Mijn Communities
Help

Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app

door Rianne van der Linden (Bijgewerkt ‎11-10-2023 10:09 door Remco te Ronde VISMA )
Status: Ingepland

Voor onze medewerkers zou het een welkome aanvulling zijn als ze het aanvragen van een werkgeversverklaring via de Youforce app kunnen doen. 

De uiteindelijke afhandeling er van (door onze Personeels- en Salarisadministratie) zou van wel weer via Self Service moeten verlopen (idem als een adreswijziging).

15 Opmerkingen
door Remco te Ronde
Status changed to: Status: In onderzoek

Hoi @Rianne van der Linden,

 

Een interessant idee die we graag met jouw (en iedereen die het kudo's heeft gegeven) willen gaan onderzoeken. Het idee heeft een overeenkomsten met 'Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. We zijn voor dat idee in vergevorderd stadium van het onderzoek. Daarom voor de werkgeversverklaring een aanvullende vraag voor iedereen die het kudo's heeft gegeven.

 

Zou het voor jouw organisatie werken als we het aanvragen van de werkgeversverklaring in de Youforce app realiseren met de volgende voorwaarden:

  • Visma|Raet bepaald voor alle gebruikers hoe het scherm voor de medewerker in de Youforce app er uit ziet. Het is niet mogelijk om zelf teksten te wijzigen of bijvoorbeeld velden te verbergen. Het zou bijvoorbeeld een standaard tekst worden waarin staat ''Hiermee vraag je bij HR een werkgeversverklaring op. Zodra deze gereed is ontvang je bericht en kan je de werkgeversverklaring downloaden vanuit je dossier''. Met wellicht 1 invulbaar ''tekstblok'' waarin de medewerker informatie kwijt kan.
  • Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen (voor eventueel eigen formulier van de bank).
  • Iedere organisatie kan daarnaast in de Self Service workflow zijn eigen proces, aanvullende rubrieken, java-scripts en e-mail instellingen toe te passen.

 

Horen graag of standaardisatie via bovenstaande voorwaarden haalbaar is of waar jullie denken dat er maatwerk mogelijk moet zijn.


Alvast bedankt voor de reacties op dit idee!

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

De workflow werkgeversverklaring voor een NHG hypotheek is handig om via de app aan te vragen voor de medewerker. Maar dan alleen het stukje aanvraag.

Mijn idee zou zijn dat je de aanvraag doet via de app en dat de aanvraag dan meteen door gaat naar HRSS.

De medewerker zelf hoeft niet veel aan te geven dat formulier is heel summier.

Daarna gaat het bij een tijdelijk contract naar de MGR voor een intentie verklaring en dan naar de SA en bij een vast contract gaat het meteen naar de SA.

Volgens mij is dit dus eenvoudig te bouwen want het gaat alleen maar om de aanvraag die de medewerker doet, de rest van de workflow blijft dan gelijk. 

 

2023-08-22werkgeversverklaring.jpg

 

 

door Rianne van der Linden

@marjavanderkolk  Dat is inderdaad precies zoals wij het ook voor ogen zien: het aanvragen door de medewerker en de geven van de intentieverklaring door de manager via de app. Vervolgens gaat de mutatie naar Self Service om verder in te vullen en af te maken voor de Personeelsadministratie (idem aan adreswijziging).

Rianne

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: Realisatie waarschijnlijk

Goedemorgen @Rianne van der Linden@marjavanderkolk en alle anderen die hebben gestemd,

 

Dit idee krijgt de status ''realisatie waarschijnlijk''. We gaan aankomende periode aan de slag met het idee 'Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. Voor dit idee zijn we voornemens om een nieuwe optie in de Youforce app toe te voegen. We oriënteren ons nog op de naam, maar op dit moment denken we aan 'Uploaden & aanvragen'. Onder die optie zullen we dan eerst de optie 'Uploaden & declareren VOG'  toevoegen. Daarna is het waarschijnlijk dat we de optie 'Werkgeversverklaring aanvragen' toevoegen.

 

Mogelijk weten jullie nog meer opties van dergelijke processen. We staan open voor meer ideeën.  Dus maak gerust een extra idee aan als je meer goede ideeën hebt die hier bij passen. 

 

Ter inspiratie vast een design (plaatje) hoe de knop mogelijk in de Youforce app eruit kan komen te zien.

List Home persoonlijk.png

asteeghs1
CHAMPION *
door asteeghs1

Nog een vraag/aanvulling hier op: is het mogelijk om dan de vaste mw-gegevens (bv. naw, geboortedatum ed) alvast op het verklaring te zetten zodat wij dit niet meer hoeven over te nemen? De bedragen berekenen wij zelf. Bij ons maakt de SA de werkgeversverklaringen, deze komen niet bij de PA terecht.

door Remco te Ronde

Hoi @asteeghs1,

 

Vanzelfsprekend. We maken het aanvraagproces voor de medewerker makkelijker, maar houden de flexibiliteit van Self Service. In jullie geval komt de workflow terecht in Te Doen bij de Salarisadministratie. Terwijl misschien een andere organisatie ervoor kiest om eerst de manager goedkeuring te laten geven op de intentieverklaring bij een tijdelijk contract.

 

Binnen Self Service hebben wij vanuit Visma|Raet standaard workflows met templates beschikbaar. Die vullen gegevens van de werknemer, werkgever en veelal ook al vaste salariscomponenten, vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Dat scheelt de  Salarisadministratie veel tijd. Via je Customer Success Manager of vaste consultant kan je vragen of dit ook bij jullie geïmplementeerd kan worden. Daar kan je nu al mee aan de slag, daarvoor hoef je niet op dit idee te wachten.

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Remco te Ronde 

Het gaat om het declareren waarna het alsnog doorgezonden kan worden naar het dossier, maar daar zit de stap van de PA tussen. het moet dus niet automatisch door naar het dossier. Ik vind daarom de benaming Uploaden & aanvragen  niet de juiste. Je kunt de VOG namelijk niet op die manier aanvragen maar wel declareren en doorzetten naar dossier.  Wat mij betreft moet de VOG dus gewoon onder declaraties blijven staan. gr. Marja

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Remco te Ronde sorry het gaat hier om het stukje werkgeversverklaring aanvragen. Dat is prima, het uploaden vind ik het niet echt van toepassing want je vraagt het aan, en upload eigenlijk niets.  Dus aanvragen alleen is een betere omschrijving voor de aanvraag werkgeversverklaring. Sorry voor de verwarring. 😉 Gr. marja

door Remco te Ronde

Geen probleem @marjavanderkolk. Maar je raakt wel precies de kern waarom we ''het gebruiksgemak voor de medewerker in de Youforce app vergroten'', maar ''de flexibiliteit van Self Service blijven gebruiken''. Iedere organisatie heeft zijn eigen workflows, regels, activiteiten, templates etc. Dat blijft dus allemaal mogelijk.

 

En inderdaad de naam zijn we nog niet over uit. Daar denken mijn collega's en ik nog verder over na.

door Rianne van der Linden

@Remco te Ronde Ik zou de beide termen omdraaien, dus Aanvragen & Uploaden. Je vraagt eerst iets aan (een werkgeversverklaring) en het resultaat is dat deze geüpload wordt in het dossier. 

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: Ingepland

Zojuist is de status van dit idee gewijzigd van 'realisatie waarschijnlijk' naar 'ingepland'. Concreet betekent dit dat zodra het idee rondom ' VOG' is gerealisseerd de werkgeversveklaring het eerstvolgende proces is wat wordt ontwikkeld. 

 

Wel ben ik nog heel nieuwsgierig naar jullie mending (o.a. @Rianne van der Linden , @marjavanderkolk , @asteeghs1 en iedereen die dit idee een kudo heeft gegeven). We zitten nog met het volgende dilemma:

  • Je scherm van je telefoon is klein
  • We hebben meerdere medewerkers gesproken. Medewerkers worden ook steeds vaker bij een huur-woning gevraagd om een werkgeversverlaring.
  • In de zorg is de 'werkgeversverklaring BIG' ook een veel voorkomend proces

 

Daarom zien we nu:

  • De naam van het proces 'Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek' dekt niet de lading en is te lang
  • De naam 'Aanvragen werkgeververklaring' kan in de toekomst verwarring opleveren met BIG.

 

Kortom, hebben jullie een goede suggestie voor de naam?

door Rianne van der Linden

@Remco te Ronde  Wellicht alleen "Werkgeversverklaring"?

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Remco te Ronde Werkgeververklaring NHG ?

FBB Zorgboog
ACTIVE CONTRIBUTOR *
door FBB Zorgboog

@Remco te Ronde ben het eens met suggestie van @marjavanderkolk , dus werkgeversverklaring NHG

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: Ingepland

Een korte update rondom dit idee.

 

Sinds vandaag zijn we gestart met de ontwikkeling van dit onderdeel. Als gevolg hiervan is in 'autorisatiebeheer' nu het recht 

'Aavragen werkgeversverklaring hypotheek' zichtbaar.

RemcoteRonde_0-1712144729641.png

 

Je kunt deze nog niet gebruiken. Autoriseren heeft dus geen nut. We verwachten rondom de mei-vakantie dat het gereed is. Zodra het gebruik mogelijk zijn word dit idee geupdate (krijgt het de status 'gerealisseerd') en zal er ook een nieuwsbericht komen.