Voor onze medewerkers zou het een welkome aanvulling zijn als ze het aanvragen van een werkgeversverklaring via de Youforce app kunnen doen.
De uiteindelijke afhandeling er van (door onze Personeels- en Salarisadministratie) zou van wel weer via Self Service moeten verlopen (idem als een adreswijziging).
Een interessant idee die we graag met jouw (en iedereen die het kudo's heeft gegeven) willen gaan onderzoeken. Het idee heeft een overeenkomsten met 'Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. We zijn voor dat idee in vergevorderd stadium van het onderzoek. Daarom voor de werkgeversverklaring een aanvullende vraag voor iedereen die het kudo's heeft gegeven.
Zou het voor jouw organisatie werken als we het aanvragen van de werkgeversverklaring in de Youforce app realiseren met de volgende voorwaarden:
Visma|Raet bepaald voor alle gebruikers hoe het scherm voor de medewerker in de Youforce app er uit ziet. Het is niet mogelijk om zelf teksten te wijzigen of bijvoorbeeld velden te verbergen. Het zou bijvoorbeeld een standaard tekst worden waarin staat ''Hiermee vraag je bij HR een werkgeversverklaring op. Zodra deze gereed is ontvang je bericht en kan je de werkgeversverklaring downloaden vanuit je dossier''. Met wellicht 1 invulbaar ''tekstblok'' waarin de medewerker informatie kwijt kan.
Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen (voor eventueel eigen formulier van de bank).
Iedere organisatie kan daarnaast in de Self Service workflow zijn eigen proces, aanvullende rubrieken, java-scripts en e-mail instellingen toe te passen.
Horen graag of standaardisatie via bovenstaande voorwaarden haalbaar is of waar jullie denken dat er maatwerk mogelijk moet zijn.
De workflow werkgeversverklaring voor een NHG hypotheek is handig om via de app aan te vragen voor de medewerker. Maar dan alleen het stukje aanvraag.
Mijn idee zou zijn dat je de aanvraag doet via de app en dat de aanvraag dan meteen door gaat naar HRSS.
De medewerker zelf hoeft niet veel aan te geven dat formulier is heel summier.
Daarna gaat het bij een tijdelijk contract naar de MGR voor een intentie verklaring en dan naar de SA en bij een vast contract gaat het meteen naar de SA.
Volgens mij is dit dus eenvoudig te bouwen want het gaat alleen maar om de aanvraag die de medewerker doet, de rest van de workflow blijft dan gelijk.
@marjavanderkolk Dat is inderdaad precies zoals wij het ook voor ogen zien: het aanvragen door de medewerker en de geven van de intentieverklaring door de manager via de app. Vervolgens gaat de mutatie naar Self Service om verder in te vullen en af te maken voor de Personeelsadministratie (idem aan adreswijziging).
Dit idee krijgt de status ''realisatie waarschijnlijk''. We gaan aankomende periode aan de slag met het idee 'Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. Voor dit idee zijn we voornemens om een nieuwe optie in de Youforce app toe te voegen. We oriënteren ons nog op de naam, maar op dit moment denken we aan 'Uploaden & aanvragen'. Onder die optie zullen we dan eerst de optie 'Uploaden & declareren VOG' toevoegen. Daarna is het waarschijnlijk dat we de optie 'Werkgeversverklaring aanvragen' toevoegen.
Mogelijk weten jullie nog meer opties van dergelijke processen. We staan open voor meer ideeën. Dus maak gerust een extra idee aan als je meer goede ideeën hebt die hier bij passen.
Ter inspiratie vast een design (plaatje) hoe de knop mogelijk in de Youforce app eruit kan komen te zien.
Nog een vraag/aanvulling hier op: is het mogelijk om dan de vaste mw-gegevens (bv. naw, geboortedatum ed) alvast op het verklaring te zetten zodat wij dit niet meer hoeven over te nemen? De bedragen berekenen wij zelf. Bij ons maakt de SA de werkgeversverklaringen, deze komen niet bij de PA terecht.
Vanzelfsprekend. We maken het aanvraagproces voor de medewerker makkelijker, maar houden de flexibiliteit van Self Service. In jullie geval komt de workflow terecht in Te Doen bij de Salarisadministratie. Terwijl misschien een andere organisatie ervoor kiest om eerst de manager goedkeuring te laten geven op de intentieverklaring bij een tijdelijk contract.
Binnen Self Service hebben wij vanuit Visma|Raet standaard workflows met templates beschikbaar. Die vullen gegevens van de werknemer, werkgever en veelal ook al vaste salariscomponenten, vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Dat scheelt de Salarisadministratie veel tijd. Via je Customer Success Manager of vaste consultant kan je vragen of dit ook bij jullie geïmplementeerd kan worden. Daar kan je nu al mee aan de slag, daarvoor hoef je niet op dit idee te wachten.
Het gaat om het declareren waarna het alsnog doorgezonden kan worden naar het dossier, maar daar zit de stap van de PA tussen. het moet dus niet automatisch door naar het dossier. Ik vind daarom de benaming Uploaden & aanvragen niet de juiste. Je kunt de VOG namelijk niet op die manier aanvragen maar wel declareren en doorzetten naar dossier. Wat mij betreft moet de VOG dus gewoon onder declaraties blijven staan. gr. Marja
@Remco te Ronde sorry het gaat hier om het stukje werkgeversverklaring aanvragen. Dat is prima, het uploaden vind ik het niet echt van toepassing want je vraagt het aan, en upload eigenlijk niets. Dus aanvragen alleen is een betere omschrijving voor de aanvraag werkgeversverklaring. Sorry voor de verwarring. 😉 Gr. marja
Geen probleem @marjavanderkolk. Maar je raakt wel precies de kern waarom we ''het gebruiksgemak voor de medewerker in de Youforce app vergroten'', maar ''de flexibiliteit van Self Service blijven gebruiken''. Iedere organisatie heeft zijn eigen workflows, regels, activiteiten, templates etc. Dat blijft dus allemaal mogelijk.
En inderdaad de naam zijn we nog niet over uit. Daar denken mijn collega's en ik nog verder over na.
@Remco te Ronde Ik zou de beide termen omdraaien, dus Aanvragen & Uploaden. Je vraagt eerst iets aan (een werkgeversverklaring) en het resultaat is dat deze geüpload wordt in het dossier.
Zojuist is de status van dit idee gewijzigd van 'realisatie waarschijnlijk' naar 'ingepland'. Concreet betekent dit dat zodra het idee rondom 'VOG' is gerealisseerd de werkgeversveklaring het eerstvolgende proces is wat wordt ontwikkeld.
Wel ben ik nog heel nieuwsgierig naar jullie mending (o.a. @Rianne van der Linden , @marjavanderkolk , @asteeghs1 en iedereen die dit idee een kudo heeft gegeven). We zitten nog met het volgende dilemma:
Je scherm van je telefoon is klein
We hebben meerdere medewerkers gesproken. Medewerkers worden ook steeds vaker bij een huur-woning gevraagd om een werkgeversverlaring.
In de zorg is de 'werkgeversverklaring BIG' ook een veel voorkomend proces
Daarom zien we nu:
De naam van het proces 'Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek' dekt niet de lading en is te lang
De naam 'Aanvragen werkgeververklaring' kan in de toekomst verwarring opleveren met BIG.
Kortom, hebben jullie een goede suggestie voor de naam?
Je kunt deze nog niet gebruiken. Autoriseren heeft dus geen nut. We verwachten rondom de mei-vakantie dat het gereed is. Zodra het gebruik mogelijk zijn word dit idee geupdate (krijgt het de status 'gerealisseerd') en zal er ook een nieuwsbericht komen.
Het is wel wat verwarrend dat dit idee nog niet gerealiseerd is. Ik zag het opeens staan bij de mogelijkheden van profiel in autorisatiebeheer en ik was bang wat gemist te hebben. Door te zoeken op de community kwam ik hier terecht.
Voor mij zou het wenselijker zijn dat de functie pas beschikbaar komt in autorisatiebeheer als het gerealiseerd is.
Goed dat je dit bericht hebt gevonden. Inderdaad in de manier dat we nieuwe functionaliteiten samen met verschillende beheerders ontwikkelen (en met interne Visma|Raet collega's) zie je inderdaad de voortgang op sommige plekken.
Op het moment dat dit idee de status 'ingepland' heeft gekregen op 03-04-2024 hebben we voor deze ontwikkeling ook de optie zichtbaar gemaakt in 'autorisatiebeheer'. Op die manier kunnen we stap voor stap verschillende gebruikers en interne collega's toegang geven. Bijvoorbeeld om ook demo's te geven vanuit een realisatische productie omgeving. De intentie is dat binnen 1 - 1,5 maand vanaf die datum het beschikbaar te stellen aan alle beheerders van Youforce.
Om die verwarring te voorkomen proberen we het zo goed mogelijk te communiceren. In dit idee, maar ook in de handleiding. Maar zodra het helemaal beschikbaar is voor iedereen updaten we dit idee (naar de status 'gerealisseerd'), plaatsen we een nieuwsbericht en updaten we alle kennisartikelen.
@Remco te Ronde ik heb nu in de YF app een werkgeversverklaring aangevraagd, deze optie was nu beschikbaar, ik krijg nu onder aanvragen & uploaden een overzicht te zien, daar staat werkgeversverklaring in behandeling. Maar waar staat deze aanvraag nu? moeten we hier nog een flow voor inrichten? ( zoals adreswijziging ) Waar doe ik dit dan?
Tot vanmorgen was ik op vakantie. En zojuist (10:30) heb ik de bevestiging gehad van mijn team dat de functionaliteit beschikbaar is (en getest is). Dat betekent dat ik de officiele communicatie ga delen. Dat betekent:
@Remco te Ronde dienen wij een nieuwe workflow in te richten in SelfService? Of hoe koppel ik onze huidige aan dit proces? stap 2 en 3 is gelukt, ik zie alleen nergens de aanvraag terug. wat zien wij over het hoofd?
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika