Declaraties vanuit de app doorschrijven naar BO4 ipv Gemal

[marjavanderkolk]

En wat me opvalt is dat er zaken die via de app worden ingevoerd toch verschillend worden afgehandeld.

Voorbeeld:

• Adreswijziging kan ingevoerd worden via de app en komt dan in HRSS terecht voor verdere afhandeling, en schrijft na goedkeuring door naar BO4
• Declaraties kunnen als we dit ingeregeld hebben via de app, echter dan gaat het rechtstreeks Gemal in. Dit stuit dat bij ons op grote problemen omdat men BO4 veelvuldig consulteert. Als organisatie hebben we specifiek en bewust ervoor gekozen dat Gemal en BO4 altijd gelijklopen.
• Verzuimmeldingen kunnen in de app gedaan worden en gaan vervolgens rechtstreeks naar BO4 en vervolgens naar RVM (of straks in ons geval via EDI zenden naar Perspectief)
• Hoe gaat dit straks met verlof waar jullie mee bezig zijn? Wij gebruiken de verlofmodule in BO4 dus moet verlof doorschrijven naar BO4.

Al met al dus wisselend wel of niet doorschrijven naar BO4 of rechtstreeks naar Gemal.

Ik vrees dat wij als organisatie willen dat alles wat via de app gedeclareerd gaat worden, doorgezet wordt naar BO4 en dat wij niet willen dat zaken rechtstreeks Gemal in gaan.

Hierdoor heeft de salarisadministratie geen controlemiddel meer in handen om snel even te kunnen controleren. Wel zijn er rapporten beschikbaar maar het feit dat BO4 en Gemal niet meer gelijk lopen is voor onze organisatie niet wenselijk 

Ook in kader van uniformiteit is dit veel handiger. Ik weet dat de visie van Visma is hoe minder schakels hoe minder verstoringen erop kunnen treden maar is er dan niet een mogelijkheid om het net als bij adreswijzigingen en verzuim declaraties in te dienen via de app en dan alles door te schrijven naar HRSS en BO4?

[Remco te Ronde]

Hoi Marja,

Goed dat je deze vraag stelt . De reden dat niet elk proces exact op dezelfde manier is inderdaad efficiëntie en het voorkomen van onnodige integraties tussen systemen die weer tot fouten kunnen leiden.

Misschien eerst voor de duidelijkheid een overzicht van de processen en waarom ze op een bepaalde manier werken.

• Omdat Ziekteregistratie en Verlof volwaardige modules zijn van HR Core Beaufort, worden deze gegevens rechtstreeks doorgegeven.
  
  
• HR Core Beaufort is ook de eigenaar van persoons- en adresgegevens. Om deze reden gaat een adreswijziging in principe rechtstreeks naar Beaufort.
  Omdat de afhandeling van een adreswijziging zo verschillend is van klant tot klant, kan een adreswijziging ook via HR Self Service verlopen. Een klant bepaald dan zelf welke aanvullende acties er gedaan worden. We gebruiken hier dus de flexibiliteit van HRSS.
  
  
• Declaraties (en Gewerkte dagen) worden rechtstreeks aangeleverd bij Gemal. HR Core Beaufort biedt ondersteuning voor variabele mutaties, maar het is geen module zoals Ziekteregistratie en Verlof.
  Tijdens de implementatie van de functionaliteit hebben we diverse keren de twijfel van de betrokken klanten besproken. Maar as we daar dieper op ingingen bleek dat geen enkele klant echte redenen had waarom het toch noodzakelijk is om de variabele mutaties aan Beaufort te leveren.
  Alle controles kunnen ook prima (en vaak met meer detail) gedaan worden met de functionaliteit van de Youforce app of op basis van de data in Gemal.

Het laatste punt is denk ik het belangrijkste voor jullie dus we staan ook zeker open om hierover in detail te praten en te kijken welke van jullie interne controles/processen niet meer goed werken als declaraties niet naar HR Core Beaufort gaan. We zullen contact met je opnemen om hier dieper op in te gaan.

Moesten er andere organisaties zijn die ook met dezelfde twijfels spelen laat het dan zeker hieronder weten en als jullie intern (b.v. vanuit de financiële afdeling) duidelijke redenen kunnen aangeven waarom de data ook in HR Core moet staan dan kan dat de discussie zeker verder helpen.