag

För mig tar det ca 4 minuter / påminnelse då det är extremt många saker som måste göras.

1. Förbered påminnelse samt öppna upp ytterligare 1 fönster med kunder (register)

2. Gå till Skriv ut/frisläpp påminnelser

3. Markera och trycka på visa påminnelse

4. Trycka på fakturan

5. Gå till rapporter och välja skriv ut

6.Välja spara faktura

7. Stänga vyn för fakturan

8. Stänga vyn för påminnelser alternativ göra om steg 4-8 igen om det är flera fakturor som påminns

9. Göra om alla steg 3-8 om det är fler bolag som skall ha påminnelse alternativt gå till vyn kunder

10. Öppna upp kunden 

11. kontrollera e-posten om de har en annan för påminnelsehantering

12. Gå tillbaka till fliken med skriv ut / frisläpp påminnelser

13. Göra om steg 10-12 vid flera kunder som skal ha påminnelser

14. Nu  trycka på behandla / behandla alla 

15. Öppna upp alla e-postmeddelanden

16. Gå in på e-posten och där välja åtgärder och trycka på vidarebefordra för att byta e-postadress kan hoppas över om e-posten inte behöver bytas

17. Trycka på filer för att lägga till fakturan /fakturorna 

18. Stänga den bilden

19. Radera de meddelanden som  man ändrat sin e-post på.

Nu kan  äntligen påminnelserna gå iväg till kunderna.

Hur kan detta effektiviseras  Jo

1. Att vi kan  lägga till fler e-postadresser i faktureringsinställningar 

 där finns det 2 e-postadresser 1 för  fakturor och 1 för påminnelser. 

2. Att fakturor bifogas påminnelserna med automatik.  Då systemet nu ser vilken faktura/fakturor som får påminnelse.

Tänk vad tid som kan sparas genom detta.

[RebeckaNyberg]

Jätte bra idé för effektivisering!

[Therese Schiller]

Vi tycker det är för krångligt så vi använder inte ens funktionen. Vi använder mail och excel istället. Hade det funnits en separat mailadress hade det funkat bättre. 

[RichardM]

Håller med. Många kunder har en separat epost för fakturafrågor inkl påminnelser. Vore ett bra komplement att kunna välja separat epost för påminnelser.

[Karin HL]

Även att original-OCR kommer med på påminnelserna samt en textrad med vad ursprungsfakturan avser hade varit bra uppdateringar. Nu måste vi återkoppla till alla som hör av sig och undrar om OCR för att kunna betala samt vad fakturan avser.

[Therese Schiller]

Det vore toppen om en kopia av fakturan bifogades, då blir det inga följdfrågor.

[RebeckaNyberg]

Håller med de ovan. Skulle underlätta oerhört om fakturan bifogade automatiskt vid alla förfrågningar till kund då det alltid gäller frågor kring en faktura när man mailar från Visma.